P ETA –BETA ( UN SOFTWARE INNOVATIVO PER IL CONTROLLO DI GESTIONE DELLE P.M.I. ) Budget Controllo di Budget Piani a Medio Termine DELL’ ING.VEZIO LUCCHESI veziolucches@tiscali.it www.p-etabeta.it ( in costruzione)

ESEMPIO Esempio molto semplice di una azienda già esistente da 1 anno + quello in corso che desidera fare un controllo di Budget.

INSERIMENTO DATI ANNO PRECEDENTE Mostriamo ora un esempio concreto,anche se con poche variabili di impresa ,in modo da mettere in evidenza tutte le interrelazioni che si creano quando si incominciano ad inserire le informazioni che sono necessarie per realizzare un Budget e quindi successivamente un controllo di Budget o eventualmente un Business Plan aziendale. Supponiamo di essere all’inizio di un esercizio economico e di gestire,come proprietario o come responsabile ,una piccola o media azienda che l’anno precedente abbia chiuso il bilancio nel seguente modo: Consuntivo Anno 2007 Capitale Sociale 90.000 € Utile 10.000 € Debiti verso fornitori di m.prime 20.000 € Totale Passività 120.000 € Cassa 500 € Banche 14.500 € Crediti verso clienti Italia 75.000 € Rimanenze finali materie prime 30.000 € Totale Attività 120.000 € Questa naturalmente è una forma molto semplificata di vedere un bilancio ma ci è molto utile per capire come il programma tratta i singoli valori che partecipano al budget o business plan dell’azienda.

Previsione Anno 2008 Sempre per semplicità utilizzeremo solo una voce di costo e di ricavo congruenti con lo stato patrimoniale dell’anno precedente G F M A M G L A S O N D Acquisto m. prime 21.123 11.232 9.837 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 Rimanenze finali 11.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 m. prime Fatturato Clienti Italia 41.300 59.500 61.200 60.000 60.000 60.000 60.000 10.000 60.000 60.000 60.000 60.000 dove i primi tre mesi sono a consuntivo ,ovvero sono i consuntivi di contabilità generale aziendale.

I° BLOCCO Dati di input generali aziendali Fidi e castelletti bancari Tassi di interesse attivi e passivi Tempi pagamento clienti,fornitori Aliquote IVA Coefficienti di ammortamento.

II° BLOCCO- Dati di input previsionali economici anno in corso : Costi di produzione Costi dei prodotti venduti Costi del personale diretto ed indiretto di produzione Costo dei leasing Costi e personale di vendita Costi di pubblicità e promozione Costi e personale dei servizi generali

III° BLOCCO- Dati di input consuntivi patrimoniali anno precedente Attività Cassa ,banche Clienti Rimanenze finali materie prime semilavorati e prodotti finiti Immobilizzazioni materiali e relativo fondo di ammortamento Immobilizzazioni immateriali e relativo fondo di ammortamento Crediti diversi

IV° BLOCCO- Dati di input consuntivi patrimoniali anno precedente Passività Cassa ,banche Finanziamenti a medio lungo termine Fornitori materie prime Fornitori costo del venduto Fornitori di leasing Fornitori dei servizi di vendita Fornitori dei servizi di pubblicità e promozione Fornitori dei servizi generali Fornitori delle immobilizzazioni materiali Fornitori delle immobilizzazioni immateriali Altri debiti

V° BLOCCO – Risultati Conto Economico Parametri caratteristici aziendali di controllo Stato Patrimoniale Rating Bancario ( Basilea 2 ) Fondi e Impieghi Flusso di Cassa Calcolo degli interessi attivi/passivi aziendali

Sviluppo pratico dell’Esempio La prima cosa da fare è quella di inserire i dati patrimoniali dell’anno precedente. Per fare questo andiamo alla pagina mostrata qui di seguito,che è quella dell’Indice Analitico e clicchiamo sul bottone di “pag.36” che corrisponde alla voce “ altri debiti anno precedente “

Dopo aver cliccato sul bottone di pag Dopo aver cliccato sul bottone di pag. 36 comparirà la schermata della pagina seguente e quindi possiamo inserire i valori dell’anno precedente del : Capitale Sociale 90.000 € e Utile 10.000 € in corrispondenza della prima colonna “Consuntivo al 31 Dicembre 2007 “ Ricordandoci anche di inserire il mastro ed il Conto di contabilità Generale corrispondenti ( Nel nostro caso 111.1 ed 111.7 ) con le relative descrizione dei conti. Desideriamo far notare che è della massima importanza avere sempre una corrispondenza tra la Contabilità Generale ed il controllo di gestione.

Clicchiamo ora sul bottone “Inizio” che si trova in basso e in alto a sinistra ed il programma ci riporta alla schermata dell’ ”Indice Analitico” Dove andiamo a cercare la voce Fornitori di materie prime che è l’altra voce delle passività del Bilancio aziendale dell’anno precedente. Clicchiamo quindi sul bottone di “pag. 29” ed in modo analogo inseriamo i dati sui debiti dei fornitori di materie prime 20.000 €

Abbiamo cosi finito di inserire le voci del passivo Abbiamo cosi finito di inserire le voci del passivo. In modo del tutto analogo operiamo per le sulle voci dell’attivo ovvero Cassa e Banche per 500 e 14.500 Euro Ciccando il bottone pag. 21

ovvero anche sulle voci Clienti Italia e rimanenze finali materie prime ricordandoci sempre di inserire i corrispondenti codici di contabilità.

