Conservazione elettronica Dott. Stefano Cesati stefano.cesati@studiopirola.com

Normativa di riferimento Art. 7-bis, comma 4, del D.L. 10 giugno 1994, n. 357, convertito dalla legge 8 agosto 1994, n. 489 Introduce l’ultimo comma dell’art. 2220 del Codice civile, prevedendo la possibilità di conservare sotto forma di registrazioni su supporti di immagini le scritture e i documenti contabili Art. 7-bis, comma 9, del D.L. 10 giugno 1994, n. 357, convertito dalla legge 8 agosto 1994, n. 489 Prevede che l’ultimo comma dell’art. 2220 si applica a tutte le scritture e ai documenti fiscali, previa emanazione di un apposito decreto di attuazione Art. 10, comma 6 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (T.U. in materia di documentazione amministrativa) Possibilità di riprodurre i documenti fiscali su supporto elettronico previa emanazione di un decreto ministeriale Direttiva del Consiglio dell’Unione europea n. 2001/115/CE del 20 dicembre 2001 (trasfusa successivamente nella Direttiva del 28 novembre 2006, n. 2006/112/CE, artt. da 217 a 240) Prevede la possibilità di emissione e conservazione della fattura elettronica Delibera n. 42 del 31 dicembre 2001 dell’Autorità per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (AIPA), poi sostituita con la deliberazione n. 11 del 19 febbraio 2004 del Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) Detta regole tecniche uniformi per individuare le corrette procedure di conservazione ed esibizione dei documenti informatici ed analogici D.Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52 Attua la direttiva n. 115 del 20 dicembre 2001 modificando il D.P.R. n. 633/1972. D.M. 23 gennaio 2004 Modalità applicative per la conservazione elettronica dei documenti informatici ed analogici ai fini tributari D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale Art. 1, commi da 209 a 214, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 (Finanziaria 2008) Obbligatorietà della fatturazione elettronica per le operazioni effettuate nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni 2

Normativa di riferimento D.M. 7 marzo 2008 Ha individuato nell’Agenzia delle Entrate (Sogei S.p.a.) l’ente gestore del Sistema di Interscambio attraverso cui dovranno transitare le fatture elettroniche nei confronti della P.A. D.L. 25 giugno 2008 Viene ammessa la possibilità che il “trasferimento delle quote sociali delle società a responsabilità limitata”, venga effettuato mediante un documento informatico sottoscritto digitalmente dei contraenti il cui deposito presso il registro imprese dovrà essere curato da intermediari abilitati. D.M. 9 Luglio 2008 Viene riconosciuta la possibilità di tenere e conservare il Libro Unico del Lavoro mediante supporti magnetici o sistemi di elaborazione automatica facendo espresso richiamo al rispetto delle norme contenute nel D.Lgs 85/2002. Regolamento ISVAP n. 27 del 14 ottobre 2008 Viene formalizzata la possibilità per le imprese assicurative di adottare la conservazione elettronica D.L. 185/2008 convertito nella Legge 28/1/2009 n.2 Ha modificato i commi 4) e 5) dell’art. 23 del D.Lgs 82/2005 (CAD), prevedendo l’equiparazione ai fini legali e probatori tra documento cartaceo e documento elettronico. Ha introdotto l’art. 2215 bis) nel codice civile prevedendo la possibilità di tenere in modalità informatica tutti i documenti richiesti dalla legge, dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa. D.M. 6 marzo 2009 Modifica l’art.5 del D.M. 23 gennaio 2004 spostando il termine per la comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico al quarto mese successivo al termine per la presentazione delle dichiarazione dei redditi. 3

La prassi più recente 4

Lo stato dell’arte L’impresa può scegliere: con quali modalità archiviare i documenti e le scritture contabili; quando passare dalla metodologia di conservazione tradizionale (cartacea) a quella digitale e come (i.e. in unico tempo o progressivamente per tipologia di documenti); quali tipologie di documenti e scritture contabili conservare su supporti digitali; quali modalità operative e quali supporti informatici adottare per la conservazione digitale. 5

Quadro normativo sintetico Art. 2220 del Codice civile possibilità di conservare sotto forma di registrazioni su supporti di immagini le scritture e i documenti contabili purchè le registrazioni su supporti di immagini corrispondano ai documenti; in ogni momento possano essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione del soggetto che utilizza detti supporti Art. 2215-bis del Codice civile possibilità di tenuta in modalità informatica di libri, scritture e qualunque documento richiesto dalla legge, dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa purchè: siano consultabili in ogni momento siano adempiuti gli obblighi di vidimazione e numerazione mediante apposizione trimestrale della marcatura temporale e della firma digitale DM 23.01.2004 prevede l’emissione, la conservazione, l’esibizione dei documenti sotto forma di documenti informatici / analogici, purché le seguenti condizioni siano soddisfatte: immodificabilità delle immagini dei documenti; garanzia dell’attestazione della data, dell’autenticità del documento e dell’integrità del contenuto disponibilità dei documenti (anche per via telematica) e leggibilità (presente e futura) degli stessi su supporto cartaceo e informatico su richiesta delle autorità competenti; ordine cronologico e continuità di applicazione nel tempo; omogeneità della conservazione per categorie di documenti senza soluzione di continuità per ogni periodo d’imposta possibilità di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi in relazione al cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data ed associazioni logiche di questi ultimi. 6

