Razionalizzazione della spesa telefonica dAteneo Gennaio 2008 Università degli Studi di Milano - Bicocca

Sistema telefonico dAteneo - 11 Centrali telefoniche tradizionali di fascia alta (tipo MD110 Ericsson) collegate in rete - Numerazione con radice unica per tutte le sedi - Circa 3000 apparecchi utente connessi - Segreteria telefonica centralizzata - Sistema di registrazione ed accounting centralizzato - Gestione permessi e codici utente - Servizi aggiuntivi utente: inoltro di chiamata, prenotazione su occupato, chiamate di gruppo, deviazione chiamate entranti,… - 11 Centrali telefoniche tradizionali di fascia alta (tipo MD110 Ericsson) collegate in rete - Numerazione con radice unica per tutte le sedi - Circa 3000 apparecchi utente connessi - Segreteria telefonica centralizzata - Sistema di registrazione ed accounting centralizzato - Gestione permessi e codici utente - Servizi aggiuntivi utente: inoltro di chiamata, prenotazione su occupato, chiamate di gruppo, deviazione chiamate entranti,…

STORIA del sistema fonia : acquisizione dellimpianto tramite gara dappalto – 2001: espansione e upgrade tramite perizia di variante suppletiva (finanziaria 2000) – 2004: espansione ai nuovi edifici (acquisto 11 a centrale, connessa tramite protocollo IP) – 2007: ottimizzazione delle risorse tramite ridistribuzione delle 11 centrali esistenti per servire ulteriori 8 nuove sedi, attivazione sedi ad utenza VoIP

U12 U4 U18 HSV U20 VSerena U19 U14 U8 U1 Rete fonia U16 U6 VoIP H.323 Trunk IP PSTN U7 15 canali in/out 30 canali in/out 30 canali input 30 canali output 15 canali output 60 canali in/out PSTN Cavo multicoppia Fibra ottica sm Rete operatori U3 U2 U9 U5 U21 U11 SO VoIP H.323 VoIP H.323 Trunk IP Ponti radio Milano Sondrio Monza

– Linfrastruttura di rete utilizza gli standard di cablaggio strutturato ed è per la gran parte di proprietà dell'Università (fibre ottiche, ponti radio, rame) – Nelle sedi raggiunte da collegamenti geografici tramite linee in affitto da operatori (3 sedi su 18) è attivo il servizio VoIP/IP Telephony con QoS (uso di collegamenti già attivi per la rete dati) – Le dorsali di backbone e di edificio, in fibra ottica, vengono utilizzate sia dagli apparati di rete sia dai centralini telefonici – Il cablaggio orizzontale in rame (prese utente) di tutte le sedi è omogeneo e utilizzabile da qualsiasi terminale in rete, sia esso un computer, un telefono digitale, un terminale VoIP, un fax, una telecamera o un access point wireless – La rete dati di campus è una rete multiservizio ad elevate performance (protocolli IP/MPLS di ultima generazione) progettata e dimensionata per il trasporto di dati/video/voce (triple play) Caratteristiche della rete dati/fonia

Vantaggi e risparmi 1) Nessun costo aggiuntivo per i collegamenti tra le sedi infrastruttura di proprietà per trasporto fonia tradizionale, utilizzo VoIP per le 3 connessioni affittate da operatori (sedi di Monza centro, Faedo Valtellino (SO) e Milano, Via Thomas Mann) 2) Traffico voce tra le varie sedi dellAteneo a costo zero (unico sistema in rete con numerazione a radice unica xxxx) 3) Tutti gli utenti hanno gli stessi servizi indipendentemente dalla dislocazione della sede (architettura integrata fonia tradizionale e VoIP) 4) Risparmio nei costi di gestione (gestione centralizzata) 5) Infrastruttura della rete dati è adeguata per veicolare lintero traffico telefonico

Composizione della spesa del sistema fonia 1) traffico telefonico verso lesterno dellAteneo 2) canoni delle linee PSTN 3) costi di gestione del sistema: -attività di monitoraggio e risoluzione guasti -attività di installazione, configurazione e test -attività di analisi, progettazione e implementazione di nuove funzionalità -gestione utenza (attivazioni, dismissioni, modifiche) -accounting e fatturazione per centri di costo

3) Costi di gestione del sistema Questi costi sono fortemente dipendenti: a) dalla struttura organizzativa, b) dalle competenze tecniche del personale tecnico e quindi dalla tipologia e dal livello di servizio previsto dai contratti di manutenzione. Nel nostro caso, a) la gestione di un proprio magazzino delle parti che si guastano con maggior frequenza, b) lelevata competenza specialistica e la disponibilità, oltre il normale orario di lavoro, del personale tecnico, che quindi può autonomamente provvedere a tutte le operazioni di monitoring, aggiornamento, installazione, configurazione, individuazione dei guasti e sostituzione delle parti, permette di stipulare un contratto di manutenzione del sistema che prevede il minimo livello di servizio consistente nelle sole attività di consegna/ritiro, tramite spedizione da parte del fornitore, delle parti nuove/guaste entro il giorno lavorativo successivo allapertura del guasto, ad un costo pari al 20% - 30% di quello dei contratti più assistiti. Sono inoltre ridotte a zero le spese di consulenza e di outsourcing per attività di analisi, progettazione dellevoluzione del sistema.

