COMUNE DELLA SPEZIA Sportello Unico per le Imprese Dalla burocrazia allinformazione attraverso la semplificazione - Il caso dello Sportello unico della Spezia - Riflessioni, opportunità, progetti Savona 5 dicembre 2002

I nuovi principi introdotti dalla legge n. 59/97 principio di sussidiarietà principio di completezza principio di efficienza e di economicità principio di cooperazione principio di responsabilità e di unicità principio di omogeneità principio di adeguatezza principio di differenziazione principio di copertura finanziaria principio di autonomia organizzativa e regolamentare COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese

Localizzazione Realizzazione Ristrutturazione Ampliamento Cessazione Riattivazione Riconversione Esecuzione di opere interne Rilocalizzazione degli impianti produttivi di beni e di servizi LE COMPENTENZE DELLO SPORTELLO UNICO COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese

Un nuovo punto di vista… quello dello Sportello Cosa dobbiamo essere: ricercatori delle procedure più semplici e più brevi coloro che creano e favoriscono lambiente ottimale per incentivare o favorire lo sviluppo economico locale coordinatori del lavoro tra Enti, Servizi e Uffici che sono competenti per gli aspetti subprocedimentali o procedimentali di quanto richiesto dallimprenditore recettori sensibili alle necessità dellimpresa motore del procedimento soggetti trasparenti nei modi e nelle forme del procedimento acceleratori di tempi del procedimento Cosa siamo unica interfaccia della P.A. con limpresa Cosa non siamo burocrati COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese

I PENSIERI DELLIMPRENDITORE Devo verificare la destinazione duso dei locali, poi…. … se la zona acustica è adatta... … se i motori elettrici sono più o meno potenti di …. … se eseguo saldature, o se ho macchinari che producono emissioni in atmosfera... … se deposito temporaneamente i rifiuti da qualche parte... … se gli scarichi sono in fognatura o in corpo idrico, se sono autorizzati. E poi, sarò industria insalubre? Mi ci vorrà il Certificato di Prevenzione Incendi? COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese

Con lo Sportello Unico limprenditore non deve più inventarsi che cosa gli può essere richiesto. Cè la possibilità di una Conferenza di Servizi preliminare che provvede a tutto ciò! LE SOLUZIONI PER LIMPRENDITORE Ora ho trovato: un unico interlocutore un unico procedimento un unico provvedimento COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese

LE FUNZIONI DELLO SPORTELLO UNICO Promozione e sviluppo del territorio Marketing territoriale Autocertificazione Conferenze di Servizi Semplificazione amministrativa Ho un sogno. Voglio aprire una carpenteria ma… ci riuscirò con tutte queste scartoffie?

COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese COME SI ORGANIZZA LO SPORTELLO? Una proposta di impostazione organizzativa dello Sportello Unico come: coordinatore stabilisce con limpresa un rapporto semplice e chiaro e si pone come primo obiettivo la soddisfazione delle necessità complessive dellutente informatore fornisce le indicazioni di carattere normativo e amministrativo sul procedimento che si intende avviare consulente verifica il tipo di richiesta e indica già in termini generali gli adempimenti che dovranno essere effettuati per consentire lavvio del procedimento di Sportello promotore coadiuva gli altri servizi nella promozione dellimmagine del territorio

COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese COME SI REALIZZA UNO SPORTELLO? Gli aspetti da prevedere sono: logistica: facile raggiungibilità, assenza di barriere architettoniche, pos- sibilità di posteggio nelle vicinanze, realizzazione di un luogo accogliente normativa: acquisizione di una banca dati normativa sui principali pro- cedimenti analisi: studio dellorganizzazione interna del Comune e dei flussi di tras- missione delle informazioni e dei dati promozione: coadiuva gli altri servizi nella promozione dellimmagine del territorio semplificazione e buone prassi: analisi dei procedimenti e degli endo- procedimenti al fine di ridurre costantemente le duplicazioni ed i rallenta- menti nella definizione di ciascun endoprocedimento coinvolgimento: è necessario organizzare incontri con i responsabili degli uffici e dei servizi, con i referenti esterni, con le Associazioni di Categoria, gli Ordini e gli Albi professionali per individuare le migliori forme di inter- relazione ed accentuare lo spirito di collaborazione e condivisione degli scopi

COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese I RISCHI DELLO SPORTELLISTA Un costante monitoraggio delle attività deve essere rivolto a situazioni critiche di introflessione della Struttura verso situazioni patologiche del tipo: logica delladempimento: ci limitiamo solo a raccogliere la domanda, cioè facciamo i passacarte effetto annuncio: abbiamo solo mostrato unimmagine di quello che avremmo voluto essere senza in realtà esserlo attese non realistiche: abbiamo pensato che linformatica risolva tutto senza in realtà effettuare lacquisizione delle informazioni preliminari e senza avere seguito la gestione costante degli strumenti informatici e dimenticando limprescindibile rapporto personale lettura burocratica: abbiamo perso il pragmatismo e lattenzione al risultato perché ci siamo irrigiditi nelle nostre prassi amministrative

COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese ISCRIZIONE DI IMPRESA ARTIGIANA (PROGETTO FILO DI ARIANNA) Ricevimento richiesta iscrizione o cancellazione alla CCIAA Invio rapporto da CCIAA al Comune Servizio Attività Produttive Il Servizio Attività Produttive invia il rapporto al Corpo Polizia Municipale Il Corpo di P.M. invita lartigiano a presentarsi c/o Comando Lartigiano compila il questionario Il Corpo P.M. invia il questionario alle Attività Produttive Il Servizio Attività Produttive invia il questionario alla CCIAA Iscrizione o cancellazione Procedimento ante sportelloProcedimento innovativo Lartigiano presenta, contestualmen- te alla domanda di iscrizione o can- cellazione unautocertificazione. In quella di iscrizione fornisce notizie utili a testimoniare lesistenza del- limpresa anche ai fini del rilascio di autorizzazioni comunali (aut. Motori, classificazione industria insalubre, emissioni in atmosfera, ecc.) Il Corpo di P.M. riceve le autocertifi- cazioni e compie dei sopralluoghi a campione Iscrizione o cancellazione

COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese LAZIONE COSTANTE DELLO SPORTELLO Salvaguardare lequilibrio costi/benefici: occorre sopprimere le fasi inutili o superflue del procedimento ma anche verificare se gli oneri e le spese richieste a vario titolo possano essere in qualche modo ridotte o accorpate Incrementare la cultura della qualità e della responsabilità Costruire e mantenere una rete che ottimizzi le relazioni interorganizzative e interpersonali Fornire al cittadino/imprenditore risposte complete e adeguate Impegno costante a comprendere le necessità del cittadino/imprenditore, facilitarne laccesso al servizio, informarlo e orientarlo, accertarsi del suo soddisfacimento

COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese I MODELLI ORGANIZZATIVI Assicura il dialogo cittadino/Amm.ne Garantisce limpulso del procedimento Regola lattività degli uffici Assicura il dialogo cittadino/Amm.ne Garantisce limpulso del procedimento Regola lattività degli uffici + Ha risorse organizzative proprie Ha competenze tecniche proprie ???

PROCEDIMENTO MEDIANTE AUTOCERTIFICAZIONE E SILENZIO ASSENSO COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese presentazione della domanda corredata di autocertificazione sottoscritta da tecnico abilitato immissione della domanda nellarchivio informatico entro 30 gg. richiesta di eventuali integrazioni Per 15 gg. possibilità di eventuali osservazioni (fase eventuale della Procura) entro 90 gg. la realizzazione del progetto sintende consentita se la Struttura non comunica il diniego limpresa deve comunicare linizio dei lavori

PROCEDIMENTO MEDIANTE CONFERENZA DEI SERVIZI COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese presentazione istanza corredata di relazione delle opere e delle attività da realizzare e del loro rapporto con gli strumenti di pianificazione territoriale ed urbanistica con le normative in materia ambientale, sanitaria e di sicurezza e degli impianti immissione nellarchivio informatico entro 15 gg. convocazione della conferenza referente (informazione al Sindaco in caso di variante) affissione allAlbo Pretorio e idonea divulgazione eventuali osservazioni devono pervenire entro 15 gg. conferenza referente entro 15gg. la Struttura può richiedere integrazione di documenti ed ha la facoltà di sospendere, per una sola volta, il procedimento per un massimo di 30 gg. Entro 90 gg. il procedimento è concluso con conferenza deliberante (entro 180 gg. se è occorsa V.I.A. entro 150 gg. se è occorsa la variante PUC)

Realizzazione magazzino allingrosso - Scansione dei tempi procedurali – Presentata allo Sportello Unico richiesta di autorizzazione corredata di progetto – Convocazione conferenza dei servizi referente per il giorno con contestuale invio della documentazione prodotta dalla Società interessata, ai seguenti Enti e uffici Provincia - Servizio Urbanistica Servizio Difesa del suolo SALT ENEL TELECOM A.U.S.L. VV.F. Comune – Servizio Programmazione Territoriale Servizio Edilizia U.O. Mobilità U.O. Sportello Unico per le Imprese Un caso concreto di procedimento COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese

