COMUNICAZIONE PUBBLICA La comunicazione interna 5° lezione 10 ottobre 2008 Anno Accademico 2008/2009

Comunicazione e Organizzazione La comunicazione è una delle componenti fondamentali di qualsiasi sistema organizzativo e, quindi, anche dellEnte Pubblico. Non ci può essere organizzazione senza comunicazione: interna (tra i ruoli, tra le strutture, tra le persone) esterna (formalizzata, non formalizzata) La comunicazione non è una variabile a sé stante che può essere gestita senza profondi e continui collegamenti con lorganizzazione. Ancora oggi, purtroppo, la comunicazione è vissuta da molti soggetti della Pubblica Amministrazione come uno strumento di potere: una logica sbagliata e moralmente criticabile perché procura danni a tutta lorganizzazione.

La Comunicazione Interna come strumento di sviluppo dellEnte La comunicazione interna è uno strumento che lEnte Pubblico può utilizzare per facilitare e accelerare il processo di modifica dellorganizzazione. Ciò è possibile se ci si impegna a far circolare di più (e meglio) le notizie, a promuovere occasioni di condivisione dei programmi, a stimolare la partecipazione di funzionari e dipendenti alle scelte dellEnte etc. Anche in questo caso (come quando si parla di comunicazione verso lesterno) è fondamentale avviare una fase di ascolto: solo conoscendo le attese di coloro che lavorano nellEnte è possibile rivedere il sistema di comunicazione interna, attivando strumenti e occasioni idonee al raggiungimento dellobiettivo.

Linventario dei bisogni Uno strumento utile per attivare il processo è linventario dei bisogni, uniniziativa che ha lobiettivo di definire i bisogni di informazione e comunicazione di un Ente (o di una sua singola struttura allinterno dello stesso) rispetto agli altri Enti. Linventario dei bisogni serve ad evidenziare le informazioni indispensabili per poter svolgere correttamente le proprie attività. Tali informazioni vanno individuate a livello di macroraggruppamenti. Per ogni informazione è poi necessario indicare il dettaglio/la specifica dellinformazione stessa. Questo strumento viene, di norma, gestito dal responsabile dellEnte e rappresenta unoccasione per stimolare i collaboratori ad esprimere la propria opinione.

La Comunicazione Interna: gli strumenti Gli strumenti di comunicazione interna tradizionali (e ancora oggi adottati da moltissimi Enti, in particolar modo da quelli di piccole dimensioni) sono: circolari, determine e atti amministrativi manifesti e locandine affisse in bacheca Alcune organizzazioni pubbliche più grandi ed evolute adottano anche altri strumenti, quali: riunioni periodiche e convention newsletter e notiziari reti intranet Un discorso a parte è rappresentato dallofferta formativa che lEnte propone ai propri dipendenti come occasione di crescita e aggiornamento professionale.

Riunioni periodiche e convention I momenti di incontro organizzati e strutturati possono costituire un utile strumento per condividere obiettivi e modalità di sviluppo dei diversi progetti in corso o da avviare. Abitualmente utilizzata dal mondo delle imprese, oggi lorganizzazione di convention sta entrando a far parte dei piani e delle strategie di comunicazione interna della Pubblica Amministrazione. I momenti di condivisione sono in crescita: anche se non si arriva alle modalità utilizzate dalle grandi aziende (promozioni, incentive etc.), nel mondo del pubblico nascono iniziative finalizzate al coinvolgimento e alla gratificazione dei dipendenti.

Newsletter e notiziari Questi strumenti possono essere adottati solo dagli Enti di maggiore dimensione, che li utilizzano per informare dipendenti e collaboratori su vari temi. La newsletter è spesso gestita dai Cral e dalle organizzazioni sindacali, con il consenso della direzione dellEnte. A volte, la newsletter ha una cadenza periodica (settimanale, quindicinale, mensile); altre volte, invece, viene prodotta in funzione delle novità da comunicare. Negli Enti più organizzati, la newsletter serve anche per promuovere servizi e offerte riservati ai dipendenti (viaggi, acquisti a prezzi scontati etc.).

Intranet La creazione e lutilizzo di una intranet allinterno dellorganizzazione può portare risultati concreti nella gestione della comunicazione interna in tempi brevi. LEnte deve, però, combattere contro il gap informatico ancora presente in molte realtà e contro la resistenza allinnovazione di molti addetti della Pubblica Amministrazione (a volte, sono proprio i dirigenti a rappresentare il collo di bottiglia). Scrivere in Rete facilita la comunicazione tra i vari uffici e la direzione dellEnte, contribuendo anche a semplificare il linguaggio e la comunicazione interna tra i diversi settori dello stesso.

La formazione Proporre ai propri dipendenti occasioni di formazione e di aggiornamento è uno dei modi per migliorare i rapporti interni e per riqualificare dipendenti e funzionari. In questi ultimi anni, la maggior parte degli Enti Locali ha progettato iniziative di aggiornamento, spesso innovative e stimolanti, volte a far crescere le competenze anche nellambito della comunicazione. Questi corsi vengono frequentemente affidati a professionisti esterni, che sono in grado di portare esperienze e conoscenze dal settore privato.

Coerenza tra Comunicazione Esterna e Comunicazione Interna È importante ricordare che non si può trasmettere allesterno qualcosa che è in contraddizione con i messaggi che vengono veicolati allinterno. Lorganizzazione non comunica allesterno soltanto attraverso ciò che comunemente definiamo comunicazione, ma anche attraverso i comportamenti organizzativi. È, quindi, necessario che ci sia coerenza tra ciò che si è e ciò che si comunica. LEnte Pubblico deve necessariamente ripensare i comportamenti organizzativi che parlano al e con il pubblico (persone addette, luoghi dove avviene la comunicazione etc.).

La diffusione delle nuove tecnologie (dai portali alle reti intranet) dovrebbe facilitare la comunicazione interna, oltre a cambiare le modalità di accesso ai servizi e di relazione fra interno ed esterno. Linnovazione nellorganizzazione, con il passaggio da una logica di adempimento ad una logica di risultato, dovrebbe spingere a rivedere tutti i processi interni di lavoro in unottica di efficienza e di efficacia. Si dovrebbero ripensare gli strumenti per il reclutamento e la selezione, ridefinire i rapporti di collaborazione e le forme contrattuali, ripensare i meccanismi premianti delle persone coinvolte nel processo di cambiamento. Verso linnovazione