REINGEGNERIZZAZIONE DELLA LOGISTICA DI MAGAZZINO

Il Progetto è stato premiato a FORUM P. A Il Progetto è stato premiato a FORUM P.A. Sanità 2005 per l’innovazione nei servizi sanitari

PARTNER DEL PROGETTO Azienda ULSS n. 8 - Asolo Zanardo Servizi Logistici S.r.l Venezia Intema S.r.l.

SITUAZIONE PRECEDENTE Magazzino centrale era: articolato in due sedi (Castelfranco Veneto e Montebelluna); replicato in doppio (farmaci e beni economali sia a Castelfranco Veneto che a Montebelluna); dipendente da: Servizio Farmaceutico Ospedaliero Direzione Amministrativa di Ospedale Economato;

collocato in sedi inadeguate; SITUAZIONE PRECEDENTE Magazzino centrale era: collocato in sedi inadeguate; dotato di un sistema gestionale informatico di vecchia generazione (senza interfaccia con sistema contabile), con varie funzioni manuali e cartacee; organizzato con una mappatura interna non giustificata logisticamente.

SITUAZIONE PRECEDENTE Magazzini di reparto: erano distribuiti senza controllo in vari locali delle UU.OO.; non operavano su un inventario attendibile e una corretta predeterminazione del livello minimo delle scorte; avevano profili di prodotti non verificati; erano gestiti pressoché manualmente, con richieste di fornitura cartacee; erano dotati di tecnologia quasi sempre superata o inesistente.

SITUAZIONE PRECEDENTE Manifestazioni critiche di tale situazione erano: alta consistenza delle scorte di reparto e delle rimanenze finali dei Magazzini centrali; elevato numero di operatori impegnati; replicazione stesse attività (ad es., ricevimento merce)

METODOLOGIA DEL PROGETTO della partnership ULSS n. 8 /Zanardo S.r.l. Analisi della situazione preesistente e sua contestuale presa in carico all’1.1.2004 con riferimento a: Strutture Risorse Procedure Tecnologie Definizione risultati a breve da conseguire: al 31.12.2004, riduzione scorte di reparto del 20%; al 31.12.2005, ulteriore riduzione del 15%.

Elaborazione progetto, con implementazione a fasi: FASE 1: riorganizzazione magazzino centrale su strutture esistenti FASE 2: revisione/riprogettazione procedure FASE 3: informatizzazione 64 UU.OO. ospedaliere, 40 UU.OO. extraospedaliere, 14 Case di Riposo FASE 4: acquisizione, progettazione, allestimento nuovo Centro Servizi di Logistica a Caerano S. Marco segue

Elaborazione progetto, con implementazione a fasi: FASE 5: operatività on-line con strumentazione e procedure di carico/scarico magazzini di reparto FASE 6: trasferimento e consolidamento 4 magazzini ospedalieri e attivazione nuovo Centro Servizi di Logistica FASE 7: distribuzione farmaco con tecnologia monodose e nuovi armadi di reparto

OBIETTIVO STRATEGICO COMPLESSIVO ORDINE PRESCRIZIONE RICHIESTA ACQUISTO CONVALIDA FORNITURA ACQUISTO FORNITORI EVASIONE ORDINE SOMMINISTRAZIONE MESSA ON-LINE/GOVERNO DI TUTTO IL FLUSSO FISICO/INFORMATIVO MIGLIORAMENTO ASSISTENZA SANITARIA EROGATA MIGLIORAMENTO PERFORMANCE ECONOMICO-GESTIONALI

OBIETTIVI SPECIFICI PROGETTO PERFORMANCE ECONOMICO-GESTIONALI: Riduzione delle scorte (magazzino centrale e magazzini di reparto) Miglioramento dei processi di acquisto, con riduzione della soglia di riacquisto Estensione controlli di gestione farmaco e tracciabilità a tutta la filiera Riduzione costi della struttura logistica complessiva (consolidamento in unico magazzino, riduzione personale e selezione personale con aumento produttività, ottimizzazione trasporti)