Un caso concreto di procedimento – Pubblicazione allalbo pretorio per 20 gg.– Inserimento Sito Internet – Riunione conferenza referente per lesame del progetto Dallillustrazione del progetto da parte del progettista emerge la necessità di integrare lo stesso con la documentazione che viene richiesta seduta stante, (alla Conferenza sono presenti listante ed il progettista) nonché lesistenza di variante al PRG. Prima della conferenza deliberante dovrà essere acquisito pertanto lassenso del C.C. sul progetto di variante allo S.U.A. comprensivo di variante connessa – Il progettista presenta progetto integrato solo parzialmente – Viene data comunicazione al progettista in ordine alla occorrenti integrazioni – Approvata variante al S.U.A. comprensivo di variante connessa da parte del C.C. COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese

– Sollecitata allImpresa e al Progettista la presentazione di tutte le occorrenti integrazioni al progetto – Convocata Conferenza dei servizi interna per il – Ulteriore sollecito integrazione documentazione – Avviso di deposito del progetto e degli atti della conferenza pubblicato allAlbo Pretorio, sul quotidiano Il Secolo XIX e al sito Internet – Parere negativo del Servizio Ambiente per documentazione ancora carente, Parere Favorevole Servizio Mobilità, Edilizia e Infrastrutture Stradali – Trasmissione agli Enti interessati della documentazione integrativa (ancora carente) e comunicazione, allinteressato e al progettista in ordine ai tempi di conclusione del procedimento – Dichiarazione Servizio Archivio che non sono state presentate osservazioni entro il termine. Un caso concreto di procedimento COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese

– Presentata relazione tecnica in ordine alla valutazione del campo elettrico presso linea elettrica aerea ad alta tensione come da richiesta Servizio Ambiente – Parere Favorevole Servizio Ambiente a seguito integrazioni documentali – Conferenza deliberante – Procedimento concluso entro i termini previsti dal D.P.R. n. 447/ – Inviato Piano delle emergenze a Servizio Infrastrutture Stradali – Invio verbale via e- mail e per posta tradizionale con allegati pareri e prescrizioni degli Enti coinvolti nel procedimento. Un caso concreto di procedimento COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese

Il VERO iter della CONFERENZA DEI SERVIZI ovvero: Come coinvolgere Enti, progettisti e imprese il ruolo di tutor Ricezione della pratica Verifica degli Enti e dei controinteressati da coinvolgere Redazione delle convocazioni Invio delle convocazioni alla Conferenza Conferenza in sede referente Giro di telefonate per ricordare la data di convocazione sollecito pareri agli Enti degli assenti sollecito documenti allimpresa Ricezione degli eventuali atti o memorie da controinteressati non coinvolti Eventuale sospensione (max 30 gg.) Invio degli eventuali ulteriori pareri allimprenditore Ricezione della documentazione attestante lattuazione di quanto richiesto dalla Conferenza Redazione delle convocazioni Invio delle convocazioni alla Conferenza Giro di telefonate per ricordare la data di convocazione Stesura ed invio verbale Sollecito documenti allimpresa Procedimento concluso ricezione dei pareri da parte degli Enti assenti Conferenza in sede deliberante Invio verbale COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese

IL RUOLO DEL TUTOR ovvero le sue attività Comprendere le esigenze del cliente (bisogna cercare di capire anche quelle date per scontate o apparentemente meno rilevanti) Garantire laccesso immediato alle informazioni necessarie, anche se queste sono tecnico-professionali e per le quali si devono contattare altri colleghi Coordinare costantemente i rapporti con i servizi interni e le conferenze che si attivano con loro Presidiare costantemente lavanzamento della pratica Accertare se il servizio prestato è stato adeguato alle aspettative del cittadino/imprenditore

Il dialogo on line con la P.A. cancella gli impedimenti burocratici Lo Sportello si sovrappone ad altri uffici comunali e rischia di diventare un passaggio burocratico in più Linformatica, di cui si avvale lo Sportello, sconfiggerà le resistenze personali e di potere LE SIRENE DELLO SPORTELLO VIRTUALE COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese FALSO Perché il rapporto verbale è ancora più veloce ed efficace per evidenziare i bisogni FALSO Perché gli impedimenti scompaiono solo se semplificazione e buon senso aiutano gli imprenditori VERO se gli Amministratori non hanno investito nello sportello i poteri burocratici non sono disposti a mettersi in gioco e ad innovarsi i tecnici consulenti delle imprese non sono disponibili a cambiare le abitudini FALSO se non cè unadegauta formazione del personale FONTE: Claudio Facchini

La realtà virtuale in Liguria COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese Sportelli associati privi di strumenti informatici e WEB Sportelli già dotati di strumenti informatici e WEB DATASIELDATASIEL Assistenza: -organizzativa - informatica -nella formazione Fornitura di: - procedure informatizzate di gestione -strumenti WEB Fornitura di: - procedure informatizzate di gestione -Ulteriore pagina di accesso WEB

