Strumenti dellufficio stampa LA SCELTA DI UNO STRUMENTO / AZIONE E FUNZIONALE: ALLOBIETTIVO AL TIPO DI NOTIZIA AL TARGET ALLA STRATEGIA ADOTTATA

Comunicato stampa E lo strumento più usato Utile per le notizie di estrema attualità Ideale per quotidiani e agenzie Efficace soprattutto nella comunicazione economico- finanziaria e istituzionale Ai quotidiani, da inviare non oltre il primo pomeriggio LATTACCO CONTIENE LA NOTIZIA, ARTICOLATA NELLE 5 W: WHOWHATWHENWHEREWHY Chi Cosa Quando Dove Perchè Prima di scrivere chiedersi sempre qual è la notizia e a chi è diretta

Comunicato stampa La struttura del testo è modulare, ma logica Il testo contiene preferibilmente una dichiarazione virgolettata del top manager o del presidente Se la notizia fa seguito a una notizia precedente, ricordarla sempre per sommi capi Fare uso parsimonioso di aggettivi e avverbi Evitare i gerghi specialistici, le frasi fatte, i forestierismi e le belle parole Prosa lineare, con punteggiatura corretta, e padronanza culturale Non devono mancare un titolo, un sottotitolo e/o un occhiello. Al loro interno evitare lutilizzo dello stesso vocabolo più di una volta. Citare il nome e il marchio dellAzienda

Comunicato stampa Grafica chiara e spaziatura sufficiente per permettere correzioni da parte del redattore Mettere sempre la data, il nome e il numero telefonico del referente I comunicati possono essere diversificati per lunghezza e taglio a seconda delle redazioni cui verranno inviati La lunghezza non dovrebbe superare le 30 righe Possono essere allegati grafici, tabelle, immagini, eventualmente testi extra (per esempio il discorso del presidente)

Comunicato stampa Alle agenzie di stampa e ai quotidiani il comunicato va anticipato via fax Una volta inviato, telefonare per sapere se il comunicato è stato ricevuto e ribadirne il messaggio forte; se opportuno, offrirsi per dare ulteriori informazioni Le modalità e i tempi di gestione del follow up variano in funzione del medium e della notizia Se la notizia è stata pubblicata è corretto ringraziare

Dichiarazione ufficiale Si rivolge alluniverso dei giornalisti interessati ma anche a uno o più che labbiano richiesta o provocata Non è necessaria la pubblicazione immediata E generalmente firmata (il presidente, lamministratore delegato…)

Intervista Si rivolge a uno a ad un ristretto numero di giornalisti E per la pubblicazione Ai giornalisti dà la possibilità di ricevere informazioni di prima mano dal vertice dellazienda Al top management offre lopportunità di spiegarsi diffusamente, esponendo le proprie idee con forza e convinzione Presenta margini di rischio, soprattutto se televisiva e in diretta Può essere provocata dallufficio stampa per annunciare un fatto o approfondire un argomento, oppure per dare visibilità allintervistato

Intervista DUE TIPI DI INTERVISTA Intervista a noi richiesta Intervista da noi richiesta LINTERVISTA COMPORTA SPESSO LESCLUSIVA/LANTICIPAZIONE E, IN OGNI CASO, UNA NEGOZIAZIONE CON IL GIORNALISTA, ATTIVITA DA AFFIDARE A UNA STRUTTURA CHE ABITUALMENTE GESTISCE LA COMUNICAZIONE CON I MEDIA

Intervista INTERVISTA A NOI RICHIESTA Porsi subito la domanda: Qual è il nostro interesse a rilasciare lintervista? Molte sono le ragioni legittime per non concedere unintervista Però: ragioni non persuasive creano il sospetto che noi vogliamo nascondere qualcosa

Intervista CONSONANZA OBIETTIVI/PUBBLICO/MEDIUM MENO INFLUENZA INTERVISTA DA NOI RICHIESTA MENO GARANZIE: SIAMO NOI CHE CHIEDIAMO

Intervista Lintervista va gestita: PRIMA a) lintervistatore chi è? che ruolo ha nel giornale? come scrive? ha già scritto? in quali occasioni? come? conosce largomento? ha pregiudizi? b) invio di materiali informativi c) eventuale richiesta della scaletta delle domande d) previsione delle domande critiche e preparazione delle risposte e) scelta di un luogo adatto, evitando, per quanto possibile, il colloquio telefonico

Intervista DURANTE: a) Assistenza e guida b) Eventuali interventi di chiarimento e sottolineatura DOPO: a) Eventuali colloqui integrativi b) Rilettura dei virgolettati c) Revisioni e controlli del testo precedentemente concordati d)Controllo del risultato sul giornale

Intervista SAPERE CHI E LINTERVISTATORE SAPERE SE ALTRI VERRANNO INTERVISTATI INSIEME A LUI SAPERE LARGOMENTO, LA DURATA, LE MODALITA DELLINTERVISTA DIRITTO A NON ESSERE REGISTRATO CLANDESTINAMENTE (pericolo telefono) DIRITTI DELLINTERVISTATO

Intervista EVENTUALE CONTROLLO DEL VIRGOLETTATO TEMPI DI USCITA/EVENTUALE EMBARGO ESCLUSIONE DI ARGOMENTI PARTICOLARI DIRITTI DELLINTERVISTATO

