Infoday Programma IPA Adriatico Primi bandi per progetti ordinari Bologna, 16 settembre 2009 Barbara Togna – Auditor del Programma di Cooperazione Transfrontaliera IPA-Adriatico “Il sistema dei controlli nell’ambito del Programma IPA Adriatico”

Programma di Cooperazione Transfrontaliera IPA-Adriatico IPA 2007-2013 è diretto a supportare i Paesi Candidati e i Paesi Potenziali Candidati per il recepimento dell’acquis communautaire, in vista della prossima adesione all’UE BASE GIURIDICA: Regolamento (CE) n. 1085/2006 (Reg. IPA) Regolamento (CE) n. 718/2007, (Reg. implem. IPA)

Gestione e controllo Articolo 114 (Reg. CE 718/2007) 1. I paesi partecipanti sono responsabili della gestione e del controllo dei programmi transfrontalieri in particolare mediante le seguenti misure: a) garantire che i sistemi di gestione e di controllo dei programmi transfrontalieri siano istituiti in conformità con gli articoli da 101 a 105 e funzionino in modo efficace; b) prevenire, individuare e correggere le irregolarità e recuperare gli importi indebitamente versati compresi, se del caso, gli interessi di mora. Essi ne danno notifica alla Commissione e la informano sull'andamento dei procedimenti amministrativi e giudiziari. 2. Fatta salva la responsabilità dei paesi partecipanti con riguardo all'individuazione e alla rettifica delle irregolarità nonché al recupero degli importi indebitamente versati, l'autorità di certificazione assicura che siano recuperati presso il beneficiario principale tutti gli importi versati in conseguenza di un'irregolarità. I beneficiari finali rimborsano al beneficiario principale gli importi indebitamente versati, conformemente all'accordo tra di essi sottoscritto. Qualora il beneficiario principale non riesca ad ottenere il rimborso da un beneficiario finale, il paese beneficiario sul cui territorio è situato il beneficiario finale in questione rimborsa all'autorità di certificazione l'importo indebitamente versato a detto beneficiario finale.

Strutture del Programma Autorità di Gestione Segretariato Tecnico Congiunto Autorità di Certificazione Autorità di Audit Comitato Congiunto Direttivo Controllori responsabili della verifica della legittimità e regolarità delle spese

Sistema di controllo Articolo 108 (Reg. CE 718/2007) Al fine di convalidare le spese, ciascun paese partecipante predispone un sistema di controllo che consenta di verificare la fornitura dei beni e dei servizi cofinanziati, la validità delle spese dichiarate per le operazioni o le parti di operazioni realizzate sul proprio territorio nonché la conformità di tali spese e delle relative operazioni, o parti di operazioni, con le norme comunitarie e le sue norme nazionali. A tale scopo ciascun paese partecipante designa i controllori responsabili della verifica della legittimità e regolarità delle spese dichiarate da ciascuno dei beneficiari finali che partecipano all'operazione. I paesi partecipanti possono decidere di designare un unico controllore per l'intera zona interessata dal programma. Qualora la verifica della fornitura dei prodotti e dei servizi cofinanziati possa essere effettuata unicamente sull'insieme dell'operazione, tale verifica viene eseguita dal controllore del paese partecipante in cui è situato il beneficiario principale o dall'autorità di gestione. …

Architettura del Sistema di Controllo del Programma Il Programma di Cooperazione Transfrontaliera IPA-Adriatico prevede un’architettura del sistema di controllo che vede un Ufficio Controlli di I Livello in ciascun Paese partecipante. L’Ufficio Controlli di primo Livello Italiano è istituito presso un Ufficio della Regione Abruzzo, negli altri Paesi partecipanti sono istituiti presso le amministrazioni centrali.

Principi della verifica di ammissibilità della spesa principio dell’effettività in base al quale occorre verificare che la spesa sia concretamente sostenuta e sia connessa all’operazione cofinanziata; principio della legittimità, in base al quale occorre verificare che la spesa sostenuta sia conforme alla normativa comunitaria e nazionale; principio di localizzazione dell’opera cofinanziata, in base al quale occorre verificare che la spesa sostenuta sia relativa ad una operazione localizzata nel territorio interessato dal Programma; 4) principio della prova documentale, in base al quale occorre verificare che la spesa sostenuta sia comprovata da fatture quietanzate o da altri documenti contabili aventi forza probatoria equivalente.

