PROGETTO REGIONALE LA RACCOLTA DEI DATI E IL FUNZIONAMENTO DELLA RETE Registrazione delle deviazioni rispetto agli standard Modello semplice – modello cartaceo P. Zuin Servizio Infermieristico AOU Policlinico di Modena

L’ESPERIENZA DEL POLICLINICO DI MODENA Inizio sperimentazione checklist oms - novembre 2008 La checklist è divisa in tre fasi ognuna corrispondente ad un determinato periodo di tempo nel flusso normale di una procedura. In questa checklist Non c’è la rilevazione del piano per la profilassi del tromboembolismo post-operatorio. Per associare la check al pz e all’intervento specifico l’inf appone il barcode identificativo del pz in modo da creare un legame univoco tra pz e cl

PIANO DI IMPLEMENTAZIONE LOCALE Obiettivo principale è modificare i comportamenti in modo efficace ma anche sostenibile, tenendo conto delle barriere ambientali, organizzative, professionali ed individuali Prerequisito per un’implementazione efficace è la discussione, la contestualizzazione, l’adattamento della checklist all’interno delle varie realtà La motivazione è sicuramente una leva importante per l’applicazione Come è iniziata questa sperimentazione…l’OMS suggerisce la designazione dell’infermiere di s.o, è anche l’operatore che rimane presente per tutta la seduta operatoria 3

PIANO DI IMPLEMENTAZIONE LOCALE L’approccio multidisciplinare è fondamentale e forse ancora poco praticato in quanto è ancora forte la barriera culturale e comunicativa frapposta fra le varie professioni che operano in sala operatoria E’ fondamentale la presenza della direzione ospedaliera che eserciti uno stimolo forte Seguendo l’esperienza degli otto ospedali che hanno testato la checklist e non si sono limitati a distribuirla ai propri operatori anche noi abbiamo adottato una strategia che ha previsto una serie di strumenti per la sua implementazione quali la presentazione, la consegna di documenti, utilizzo dei video, formazione Come è iniziata questa sperimentazione…l’OMS suggerisce la designazione dell’infermiere di s.o, è anche l’operatore che rimane presente per tutta la seduta operatoria 4

PIANO DI IMPLEMENTAZIONE LOCALE 1. FORMAZIONE: incontri con Direzione Sanitaria, chirurghi, anestesisti e personale infermieristico di sala al fine di diffondere le raccomandazioni dell’OMS e sensibilizzare all’uso della Surgical Safety Check List 2. DEFINIZIONE RUOLI E RESPONSABILITA’: COMPILAZIONE: è stata affidata ad un coordinatore identificandolo nella figura dell’infermiere di sala VERIFICA: Tutti e tre i professionisti dell’equipe chirurgica (chirurgo, anestesista e infermiere) sono coinvolti in questo controllo e pertanto firmano la checklist Come è iniziata questa sperimentazione…l’OMS suggerisce la designazione dell’infermiere di s.o, è anche l’operatore che rimane presente per tutta la seduta operatoria

PIANO DI IMPLEMENTAZIONE LOCALE 3. PROTOCOLLO DI SPERIMENTAZIONE: Il monitoraggio è iniziato con un’unità operativa pilota (Chirurgia Generale) seguita ad intervalli trimestrali dall’inserimento di altre tre unità operative (da maggio 2010 è stata inserita una quinta u.o.) Formazione in aula e formazione sul campo affiancando i colleghi le prime volte che utilizzano la checklist NOTA: L’estensione a diverse unità operative è stata facilitata dal fatto che il personale infermieristico ruota su più specialità Per facilitare l’applicazione sono stati individuati due infermieri che fanno da tutor ai colleghi (formazione in aula e sul campo)

PIANO DI IMPLEMENTAZIONE LOCALE 4. PROCEDURA OPERATIVA: VERIFICA E COMPILAZIONE DELLA CHECKLIST per tutti gli interventi programmati delle unità operative arruolate REGISTRAZIONE di eventuali DEVIAZIONI dallo STANDARD su una apposita scheda INSERIMENTO IN CARTELLA CLINICA della CHECKLIST ARCHIVIAZIONE nel blocco operatorio di copia della CHECKLIST e della scheda di rilevazione delle DEVIAZIONI DALLO STANDARD INSERIMENTO delle DEVIAZIONI nel database informatizzato e invio dati alla Direzione Sanitaria

