IP Office: Architettura Voicemail

VM PRO/LITE - Risorse SCN Server VM PRO IP PHONES Accessi al VM da Linee , utenti analogici e digitali : utilizzano data Channels Accessi al VM da utenti IP : utilizzano VCM Channels Accessi al VM da IP Trunk (VM PRO) : utilizzano VCM Channels

IP Office VM Centralizzato Necessita di Small Community Network (SCN) Richiede 1 sola licenza VM PRO + eventuale upgrade di porte Il numero di accessi contemporanei è subordinato dal nr. di canali VM e VoIP (VCM) Servizi supportati: V.M.- functions Automatic Attendant Call recording.

VM PRO - Networked Messaging Necessita di licenza specifica cod: 182297 e licenza VM PRO per ogni nodo Abilita gli utenti a registrare, inviare e ascoltare messaggi fra VoiceMail Pro di differenti sistemi via protocollo SMTP Permette la trasferta dei messaggi ad altri sistemi Avaya tramite Avaya Interchange Supporta fino a 2000 mailboxes e 99 nodi (max 99 prefissi gestiti) Sincronizzazione fra I sistemi ogni 30 sec. (invio del messaggio alla destinazione nel sistema remoto). Avaya IP Office IP Office VoiceMail Pro Server Messaggio per utente 3000 Ext. 2000 Ext. 3000 Public or Private Network

Centralizzazione Voicemail con ACM Avaya Communication Manager con Sistema Audix o Modular Messaging Nessun VoiceMail Pro attivo su IP Office Necessita di licenza Audix VM Cod 177468 Incoming call Voicemail archivia I messaggi IP Office Q.SIG over E1/T1 or Q.SIG over IP E1 leased line o IP network C-LAN Avaya CM con Sistema Audix o Modular Messaging Sul terminale IP Office : Notifica di Message waiting sul telefono Notifica di Message waiting in Phone Manager Text message su CLI display dei telefoni analogici

Management e allarmi Attraverso la WAN Unica applicazione per il management da remoto sia di Ip Offiche che delle applicazioni Agente SNMP per allarmi Allarme superamento soglia capacità HD Attivazione remota delle applicazioni tramite license keys Es:60 = Allarme 30= Allarme critico 90= Space OK alarm Manager WAN or PSTN

IP Office: Voice Mail

Servizi Voice Mail Registrare/modificare messaggi di benvenuto personalizzati e multilingua Permettere all’interlocutore, premendo un tasto in qualsiasi momento, di trasferire la chiamata ad un numero definito (es l’operatore, la segreteria, ecc. ) Accedere al servizio VM dall’esterno (casa o cellulare) in modo automatico al riconoscimento del proprio identificativo (CLI) oppure tramite PIN modificabili dall’utente Interagire con le applicazioni Phone Manager per la gestione dei messaggi Inoltrare il messaggio a qualsiasi applicazione di posta elettronica compatibile con MAPI (Microsoft Outlook, Exchange, ecc.) come allegato .WAV. Notifica messaggio su display telefono, con ring ciclico, via Email e SMS Utilizzo del VM per l’invio di messaggi vocali di errore (es accesso a servizi non permesso come chiamate internazionali…).

Avaya IP Office - VoiceMail Lite/Pro SMS alert E-mail alert/message Segnalazioni:: LED sul proprio terminale Alert su Phone Manager E-mail con attach Voicemail Voicemail accoglie le chiamate non risposte ISDN Incoming Call E-mail alert/message at home La scelta della destinazione per la notifica (Phone Manager, LED, e-mail o SMS) permette di non perdere messaggi importanti in qualsiasi posto siate. E-mail synchronization con Integrated Messaging Pro Supporto e integrazione di sistema Intuity® per DEFINITY® VoiceMail—supporta mailbox control via Phone Manager

Avaya IP Office - VoiceMail Pro E-mail alert/message at home SMS alert E-mail alert/message Segnalazioni:: LED sul proprio terminale Alert su Phone Manager E-mail con attach Voicemail Voicemail accoglie le chiamate non risposte ISDN Incoming Call Ascolto VM Email Menù Information: Premere 0 per ascolto Premere # per altro messaggio Premere *3 per cancellare

