XIV° Convegno Organizzativo Provinciale Luisa Iannotti Sistema Qualità e Accreditamento Azienda Usl di Modena Operare secondo un sistema di qualità

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Condividere una visione Applicare dei metodi

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Che cosa intendiamo per qualità?

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento La qualità non rappresenta un elemento oggettivo ma piuttosto una percezione soggettiva

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Qualità - sai che cosa è, ma in realtà non sai cosa sia. … Alcune cose sono migliori di altre, cioè hanno più qualità. Ma quando si cerca di dire ciò che è la qualità, e non cosa è di qualità, tutto diventa fumoso … Se nessuno sa cosa sia, forse la qualità non esiste affatto. Ma in pratica tutti sappiamo che esiste davvero. Su che altro si basano i giudizi? Perché altrimenti la gente pagherebbe una fortuna alcune cose e ne getterebbe altre nella spazzatura? Ovviamente alcune cose sono migliori di altre, ma cosè questo meglio? … Che diavolo è di qualità? Che cosa è?

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Deriva dal latino Qualis = simile (al modello)

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento La struttura organizzativa, le responsabilità, i processi e le procedure messe in atto per garantire la qualità del servizio offerto

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Orientamento al cliente Leadership Coinvolgimento delle persone Approccio per processi Approccio sistemico alla gestione Miglioramento continuo Decisioni basate su dati di fatto Rapporti di reciproco beneficio con i fornitori

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Centralità della persona Responsabilità Relazioni Percorsi Reti Innovazione Valore dellesperienza Coordinamento e integrazione

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Un sistema di gestione per la qualità Definita Voluta Organizzata Applicata (implementata) Monitorata Non è un proprietà intrinsecamente presente o spontaneamente emergente dal sistema anche con le migliori intenzioni

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Valutare i risultati Definire le buone pratiche Leggere i bisogni

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Della popolazione/della comunità Degli utenti (per gruppi di patologia/intensità/caratteristiche) Della persona come individuo e come sistema di relazioni

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento È compito di tutti Vanno sviluppate le competenze e le capacità Possono essere previsti strumenti specifici Le informazioni raccolte, i bisogni percepiti devono essere condivisi nel modo più possibile ampio e multidisciplinare.

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Pianificare richiede la capacità di trasformare la lettura dei bisogni in pratiche attese: –Pratiche professionali –Percorsi personalizzati –Processi di supporto ed interfacce –…

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Un tema sempre rilevante quando si inizia limplementazione di un sistema di gestione della qualità in uno specifico ambito o settore è la possibilità di trasferire strumenti già applicati con successo in altri contesti. Copiare? Tradurre? Trasferire?

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Il primo aspetto da affrontare è la scelta e limplementazione di strumenti efficaci: Provenienti dallesterno dellorganizzazione Già presenti allinterno dellorganizzazione

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Centrati sugli operatori e sullorganizzazione Scorciatoie o semplificazioni pericolose Si è sempre fatto così (obsolescenza e mancata condivisione)

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Accettati dai professionisti Affinati sul campo Specifici per il contesto

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Procedure Indicatori Audit Segnalazione eventi indesiderati Questionari …

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Non esistono strumenti ideali o magici Possono essere introdotti strumenti nuovi o riletti strumenti già in uso È necessario che i criteri di qualità e sicurezza non siano tralasciati nella fase di progettazione, di utilizzo e di valutazione

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento NO USABILITÀ - FLESSIBILITÀ - PERICOLOSITÀ - ACCETTABILITÀ Utilizzatore Bisogni Abilità Attitudine Compito Complessità Obiettivo Tempo Organizzazione Strategie Struttura Risorse Ambiente Norme sociali Comportamento altrui Cultura SI Adeguatezza dello strumento allambiente È semplice? È utile? È premiante? È desiderabile? Feed back successoinsuccesso

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento ovvero DARE CREDITO ad una struttura che è organizzata, lavora, eroga prestazioni e servizi, determinando risultati secondo criteri di buona qualità delle cure.

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Servizi Trasfusionali Le strutture e le relative articolazioni organizzative, comprese quelle per le attività di raccolta, previste dalla normativa vigente secondo i modelli organizzativi regionali, che sono responsabili sotto qualsiasi aspetto della raccolta e del controllo del sangue umano e dei suoi componenti, quale ne sia la destinazione, nonché della lavorazione, conservazione, distribuzione e assegnazione quando gli stessi sono destinati alla trasfusione Unità di Raccolta Le strutture incaricate della raccolta, previa autorizzazione delle regioni o province autonome competenti, gestite dalle associazioni dei donatori volontari di sangue convenzionate e costituite ai sensi della normativa vigente; le unità di raccolta, gestite singolarmente o in forma aggregata dalle predette associazioni, operano sotto la responsabilità tecnica del servizio trasfusionale di riferimento Decreto Legislativo 20/12/2007 n° 261

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento miglioramento Il miglioramento continuo della qualità costituisce il riferimento etico, gestionale e operativo. modello, E adottato un modello, basato sul concetto di sistema di gestione per la qualità. applicato Esso viene applicato ad organizzazioni, professionisti e programmi … specifici … su contenuti specifici della pratica clinico – assistenziale.