OBIETTIVI SPECIFICI PROGETTO QUALITA’ LOGISTICA Qualità servizi logistici di base (conservazione in spazi idonei, gestione FIFO, gestione data di scadenza, sistema di controllo 24H temperatura celle frigorifero e locali, video sorveglianza 24H, radiofrequenza per picking) Qualità servizi logistici evoluti (tracciabilità filiera intera, informazioni per processi di acquisto, informazioni in tempo reale su consumi e giacenze reparti, informazioni contabili ULSS)

OBIETTIVI SPECIFICI PROGETTO QUALITA’ LOGISTICA Riduzione errori nelle fasi di prescrizione, prelievo, allestimento, consegna e somministrazione L’introduzione di sistemi automatici di dose unitaria associati all’utilizzo del codice a barre consente di ridurre gli errori (secondo esperienze internazionali) del 60%. Se a questo viene associata la prescrizione informatizzata, come nel caso dell’ULSS di Asolo, la riduzione dell’errore nella catena di somministrazione dei farmaci viene ridotta di oltre l’80%. Riduzione flussi merce in transito e fenomeni di così detta dispersione

INTERVENTI PRELIMINARI determinazione dei profili dei prodotti acquisibili da ciascuna U.O.; inventario fisico dei prodotti presso il magazzino di ciascuna U.O.; determinazione livello minimo di scorte di reparto; percorso formativo preliminare e parallelo.

FATTORI DI INVESTIMENTO AZIONE RIVOLTA AI CAPI SALA progetto formativo di 40 ore con corso CUOA del Fondo Sociale Europeo su gestione magazzini di reparto; costante supporto nell’introduzione delle nuove metodologie e tecnologie; riconoscimento finalizzato della quota variabile dell’indennità di coordinamento.

FATTORI DI INVESTIMENTO AZIONE RIVOLTA AGLI OPERATORI DI MAGAZZINO E FARMACIA intervento formativo on-site sulle nuove metodologie; riconoscimento di un compenso di uno specifico progetto finanziato dalle RAR; disponibilità a prendere una sede di servizi nell’Ospedale di precedente assegnazione, in alternativa alla nuova sede di Caerano S. Marco. Queste azioni sono state oggetto di intesa con le OO.SS. del comparto.

FATTORI DI INVESTIMENTO STRUTTURA DEL CENTRO SERVIZI DI LOGISTICA ULSS 8 A CAERANO S. MARCO (mq 2371), ATTREZZATA CON: Scaffalature metalliche Modulblock: ml 3973, su superficie metri cubi 4801; Posti pallet n. 1350 e n. 5650 celle di ubicazione (su superficie mq 1220); Portata a posto pallet su scaffalatura kg. 950; Portata celle ubicazione kg. 250 mq; Scaffalature a gravità per gestione farmaco: celle di ubicazione n. 720 ml 448, su superficie mq 550.

FATTORI DI INVESTIMENTO Celle a temperatura controllata con sistemi di rilevamento e segnalazione anomalie sulle 24H alla centrale di vigilanza; Radiofrequenza per tracciabilità delle operazioni di: stocking; picking; transferring; (verso crossdocking e uu.oo.); Sistema di video sorveglianza 24H esterno all’immobile; Rete territoriale larga banda a fibra ottica.

Rete territoriale larga banda a fibra ottica 1 Gbps nell’ULSS n. 8

SISTEMA INFORMATIVO Software specifico gestione farmaci e beni economali; Hardware di gestione nelle UU.OO. (PC, palmari); Interfacciamento del nuovo gestionale di magazzino con nuovo sistema integrato ERP di contabilità/bilancio.

FUNZIONI DEL SISTEMA GESTIONALE INFORMATICO FASE A FASE B FASE C FASE D GESTIONE FARMACO: MODULI DI REPARTO: MONITORAGGIO PRESCRIZIONE: GESTIONE SCARICO CONSUMI A PAZIENTE: principi attivi allineamento giacenze prescrizione assistita associazione consumi on-line a singolo paziente collegamento on-line di reparto con magazzino centrale con database ufficiale prezzi on-line con scarico carico con causale trasmissione ordini on-line aggiornamento costante supporto tecnologie adeguate per semplicità/velocità operazioni

Centro Servizi Caerano S. Marco

RETE IPOTETICA DELLE PIATTAFORME LOGISTICHE NEL VENETO