Avaya IP Office - VoiceMail Pro E-mail alert/message at home SMS alert E-mail alert/message Segnalazioni:: LED sul proprio terminale Alert su Phone Manager E-mail con attach Voicemail Voicemail accoglie le chiamate non risposte ISDN Incoming Call Ascolto E-mail Contenuto E-mail

Phone Manager – Funzioni VM Visualizzazione messaggi giacenti Tasti di ascolto, cancellazione , riascolto e archiviazione

VM PRO – Gestione messaggi Servizio V.M. per tutti gli utenti e per tutti i gruppi 1 minuto di registrazione = 1 MB su HD Definizione della lunghezza massima dei messaggi Definizione del tempo di permanenza messaggio in memoria

IP Office: Tipologie di Messaging

Applicazione IP Office Messaging Opzioni per voice and email messaging VoiceMail Lite—Entry-level systems fornito con ogni IP Office; funzione di voice messaging e gestione call flow base ; integrazione con e-mail. Richiede P.C. VoiceMail Pro—Soluzione completa e potente, soluzione customizzable; support del call flow evoluto, auto attendant, IVR, integrazione con e-mail; integrazione con customer service; personal number remote access. Requires a PC Embedded VoiceMail—Soluzione senza PC per IP 406V2 e IP Office Small Office Edition. Messaging, call handling e auto attendant.

IP Office Messaging Lite Applicazione VoiceMail standard, risiede su un PC Windows® Si collega all’IPOffice tramite la rete LAN IP Office Messaging Lite fornisce: Accesso simultaneo a quattro utenti Capacità di registrazione dipendente dall’hard disk del computer. (~1MB per minuto) Notifica del messaggio Inoltro del messaggio Messaggi accoglienza multilingua Invio messaggio via Email

IP Office Messaging Embedded Applicazione VoiceMail standard, non richiede PC risiede su memori card Utilizzabile con Small Office IP 406V2 IP Office Messaging Embedded fornisce: Accesso simultaneo a 3(SME3VCM), 4(IPO406) e 10 canali (SME16VCM) Capacità di registrazione di 10 ore(SME) o 15 ore (IP406) Notifica del messaggio Inoltro del messaggio Messaggi accoglienza POA 1 Livello

Assistente Automatico POA INSTRADAMENTO DIVERSIFICATO PER SINGOLA LINEA PROFILI TEMPORALI SELEZIONE DTMF

Avaya IP Office - VoiceMail Pro Messaging & Mobility Customer Service Automated Attendant Campaign Manager Integrated Messaging - sincronizzazione fra emails & voicemails Call Recording ContactStore –Gestione registrazioni Email Reading - Text To Speech Networked Messaging - inoltro emails verso sistemi esterni Text To Speech Interactive Voice Response Voicemail Centralizzato Applicazione rilasciata su CD Rom che necessita di PC Esterno Non richiede Voicew Cards

Caratteristiche tecniche VM Prestazioni VM Embedded VM Lite VM Pro Necessita licenza No (prevedere Memory Card) No Si IP Office Supportati Small Office – IP406V2 Tutti Nr. caselle vocali Nessun limite Canali contemporanei Small O VCC3 = 3 Small O Vcc16=10 IP406V2 = 4 Massimo 4 Small O = 10 IP406V2 = 20 IP412 = 30 Auto Attendant Annunci Code Registrazione VM Centralizzato

IP Office: VM Email

IP Office Messaging Pro e Lite Voicemail Email : Invio di notifica (Email alert) per ogni nuovo messaggio vocale Invio del messaggio via Email come file attachment in formato .wav (attenzione 1 Mb ogni minuto di messaggio vocale) Possibilità per l’utente di configurarsi le modalità di invio dell’Email (anche dall’esterno) Integrabile con Outlook 97,98,2000 e Express Nessuna licenza aggiuntiva. Copia = invia attach ma non cancella il messaggio originale Inoltra = invia attach e cancella messaggio vocale Avviso = invio di email alert senza allegare il messaggio

Messaging Pro Email Protocolli supportati: SMTP es. verso Microsoft Exchange (solo Alerts) MAPI es . verso Outlook 97/98/2000/Express 5.5. supporta servizi di attached file e TTS.

