IL KNOWLEDGE MANAGEMENT E LICT Gestione e Valorizzazione della Conoscenza (Firenze Novembre 2008)

Fattori abilitanti Ambiente orientato alle pratiche di knowledge management (CULTURA) Infrastruttura tecnologica improntata alla comunicazione e collaborazione tra gli individui (TECNOLOGIA)

Avis, comunità caratterizzata da: Cooperazione intrinseca (obiettivi comuni e condivisi, comunità di pratiche, regole sviluppate in parte dai membri stessi) Comunicazione estesa (varie forme di comunicazione, supportate da adeguati media, estesa ben oltre i confini dellorganizzazione) Conoscenza condivisa (condivisione, promozione e governo, fra tutti i membri della comunità, di una grande varietà e formati di conoscenza)

1) Cultura organizzativa di comunità Abitudini, Modi di pensare e Valori per creare … Ambiente in cui condivisione delle informazioni, scambio di conoscenza, cooperazione e lavoro di gruppo siano diffusi e incoraggiati Fiducia e occasioni di incontro fra le parti Linguaggio condiviso Motivazione allo scambio Sistema sociale stabile e forte Forte senso di identificazione Principi condivisi di solidarietà

Nel Knowledge Management … Solo se le persone si fidano degli altri individui e del contesto in cui lavorano saranno disponibili a condividere le conoscenze ogni volta che sia necessario, vincendo la tentazione di nasconderle e usarle come strumento di potere NO, quindi, al sapere è potere, tipico di unorganizzazione for-profit

Ostacoli che i vertici devono superare Resistenza al cambiamento di routine Poca fiducia nelle soluzioni di tipo aziendale e di medio-lungo termine Difficoltà dei singoli ad ammettere i propri errori anche se utili al miglioramento continuo

Nel Knowledge Management … lorganizzazione e i suoi dirigenti devono riuscire a creare unatmosfera in cui condividere le conoscenze e innovare siano atteggiamenti apprezzati e ricompensati, anche esplicitamente

2) Information & communication technology È applicabile per Organizzazioni multi-sede Dimensioni medio-grandi Significativo livello di complessità

Vantaggi 1. Formalizzare, catalogare, ricercare, diffondere le conoscenze esplicite 2. Supportare i processi di creazione della conoscenza e di condivisione delle conoscenze tacite presenti nella testa delle persone, nelle pratiche, nelle routine

Strumenti Posta elettronica Chat e forum di discussione Liste di esperti e yellow pages (chi sa che cosa: conoscere chi conosce è meglio che conoscere e basta)

Requisiti della struttura tecnologica Flessibilità Facilità e comodità di utilizzo Costi contenuti

Risultati ottenibili Sviluppo delle conoscenze Riduzione dei costi operativi Aumento delle entrate/maggiore efficacia del servizio

Modelli organizzativi Modelli di classificazione: basati sullanalisi delle attività e catalogazione delle conoscenze ad esse necessarie Modelli di contesto ambientale: basati sul cambiamento del clima lavorativo, della testa delle persone, della cultura organizzativa Modelli di processo: basati sulla corretta gestione del flusso di conoscenze allinterno dellorganizzazione

Strategia di knowledge management per le ONP - Il modello delle 7 fasi ACCUMULO Acquisizione Formalizzazione Archiviazione UTILIZZO Recupero Distribuzione e presentazione Applicazione Innovazione

Obiettivi del Modello 1. Rendere i fruitori della conoscenza i beneficiari principali della sua gestione, per favorire la cross-fertilizzazione del personale 2. Favorire una cultura interpersonale della conoscenza

1.Acquisizione Fonti esterne e fonti interne Conoscenza tacita e conoscenza esplicita

2.Formalizzazione Controllo – Validazione – Codifica (uso di linguaggi e simboli condivisi) per Riconoscere la conoscenza veramente utile Trasformare la conoscenza di pochi in una risorsa comune Tutta la conoscenza esplicita deve essere codificata La conoscenza implicita anche, tramite liste di esperti

3. Archiviazione in data base, archivi, manuali o nella mente delle persone per … ridurre i costi, gli errori e le inefficienze immagazzinare, recuperare e distribuire grandi quantità di informazioni e conoscenze anche allinterno di organizzazioni geograficamente disperse nel territorio archiviare anche immagini, suoni, programmi e messaggi scambiati allinterno dei forum

4. Recupero semplicità velocità precisione

5. Distribuzione e presentazione Utilizzo delle tecnologie informatiche Standardizzazione delle procedure di distribuzione Standardizzazione dei formati di presentazione

6. Applicazione la fase più critica Gli individui devono combinare e interiorizzare le conoscenze per trasformarle in azioni concrete Utilizzare procedure formalizzate che guidino lapplicazione della conoscenza per ridurre errori e aumentare lefficienza

7. Innovazione Per garantire ambiente dinamico e sensibile alla valorizzazione della conoscenza

Gli attori del KM Il Personale interno (prime 4 fasi) La Comunità interna (ultime 3 fasi) La Comunità esterna (fase di amplificazione): è importante comunicare la conoscenza associativa

Punti di forza del modello delle 7 fasi Valorizza la motivazione e il desiderio di coinvolgimento tipici degli attori delle ONP Prevede il controllo e la validazione, per assicurare di non inserire nel sistema conoscenza inutile o errata

… Permette di sfruttare il potenziale di cross - - fertilizzazione delle ONP, grazie a: Definizione di linguaggi comuni Maggior facilità di accesso agli archivi Maggior attenzione alla fase di creazione e innovazione

… Favorisce una maggior coesione fra i soggetti della comunità e la collaborazione fra le sedi Spinge verso lefficienza, perché incentiva la codifica in formati comuni della C., la standardizzazione delle attività e la diffusione di procedure e best-practice

… Considera sia la conoscenza esplicita sia la tacita, prevedendo comportamenti diversi in base alla conoscenza trattata Permette di ridurre i problemi dati dallelevato turnover e dalla presenza discontinua del personale volontario

… Propone la definizione di procedure operative chiare e condivise, per ridurre i problemi dati dallelevata frammentazione dei compiti Prevede una fase esplicita di creazione e aggiornamento della conoscenza, che può aiutare ad aumentare le capacità innovative delle ONP

… Migliora la formalizzazione dei meccanismi di comunicazione, prevedendo la definizione di meccanismi di distribuzione e formati di presentazione standardizzati Suggerisce un approccio rigoroso e formale alla gestione della conoscenza in risposta a quello informale, tipico delle ONP