Società della Salute – Kit degli strumenti informativi e procedurali PROGETTO FACILITATORE - SOCIETÀ DELLA SALUTE ALLEGATO 8 Lalbero delle criticità e delle possibili soluzioni 21 Ottobre 2005 Comune di Firenze Provincia di Firenze Regione Toscana Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali Azienda Sanitaria 10

2 LALBERO DELLE CRITICITÀ LAlbero delle criticità detto anche Spina di Ishikawa rappresenta uno strumento di semplice utilizzo, che supporta nella definizione dei processi di attività, attraverso una loro scomposizione in fasi e lindividuazione delle relative criticità e possibili soluzioni. Un processo, ad esempio un servizio, verrà quindi suddiviso nelle fasi che lo compongono. Per ogni fase verranno indicati: i soggetti che svolgono lattività prevista dalla fase in oggetto; le modalità di partecipazione e/o realizzazione della singola attività; i destinatari dellattività prevista dalla fase; le criticità che possono emergere (cfr. SCHEMA PAG. 2). Le criticità relative ad ogni singola fase verranno poi rappresentate graficamente per una visualizzazione più immediata dellintero processo (cfr. SCHEMA PAG. 3). Infine, verranno rappresentate graficamente anche le soluzioni relative ad ogni criticità (cfr. SCHEMA PAG. 4). Questo strumento consente di riflettere in maniera sistematica su processi di attività anche complessi e costituisce comunque un valido supporto per la pianificazione ed il monitoraggio degli stessi. Di seguito viene riportato un esempio di utilizzo dello strumento (cfr. ESEMPIO PAG. 5, 6 e 7). Questo strumento è stato utilizzato in aula come esercitazione per i gruppi del corso Facilitatore SdS.

3 FASI DEL PROCESSO SOGGETTIMODALITÀDESTINATARICRITICITÀ Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 SdS: Servizio/Processo:

4 SdS: Servizio/Processo: PROCESSO Risultato: Fase 1:Fase 3: Fase 2:Fase 4: CRITICITÀ

5 SdS: Servizio/Processo: SOLUZIONI ALLE CRITICITÀ PROCESSO Risultato: Fase 1:Fase 3: Fase 2:Fase 4:

6 FASI DEL PROCESSO SOGGETTIMODALITÀDESTINATARICRITICITÀ Fase 1 INIZIATIVA - Sindaci - Segreteria Tecnica - Provincia - Comunità Montana - Azienda USL - Dirigenti e Funzionari - Telefonata - Incontro breve - Comunicazione scritta - Segreteria Amministrativa - Presidente La presenza di troppi soggetti determina: - Indeterminazione - Confusione Fase 2 CONVOCAZIONE - Presidente - Segreteria Amministrativa Fax con ordine del giorno - Sindaci - Ordine del giorno criptico - Mancanza di documenti illustrativi Fase 3 RIUNIONE - Sindaci - Azienda USL - Provincia - Segreteria Tecnica Discussione coordinata dal Presidente IDEMDiscussione scarsamente partecipata per carenza di: - Informazioni - Conoscenza Fase 4 DECISIONE Maggioranza della Conferenza Verbalizzazione cronogrammata della discussione - Sindaci - Provincia - Azienda USL - Carente puntualizzazione delle decisioni prese - Contenuto evanescente della decisione - Insufficiente identificazione dei destinatari operativi Fase 5 ATTUAZIONE - Sindaci - Provincia - Azienda USL (loro referenti individuati ad hoc) - Atti - Azioni - Strutture gestionali - Strutture amministrative - Insufficiente predefinizione dei soggetti - Carenza di una retroazione valutativa dellazione ESEMPIO Modello per la definizione di un Processo di programmazione orientato al P.I.S.: Criticità e Soluzioni

7 PROCESSO Risultato: Insufficiente capacità di approfondimento dei temi trattati e genericità della decisione Fase 1: INIZIATIVA Fase 3: RIUNIONE Fase 5: ATTUAZIONE Fase 2: CONVOCAZIONE Fase 4: DECISIONE CRITICITÀ ESEMPIO Eccessivo numero di soggetti proponenti (modalità) Discussione poco partecipata per carenza informativa e di conoscenza (modalità) Insufficiente predefinizione dei partecipanti (soggetti) Carenza di retroazione valutativa (modalità) Carenza documentazione e cripticità (modalità) Insufficiente puntualizzazione delle decisioni nel verbale (modalità) Insufficiente individuazione degli operativi (destinatari)

8 SOLUZIONI ALLE CRITICITÀ PROCESSO Risultato: Capacità di approfondimen to dei temi trattati e efficacia della decisione ESEMPIO Fase 1: INIZIATIVA Fase 3: RIUNIONE Fase 5: ATTUAZIONE Fase 2: CONVOCAZIONE Fase 4: DECISIONE La CdS propone una nuova regolamentazione. Ipotesi proposta: le richieste devono pervenire alla Segreteria Tecnica: si aggrega al supporto tecnico della CdS una corposa funzione amministrativa (modalità) Utile formulazione delle iniziative di formazione sui temi di maggiore rilevanza ai componenti della CdS (modalità) Calendarizzazione delle verifiche con sistema informatico funzionale e relativa istruttoria (soggetti) Risolta in fase precedente La Segreteria Tecnica formula OdG comprensibile: - calendarizzazione dei lavori - istruttoria con recepimento della documentazione o produzione di documentazione (modalità) Verbale compilato per punti di decisione assunti come premessa per eventuali determinazioni formali (modalità) La Segreteria Tecnica in fase istruttoria identifica i destinatari della fase 4 (destinatari)