Integrated Messaging Lite Integrazione con standards e-mail servers IP Office Voicemail redirected message Integrated Messaging Lite: Presentazione di Voice mail in e-mail Alert (e.g. SMS), Copy or Forward Applicazione free offerta in ogni IP Office system

IP Office: Integrated Messaging System

Integrated Messaging System Necessita di licenza “Integrated Messaging” cod. 171990 Gestione delle Voice mail boxes integrata nell’interfaccia Outlook o Exchange Icona specifica in Outlook per le voice mail Sincronizzazione delle funzioni di ascolto, inoltro e cancellazione fra telefono e Outlook Ascolto delle voice mail tramite PC o Telefono Componenti necessari: VM Pro IMS Server MS Exchange Server IMS Admin Tool PC Client: MS Exchange o Outlook IMS Client

Unified Messaging Unified Messaging Produttività personale Gestione Voice Email Lettura delle Email Supporto Fax server Rilevamento tono Fax

Text To Speech Integrabile nel call flow di VMPRO e per interazioni con DB Supporto per Email- IMS Necessita di 1 licenza per singola istanza TTS contemporanea 2 differnti tipi di licenza: Generic TTS cod. 182299 Integra via Microsoft SAPI 5 motori TTS 3rd party Fornito con Microsoft TTS engines Scansoft TTS cod 182303 Qualità voce migliore di Microsoft Supporta 14 lingue compreso Italiano Supporto multilingua

IP Office: IVR

IP Office VM Pro - IVR IP Office Messaging Pro Mette a disposizione un generatore di applicazioni basato su azioni preconfigurate che permette una libera creazione dei call flow. Funzionalità di posto operatore automatico Funzione di IVR avanzato Annuncio e gestione delle code Accesso a Data base Registrazione delle telefonate TTS.

IP Office Messaging Pro Auto Attendant con: Scelta della lingua Riconoscimento DTMF Accesso a DB per validazione TTS Avaya Registrazione delle chiamate Automatica o manuale Per singolo utente Per gruppo/team

VM Pro Azioni Base Per realizzare: POA Sistemi informativi IVR multilivello Gestisce i messaggi da erogare al chiamante Rileva la selezione DTMF e FAX Trasferisce alle destinazioni selezionate Connette ad altri moduli Separa Gestione dei Time out

VM Pro Wave editor Registrazione messaggi tramite: Formato.wav da PC Multimediale Microtelefono

VM Pro – Azioni casella postale Customizzazione della propria casella Campagne automatiche Interviste Giochi a premi Gestione della casella postale Creazione di campagne interattive Creazione di sequenze di domande/risposte con creazione di unico file vocale

VM Pro- Azioni di Telefonia Gestione evoluta del flusso chiamate (IVR) Filtro per le chiamate entranti Gestione conferenze Instradamento chiamata (vero/falso) tramite CLI Instradamento diversificato in caso di non risposta,occupato, fuori servizio….(stato chiamata) Trasferimento cieco e assistito Modalità sussurrare che permette di ricevere un messaggio vocale per poter accettare o rifiutare la chiamata Filtro di accesso (PIN) per conferenze

VM Pro Azioni varie Gestione Email Gestione tecnologici e allarmi VB scripting Invio registrazione via Email a destinazione definita Gestione apriporta (max 2) con apri, chiudi e chiudi dopo 5 secondi Impostazione (ora , destinatario e messaggio) allarme con cancellazione automatica Invio messaggi a diffusione sonora Utilizzo VB

VM Pro – Azioni di condizione Instradamento chiamate in funzione di condizioni vere/false Servizi differenziati su base data/ora

VM Pro Azioni per le code Gestione ottimizzata dei messaggi in coda Utilizzabile solo per gruppi Info sul tempo medio previsto di permanenza in coda (ETA) Calcolo basato sulle ultime chiamate (5-20) nell’ora precedente Informazione sulla posizione all’interno della coda Wav editor per la gestione dei messaggi.

