Introduzione al Project Management Metodologia e Strumenti III edizione 2007/08 Introduzione al Project Management Metodologia e Strumenti Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Contenuti del Corso Impostazione del progetto; Pianificazione delle attività, risorse e costi; Coordinamento e controllo durante le fasi di realizzazione. CHI: HR Agenda TEMPO: 3’ Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Chi siamo? Ma prima di tutto … Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Che cos’è il project management Gestione di un’attività complessa, unica e di durata determinata rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito (scope) mediante un processo continuo di pianificazione di risorse differenziate con vincoli interdipendenti di: tempi costi qualità Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Piramidi in Egitto (XXVI sec a.c.) Colosseo (72 d.c.) Cenni storici Attività che risale al periodo di realizzazione delle grandi costruzioni dell’antichità: Piramidi in Egitto (XXVI sec a.c.) Colosseo (72 d.c.) Acquedotti dell’impero romano (144 a.c.) Condotta senza tecniche di programmazione e di rappresentazione del processo produttivo Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Cenni storici H.L. Gantt all’inizio del secolo scorso definì una tecnica di rappresentazione del processo produttivo utilizzando barre temporali nel 1957 M. Walker definì il metodo CPM (Critical Path Method) per il controllo dei tempi di progetto nel 1958 venne sviluppata la tecnica PERT (Program Evaluation and Rewiew Technique) in ambito del progetto per la realizzazione dei sottomarini nucleari (progetto Polaris) Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Il P.M. ed i vincoli di progetto Negli ultimi decenni il Committente ha imposto ai progetti vincoli sui tempi, costi e qualità sempre più rigidi in quanto: Prodotti e tecnologie diventano obsoleti in breve tempo Il fornitore deve confrontarsi con una concorrenza più vasta che spesso utilizza manodopera a basso costo Il cliente/utente è più smaliziato Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Il P.M. ed i vincoli di progetto Il risultato è che un elevato numero di progetti non riescono a rispettare i limiti previsti di budget o di tempo o non producono i risultati attesi. Indagine dello Standish Group, basata su un campione di 28.000 progetti e pubblicata da Computer Weekly il 9 luglio 1998, fornisce questi risultati: progetti riusciti: 26% progetti chiusi con notevole ritardo sui tempi, e/o costi imprevisti, e/o funzionalità inadeguate: 46% progetti falliti: 28% Totale? 74% di mancati successi Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

I progetti nella Pubblica Amministrazione Nel 2000 la spesa per l’informatica nella Pubblica Amministrazione Centrale è stata di 2578 miliardi, 1028 dei quali sono stati sottoposti a monitoraggio. La maggior parte dei contratti di importo inferiore a 25 milioni di Euro non è sottoposta a monitoraggio. Il controllo di questi contratti richiede un elevato numero di risorse qualificate. Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Legge di Murphy sul Project Management Se un progetto può andare male, lo farà. Corollari 1. Nessun progetto è facile come sembra 2. Tutti i progetti richiedono più tempo di quanto si pensi. 3. Se c'è la possibilità che varie attività vadano male, quella che causa il danno maggiore sarà la prima a farlo. 4. Se si prevedono quattro possibili modi in cui un progetto può andar male, e si prevengono, immediatamente se ne rivelerà un quinto. 5. Lasciati a se stessi i progetti tendono ad andare di male in peggio. 6. Non ci si può mettere a fare una attività senza che qualcun'altra non vada fatta prima. 7. Ogni soluzione del project manager genera nuovi problemi. 8. I cretini sono sempre più ingegnosi delle precauzioni che i project manager prendono per impedirgli di nuocere. 9. Se in un progetto vi è una pecca, madre natura riuscirà sempre a scovarla. 10. Madre natura è una put.... Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