I servizi che lo Sportello offre agli imprenditori, od aspiranti tali, sono: convenzioni con Associazioni di categoria degli artigiani convenzioni con Enti e Aziende sito WEB pubblicazioni specifiche sinergie con U.R.P. informazione/comunicazione anche attraverso il coordinamento con gli altri Servizi e con gli Enti esterni gestione dei procedimenti e rilascio del provvedimento finale SERVIZI OFFERTI DALLO SPORTELLO UNICO PER LE IMPRESE COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese

Ai fini di divulgazione dei servizi resi dallo Sportello particolare atten- zione è stata dedicata alla realizzazione del sito Internet dedicato, costantemen- te aggiornato ed ampliato, segnalato da ANCITEL nella propria Home page, dal- lURP degli URP e dal quotidiano La Nazione. Il nostro Sportello Unico è infatti accessibile anche allindirizzo: indice.htm che consente agli imprenditori di rivolgersi alla Struttura in forma telematica sia per lottenimento della modulistica e delle necessarie informazioni sui procedimenti sia inviando quesiti alla casella di posta elettronica ( ) che vengono inseriti nella cartella FAQ al fine di condivisione delle informazioni, consente altresì di inviare segnalazioni in ordine ad aspetti della realtà impren- ditoriale che il navigatore desideri vengano sviluppati nel sito. Sito WEB COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese

Al fine di valorizzare il ruolo del Comune quale propulsore delleco- nomia locale occorre che vengano messi a fuoco gli aspetti su cui intervenire per consentire alle imprese di raggiungere obiettivi qualitativi e quantitativi ottimali. In tale prospettiva è necessario che lo stesso Ente pubblico si met- ta in discussione chiedendo ai cittadini che frequentano lo Sportello di valu- tarne le prestazioni in modo che vi possa essere una attenta e costante ri- sposta ai servizi resi disponibili. I metodi di indagine normalmente seguiti sono: analisi diretta, che avviene al momento dellincontro elaborazione delle schede di rilevazione redatte per ogni incontro risposte al questionario inserito in rete domande o valutazioni presentate via dai navigatori Customer satisfaction COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese

I nostri progetti futuri… Stage di formazione ed informazione per studenti del 4° anno di Istituti Tecnici Commerciali Protocollo dintesa con il collegio dei Geometri per un ampliamento del front office Stage di tirocinio per geometri Progetto semplificazione dei procedimenti Sito WEB per una pagina virtuale sempre più chiara e leggibile Aggiornamento costante Vademecum Fare qualità (carta dei servizi) COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese

COMUNE EDLLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese Fig. 1

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…e ora iniziamo le simulazioni… buon lavoro COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese

Comparazione tra i procedimenti COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese carpenteriacarrozzeriacentro revisionifalegnameria Verifica destinazione duso dei locali e delleventuale titolo edilizio Verifica se linsediamento avviene in zona esondabile Verifica distanze da autostrade, strade, ferrovia (se manufatto di nuova realizzazione) Classificazione industria insalubre e verifica della compatibilità con la localizzazione prevista Relazione previsionale di impatto acustico e verifica della compatibilità con la zonizzazione acustica Autorizzazione agli scarichi con le conseguenti valutazioni relative allaspetto assimilate alle domestiche/industriali e in fognatura/in corpo idrico Comunicazione messa a terra dellimpianto elettrico (obbligatoria con almeno 1 dipendente) Coinvolgimento del Servizio di Prevenzione Sanitaria sui luoghi di lavoro (obbligatorio con almeno 3 dipendenti) Autorizzazioni in materia di Prevenzione Incendi Denuncia impianti di sollevamento materiali (oltre 200 Kg.)

Comparazione tra i procedimenti COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese carpenteriacarrozzeriacentro revisionifalegnameria Autorizzazione in via generale alle emis- sioni in atmosfera per operazioni di sgrassaggio super- ficiale dei metalli Autorizzazione in via generale alle emissioni in atmosfera per attività di saldatura e ta- glio termico di oggetti e superfici metalliche autoveicoli Autorizzazione in via generale alle emis- sioni in atmosfera per impianti di ripa- razione carrozzerie autoveicoli Autorizzazione in via generale alle emissioni in atmosfera per impianti per la verniciatura di oggetti vari in metallo e vetro

Comparazione tra i procedimenti COMUNE DELLA SPEZIA – Sportello Unico per le Imprese carpenteriacarrozzeriacentro revisionifalegnameria Autorizzazione in via generale alle emis- sioni in atmosfera per impianti adibiti alla produzione di mobili, oggetti, imballaggi, prodotti semifiniti in materia- le a base di legno Autorizzazione in via generale alle emis- sioni in atmosfera per lavorazioni con utilizzo mastici e colle Autorizzazione ordi- naria alle emissioni in atmosfera