Attività di Controllo Verifiche amministrative di tutte le dichiarazioni di spesa presentate dai Beneficiari ( 100% delle spese rendicontate); b) Verifiche in loco di singole operazioni (a campione). L’intero processo di controllo di primo livello in relazione a un’operazione o parte di operazione deve essere eseguita in maniera efficace e tempestiva: a tale proposito, il punto 2 dell’art. 108 stabilisce che: “Ciascun paese partecipante provvede affinché la convalida delle spese da parte dei controllori possa essere effettuata entro un termine di tre mesi dalla data del loro invio ai controllori da parte dei beneficiari principali”.

Le verifiche amministrative (1) verifica della sussistenza della documentazione amministrativa verifica della completezza e della coerenza della documentazione giustificativa di spesa verifica della correttezza della documentazione giustificativa di spesa dal punto di vista normativo - verifica dell’ammissibilità della spesa in quanto sostenuta nel periodo consentito dal Programma

Le verifiche amministrative (2) verifica di ammissibilità della spesa in quanto riferibile alle tipologie di spesa consentite verifica del rispetto dei limiti di spesa ammissibile a contributo verifica della riferibilità della spesa sostenuta e rendicontata esattamente al Beneficiario verifica dell’assenza di cumulo del contributo richiesto con altri contributi non cumulabili - verifica del rispetto delle politiche comunitarie in materia di pari opportunità e di ambiente nel corso dell’attuazione delle operazioni.

Verifiche in loco (1) La verifica in loco dei progetti si articola in verifiche differenziate per ogni tipologia di operazione (lavori, beni, servizi …). Si ritiene opportuno che tale attività venga svolta preventivamente alla convalida della spesa. Ciò in quanto la verifica in loco deve ritenersi il complemento necessario alle verifiche amministrative su base documentale, anche se svolta su un campione di operazioni. La dimensione del campione è determinata sulla base di un’analisi di rischio che tenga conto sia dei rischi gestionali sia dei rischi di controllo derivanti dai risultati ottenuti in sede di verifica amministrativo-contabile su base documentale.

Verifiche in loco (2) verifica dell’esistenza e dell’operatività del Beneficiario; verifica della sussistenza presso la sede del Beneficiario di tutta la documentazione amministrativo-contabile in originale; verifica della sussistenza presso la sede del Beneficiario di una contabilità separata relativa alle spese sostenute nell’ambito dell’operazione cofinanziata a valere sul Programma Operativo; - verifica del corretto avanzamento ovvero del completamento dell’opera o della fornitura di beni e servizi oggetto del cofinanziamento, in linea con la documentazione presentata dal Beneficiario a supporto della rendicontazione e della richiesta di erogazione del contributo;

Verifiche in loco (3) - verifica che le opere, i beni o i servizi oggetto del cofinanziamento siano conformi a quanto previsto dalla normativa comunitaria e nazionale, dal Programma, dal bando di selezione dell’operazione nonché dalla convenzione/contratto stipulato tra Autorità di Gestione e Beneficiario, dalla convenzione/contratto stipulata tra Beneficiario principale e Beneficiario, dall’eventuale bando di gara e/o dal contratto stipulato con il soggetto attuatore; - verifica dell’adempimento degli obblighi di informazione previsti dalla normativa comunitaria, dal Programma e dal Piano di Comunicazione predisposto dall’Autorità di Gestione in relazione al cofinanziamento dell’operazione a valere sullo specifico Fondo Strutturale di riferimento e sul Programma Operativo; - verifica della conformità dell’operazione alle indicazioni inerenti il rispetto delle politiche comunitarie in materia di pari opportunità e tutela dell’ambiente; - verifica della congruità della spesa rispetto ai parametri di riferimento (prezziari regionali, prezzi di mercato per le tipologie di beni e servizi acquistati, ecc.).