… e se non bastasse … Versione relativistica della legge di Murphy Tutto va male, in un progetto, nello stesso tempo Chiosa di O'Toole alla legge di Murphy Murphy era un ottimista Settima variante di Zymurgy alla legge di Murphy Quando piove su un progetto, diluvia. Terza legge di Chisholm Le proposte sono sempre capite dal team in maniera diversa da come le concepisce il project manager. Corollari Se si spiegano le cose al Team di progetto in maniera tale che nessuno possa non capire, qualcuno non capirà. Se si fa qualcosa con l'assoluta certezza dell'approvazione del Team, a qualcuno non piacerà Se si vuol mettere il responsabile di una attività di fronte al fatto compiuto, il fatto non si verificherà Prima legge di Scott Qualsiasi cosa vada male in un progetto, avrà probabilmente l'aria di andare benissimo. Prima legge di Finaglie Se un progetto è nei tempi, qualcosa è andato male Legge di Pudder Il progetto che ben comincia, finisce male. Il progetto che comincia male, finisce peggio. Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

I Progetti Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Il P.M. ed i vincoli di progetto I fattori critici di successo del progetto: Studio di fattibilità (requisiti, vincoli, stima delle dimensioni del prodotto, risorse, costi, benefici, ecc.) Organizzazione del progetto (gruppi di lavoro, comunicazione, ciclo di vita, rapporti con il committente) Risorse umane e strumenti Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

I progetti di produzione del software Rispetto ad altri tipi di progetto hanno alcune specifiche caratteristiche: Invisibilità - Il software non è facilmente visibile come per esempio un ponte, un impianto chimico o una vettura Complessità - A parità di costo mediamente i progetti software risultano più complessi anche per l’elevato coinvolgimento dell’utente nelle fasi alte del progetto Flessibilità - facilità di modificare il prodotto sia in corso d’opera che a fine realizzazione Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

I progetti di produzione del software Due tipologie principali di progetti: Sistemi informativi caratterizzati dal fatto che dialogano con l’organizzazione Sistemi industriali con interfaccia verso la macchina (sistemi operativi,sistemi di controllo di processo) Processi di produzione adatti per sviluppo di un tipo sistema non sono spesso efficaci per l’altro Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Chi è? Cosa fa? Il Project Manager Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Le fasi di progetto impostazione pianificazione controllo esecuzione chiusura Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Impostazione del progetto: Le fasi di progetto Impostazione del progetto: individuazione della struttura organizzativa definizione degli obiettivi del progetto individuazione del processo di sviluppo (ciclo di vita) Pianificazione: definizione delle attività e sequenza stima dell’impegno di risorse definizione di compiti e responsabilità stima della durata delle attività Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

segue Pianificazione: schedulazione delle attività stima dei costi Le fasi di progetto segue Pianificazione: schedulazione delle attività stima dei costi preparazione del piano di progetto pianificazione della qualità pianificazione delle comunicazioni pianificazione dei rischi Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Esecuzione delle attività: Le fasi di progetto Esecuzione delle attività: acquisizione e allocazione delle risorse di progetto esecuzione delle attività nel rispetto della schedulazione distribuzione delle informazioni assicurazione della qualità gestione della configurazione Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