VM Pro Accesso Data base Accesso a Database di terze parti Supporta i formati ODBC e SQL Necessaria Licenza “VM PRO Database Interface Cod. 182298 Info su disponibilità magazzino Ordini telefonici Prenotazione ticket Funzioni di : Apertura Lettura Scrittura Chiusura

Servizio Book Shop Accesso DB In codice Acquisto

Applicazioni – Servizi al pubblico Ritrovamento Bagagli – servizio Lost & Found Servizio multilingua H24 Pin accesso ( nr. pratica) Disponibilità bagagli (accesso a DB) Notifica automatica ritrovamento. Raccolta annunci per periodici Differente instradamento su base data/ora Raccolta automatica di messaggi e dati Analisi di congruenza fra numero digitato e CLI Prenotazione Taxi Servizio accoglienza con gestione code e priorità Comunicazione tempo massimo di attesa Integrazione con sistemi GPRS Instradamenti a Taxi liberi e/o + vicini Registrazione chiamate

Applicazioni – Servizi al pubblico Ricerca centro assistenza via CAP Interazione via DTMF Accesso a database Accesso a VM Prenotazione Ticket Cinema multisala Info sulle proiezioni Orari e disponibilità posti Accettazione prenotazione Conferma prenotazione e rilascio codice univoco Telelettura contatori Riconoscimento codice utente (Accesso a DB) Acquisizione consumi Erogazione servizi accessori (info, segnalazione guasti…) Registrazione segnalazioni Statistiche.

Applicazioni – Servizi Aziendali Gestione autisti Riconoscimento codice Autista (accesso a DB) Accesso a info su impegni programmati Possibilità di accettare o rifiutare Notifica messaggio per memo Allertamento reperibili Accesso subordinato a PIN Inserimento data-ora aasociazione al reperibile di riferimento (accesso a DB) Rilascio info sul reperibile Trasferimento di chiamata al reperibile.

IP Office: Gestione FAX

IP Office Supporto FAX VM PRO dispone di Fax detection automatica (Intuity Mode) Instradamento Fax Calls di sistema (destinazione unica) Instradamento Fax Calls tramite menù Azioni dell IVR (F) L’utente può programmare un nr. alternativo per Fax tramite funzioni da telefono (*5 in modalità Intuity)) Instradamento fax in una rete SCN via IP Supporto di fax Gr 3 o Fax server terze parti Fax terze parti supportati:  Azienda produttrice   Prodotto fax               GFI Software  GFI Fax  Captaris  Right Fax  Fenestrae  Faxanation  Equisys  ZeetaFax

IP Office Supporto FAX-scenario Chiamata fax indirizzata all’utente instradamento a VM PRO che rileva il tono Fax lo instrada al Fax server connesso alle interfacce analogiche (il fax server dispone di schede analogiche a bordo) Il Fax server è configurato per l’invio tramite Exchange L’utente gestisce i propri fax tramite Outlook.

IP Office: Call recording

Call Recording Utilizzo: Attivabile per: Istruzioni e procedure training Transazioni / accordi / ordini Dispute / contenziosi Monitor delle chiamate abusive Segnalazione guasti Richieste intervento. Attivabile per: Singolo utente Gruppo Codice Account Identificativo chiamante Fascia oraria.

Call Recording Registrazione delle conversazioni con VM Pro Registrazioni manuali - tramite codice o tramite Phone Manager Pro - con archiviazione nella propria casella o in quella del gruppo Registrazione automatica con archiviazione nella casella di gruppo Registrazione automatica in archivio VRL e gestione/ricerca evoluta mediante Contact Store. Possibilità di erogare un messaggio (file.wav) che avverte il chiamante della registrazione della conversazione. Settaggio della lunghezza massima di una registrazione (max 3600 sec).