2) Costi dei canoni delle linee PSTN Poiché il costo del canone di ogni linea PSTN è fissato dagli operatori (Authority TLC – convenzione Consip), la riduzione della relativa spesa si ottiene solo portando al minimo il n° di linee. Un unico sistema telefonico in rete, ben dimensionato e configurato, permette di minimizzare il numero di linee grazie a: - condivisione delle linee da parte di tutta lutenza - ottimizzazone delle regole e dei percorsi interni tra le sedi per il traffico voce in ingresso e in uscita dallAteneo - ottimizzazione della dislocazione fisica delle linee entranti/uscenti tra le sedi.

Nel 2007, nuova convenzione Consip (Fastweb), il costo del canone per linea è aumentato del 23,4 %

Nel 2007, nuova convenzione Consip (Fastweb), il costo delle tariffe di traffico sono diminuite in media di oltre il 50% (urbane e nazionali) e di circa il 30 % (internazionali)

Diminuzione della spesa del traffico telefonico a fronte dellaumento dellutenza

- Adesione alle convenzioni Consip fin dallinizio, fine del 2000 (tariffe molto favorevoli). - Dallinizio del 2002, con cadenza trimestrale, ai responsabili di ogni struttura e allAmministrazione sono forniti i tabulati dettagliati delle spese relative al traffico telefonico dei singoli interni della struttura e i relativi grafici statistici sullandamento del traffico e della spesa (monitoring della spesa). - Nel corso del 2003 sono stati introdotti i codici personali per bloccare lapparecchio telefonico con varie modalità di utilizzo (limitazione della spesa soprattutto nelle zone comuni). - Sempre nel corso del 2003 è stata introdotta una nuova tipologia di abilitazione alle chiamate che blocca le chiamate ai cellulari, ma permette le telefonate internazionali (sicuramente utile per i fax). - Dal 2005 si utilizzano allinterno del sistema fonia di Ateneo dispositivi per la trasformazione del traffico fisso-mobile, costoso anche in convenzione Consip, in traffico mobile-mobile che ha una tariffa molto più bassa (scontata del il 60 % in Consip 2 - Telecom e del 52,5 % in Consip 3 - Fastweb). Interventi adottati per contenere la spesa sul traffico

Analisi del traffico (dati relativi al 2007)

Analisi spesa traffico (dati relativi al 2007)

Analisi tipo traffico (dati relativi al 2007)

Numeri anno 2007 Impianto 15 sedi geografiche (fibra / ponti radio di proprietà) 3 sedi remote (linee affittate da operatori) 3000 utenze telefoniche 6 linee da 30 canali centralizzate + 24 SIM 11 centrali tradizionali Spese (Iva inclusa) Gestione (manutenzione) ,00 Canoni linee ,70 Traffico (N. Chiamate uscenti: ) ,73 Totale / anno ,43

Stima dei costi della migrazione dellintero sistema fonia alla telefonia VoIP/IP Infrastruttura fisica di rete (geografica e cablaggio negli edifici) : 0,00 Apparati di rete (livello core/distribuzione) : 0,00 Aggiunta porte Power Over Ethernet sugli apparati di rete LAN (livello accesso) : circa 125,00 per porta ,00 per 3000 utenze Estensione h/w e s/w per la gestione VoIP (gateway/gatekeeper) : dipende dalle scelte Terminali VoIP: 100,00 cad ,00 per 3000 utenze Aggiunta gruppi di continuità in tutti I locali tecnici (il funzionamento dei telefoni tradizionali è assicurato da UPS collegati ai centralini) : dipende dal dimensionamento Costi di formazione del personale: 0,00 (tecnologia già utilizzata)

Risparmi sulla spesa telefonica rispetto al sistema attuale spesa per il traffico telefonico verso lesterno dellAteneo: nel breve periodo quasi inalterato (sarebbero a costo 0 le chiamate esterne verso utenti VoIP, attualmente poco numerosi, rimarrebero invariati i costi per le altre tipologie) spesa per i canoni delle linee PSTN: nel breve periodo quasi inalterato (potrà diminuire il n° di linee quando la gran parte delle chiamate esterne sarà verso utenti VoIP) costi di gestione del sistema: inalterati (tutte le attività sono svolte già oggi completamente da personale interno)

Sviluppi futuri Da anni lAteneo investe nellinfrastruttura passiva (cablaggio) e attiva (apparati) della rete dati in vista della convergenza del traffico video- voce-dati Dal 2005, non essendo più strategico acquisire nuovi PABX tradizionali, il sistema fonia è stato esteso alle nuove sedi tramite telefonia IP/VoIP, mantenendo integrazione di gestione del sistema e di servizi allutenza. Questa tendenza sarà mantenuta ed ampliata in futuro La convivenza di telefonia IP/VoIP con quella tradizionale proseguirà probabilmente ancora per qualche anno e comunque fintanto che linvestimento iniziale, ad oggi ancora piuttosto rilevante, relativo alla migrazione completa verso la telefonia IP/VoIP sarà giustificato dal risparmio della spesa telefonica corrente (traffico, canoni, spese di gestione). Si sottolinea che le centrali telefoniche tradizionali, sebbene tecnologicamente superate, offrono tuttora servizi avanzati allutenza, hanno una vita media elevata, una bassa frequenza di guasti e comportano modeste spese di gestione (know-how interno)