stato avanzamento dei lavori controllo dei costi Le fasi di progetto Controllo: stato avanzamento dei lavori controllo dei costi controllo della qualità dei prodotti controllo dei rischi azioni correttive Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Chiusura del progetto: Le fasi di progetto Chiusura del progetto: verifica del soddisfacimento di tutti gli obblighi contrattuali ordini di chiusura attività continuative (es. erogazione servizi) trasferimento del personale e chiusura locali consegna dell’archivio di progetto analisi dei risultati Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Le fasi di progetto Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Impostazione del progetto - struttura organizzativa Per funzione: non è assegnato personale allo specifico progetto e non c’è un coordinatore delle attività; Per progetto: esiste un coordinatore (project manager) a tempo pieno ed il personale che opera sul progetto dipende direttamente da esso; A matrice: esiste un coordinatore a tempo pieno o parziale ed il personale che opera sul progetto è in parte assegnato al team di progetto. Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Impostazione del progetto - struttura organizzativa Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Impostazione del progetto - struttura organizzativa Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Impostazione del progetto - struttura organizzativa Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Impostazione del progetto - struttura organizzativa Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Impostazione del progetto - Individuazione degli obiettivi Prodotto/servizio da realizzare (definizione dei requisiti) a quali costi in quanto tempo con quale livello qualitativo La fonte di riferimento è il contratto il quale non sempre definisce in modo sufficientemente chiaro tutti gli obiettivi. Alcuni obiettivi possono essere impliciti e riguardano le aspettative inespresse del cliente. L’utenza specifica nel dettaglio gli obiettivi. Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Impostazione del progetto - Identificazione dei Requisiti Cosa dovrebbe fare ? Quanto costerà ? Qual è la strategia da adottare? Come verrà organizzato ? Quanto tempo impegnerà ? Esistono prodotti simili in sviluppo o già operativi ? Qual è il piano di spese ? Che durata avrà il processo di sviluppo ? Come sarà il service/maintenance e quali sono le garanzie ? Esiste una infrastruttura di supporto ? Quali supporti esterni sono richiesti ? Che prospettive di riuscita sono state individuate ? Quale sistema di supporto lo manterrà in efficienza ? Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Impostazione del progetto - Identificazione dei Requisiti Lavorare congiuntamente allo sponsor di progetto Ottenere informazioni dettagliate delle esigenze Dichiarare in modo esplicito i requisiti ed avere le opportune assicurazioni per quanto riguarda lo staffing di progetto e la sponsorship di progetto Essere realistici; se un requisito può essere male interpretato, sarà male interpretato Usare un documento di definizione dello scope di progetto Se possibile, nella formulazione dei requisiti allegare immagini, grafici, modelli e altri riferimenti di questo tipo Assicurarsi che i deliverable di progetto corrispondano ai requisiti richiesti Definire le procedure di monitoraggio e controllo delle modifiche apportate ai requisiti Informare il project staff e lo sponsor di progetto in merito alle problematiche relative alla definizione dei requisiti Ottenere l’approvazione (firma) dello sponsor di progetto sulla definizione dei requisiti della baseline di progetto Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Impostazione del progetto - Individuazione degli obiettivi Contratto Aspettative inespresse del cliente Aspettative dell’utenza Obiettivi di progetto Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Impostazione del progetto - Caratteristiche degli obiettivi Chiari - Descrizione non ambigua, con pochi termini tecnici dei quali è illustrato il significato Misurabili - Devono prevedere una metrica ed un valore target Realistici - Deve essere raggiungibile il target degli obiettivi nel loro insieme (prodotto, tempi, costi, qualità) Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Impostazione del progetto – I requisiti di prodotto E’ il risultato dell’analisi dei fabbisogni del committente Si procede in modo incrementale fino a raggiungere il livello di precisione che elimini tutte le ambiguità Inizia con lo studio di fattibilità e si completa nel corso dell’esecuzione del progetto E’ un fattore critico di successo del progetto e coinvolge sia l’utente che il fornitore Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Impostazione del progetto – il Project Charter Definizione chiara ed univoca delle finalità progettuali Fissare i confini dello scope di progetto Essere per quanto possibile concisi  Identificare nomi e ruolo per le responsabilità  Definire in anticipo il flusso della documentazione e delle informazioni Definire le aspettative per quanto riguarda la gestione delle variazioni progettuali, del budget e degli status report Punto di riferimento “ufficiale” per il futuro del progetto Background e sommario del progetto Obiettivi del progetto Deliverable di progetto Milestones Assunzioni Rischi Risorse Piano di Comunicazione Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Impostazione del progetto – Il ciclo di vita del progetto Modelli di ciclo di vita del software: Incrementale:I requisiti del sistema sono definiti inizialmente ma il progetto è realizzato per parti successive; Evolutivo: Il progetto è realizzato per versioni successive. In ogni versione i requisiti possono essere variati. Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Impostazione del progetto – Il ciclo di vita del progetto La scelta di un modello è basata sulla valutazione delle seguenti caratteristiche del progetto: Criticità delle scadenze; Incertezza dei requisiti; Complessità di realizzazione. Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

Impostazione del progetto – Il ciclo di vita del progetto Una indicazione di massima: Progetti complessi - modello incrementale Progetti con requisiti incerti - modello evolutivo Progetti con scadenze critiche - modello incrementale o evolutivo Modelli diversi richiedono diverse tecniche di progettazione, ambienti di lavoro e strumenti Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti

CHI: HR Agenda TEMPO: 3’ Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti