Il sistema archivistico di Ateneo Università degli Studi di Padova Archivio Generale di Ateneo Il sistema archivistico di Ateneo Padova, 20 aprile 2005

I punti salienti del “Progetto Archivi” (1995) Eliminazione dell’organizzazione a silos Accensione dei fari sugli archivi Idee e realizzazioni, non slogan Strategie, non tattiche Rapporto con gli informatici paritario Revisione sistematica senza barriere ideologiche Fare Sapere Saper fare Saper far fare Far sapere

L’idea principale: l’archivio è unico Un differenziamento degli archivi in storici e non storici, o non ancora storici, o semplicemente amministrativi, è dunque inconcepibile, al punto da doverne ripudiare perfino la nomenclatura Antonio Panella, 1938

Unicità dell’archivio Esiste una impossibilità di differenziare teoricamente l’ufficio di protocollo dall’archivio, l’archivio corrente da quello di deposito: tutto è semplicemente archivio. Giorgio Cencetti, 1939

L’archivio è unico T.A.R. Toscana sez. II, 25 settembre 1997, n. 653 La tutela apprestata dall’ordinamento per gli atti degli archivi ritenuti di notevole interesse storico prescinde dalla possibile distinzione degli archivi in archivi storici, di deposito e correnti, in quanto l’attenzione del legislatore, al di là della datazione e dell’utilizzazione attuale o meno dell’archivio, si concentra sul complesso degli atti - o su taluno di essi - in funzione della capacità dei medesimi di costituire una rilevante testimonianza storica. Soc. Sip c. Sovrintendente archivistico Toscana e altro T.A.R. 1997,I,4017

Le tre età dei documenti Protocollo e Archivio corrente Affari in corso di trattazione Archivio Archivio di deposito Affari esauriti entro i 40 anni Gestione dei flussi documentali Archivio storico Affari esauriti da oltre 40 anni, dopo le operazioni di selezione N.B. L’archivio è unico: universitas rerum ex distantibus

Tre massime da tenere in tasca Punta a conquistare la luna. Se non ci sarai riuscito, avrai vagabondato tra le stelle Non prenderti mai troppo sul serio Divisi cadiamo

… un problema di metodo Bisogna normalizzare e coinvolgere enti produttori simili Non è vero che ogni “archivio fa storia a sé”: la fa solo quando l’archivio non gode di una direzione archivistica e gli standard non vengono applicati Confrontarsi con gli standard impone: Capacità di confronto Fatica e critiche

… un’ultima attività: inseguire, anzi precedere il …

Il formaggio Nasofino Trottolino Ridolino Tentenna

Gli effetti più importanti del “Progetto Archivi” Un titolario in Gazzetta ufficiale 100 anni dopo l’Astengo 4 Conferenze organizzative e 3 seminari Produzione di strumenti innovativi (manuali e voci di indice) Regolamenti, titolari, massimari preceduti da studi La linea dell’arco Linee guida per l’anagrafica Massimario e prontuario di selezione Profili archivistici del protocollo informatico Contributo alla teoria archivistica Allegati Protocollo differito Scelta di software già presenti e non il Gioco dell’Oca Docflow prima di 3Dinformatica - e Arianna Studio del linguaggio degli informatici

bit : byte = documento : fascicolo L’equazione per dialogare meglio bit : byte = documento : fascicolo L’errore perenne, anche del legislatore di taglio informatico: focalizzazione/polarizzazione sulle informazioni!

Veneziarchivi 1 - Ca’ Foscari I progetti archivistici EuroTitulus Titulus Organi Titulus Caronte PROGETTO ARCHIVI Ad Personam Titulus 97 JhsiV 99 Thesis 99 Universitas Rerum Siciliarchivi Veneziarchivi 1 - Ca’ Foscari In Itinere Veneziarchivi 2 - IUAV Manuale di gestione eXtra Giuliarchivi Pugliarchivi Cartesio

Al progetto Titulus 97 hanno aderito 54 Atenei italiani

Le due definizioni di Titulus 97 Titulus 97 (standard) Standard archivistico universitario adottato da una rete estesa di atenei italiani mediante l’utilizzo di un titolario di classificazione normalizzato, nonché mediante la condivisione di una filosofia e di una metodologia di gestione di un archivio universitario. Titulus 97 (software) Software adottato nell’ambito del sistema per la gestione informatica dei documenti, realizzato dalla software house 3D Informatica srl sulla base delle specifiche dettate dagli atenei aderenti allo standard archivistico.

al sistema archivistico universitario nazionale? Cosa manca al sistema archivistico universitario nazionale? Adeguamento del Regolamento del 1997 alla normativa sui beni culturali e sulla documentazione amministrativa Revisione (e semplificazione) delle voci di indice Redazione di un Thesaurus delle voci di indice Individuazione della normativa di riferimento per ogni tipologia documentaria Revisione della Tabella dei procedimenti amministrativi e degli affari / attività Individuazione degli oggetti più frequenti di documenti e fascicoli Redazione del Massimario e del Prontuario di selezione

Il progetto 2005 Revisione e semplificazione delle voci di indice Adeguamento del Regolamento del 1997 D.lgvo 490/1999 e DPR 445/2000 Thesaurus delle voci di indice Normativa di riferimento per ogni tipologia documentaria Testo unico sulla documentazione amministrativa universitaria Revisione Tabella dei procedimenti e degli affari/attività) Redazione del Massimario e prontuario di selezione delle unità archivistiche Individuazione degli oggetti più frequenti di documenti e fascicoli

Verso Titulus 97 (ver. 3.0) XML Interoperabilità Gestione dei fascicoli degli studenti Gestione degli oggetti Controllo ortografico Visualizzazione oggetti più frequenti Gestione dell’archivio di deposito Selezione dei documenti Gestione camicia

Università degli Studi di Padova Università degli Studi di Pavia Università Iuav di Venezia Alma Mater Studiorum Università di Bologna Il Manuale di gestione del protocollo informatico versione 2.0 Venezia IUAV, 19 aprile 2005

Titulus Caronte (ex Medium) Gestione dell’archivio di deposito Selezione dei documenti Elenchi di trasferimento e versamento Georeferenziazione Stretta connessione, fino alla semi-identificazione con il sistema di gestione dell’Archivio corrente Il repertorio dei fascicoli cardine del sistema Proiezione sull’Archivio storico Costruzione di un Archivio di deposito

Da così...

Icona I.nformatizzazione delle CO.llezioni di immagiN.i di A.teneo

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Il concetto di “squadra” Condividendo gli stessi obiettivi, enunciati con coerenza, persone assolutamente normali raggiungono risultati straordinari.                                 (Kenneth Blanchard) Non Superman, ma... È lo stravolgimento del project management!

Lavorare sempre insieme, per obiettivi concreti e misurabili con persone capaci...