Responsabilità del beneficiario principale e degli altri beneficiari Articolo 96 (Reg. CE 718/2007) a) definisce le modalità delle proprie relazioni con i beneficiari finali che partecipano all'operazione tramite un accordo comprendente, fra l'altro, disposizioni che garantiscano la buona gestione finanziaria dei fondi attribuiti all'operazione, comprese le modalità per il recupero degli importi indebitamente versati; b) è incaricato di assicurare l'esecuzione dell'intera operazione; c) è incaricato di trasferire il contributo comunitario ai beneficiari finali che partecipano all'operazione; d) garantisce che le spese dichiarate dai beneficiari finali che partecipano all'operazione sono state sostenute al fine di eseguire l'operazione e corrispondono alle attività tra essi stessi concordate; e) verifica la convalida, da parte dei controllori di cui all'articolo 108, delle spese dichiarate dai beneficiari finali che partecipano all'operazione. Ciascun beneficiario finale che partecipa all'operazione è responsabile delle irregolarità riguardanti la spesa da esso dichiarata. Il singolo Beneficiario è responsabile dell’esecuzione dell’operazione o parte di operazione di propria competenza, selezionando i soggetti attuatori, e coordinando la corretta esecuzione fisica e finanziaria dell’operazione, secondo la normativa nazionale e comunitaria vigente.

Processo di validazione della spesa (1) Beneficiary GRE Beneficiary SLO Beneficiary CRO Lead Beneficiary ITA r First Level Control Office (GRE) First Level Control Office (SLO) Operation r o Forms flow Documental flow Procedural flows R de Programme Management System MA JTS First Level Control Office (CRO) First Level Control Office (ITA)

Processo di validazione della spesa (2) First Level Control Office (GRE) R Beneficiary GRE r VL C First Level Control Office (SLO) Beneficiary SLO R r VL MA JTS MA JTS r o DR Lead Beneficiary ITA r R C First Level Control Office (ITA) VL VL Beneficiary CRO Programme Management System First Level Control Office (CRO) R C First Level Control Offices

Funzioni dell’Autorità di Certificazione Articolo 104 (Reg Funzioni dell’Autorità di Certificazione Articolo 104 (Reg. CE 718/2007) a) elaborare e trasmettere alla Commissione le dichiarazioni di spesa certificate e le domande di pagamento; b) certificare che: 1) la dichiarazione di spesa è corretta, proviene da sistemi di contabilità affidabili ed è basata su documenti giustificativi verificabili; 2) le spese dichiarate sono conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili e sono state sostenute in apporto alle operazioni selezionate per il finanziamento conformemente ai criteri applicabili al programma e alle norme comunitarie e nazionali.

Controlli dell’Autorità di Certificazione AdC DSC First Level Control Office (ITA) First Level Control Office (GRE) First Level Control Office (SLO) First Level Control Office (CRO) VI AdG STC

Criteri generali di ammissibilità delle spese (1) Artt. 34 e 89 (Reg Criteri generali di ammissibilità delle spese (1) Artt. 34 e 89 (Reg. CE 718/2007) Spese ammissibili Spese non ammissibili le imposte sul valore aggiunto, se sussistono le seguenti condizioni: i) non sono recuperabili in alcun modo; ii) viene stabilito che sono a carico del beneficiario finale; iii) sono chiaramente identificate nella proposta di Progetto le tasse, ivi comprese le imposte sul valore aggiunto gli oneri associati alle transazioni finanziarie transnazionali i dazi doganali e i dazi all'importazione ed eventuali altri oneri le spese bancarie per l'apertura o la gestione dei conti, quando l'attuazione di un'operazione richiede un conto separato o l'apertura di conti le spese bancarie, i costi delle garanzie e altri oneri analoghi - i costi di conversione, gli oneri e le perdite valutarie associati ad uno dei conti in euro specifici di ciascuna componente, nonché altre spese puramente finanziarie

