IL PIANO INTEGRATO DI COMUNICAZIONE Comune di Spoleto IL PIANO INTEGRATO DI COMUNICAZIONE

In linea con gli indirizzi generali di Governo, la Direzione Generale ha previsto un programma per la diffusione delle conoscenze sui temi della comunicazione pubblica e per lo sviluppo delle competenze degli operatori della comunicazione Parte quindi il progetto di riorganizzazione delle attività e degli strumenti di comunicazione per ragionare nell’ottica di un Piano di Comunicazione Integrato Questa operazione ha coinvolto tutta la struttura, avvalendosi anche di una consulenza esterna

La Filosofia L’Amministrazione ha preferito rinunciare ad un pacchetto “chiavi in mano” ritenendo essenziale la formazione di personale specializzato che possa gestire il progetto anche in autonomia. Prima della fase di analisi delle esigenze di comunicazione, quindi, si è realizzato un percorso formativo d’aula per ampliare la formazione di base Si è poi passati alla formazione on the job, in affiancamento alla consulenza, per apprendere le tecniche di analisi e programmazione

L’Obiettivo Con il percorso formativo si è voluta creare una nuova consapevolezza sui diritti dei cittadini/clienti, coerentemente con quanto previsto dalle recenti normative. Il Piano di comunicazione, quindi, diventa lo strumento per pianificare ed organizzare le attività di comunicazione con le tecniche e gli strumenti più idonei per dialogare con i cittadini

Questo obiettivo, affiancato al SIC, deve agevolare l’informazione ed il confronto con i cittadini di una città in continua trasformazione per: riaggregare la città intorno ad un progetto di sviluppo che, partendo dalle sue radici storico-culturali, si basi sulle innovazioni riuscire a far funzionare al meglio il sistema città puntando sui temi della cultura, della qualità e dell'innovazione

Le fasi del percorso La Formazione Teorica realizzazione di 5 edizioni di un percorso di 6 giornate di aula alle quali hanno partecipato circa 100 dipendenti del comune Il Training on the job è un periodo di affiancamento tra la consulenza e gli operatori comunali; la collaborazione avviene in tutti i servizi (Anagrafe, Ragioneria, etc.), ma in particolare sono coinvolte le risorse che lavorano full time sulla comunicazione (Ufficio comunicazione, Ufficio stampa, Gabinetto del Sindaco)

La formazione teorica comunicazione pubblica e marketing Al percorso formativo, oltre che i dirigenti e gli operatori della comunicazione, ha partecipato il personale di varie qualifiche, inclusi gli stagisti. Il corso era articolato su tre moduli di 2 giornate l’uno: comunicazione efficace La comunicazione intrapersonale La comunicazione interpersonale La comunicazione scritta La comunicazione telefonica L’ascolto attivo comunicazione pubblica e marketing Gli elementi e gli strumenti La comunicazione interna La comunicazione esterna Il servizio pubblico Tecniche di promozione customer satisfaction L’immagine della Pubblica amministrazione Le indagini di customer satisfaction Le indagini qualitative Le indagini quantitative

Il training on the job Creazione della rete dei comunicatori Completata la fase di formazione d’aula, si è passati alla formazione sul posto di lavoro Questa fase si è realizzata in affiancamento con la consulenza attraverso tre fasi: Creazione del comitato di redazione individuazione delle persone da inserire nel gruppo di lavoro formazione su piani di comunicazione e media planning creazione di un Ufficio in staff del Direttore Generale Creazione della rete dei comunicatori individuazione delle persone da inserire nel gruppo di lavoro formazione sugli strumenti della comunicazione pubblica creazione di strategie di comunicazione Realizzazione del piano di comunicazione focus group interviste personali studio e analisi dei dati raccolti struttura del piano di comunicazione realizzazione del piano

Le principali novità introdotte dal piano di comunicazione 1. Le attività di comunicazione interna ed esterna sono coordinate e strutturate in maniera omogenea. Prima del piano ogni settore procedeva autonomamente a realizzare formati e strumenti di comunicazione, trasmettendo un’immagine scoordinata e non sempre chiara ai cittadini 2. Sono stati introdotti nuovi strumenti di comunicazione (programmi televisivi e radiofonici, spot pubblicitari, ecc) 3. Il Comune si è impegnato nella semplificazione del linguaggio amministrativo sia per gli atti interni che per tutte le comunicazioni rivolte ai cittadini