Call Recording Registrazioni manuali con integrazione in Phone Manager (abilitazione tramite tasto Funzione), Softconsole, terminali serie 44xx-64xx e DSS Interrompi registrazione Abilita tasti (Es Agent mode ….) Attiva registrazione Archiviazione (impostabile dal Manager) nella casella dell’utente o del gruppo oppure in VRL VRL = Voice Recording library

Call Recording Registrazioni automatiche programmabili: Per le chiamate in ingresso Per le chiamate in uscita Con profilo temporale Obbligatoria (se non ci sono risorse disponibili viene dato il tono di occupato ) Percentuale delle chiamate ( dal 50 al 2 %).

Call Recording Customizzazione della funzione di Autorecord inserendo delle condizioni : Nome utente Nome gruppo Codice account Calendario Condizione

Gestione Call Recording Ascolto registrazioni tramite: terminale telefonico => via menù guidato Phone manager => con tasti di funzione e visualizzazione info Contact Store

Contact Store Applicazione per la ricerca, gestione e play delle registrazioni Necessita di licenza specifica Creazione di DB (VRL), differente da quello del VMPRO, dove archiviare le registrazioni (partizione , unità HD, server diverso). Ricerca file tramite: Data/ ora inizio registrazione Nome / numero dei partecipant Durata Destinatario Tipo chiamata (ingresso /Uscita)

Contact Store Applicazione WEB Based compatibile con Explorer 5.0 o sup. Play Messaggi Ricerca Occupazione memoria HD => 7,2 MB per ogni ora di registrazione

IP Office: Conference

Avaya IP Office Conferencing VoiceMail Pro Direttore vendite Uff. Acquisti Inserite il Vs. PIN code Home Worker Mobile Worker Fornitorer ISDN T1 / E1 / IP Non sono richiesti specifici apparati di conferenza (fino a 2 x 64 con IP412) Semplice da usare (selezione del codici di partecipazione al conference bridge) VoiceMail Pro + PIN code check per la sicurezza degli accessi e per la navigazione nel menù

Conferencing Attivazione tramite Phone Manager IP Office Phone Manager Lite/Pro/IP offre la possibilità di gestire le conference calls in modo semplice Ring quando un partecipante viene inserito nella conference Messa in attesa automatica dei partecipanti Lista dei numeri e nomi degli utenti attivi alla conference calll

VM Pro – Controllo Conferenze VoiceMail Pro è un complemento alle funzioni di Conference bridge di IP Office attraverso: Guida vocale ai partecipanti (es: selezione della conferenza da menu) Riconoscimento PIN codes per accesso sicuro Opzioni di trasferta all’operatore (se i partecipanti hanno problemi ) Accesso alle conferenze subordinato a data/ora. CLI/ANI checking per ulteriore livello di sicurezza negli accessi al servizio Registrazione delle conferenze per gli assenti (WAV files)

VM Pro - Conferenze Ricezione DTMF Verifica PIN Alla conference

Power Conferencing Web interface Necessita di licenza Conferencing Center cod. 182302 Vista in Real-time dei partecipanti con stato Visione di documenti come. PowerPoint salvati come html Web chat & comunicazioni con conference host Il supervisore può modificare lo stato dei partecipanti ( solo ascolto,o ascolta e parla)

IP Office: Campagne

Campagne Permette di realizzare domande e risposte utilizzando voce o DTMF Il file viene registrato e utilizzato dall’agente per input in database o per attivare servizi Utilizzo: Raccolta di interviste Richieste di documentazione Richieste intervento. Interfaccia WEB di gestione Creazione campagne e messaggi Scelta DTMF o Voce Test azioni Play back imput al chiamante

VM PRO: Caratteristiche

Caratteristiche Server Sistemi operativi: Windows 2000 SRV con Service Pack 4 + Internet Explorer 5.5. Windows XP Pro con Service Pack 2 Windows 2003 Applicazione Caratteristiche minime Intel Pentium AMD VM Lite/Pro 256 MB RAM 2GB liberi su HD 1.4 GHz VM Pro + IMS 512 MB RAM P4 2,8GHz Athlon XP3000 + Athlon 64 chips VM PRO + IVR + TTS 20 GB liberi su HD VM PRO + Contact Store