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento è un sistema organizzato è applicato in modo sistematico e continuativo basato sui fatti : pianificazione, governo dei processi, re-azione (ciclo PDCA) orientato non solo al mantenimento della qualità esistente (controllo), ma anche allo sviluppo e al miglioramento Sistema di gestione della qualità: Accreditamento

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Politica Pianificazione Comunicazione Struttura Attrezzature Formazione Sistema informativo Procedure Verifica dei risultati Miglioramento

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Politica Pianificazione Strutture Attrezzature Formazione Procedure Verifica Miglioramento Indicazioni regionali, aziendali, analisi dei bisogni Soddisfazione del cliente comunicazione Sistema informativo

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Requisiti strutturali Requisiti tecnologici Requisiti organizzativi: Sistema di gestione della qualità Personale e organizzazione Gestione delle tecnologie Gestione dei materiali Accordi con terzi Valutazione e miglioramento della qualità

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Requisiti organizzativi: Sistema Informativo Regolamentazione dei rapporti con il servizio trasfusionale di riferimento Programmazione raccolta sangue ed emocomponenti Sensibilizzazione, informazione ed educazione del donatore Selezione del donatore Raccolta di sangue intero e di emocomponenti Rintracciabilità

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Servizi Trasfusionali Unità di Raccolta Sistema di Gestione della Qualità UO.1 LUnità di Raccolta deve istituire e mantenere un Sistema di Gestione della Qualità, in raccordo con il sistema di gestione per la qualità del Servizio Trasfusionale cui afferisce

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento I documenti I dati

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Procedura = chi fa che cosa Protocollo = cosa è meglio fare in questo caso Istruzione operativa = come si fa una cosa Modulo = come e quali informazioni raccogliere Registrazione = evidenza di cosa è stato fatto

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento I documenti e il loro processo di gestione Inizio Redazione / revisione Verifica Approvazione? Distribuzione Archiviazione Fine si no

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Le finalità: –Fornire un addestramento appropriato al personale che deve eseguire le attività descritte –Fornire evidenze oggettive delle attività svolte e dei risultati ottenuti

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento I documenti devono essere: – Redatti – Approvati – Univocamente identificati – Disponibili – Periodicamente riesaminati / revisionati – Prontamente rimossi se superati – Monitorati UO.4 Deve esistere un sistema di gestione e controllo della documentazione finalizzato a garantire la disponibilità di procedure, specifiche e registrazioni aggiornate. Eventuali modifiche della documentazione devono essere datate e firmate da persona autorizzata

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Redazione = La predisposizione dei documenti viene effettuata, di norma, dalla persona o dalle persone competenti della materia trattata nello specifico documento

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Approvazione = Il responsabile dellapprovazione del documento è di solito il responsabile della struttura a cui il documento si applica. Egli ha il compito di valutare se le modalità operative proposte sono appropriate o meno rispetto agli obiettivi e alle attività da svolgere nel settore interessato

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Identificazione = I documenti riportano chi li ha redatti, verificati, approvati, emessi e devono riportare almeno: Codice di identificazione e titolo Numero di revisione e data Pag. X di N (dove x è il numero della pagina e n è il numero totale delle pagine)

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Distribuzione (disponibilità) = Lobiettivo della distribuzione è assicurare che i documenti siano disponibili, nella versione aggiornata, per le persone che devono utilizzarli Lista di distribuzione

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Revisione = Le modifiche apportate in sede di revisione devono essere evidenziate nel testo o in appositi spazi

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Archiviazione / Rimozione = Il documento originale deve essere archiviato dal responsabile della gestione documentazione. Gli originali dei documenti superati devono essere rimossi (e distrutti, ad eccezione degli originali che vanno archiviati in appositi raccoglitori)

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Monitoraggio = Per tenere sotto controllo il processo descritto nel documento occorre individuare gli indicatori corrispondenti. A tal fine si devono definire le modalità, le responsabilità e la frequenza del rilevamento, che sarà tanto più elevata quanto più critico è il processo

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Per verificare e monitorare Per prendere decisioni Per dare evidenza

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Il raggiungimento degli obiettivi I dati di attività Il consumo di risorse Le caratteristiche di qualità (standard) Le criticità (eventi avversi, ecc.) La soddisfazione (di utenti e operatori) …

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Fonte dei dati Eventuale predisposizione di strumenti di raccolta Responsabilità di rilevazione Periodicità della rilevazione

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Lindicatore ha in sé le informazioni necessarie per assumere decisioni.

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Per aumentare la probabilità che un indicatore possa modificare le decisioni è opportuno che sia accompagnato da una soglia rilevazione valutazione decisione

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Se il valore osservato è più alto o più basso della soglia ci si impegna a fare qualcosa, se non altro per accertare se si tratti di un fenomeno reale o se è dovuto al caso o ad errori. Valore dellindicatore Valore soglia/standard Adeguato? Decisione A Decisione B si no

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Possesso dellautorizzazione (criterio indispensabile per poter accedere allaccreditamento) Documenti elaborati (Indicazioni operative per il personale non medico addetto alla raccolta; Procedure per la conservazione del materiale da prelievo; Procedura per il trasporto alla sede AVIS Provinciale delle sacche prelevate e delle provette; ecc) Dati raccolti (Relazione dati 2009 Gestione della raccolta associativa: la realtà dellAVIS Provinciale di Modena)

Luisa Iannotti Qualità e Accreditamento Gruppo 1 Definizione di un percorso di accesso dei nuovi volontari (attivisti) Gruppo 2 Definizione del percorso formativo per il personale di Sala Prelievi Gruppo 3 Gestione informatica dellarchivio donatori e donazioni in riferimento alle sospensioni e alle chiamate