L’oggetto della conservazione Le disposizioni del D.M. 23.01.2004 si applicano alle scritture contabili, ai libri ai registri e in generale ad ogni documento rilevante ai fini tributari Ad esempio: fatture attive/passive; Libro giornale, libro inventari, mastri; scritture di magazzino, registro beni ammortizzabili, bilancio di esercizio; Registri IVA, registro dei corrispettivi; Dichiarazioni fiscali di ogni tipo; Libro Unico del Lavoro, cedolini paga; Con l’introduzione dell’art. 2215 bis) del codice civile il Legislatore ha previsto la possibilità di tenere in forma elettronica tutti i documenti richiesti dalla legge, dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa. Libro soci, libro CDA, Libro Collegio Sindacale Altri libri ex art. 2421 Contratti, lettere, telegrammi etc. FANNO ECCEZIONE: i documenti doganali e quelli relativi alle accise 7

NON DEVE CONTENERE MACROISTRUZIONI O CODICI ESEGUIBILI La natura dei documenti: documento analogico e documento informatico Documento informatico: Rilevanza ai fini fiscali: per essere rilevante ai fini tributari deve rispettare le condizioni previste all’ art. 3) c. 1 lett. a) D.M. 23/1/2004 ossia staticità: non alterabile durante le fasi di accesso e conservazione; immodificabilità: immutabilità nel tempo. deve essere emesso al fine di garantire : l’attestazione della data l’autenticità l’integrità Documento analogico: Definizione tecnica: documento formato utilizzando grandezze fisiche che assumono valori continui. Ai fini fiscali sono considerati analogici tutti i documenti che non rispettano le condizioni previste all’ art. 3) c. 1 lett. a) D.M. 23/1/2004 (anche se materialmente non hanno forma cartacea). NON DEVE CONTENERE MACROISTRUZIONI O CODICI ESEGUIBILI Apposizione della firma elettronica qualificata Apposizione del riferimento temporale Le modalità di conservazione dipendono dalla natura del documento: ad esempio le fatture elettroniche (documenti informatici) devono essere conservate in modalità elettronica mentre le fatture analogiche possono essere conservate in modalità elettronica 8

Automatica al momento dell’emissione Il processo di conservazione Memorizzazione: Processo di trasposizione su qualsiasi supporto (ad esempio CD,DVD) di documenti analogici o informatici. Archiviazione - indicizzazione: Organizzazione dei dati necessaria ai fini di consentirne un’agevole consultazione mediante indici Apposizione sull’insieme dei documenti (o su un’evidenza informatica contenente uno o più impronte dei documenti o di insiemi di essi) della marca temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della conservazione che attesta in tal modo il corretto svolgimento del processo Documenti analogici ricevuti/emessi Abbinamento dell’immagine con i dati del documento (es. elementi della fattura, data ricezione) Scannerizzazione Documenti analogici Documenti informatici ricevuti Documenti informatici Documenti informatici emessi Indicizzazione Automatica al momento dell’emissione 9

Il Responsabile della conservazione attesta la correttezza del processo di conservazione e gestisce il sistema; verifica la funzionalità del sistema e dei programmi; garantisce la sicurezza e l’integrità del sistema; richiede la presenza del pubblico ufficiale, se necessario; definisce le procedure per l’apposizione della marca temporale; verifica e mantiene la leggibilità dei documenti nel tempo. E’ opportuno che venga predisposto un Manuale delle procedure della conservazione digitale in cui vengano riepilogate le procedure adottate, i compiti di eventuali delegati, i controlli effettuati. 10

Periodicità del processo di conservazione Documenti analogici Il processo di conservazione può avvenire in qualsiasi momento. Documenti informatici Fatture: Scadenza “almeno” quindicinale; a discrezione del contribuente può avere luogo ad intervalli più ravvicinati; effettuato entro quindici giorni dal ricevimento (per il destinatario) ovvero dall’emissione (per l’emittente) delle fatture, fermi restando i termini per l’assolvimento degli obblighi di registrazione previsti dagli art. n. 23, 24, 25 del DPR 633/72; Documenti diversi dalle fatture: Libri e registri obbligatori ai fini delle imposte dirette e dell’IVA Scadenza “almeno” annuale, comunque non oltre 3 mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni; a discrezione del contribuente può avere luogo ad intervalli più ravvicinati. Anticipato rispetto alla cadenza stabilita nell’ipotesi di controlli ed ispezioni da parte degli organi competenti 11

Altri adempimenti 12 Il DM del 23.01.2004 prevede inoltre: trasmissione telematica di una comunicazione all’Agenzia fiscale entro il quarto mese successivo (art. 5 D.M. 23/1/2004 come modificato dal D.L.185/2008) alla scadenza dei termini per la presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’impronta dell’archivio informatico, alla relativa sottoscrizione elettronica e alla marca temporale; l’obbligo è sospeso in attesa di istruzioni per l’effettuare la comunicazione la modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici (comunicazione preventiva e successive comunicazioni annuali all’Agenzia delle Entrate competente, versamenti in acconto e a saldo). 12