Criteri generali di ammissibilità delle spese (2) Artt. 34 e 89 (Reg Criteri generali di ammissibilità delle spese (2) Artt. 34 e 89 (Reg. CE 718/2007) Spese ammissibili Spese non ammissibili le spese di consulenza giuridica, le spese notarili, il costo degli esperti tecnici o finanziari, il costo della contabilità o dell'audit, se sono direttamente collegati all'operazione cofinanziata e sono necessari per la sua preparazione o attuazione le ammende, le penali e le spese per controversie legali il costo delle garanzie fornite da una banca o da un altro istituto finanziario, nella misura in cui tali garanzie sono richieste dalla legislazione nazionale o comunitaria l'acquisto, l'affitto o il leasing di terreni ed edifici esistenti l'acquisto di terreni per un importo superiore al 10 % della spesa ammissibile per l'operazione in questione

Criteri generali di ammissibilità delle spese (3) Artt. 34 e 89 (Reg Criteri generali di ammissibilità delle spese (3) Artt. 34 e 89 (Reg. CE 718/2007) Spese ammissibili Spese non ammissibili Le spese generali, a condizione che siano basate su costi reali attribuibili all'attuazione dell'operazione in questione. I tassi forfettari basati sui costi medi non possono superare il 25 % dei costi diretti di un'operazione che possono incidere sul livello delle spese generali. Il calcolo viene adeguatamente documentato e sottoposto ad analisi periodiche. i costi di funzionamento le attrezzature di seconda mano i contributi in natura gli interessi passivi

Criteri generali di ammissibilità delle spese (4) non essere finanziate da altri Programmi comunitari o nazionali e, comunque, fondi pubblici; essere strettamente legate al progetto approvato dal Comitato Direttivo Congiunto; essere necessarie all’operazione; soddisfare i principi della sana gestione finanziaria, di economicità ed il rapporto costi/benefici; essere effettuata nel periodo di ammissibilità del progetto; rientrare in una delle categorie di spesa indicate dal Programma; essere inferiore o pari agli importi massimi delle spese eleggibili; corrispondere a dei pagamenti effettivamente (uscita finanziaria) e definitivamente (iscritta in bilancio, senza possibilità di recupero) sostenuti dai beneficiari senza la possibilità di recupero da parte dei beneficiari;

Criteri generali di ammissibilità delle spese (5) essere registrata nella contabilità del beneficiari ed essere chiaramente identificabile (tenuta di contabilità separata dell’operazione ovvero utilizzo di un codice che permetta di identificare in maniera chiara la contabilità dell’operazione); essere giustificata da documenti di spesa originali, con l’esatto ammontare e data e con apposta la seguente dicitura: “Spesa sostenuta ai sensi del Programma di Cooperazione Transfontaliero IPA-Adriatico,operazione “xy”, numero “…”, per importo pari a €………;data rendicontazione ….“. Si suggerisce l’utilizzo di apposito timbro. essere sostenuta nel rispetto dei criteri dettati dalla vigente normativa (civile, fiscale, in tema di contabilità, ecc…); essere supportata da una relazione tecnico-amministrativa, a firma del rappresentante legale o del responsabile amministrativo, da produrre al momento della rendicontazione, in cui si specifichi dettagliatamente la connessione tra la spesa sostenuta e le attività del progetto cui quella spesa si riferisce (pertinenza e conformità della spesa al progetto); essere presentata utilizzando gli appositi supporti cartacei ed informatici predisposti dalle apposite Strutture del Progrmma; essere sostenuta e presentata nel rispetto di una chiara suddivisione delle responsabilità all’interno dei beneficiari, supportata da un organigramma che definisca chiaramente, per ogni attività svolta all’interno del progetto (tecnico-scientifica, di gestione, di controllo interno, di pagamento..), chi fa cosa e da documenti che giustifichino in maniera certa eventuali deleghe di responsabilità; rispettare le linee guida sulle spese.

Categorie di spesa Staff costs Spese generali Viaggi e missioni Consulenze esterne e servizi Meetings ed eventi Costi di promozione Attrezzature Investimenti Costi finanziari e di garanzia

Grazie per l’attenzione Per informazioni, notizie e documenti sul Programma di Cooperazione Transfrontaliera IPA Adriatico: www.interregadriatico.it info@adriaticoipa.com cooperazioneaq@regione.abruzzo.it barbara.togna@regione.abruzzo.it +39 340 1359336