Corso SOL Servizi interbibliotecari 21 settembre settembre ottobre 2009

Contenuti del corso Mattino Lanagrafe biblioteche Esercitazioni RICHIESTE IMMESSE: VERSO altre biblioteche Esercitazioni Pomeriggio RICHIESTE RICEVUTE: DA altre biblioteche Esercitazioni I controlli Elenco movimenti ILL Statistiche movimenti ILL Esercitazioni

Lanagrafe biblioteche SOL

Lanagrafe delle biblioteche È condivisa da tutto il polo UNIMI Non è scaricabile da elenchi esterni Va compilata manualmente dagli operatori Non va gestita dalla funzione gestione utenti ma da amministrazione sistema Utilizzare le LG per mantenere ordine negli elenchi CERCHIAMO DI TENERLA IN ORDINE

Accesso allanagrafe biblioteche

Ricercare una biblioteca Tutte le biblioteche devono appartenere ad un POLO. Se non lo conosco, lascio in bianco la stringa di ricerca

I POLI di SOL In SOL sono presenti tutti i poli SBN con sigla e denominazione corrispondente ad anagrafe ICCU I Poli italiani non SBN sono stati creati per ogni regione e hanno denominazione X + sigla regione I poli stranieri non SBN sono stati creati per ogni stato (quelli più utilizzati) e hanno denominazione Y + sigla paese

Esempi di Poli non SBN

Elenco biblioteche trovate Se la biblioteca non è nellelenco va inserita a mano usando il pulsante Nuovo

Lutente biblioteca deve essere associato ai servizi ILL per poter essere utilizzato nel modulo ILL Dopo aver creato o aggiornato la scheda anagrafica, associare la biblioteca ai servizi ILL Dettaglio utente Associa Associazione biblioteca ai servizi ILL (1)

Associazione biblioteca ai servizi ILL (2)

Esercitazioni sullanagrafe biblioteche

RICHIESTE IMMESSE Le richieste per i nostri utenti rivolte ad altre biblioteche

Prestiti e servizi ILL

Inserire o gestire una richiesta immessa

Richieste immesse Richiesta di prestito interbibliotecario Document delivery interbibliotecario Sono transazioni rivolte a biblioteche che non appartengono allUniversità di Milano

Scelta della biblioteca

Se la biblioteca scelta non è associata alla nostra Devo andare nellanagrafe biblioteche e associare la biblioteca di lavoro oppure …

Associazione biblioteca di lavoro

Indicare lutente per cui viene fatta la richiesta Tutti gli utenti devono essere presenti nellanagrafe di SOL, altrimenti vanno aggiunti manualmente Se lutente ha prestiti o prestiti interbibliotecari scaduti il sistema segnala il problema

Documento non nel catalogo Per le richieste immesse utilizzare solo la funzione documento non presente nel catalogo

Registrazione effettuata Se la registrazione è corretta, dopo aver compilato i campi utili otterrò come risultato:

Inviare la richiesta alla biblioteca Per la notifica della richiesta alla biblioteca fornitrice è necessario provvedere con i sistemi tradizionali Fax Telefono Altro… È stata disabilitata tutta la messaggistica automatica di SOL

Liter della richiesta Aggiornamento degli stati Richiesta inviata a biblioteca Annullato Respinto Accettato Richiesta condizionata Doc. spedito a bibl. richiedente Doc. arrivato in bibl. rich.

