Gestione documenti La funzione principale di MOSAICO è il trattamento documenti. Grazie ad una corretta configurazione dellanagrafica documenti e causali, lutente di Mosaico sarà in grado di gestire innumerevoli situazioni operative della sua attività.

Inserimento di nuovi documenti Ogni volta che un documento (fattura passiva, ddt, nota credito, parcella, bolletta) viene ricevuto dobbiamo inserirlo in archivio per poterlo memorizzare. Quando invece dobbiamo emettere un documento (fattura attiva, ddt, ordine, preventivo, buono produzione, lavorazione conto terzi) dobbiamo inserirlo in archivio per poterlo stampare e memorizzare. In base alle impostazioni del tipo di documento che andremo a inserire in memoria il programma eseguirà o no alcune operazioni automatizzate come la generazione delle date di incasso/pagamento e la movimentazione del magazzino.

Al fine di velocizzare e semplificare l'apprendimento della gestione dei documenti è stata predisposta un'unica schermata che consente la memorizzazione e stampa di tutti i tipi di documento. Stiamo parlando del "Document Wizard" ("il mago del documento"), lo strumento che si utilizza in MOSAICO per memorizzare i documenti.

Per richiamarlo occorre cliccare su Nuovo doc. nel menu principale o premere F3 sulla tastiera. La funzione principale del "Wizard" è quella di guidare lutente nella compilazione dei documenti con una sequenza di pochi passi predefiniti, mostrando di volta in volta solo i campi da compilare o confermare per il raggiungimento dellobiettivo.

Soggetto Causale e Tipo documento Destinazione Trasporto Pagamento Dettaglio Riepilogo A seconda dei casi i passi sono:

Ad ogni passo corrisponde una "maschera" di immissione dati, per andare al passo successivo si deve sempre cliccare su "AVANTI>>", per tornare al passo precedente si deve sempre cliccare su "<<INDIETRO". Se ad un certo punto si vuole annullare l'operazione di memorizzazione del documento si deve cliccare su "Annulla". Al termine della memorizzazione del documento, se si vuole confermare l'immissione dati e memorizzare effettivamente il documento in archivio si deve cliccare su "Fine".

Analizziamo i passi uno ad uno nel caso in cui dovessimo registrare una fattura passiva… Il primo è "Soggetto", nel quale dobbiamo selezionare il fornitore al quale si riferisce il documento. Cliccando su "Avanti>>" si passa a: Causale e Tipo Documento.

La causale e il tipo del documento vengono "suggeriti" dal programma in base alle impostazioni del tipo soggetto selezionato, ad esempio, se il soggetto è un cliente la causale "Vendita all'ingrosso" sarà automaticamente selezionata, con il documento "Fattura accompagnatoria...". E' possibile selezionare comunque una causale ed un tipo documento appropriati per l'occasione: si può anche verificare che il documento non sia già inserito.

Selezionata la causale e il relativo documento cliccando su "Avanti >>" si passa a "Destinazione". Le caselle "Ragione sociale merce, Indirizzo Merce, ecc." vanno compilate solo per i documenti attivi (fatture accompagnatorie a cliente, ddt, ecc) e consentono di far stampare la reale destinazione della merce nel documento in caso differisca dallintestazione. Cliccando su "Avanti >>" passiamo alla sezione "Trasporto":

Questa sezione viene presa in considerazione solo per quei documenti che in qualche modo movimentano il magazzino con gli articoli che verranno inseriti nel dettaglio. E' fondamentale verificare l'esatta impostazione di "Deposito entrata merce" e "Deposito uscita merce" evitando così movimentazioni errate dei magazzini. Gli articoli movimentati verranno "caricati" nel "deposito entrata merce" e "scaricati" dal "deposito uscita merce", va da se che per documenti di carico dovremo selezionare il deposito nella casella "deposito entrata merce" e per i documenti di scarico dovremo invece selezionare il deposito nella casella "deposito uscita merce". Per i documenti cosiddetti di "spostamento" invece potremo selezionare il deposito di partenza nella casella "Deposito uscita merce" e il deposito di arrivo nella casella Le altre caselle possono essere lasciate in bianco, il documento verrà comunque stampato lasciando gli spazi per inserire i dati a mano. Cliccando su "Avanti >>" passiamo alla sezione "Pagamento":

Per selezionare la modalità di pagamento, cliccare sulla freccia verso il basso a lato della relativa casella e selezionare la dicitura appropriata. "Spese bancarie" e "Spese varie" possono indicare gli importi di tali spese che verranno utilizzati per il calcolo degli imponibili. Banca documento" indica la banca mediante la quale viene effettuato il pagamento, verrà utilizzato per la stampa. "Agente" fa riferimento all'agente che effettua la vendita, potrà essere utile in seguito per ricavare le provvigioni spettanti all'agente indicato. "Esenzione IVA" se compilato fa sì che venga utilizzata una particolare aliquota per la fatturazione e che in stampa venga indicato il "Testo esenzione IVA". In ultimo abbiamo le "Note" da utilizzare a piacimento, non ci sono limiti fisici di spazio ma occorre tenere conto che lo spazio in stampa non è illimitato. Cliccando su "Avanti >>" passiamo al "Dettaglio":

La sezione "dettaglio" da modo di inserire le righe di dettaglio del documento specificando riga per riga articolo, descrizione, unità di misura, quantità, prezzo unitario, sconti, e Iva. Ogni articolo viene identificato da un codice "interno", un codice "fornitore" e un codice "etichetta", nell'esempio non vediamo il codice "fornitore" perché nella configurazione del documento in questione si era scelto di non visualizzarlo. Digitando il codice "interno", viene cercato in anagrafica l'articolo corrispondente e se trovato vengono compilati i restanti campi con le informazioni trovate. Cliccando su "Avanti" passiamo al "Riepilogo":

La schermata di "Riepilogo" presenta tutte le informazioni necessarie per il completamento della memorizzazione del documento. E importante verificare la data (viene inserita automaticamente la data corrente) e il numero del documento (anch'esso proposto in automatico in base al numeratore documenti). Vengono anche visualizzate le scadenze generate in automatico e il conteggio dellIva accumulata per aliquota. Ultimi ma non meno importanti sono gli "Importi documento".E' possibile anche inserire uno sconto finale in percentuale o in valore e un acconto che verrà poi defalcato dal totale documento per rigenerare le scadenze. Una volta controllati tutti i dati cliccando su "Fine" confermiamo l'inserimento del documento.