Esempio di Deviazioni Dallo Standard SIGN IN: Esempio di Deviazioni Dallo Standard ITEM CONFERMA DEL PAZIENTE: Mancanza braccialetto identificativo Braccialetto non conforme Mancanza del barcode/nosologico del paziente Mancanza / errata documentazione del paziente Dati anagrafici non corrispondenti alla lista È stato creato per ogni item un set di deviazioni in relazione alle principali e più frequenti riscontrate

REPORT MENSILE DEVIAZIONI Si è elaborato un report che specifico per ogni u.o. coinvolta, colleghi il tipo di intervento eseguito, la deviazione riscontrata e il pz coinvolto. Tale report viene periodicamente aggiornato e inviato al c.d.g. che provvede all’analisi statistica

PUNTI DI FORZA E DI DEBOLEZZA CRITICITÀ Scarsa collaborazione da parte di alcuni chirurghi e anestesisti Conseguente demotivazione del personale infermieristico Necessità di ripetizione degli incontri formativi per richiamare l’attenzione sull’importanza della checklist VANTAGGI Identificazione quantitativa e qualitativa delle deviazioni Intervento immediato e correzione delle deviazioni e conseguente prevenzione di eventi potenzialmente a rischio per il paziente Migliora i processi di comunicazione ed il clima organizzativo del team Una scarsa collaborazione all’interno del team è stata associata ad un aumento delle complicazioni

EVOLUZIONE DEL MODELLO Gruppo di lavoro regionale per il recepimento del manuale ministeriale sulla sicurezza in chirurgia ed elaborazione del documento regionale delle raccomandazioni sulla sicurezza in chirurgia Idea sulla RETE e nascita del progetto SOS.net Con l’obiettivo generale di aumentare la sicurezza delle procedure chirurgiche attraverso la diffusione della c.l. nelle sale operatorie della regione. Il progetto intende promuovere una cooperazione e una sinergia tra le strutture e gli operatori coinvolti nell’erogazione delle procedure chirurgiche Rielaborazione della checklist e sviluppo dei moduli SSCL-776 A e SSCL -776 B

MODALITA’ OPERATIVE COMPILAZIONE a cura del coordinatore di sala 1. compilazione campi anagrafica paziente/applicazione barcode per creare un legame univoco tra paziente e checklist 2. verifica e conferma verbale con l’equipe dei 20 item 7 del SIGN IN -7 del TIME OUT – 6 del SIGN OUT

MODALITA’ OPERATIVE In ogni fase al coordinatore di controllo deve essere consentito di confermare che il team abbia completato i suoi compiti prima di passare allo step successivo Il coordinatore può e deve impedire al team di progredire alla fase successiva dell’operazione fino a quando ogni passo non sia soddisfacente E’ importante che la compilazione della checklist non sia un esercizio passivo di apposizione di un segno sui vari items. Tutti i membri del team devono partecipare attivamente In ciascuna fase è importante creare un ambiente lavorativo che faciliti il compito del coordinatore della checklist ; l’equipe operatoria deve agevolare il coordinatore nel porre le specifiche domande e fornire appropriate risposte Il tempo di compilazione si riduce all’aumentare della confidenza con lo strumento

MODALITA’ OPERATIVE 2. Nel caso in cui si verifichi una deviazione dallo standard viene utilizzato il modulo SSCL 776B 3. La tipologia di deviazione viene registrata sulla SSCL – 776B

MODALITA’ OPERATIVE 4. Ricondotta la deviazione allo standard di sicurezza viene barrato l’item corrispondente sul modulo SSCL 776 A e si procede con le verifiche

MODALITA’ OPERATIVE 5. L’originale della SSCL 776 A va in cartella (opzionale) 6. Una copia delle SSCL 776 A e B vengono archiviate nel blocco 7. Periodicamente i dati relativi alla SSCL 776 B dovranno essere inseriti nell’applicativo gestione del progetto Il punto 8 è un aspetto molto importante per dimostrare i miglioramenti nella pratica e per la diffusione e il consolidamento dell’uso della checklist 8. Restituzione periodica degli esiti tramite reportistica dinamica e momenti di audit con gli operatori

Conclusioni La checklist non è un prodotto finale ma uno strumento “intelligente” che potrà subire modifiche nel tempo Solo attraverso una condivisione “bottom up” dello strumento e della sua applicazione sarà possibile introdurlo nella pratica professionale quotidiana Come è iniziata questa sperimentazione…l’OMS suggerisce la designazione dell’infermiere di s.o, è anche l’operatore che rimane presente per tutta la seduta operatoria 19