Passaggi di stato obbligatori Non è possibile saltare dal primo allultimo stato senza eseguire alcuni passaggi intermedi. Alcuni passaggi non sono noti al bibliotecario ma andranno eseguiti ugualmente Passaggi obbligati Richiesta inviata a biblioteca documento arrivato in biblioteca richiedente (doc. consegnato al lettore) doc. rispedito a bibl. prestante rientrato

Visualizza iter degli stati

Il lettore nello suo spazio personale

Documento al lettore: durata del prestito È possibile settare i giorni del prestito in funzione della durata consentita dalla biblioteca prestante, ma solo riducendo i giorni. Come per il prestito locale

La durata del prestito

La scadenza del prestito

Lutente e le scadenze nellarea personale

Lutente dallOpac non sempre può capire quale documento in prestito ILL è scaduto

Proroghe e consultazione Il servizio di prestito ILL prevede la possibilità di richiedere proroghe Non è prevista la riconsegna parziale del documento, in analogia alla consultazione del prestito locale

Cancellazione ultimo stato delliter Una volta consegnato il documento allutente non è possibile cancellare lultimo stato della richiesta

Aggiornamento pagamento Alla fine della transazione è possibile aggiornare lo stato dei pagamenti

Richieste di DD immesse Il numero di iter è minore rispetto al prestito ILL e la consegna al lettore corrisponde allevasione

I messaggi ad utenti e biblioteche È possibile inviare mail a utente e biblioteca partendo dalla gestione della transazione

Testo da compilare

Esercitazioni su richieste immesse

RICHIESTE RICEVUTE Le richieste da altre biblioteche

Richieste ricevute Le richieste ricevute si gestiscono in modo analogo a quelle immesse, ma in questo caso non sono coinvolti utenti UNIMI

Documento nel catalogo Permette di collegare il prestito al numero di inventario del documento e cattura i dati del documento (righe ISBD). Il prestito in corso è visibile in Opac È possibile compilare manualmente la maschera documento non presente nel catalogo, ma in questo caso non cè legame con linventario e la compilazione è completamente manuale. Il prestito in corso non è visibile in Opac

Visualizzazione in Opac del prestito ILL

Documenti prenotabili dallOpac

Prestare più documenti alla stesa biblioteca

1 operazione per più documenti (1)

Rischio La procedura permette solo il rientro contestuale di entrambi i documenti Nel caso in cui i volumi tornino separatamente il sistema non può gestirli in due momenti diversificati 1 operazione per più documenti (2)

Problema richieste ricevute Una richiesta di dd interbibliotecario su una parte di monografia può bloccare un prestito locale o un prestito ILL sullo stesso documento Una procedura di DD su un certo inventario si conclude solo con levasione del documento Non posso prestare il volume fino a quando non completo liter dello scambio

Esercitazioni su richieste ricevute

I controlli

Prestito locale e prestito ILL Alcune funzioni di verifica sui volumi prestati ad altre biblioteche si trovano insieme ai controlli del prestito locale o ad altre funzioni di verifica sugli inventari in uso Controllo prestiti Reports prestiti Statistiche utenti e servizi

Controllo prestiti (1) Le procedure di controllo sono automatiche Se lutente ha lindirizzo mail nellanagrafe arriva il sollecito via posta elettronica, come per il prestito locale I solleciti alle biblioteche possono solo essere stampati in pdf I controlli sulle scadenze riguardano gli utenti o le biblioteche

Controllo prestiti (2) Automatico dal sistema Su scelta del bibliotecario

Reports prestiti I reports dei prestiti contengono informazioni sui documenti prestati ad altre biblioteche

Numero movimenti per documento

Statistiche utenti e servizi

Elenchi movimenti ILL (1)

Elenchi movimenti ILL (2) Il pdf, rtf e xls permette di avere informazioni sui documenti prestati o presi in prestito potendo scegliere lo stato della transazione In dettaglio: biblioteca fornitrice o richiedente Utente richiedente per cui è stato fatto il servizio il costo e il rimborso pagato o non pagato Collocazione e inventario

Statistiche sui servizi ILL (1)

Statistiche sui servizi ILL (2) Permette di conteggiare il rapporto di scambio con altre biblioteche anche in funzione del tipo di utente richiedente

Elenco biblioteche partner

Permette di avere gli elenchi delle biblioteche di SOL, con il dettaglio di quali sono attive con la propria e quali no. Manca lelaborazione in fomato xls

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