Smentita e silenzio stampa Va fatta solo se è indispensabile (una smentita è una notizia data due volte!) E mirata e circostanziata E per la pubblicazione Può essere firmata dal responsabile dellufficio stampa SMENTITA SILENZIO STAMPA Viene deciso nei confronti delluniverso dei giornalisti Il no comment è una scelta di comunicazione

Rettifica E una lettera indirizzata al giornalista che ha firmato larticolo e al suo diretto superiore E mirata e circostanziata Può essere per la pubblicazione E firmata dal responsabile dellufficio stampa RETTIFICA

Soffiata Serve a far filtrare la notizia senza esporre ufficialmente lazienda Si può usare per procacciarsi lintervista Può servire a silurare una grande notizia di un concorrente Deve essere estremamente mirata e la notizia data sempre vera

Conferenza stampa Evitare di organizzarla se può essere sostituita con un comunicato Si rivolge alluniverso dei giornalisti interessati e si propone di ottenere un risultato immediato (pubblicazione di un articolo subito dopo) Si convoca con una lettera-invito seguita da recall telefonico Va preparata seguendo una precisa scaletta, valutando tutti gli aspetti logistici, approntando i necessari supporti informativi e con un po di creatività

Conferenza stampa Loratore va preparato alle possibili domande pericolose (Q&A) Vanno evitate le coincidenze temporali con altri eventi E preferibile organizzarla al mattino tra le e le Il luogo scelto deve essere facilmente accessibile Prevedere: reception e registrazione partecipanti omaggi (in occasioni speciali) servizio di catering Il follow up va sempre gestito

Press briefing Si rivolge a un panel ristretto e mirato di giornalisti particolarmente autorevoli sullargomento Ha uno svolgimento più colloquiale della conferenza stampa e permette un maggior approfondimento dei temi Favorisce i rapporti interpersonali Non è fatto per ottenere un risultato immediato Può non avere come oggetto una singola notizia ma una tematizzazione

Visite in loco/educational Si rivolgono a uno o più giornalisti che formino un gruppo omogeneo Servono: 1. A far conoscere in profondità una realtà: le strutture produttive dellazienda un nuovo impianto o processo produttivo un nuovo prodotto lorganizzazione del lavoro lavanzamento tecnologico la qualità della lavorazione.. 2. A consolidare le relazioni personali con i giornalisti coinvolti

Visite in loco/educational Si convocano con una telefonata di verifica informale, seguita da una lettera ufficiale e dal programma della visita o del viaggio Seguono una precisa regia, vanno curati tutti gli aspetti logistici e la parte ludica Possibili elementi critici possono essere: le defezioni dellultimo minuto, il consistente impegno di tempo (oneroso tanto per i giornalisti quanto per laccompagnatore)

Visite in redazione Non deve essere una prassi abituale da adottarsi con la stampa economica Va usata solo quando: ragioni di urgenza/delicatezza consiglino un rapporto diretto e personale si vuole dare/mostrare un prodotto si vuol presentare lazienda a quel particolare giornalista Le visite in redazione vanno concordate prima!

Convegni I giornalisti vi partecipano insieme ad altri pubblici Per loro va preparato: materiale ad hoc reception stampa posti a sedere riservati sala/spazio di lavoro stampa

Press cultivation E la gestione continuativa dei rapporti con la stampa risponde alle eventuali richieste mantiene vivo il rapporto con i giornalisti evita che ci siano vuoti di informazione sullazienda permette di sapere in anticipo se siano in preparazione servizi giornalistici dinteresse consolida il rapporto di fiducia e di collaborazione fra lufficio stampa e il giornalista

Cartella stampa Quella standard è il biglietto da visita che lazienda dà alla stampa Quella ad hoc integra le informazioni base con altre, variabili in funzione delle occasioni e dei pubblici Generalmente una cartella stampa è formata: da un folder in linea con le altre presentazioni aziendali un indice un comunicato stampa schede sullazienda profili del management schede sui prodotti/servizi fotografie con didascalia

Cartella stampa Viene consegnata o inviata ai giornalisti in occasione di: conferenze stampa visite alle redazione se si vuole stimolare un giornale a scrivere un articolo di approfondimento

Nuovi strumenti VIDEO NEWS RELEASE Ha una funzione analoga al comunicato stampa In proporzione lo spazio dedicato ai virgolettati (testimonianze dirette) è molto più ampio Permette una diffusione capillare perché favorisce luscita sulle emittenti locali CARTELLA STAMPA ELETTRONICA Agevola il lavoro del giornalista E facile da aggiornare Assicura una trasmissione corretta e più completa di dati Può contenere un numero di informazioni superiore a quella cartacea Può trasferire anche suoni e immagini

Nuovi strumenti MEDIA TUTORIAL (MULTIMEDIALE INTERATTIVO) E uniniziativa di formazione per i giornalisti Serve ad avvicinarli e aggiornarli su tematiche nuove e/o complesse Va usato quando non cè la notizia o non si vuol fornirla come tale Consente allufficio stampa di dare ai giornalisti un background corretto sullargomento, di conoscerli meglio, di sviluppare solidi contatti continuativi

Nuovi strumenti WEBCAST Quasi ogni strumento utilizzato dallufficio stampa potrebbe/potrà essere utilizzato/trasmesso via internet. Nascono le prime esperienze di conferenze stampa online, media briefing e workshop on line dedicati ai giornalisti.

Gli strumenti: maggiori criticità IL TELEFONO LESCLUSIVA LE ANTICIPAZIONI LEMBARGO