Ora non rimane che controllare che ci sia la quadratura tra le attività e passività inserite. Per far ciò si va al quadro riepilogativo aziendale che è il seguente :

Nel caso fossero stati inseriti erroneamente i dati relativi alle attività e passività il quadro riepilogativo avrebbe mostrato una squadratura a partire dalla colonna “Consuntivi al 31 Dicembre 2007 “ e in modo ripetitivo per tutti i mesi successivi. Cominciamo ora ad inserire i costi dell’anno in corso ovvero quelli delle materie prime. Per fare questo basta andare,come al solito cliccando sul bottone “Inizio “ , alla pagina Indice Analitico e cliccare sul bottone di pag. 10che corrisponde ai dati di Input Materie Prime,Semilavorati e rimanenze finali ed inserire i valori degli acquisti delle materie prime e rimanenze finali per i 12 mesi dell’anno 2007.

Contemporaneamente ,ritornando sempre all’indice analitico,clicchiamo sul bottone di pag. 7 comparirà la seguente schermata che definisce i tempi di pagamento ed il regime IVA del fornitore Merci c/acquisti materie prime ovvero 30 gg. f.m.d.f. ed IVA al 20 %.

Il conto economico ,per la parte che riguarda il costo di produzione ,con queste ipotesi è il seguente : bottone pag. 38

Lo stato patrimoniale per l’operazione di acquisto della materie prime sarà : bottone pag. 63 Lo stato patrimoniale tiene conto naturalmente dell’estinzione del debito di 20.000 € del 2007 in 2 tranche e dei nuovi impegni presi nel 2007.

Il Flusso di cassa per gli acquisti fatti da Gennaio 2008 in poi sarà invece il seguente ,gli esborsi per le Merci consegnate a Gennaio partono da Marzo ( 21.123 € + Iva al 20 % = 25.348 € con pagamento a 30 g.f.m.d.f. ).Il programma in automatica e sulla base delle ipotesi dei tempi di pagamento imputa ai mesi corrispondenti i pagamenti dovuti.

Invece il Flusso di cassa per i debiti pregressi ,cioè quelli derivanti dallo stato patrimoniale dell’anno precedente,è stato ipotizzato che venga pagati in parte uguali a Gennaio e Febbraio 2008 ,come se fosse stata una fornitura di Ottobre e Novembre 2007 sempre con pagamento con lo stesso tipo di pagamento. Il programma in questo caso non prevede alcun automatismo sui pagamenti e/o incassi degli anni precedenti perché troppo legati a fattori contingenti della passata vita aziendale e quindi si possono imputare ai mesi dell’anno successivo in modo del tutto indipendente.

L’IVA come si vede dal prospetto seguente risulta a debito ,e mensilmente ,il programma fa il saldo tra IVA a credito . Nel caso in cui invece l’IVA fosse stata a credito il programma non avrebbe previsto di incassarla il mese successivo ed il saldo se lo sarebbe portato a credito fino alla fine dell’anno

Come si vede dal prospetto del flusso di cassa per debiti previsti nell’anno in corso ,il pagamento dell’IVA a debito è prevista per il mese successivo. Nel caso di aziende con Iva trimestrale una piccola modifica al programma realizza questa ipotesi.

Inseriamo adesso i ricavi previsti per il 2008 Inseriamo adesso i ricavi previsti per il 2008. Analogamente a quanto già fatto clicchiamo sul bottone pag. 18e comparirà la seguente schermata :Inseriamo i valori previsti per il fatturato per i 12 mesi dell’anno. E contemporaneamente definiamo le condizioni di pagamento e l’aliquota IVA del Cliente ciccando sempre sul Bottone pag. 7Ed avremo la seguente schermata dove l’incasso dal cliente è stato ipotizzato a 30 gg.f.m.d.f. e l’IVA al 20 %

E contemporaneamente definiamo le condizioni di pagamento e l’aliquota IVA del Cliente ciccando sempre sul Bottone pag. 7. Ed avremo la seguente schermata dove l’incasso dal cliente è stato ipotizzato a 30 g.f.m.d.f. e l’IVA al 20 %

Il Conto Economico,per la parte relativa ai ricavi , è mostrato qui di seguito e si ha ciccando il bottone di pag. 18in corrispondenza dell’indice analitico

Lo Stato Patrimoniale ,per la parte clienti ,mostra a Gennaio 99 Lo Stato Patrimoniale ,per la parte clienti ,mostra a Gennaio 99.560 Euro ,che è la somma dei 41.300 € +IVA fatturati a Gennaio + I 75.000 € del 2007 detratti i 25.000 € incassati a Gennaio 2008 ovvero 41.300+8.260+75.000-25.000=99.560 €,e cosi via per i mesi successivi

Avendo ipotizzato che i 75 Avendo ipotizzato che i 75.000 € di crediti del 2007 vengano incassati in parti uguali nei primi tre mesi del 2008.

Il Flusso di Cassa mostrato qui di seguito , degli introiti dell’anno in corso , e viene evidenziato con il bottone pag. 68. Naturalmente i primi ricavi relativi a Gennaio 2008 saranno incassati ad Febbraio 2008 in quanto le condizione di pagamento del cliente prevedono i 30 g.f.m.d.f.

La schermata successiva fornisce il RATING BANCARIO AZIENDALE

Mentre la seguente evidenzia la situazione delle Fonti di Finanziamento e degli Impieghi.