Società della Salute – Kit degli strumenti informativi e procedurali PROGETTO FACILITATORE - SOCIETÀ DELLA SALUTE ALLEGATO 7 Gli strumenti informativi e di comunicazione auspicabili 21 Ottobre 2005 Comune di Firenze Provincia di Firenze Regione Toscana Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali Azienda Sanitaria 10

Il presente documento è stato realizzato con lobiettivo di creare un elenco che riporti: -I principali strumenti informativi e di comunicazione auspicabili per la diffusione delle informazioni relative alla Società della Salute (verso linterno e verso lesterno) -Le principali criticità ipotizzate nella gestione della comunicazione e delle informazioni che riguardano la Società della Salute (verso linterno e verso lesterno) Lo strumento è nato grazie alle indicazioni emerse dai lavori di Gruppo del corso Facilitatore – Società della Salute durante gli incontri in aula del 21 e 22 Aprile 2005 Gli strumenti informativi e le criticità sono state poi ordinate in base al numero di volte che largomento è stato citato da ciascun sotto gruppo

STRUMENTI INFORMATIVI E DI COMUNICAZIONE AUSPICABILI PER LA SOCIETA della SALUTE VERSO LINTERNO VERSO LESTERNO - Riunioni e incontri periodici, generali e di settore, finalizzati alla reciproca conoscenza e alla risoluzione di problemi specifici (10) -Intranet/Sistema di rete per tutti i dipendenti (8) - Incontri formativi (7) - /Newsletter (7) - Funzionigramma: definizione di ruoli, funzioni, risorse (4) - Circolari e delibere (4) - Informazione orizzontale, rapporti informali (tra colleghi) (3) -Informazione verticale strutturata e continua (dal vertice alla base e dalla base al vertice) (2) - Aggiornamento tempestivo delle informazioni di uso quotidiano (Rubriche, Ruoli, Software, ecc.) (2) - Normativa di riferimento (2) - T.V. e Radio (es. RAI 3 o Tele 37) (10) - Sito Web – Forum integrati (9) - Seminari e convegni aperti, conferenze/assemblee territoriali (7) - U.R.P. integrati e con maggiore visibilità (7) - Giornalino informativo (6) -Incontri formativi e informativi rivolti a: Medici medicina generale, Associazioni di Categoria, Scuola, III Settore e in genere ai testimoni privilegiati della comunità (prete, farmcista) (5) - Carta dei Servizi SdS (5) - Giornalino di Quartiere (5) - Info per Posta (4) - Riunioni interistituzionali (Comune/ASL) (2) - Giornalino informativo (2) -Sistemi informatici dialoganti (sociale – sanitario) -Sistema informativo unico -Allegati informativi alla busta paga -Definizione chiara e conoscenza dei percorsi assistenziali -Costruire un Gruppo di informazione che riporti info chiare allinterno della propria struttura/ufficio - Inserimento di dipendenti Comunali nel Giornalino ASL Informa -Stampa (4) -Call Center / Numero Verde (2) - Materiale informativo nelle varie sedi istituzionali e in varie lingue (mediatori culturali) (2) - Consigli Comunali aperti -Comunicati stampa - Carta della Cittadinanza -Front line aggiornato/qualificato -Manifesti -Stand informativi durante Fiere, Manifestazioni culturali, ecc. - Incentivi economici - Procedure unificate - Pubblicazione periodica -Proporre unimmagine unica -Glossario -Atti amministrativi -Verbali - Software -Conferenze -Telefono fisso, cellulare, fax, posta -Protocolli e linee guida - Glossario -Guida per il cittadino (per il proprio bisogno) -Elenco telefonico - Conferma dei livelli assistenziali garantiti e dei risultati raggiunti -Punto Unico di Accesso -Segreteria telefonica -Servizi socio sanitari -Conferenze dei servizi - Interventi nelle scuole (tra parentesi in rosso: il n. di volte che largomento è stato ripetuto dai vari sotto Gruppi)

CRITICITA IPOTIZZATE NELLA GESTIONE DELLA COMUNICAZIONE E DELLE INFORMAZIONI -Mancanza di informazioni interna e ai comunicatori (la front line che dovrà spiegare cosè la SdS) (5) - Mancanza di uniformità di procedure e uniformità di modulistica (5) - Resistenza al cambiamento (5) -Mancanza di mezzi (PC, Tel, fax), risorse economiche e tecniche (5) -Mancanza di integrazione organizzativa, prof.le e amm.va (4) - Mancanza di linguaggio condiviso (4) - Mancanza di figure di riferimento, di funzioni e ruoli definiti (3) -Mancanza di coinvolgimento (2) - Mancanza di chiarezza negli obiettivi (2) -Mancanza di una Sede di riferimento (2) - Mancanza di termini comuni e chiari, senza sigle (3) -Mancanza di personale informato/preparato sulla SdS (3) - Mancanza di struttura unica informativa (integrata e partecipata) (2) -Messaggi non uniformi/omogenei (2) -Mancanza di risorse economiche -Mancanza di chiarezza - Mancanza di credibilità -Linformazione finora vista è a orientamento più politico che professionale -Mancanza di un percorso chiaro, di un unico operatore che risponde -Percezione del cittadino rispetto ai cambiamenti in atto -Scarsa comprensione/chiarezza per i cittadini dei percorsi assistenziali -Contratti di lavoro diversi (2) - Tempi lunghi dattuazione (2) -Presenza di informazione ambigua (2) -Gerarchizzazione dellinformazione -Nessuno verifica che il messaggio sia stato compreso -Mancanza di un protocollo operativo per la scelta dei mezzi (mail, cartaceo, ecc.) -Mancanza di informazione per consentire a pochi di detenere il potere -Limitata conoscenza della SdS e sue rispettive competenze - Il cittadino non ne vede/comprende il vantaggio -Semplificazione dei modelli professionali -Una comunicazione esterna massiccia potrebbe creare aspettative eccessive nel cittadino -Verifica feedback (in itinere e ex post) -Tempi di realizzazione e sedi -Fasce della popolazione svantaggiate -Cittadino deve crearsi autonomamente i percorsi ed i collegamenti tra i vari servizi -Scarsa consapevolezza dellessere protagonisti di questo percorso e conseguente disconoscenza di essere obiettivo principale della SdS -Verifica feedback -Autoformazione -Eccessiva burocratizzazione -Mancanza di una banca dati comune -Difficoltà a mantenere gli impegni di lavoro (riun.) VERSO LESTERNO VERSO LINTERNO (tra parentesi in rosso: il n. di volte che largomento è stato ripetuto dai vari sotto Gruppi)