LE RIUNIONI E GLI INCONTRI CON LA RETE COMMERCIALE: EFFICACIA E METODI; G 2

2 2 Riunioni ed incontri con la Rete  Periodici programmati  Trimestrali ?  Annuali per discussione target  Saltuari per presentazione prodotti/strategie  “Convention” annuale centrale o locale, MA  Orientata alla Rete;  Con strategie e piani d’azione;  Con gruppi di lavoro;  Con premi e riconoscimenti alla Rete;

3 3 Riunioni ed incontri con la Rete Lista di controllo  Obiettivi?  Chi dovrebbe partecipare?  Chi potrebbe partecipare e perché?  Qual è il punto centrale della riunione?  Qual è l’Agenda punto per punto?  Quanto tempo durerà (punto per punto)?

4 4 Riunioni ed incontri con la Rete Lista di controllo  Dove si svolgerà la riunione? (in azienda, fuori)  Chi dovrebbe parlare e dire cosa?  Chi prende nota di tutto?  Quando vi sarà la prossima riunione? MA SERVE PROPRIO CONVOCARE QUESTA RIUNIONE E PERCHE’?

5 5 Riunioni ed incontri con la Rete La preparazione  Definire i ruoli e i compiti di ciascuno;  Decidere i tempi;  Attenzione alla logistica (sala, mezzi, generi di conforto etc.);  Come si comunica in riunione;  L’Agenda;  Come e cosa si comunica ai futuri partecipanti;

6 6 Riunioni ed incontri con la Rete Il coordinatore deve:  Costruire l’Agenda con una sequenza logica;  Verificare che tutti ricevano in anticipo la documentazione prevista;  Aprire la riunione comunicando obiettivi,tempi e logistica;  Avviare la discussione su ogni argomento specificando i punti chiave da dibattere;

7 7 Riunioni ed incontri con la Rete Il coordinatore deve:  Coinvolgere uno per uno tutti i partecipanti nella discussione, incoraggiando anche l’espressione di opinioni diverse (ma solo se comunicate correttamente e costruttivamente);  Sintetizzare le idee espresse dal team per ogni punto e la decisione presa;

8 8 Riunioni ed incontri con la Rete Il coordinatore deve:  Concludere riassumendo e in modo positivo e motivante;  Verificare successivamente i feedback dei partecipanti;  Modificare conseguentemente la riunione successiva;

9 9 Riunioni ed incontri con la Rete Il coordinatore NON deve:  Incoraggiare ogni partecipante a rivolgersi solo al coordinatore, senza coinvolgere i colleghi;  Distanziarsi dalla strategia / direttive aziendali o rispetto all’Agenda;  Fare il moralista e dare giudizi astratti;  Parteggiare per qualcuno contro un altro;  Parlare molto, prevaricando gli altri;

10 Riunioni ed incontri con la Rete Il coordinatore NON deve:  Prendere pesantemente in giro o imbarazzare qualcuno;  Parlare male degli assenti;  Essere sulla difensiva e sordo ai pareri contrari;  Cercare di influenzare e dominare gli altri;  Arrivare subito alla conclusione (la propria…);  Fare lo sbruffone o il superesperto;  Parlare più del 20% del tempo;

11 Riunioni ed incontri con la Rete I partecipanti devono:  Sapere qual è l’obiettivo della riunione;  Sapere se è una riunione informativa, decisionale o altro;  PREPARARSI ! Dati, informazioni etc;  E’ spesso un piccolo/grande ESAME !  Avere ben presente i punti essenziali;

12 Riunioni ed incontri con la Rete I partecipanti devono:  Esprimersi in modo breve, sintetico e CHIARO;  Stare ZITTI se non si ha niente di utile o intelligente da dire;  Stare ZITTI se non si conosce l’argomento;  Aiutare il proprio gruppo con contributi utili;

13 Riunioni ed incontri con la Rete I partecipanti devono:  Presentare con chiarezza e forza e sostenere le proprie idee;  Non “ritirarsi nel guscio” o “fare dispetti” se la propria idea non è approvata/condivisa;  Accettare, condividere e promuovere le decisioni prese in riunione;

14 Riunioni ed incontri con la Rete TUTTI devono:  REALIZZARE le azioni decise insieme in riunione;  Portarle a TERMINE;  NON realizzare altre azioni diverse da quelle decise ALTRIMENTI LE RIUNIONI SARANNO PERCEPITE COME “UNA INUTILE PERDITA DI TEMPO”

15 Riunioni ed incontri con la Rete TUTTI devono: QUANDO SI E’ IN RIUNIONE:  Massima tolleranza e democraticità  TUTTI devono poter esprimere interessi, opinioni diverse, lavorarci su insieme ed arrivare ad una decisione il più possibile condivisa; QUANDO SI DEVE ESEGUIRE:  Massima decisione nell’implementazione delle decisioni prese in riunione e nel farle rispettare da tutti;

FINE Grazie per l’attenzione ! 16