La comunicazione interna 4° e 5° lezione 1 ottobre 2009 Anno Accademico 2009/2010

Comunicazione e Organizzazione La comunicazione è una delle componenti fondamentali di qualsiasi sistema organizzativo. Non ci può essere organizzazione senza comunicazione: interna (tra i ruoli, tra le strutture, tra le persone) esterna (formalizzata, non formalizzata) La comunicazione non è una variabile a sé stante che può essere gestita senza profondi e continui collegamenti con lorganizzazione. Ancora oggi, purtroppo, la comunicazione è vissuta da molti soggetti del Terzo Settore come qualcosa di meno importante rispetto ad altre attività. Molte Onp ritengono che il valore della loro attività sia di per se elemento importante per il pubblico e che non necessiti di particolari strategie di comunicazione.

La Comunicazione Interna come strumento di sviluppo dellorganizzazione La comunicazione interna è uno strumento che lorganizzazione può utilizzare per facilitare e accelerare il processo di modifica dellorganizzazione stessa. Ciò è possibile se ci si impegna a far circolare di più (e meglio) le notizie, a promuovere occasioni di condivisione dei programmi, a stimolare la partecipazione di dipendenti, soci e volontari alle scelte dellorganizzazione. Anche in questo caso (come quando si parla di comunicazione verso lesterno) è fondamentale avviare una fase di ascolto: solo conoscendo le attese di coloro che lavorano nellorganizzazione è possibile rivedere il sistema di comunicazione interna, attivando strumenti e occasioni idonee al raggiungimento dellobiettivo.

Linventario dei bisogni Uno strumento utile per attivare il processo è linventario dei bisogni, uniniziativa che ha lobiettivo di definire i bisogni di informazione e comunicazione di unorganizzazione o di una sua singola struttura. Linventario dei bisogni serve ad evidenziare le informazioni indispensabili per poter svolgere correttamente le proprie attività. Tali informazioni vanno individuate a livello di macroraggruppamenti. Per ogni informazione è poi necessario indicare il dettaglio/la specifica dellinformazione stessa. Questo strumento viene, di norma, gestito dal responsabile dellorganizzazione e rappresenta unoccasione per stimolare i collaboratori ad esprimere la propria opinione.

La Comunicazione Interna: gli strumenti Gli strumenti di comunicazione interna tradizionali (e ancora oggi adottati da moltissime organizzazioni, in particolar modo di piccole dimensioni) sono circolari, manifesti, locandine affisse in bacheca etc. Alcune organizzazioni più grandi ed evolute adottano anche altri strumenti, quali: riunioni periodiche e convention newsletter e notiziari internet e intranet web TV Un discorso a parte è rappresentato dallofferta formativa che lorganizzazione propone ai propri collaboratori e volontari sia per motivarli sia come occasione di crescita e aggiornamento professionale.

Riunioni periodiche e convention I momenti di incontro organizzati e strutturati possono costituire un utile strumento per condividere obiettivi e modalità di sviluppo dei diversi progetti in corso o da avviare. Abitualmente utilizzata dal mondo delle imprese, oggi lorganizzazione di convention sta entrando a far parte dei piani e delle strategie di comunicazione interna di altri tipi di organizzazione. I momenti di condivisione sono in crescita: anche se non si arriva alle modalità utilizzate dalle grandi aziende (promozioni, incentive etc.), nel mondo del Terzo Settore nascono iniziative finalizzate al coinvolgimento e alla gratificazione di collaboratori e volontari.

Newsletter e notiziari Questi strumenti possono essere adottati solo dalle organizzazioni di maggiore dimensione, che li utilizzano per informare collaboratori e volontari. A volte, la newsletter ha una cadenza periodica (settimanale, quindicinale, mensile); altre volte, invece, viene prodotta in funzione delle novità da comunicare. Nelle realtà più organizzate, la newsletter serve anche per promuovere servizi, offerte, iniziative riservati ai collaboratori.

Internet e Intranet La creazione e lutilizzo di una intranet allinterno dellorganizzazione può portare risultati concreti nella gestione della comunicazione interna in tempi brevi. Lorganizzazione deve, però, combattere contro il gap informatico ancora presente in molte realtà e contro la resistenza allinnovazione di molti addetti della (a volte, sono proprio i dirigenti a rappresentare il collo di bottiglia). In molte piccole ONP manca la cultura della condivisione attraverso la rete: coloro che hanno sedi localizzate sul territorio non sempre hanno compreso che la rete facilita la comunicazione tra la sede centrale e le associazioni periferiche contribuendo anche a velocizzare i messaggi e a semplificare il linguaggio.

La formazione Proporre ai propri collaboratori e volontari occasioni di formazione e di aggiornamento è uno dei modi per migliorare i rapporti interni. In questi ultimi anni, la maggior parte delle ONP ha progettato iniziative di aggiornamento, spesso innovative e stimolanti, volte a far crescere le competenze anche nellambito della comunicazione. Questi corsi vengono frequentemente affidati a professionisti esterni, che sono in grado di portare esperienze e conoscenze dal settore privato.

Per una organizzazione i volontari sono una risorsa preziosa. Si dovrebbero ripensare gli strumenti per il reclutamento e la selezione, ridefinire i rapporti di collaborazione, pensare i meccanismi premianti delle persone coinvolte. La comunicazione interna, oltre a cambiare le modalità di accesso ai servizi e di relazione fra interno ed esterno, potrebbe migliorare la motivazione dei volontari. La motivazione e la ricerca dei volontari

Coerenza tra Comunicazione Esterna e Comunicazione Interna È importante ricordare che non si può trasmettere allesterno qualcosa che è in contraddizione con i messaggi che vengono veicolati allinterno. Lorganizzazione non comunica allesterno soltanto attraverso ciò che comunemente definiamo comunicazione, ma anche attraverso i comportamenti organizzativi. È, quindi, necessario che ci sia coerenza tra ciò che si è e ciò che si comunica. Lorganizzazione deve necessariamente ripensare i comportamenti organizzativi che parlano al e con il pubblico (persone addette, luoghi dove avviene la comunicazione etc.).