“L'accesso agli archivi informatici: modelli e soluzioni” Prof. Federico Valacchi

I temi Gli strumenti tra passato, presente e futuro Il rapporto (mutevole) tra archivio e soggetto produttore Gli assetti del modello conservativo L’entità di accesso Elementi di progettazione

Gli strumenti

La pesca miracolosa (?) «Saremmo eternamente in debito con lei, Pamela» disse Langdton «se riuscisse a scoprire chi è il cavaliere e dove è sepolto». «Va bene» rispose Gettum «mi presterò al gioco. Se è un argomento che riguarda il Graal, dobbiamo controllarlo sulle sue parole chiave. Aggiungo un parametro di prossimità e tolgo la ricerca tra i titoli» (...) «E quanto tempo occorrerà per la ricerca?» volle sapere Sophie. «Poche centinaia di terabyte con riferimenti incrociati multipli?». Con gli occhi che le brillavano, Gettum premette il pulsante di ricerca. «Un semplice quarto d'ora» (Dan Brown, Il codice Da Vinci)

Una indicazione di tendenza La tendenza a delegare all'analisi automatica di «poche centinaia di terabyte» filtrate per parole chiave il compito di individuare i documenti desiderati e, soprattutto, la mal celata presunzione che una ricerca del genere possa in qualche modo considerarsi esaustiva, può più di una perplessità ma è un segnale delle aspettative degli utenti.

Contrappunto «Entrando in un grande archivio, l'uomo che già sa non tutto quello che v'è, ma quanto può esservi, comincia a ricercare non le materie ma le istituzioni» (Francesco Bonaini) La ricerca archivistica come “approssimazione successiva” Gli strumenti per la ricerca come rappresentazioni esterne (necessariamente) e “approssimative”

Una definizione di inventario “Gli inventari cercano di rappresentare ciò che è lontano, ciò che a prima vista non si vede (…) Essi, proprio perché veicolano una serie di informazioni, sono strumenti di mediazione tra ciò che è dentro i complessi documentari e chi dall'esterno intende, per qualche motivo, conoscerli”. (I. Zanni Rosiello, Gli archivi nella società contemporanea, Bologna, Il Mulino, 2009, p. 145

Un nuovo modello Il fatto nuovo e importante è che nell’archivio informatico nella maggior parte dei casi ci troviamo di fronte a “strumenti” che sono in qualche modo non più “corredo” ma parte integrante dell'archivio, generati a partire dai metadati e/o dai contenuti informativi dell'archivio e non frutto di descrizioni esterne sviluppate in genere a posteriori per rappresentare i contenuti informativi.

Non come cerco ma cosa trovo Il problema non sta tanto nel modo in cui si conduce la ricerca, quanto nella qualità dell'informazione che si recupera e nella consapevolezza che si ha delle potenzialità e dei limiti degli strumenti che si utilizzano. Ciò significa che, per quanti si occupano di costruire strumenti per l'individuazione delle fonti, il compito più importante è proprio quello di generare risorse che, pur garantendo un'elevata accessibilità, consentano di non perdere quella profondità informativa che caratterizza un universo un po' troppo complesso per poter essere sondato in una quindicina di minuti

Gli archivi

L’esigenza di una lettura diacronica del concetto di archivio Gli archivi “monolitici”, espressione di una cultura organizzativa, istituzionale e archivistica da cui derivano sedimentazioni documentarie fortemente strutturate e gerarchiche Gli archivi ai tempi degli open data: si modificano i processi funzionali e organizzativi dei soggetti produttori si “moltiplicano” e si sovrappongono i loro archivi

Open data e metodo storico (1) “Gli open data sono insiemi strutturati di informazioni che alcuni soggetti producono, elaborano e mantengono in ragione di una competenza loro attribuita, mettendoli a disposizione di altri soggetti in forma riutilizzabile. La prima forma di riuso di dati condivisi, nel numero e nel significato, riguarda la stessa pubblica amministrazione che, perseguendo i propri scopi istituzionali (…) non solo condivide i documenti, ma consente anche il riutilizzo dei dati dai diversi soggetti pubblici”

Open data e metodo storico (2) “Tutto questo si sposa perfettamente con il nuovo modo di lavorare della pubblica amministrazione che opera ormai secondo una logica di rete, non più all’interno di una struttura gerarchica, ma secondo un principio di cooperazione tra soggetti paritetici” (I. Pescini, W. Volpi, Open Data: i dati pubblici resi pubblici, Archivi e Computer 1/2012)

Il modello conservativo

Gli archivi del presente: per un modello di accesso nel tempo long time preservation: A period of time long enough for there to be concern about the impacts of changing technologies, including support for new media and data formats, and of a changing user community, on the information being held in a repository. This period extends into the indefinite future

Dalla conservazione alla consultazione La ragione essenziale per cui si progetta un sistema di gestione documentale è quella di garantire nel tempo la possibilità di fruire per diverse finalità dei documenti conservati. Alla progettazione e realizzazione delle funzionalità di accesso nei sistemi di gestione documentale deve quindi essere riconosciuta un’assoluta rilevanza Nella progettazione complessiva questo elemento è rimasto fin qui talvolta sullo sfondo a vantaggio di più generali tematiche organizzative della conservazione

Un nuovo sistema conservativo La crescente diffusione di archivi informatici pone evidenti problemi in termini di conservazione di documenti digitali accessibili, integri e affidabili sia nel breve che nel lungo periodo Cambia anche radicalmente la modalità secondo la quale si producono, utilizzano e conservano i documenti (“ubiquità digitale”e sue conseguenze) Dal confronto con questa realtà emerge con evidenza che le metodologie e le strategie conservative fin qui adottate devono essere radicalmente riviste soprattutto in direzione di affidabili modelli di accesso (cioè di utilizzazione) ai documenti

Ambito di applicazione Esigenza di individuare le componenti fondamentali dell'entità di accesso agli archivi conservati da un ipotetico polo di conservazione digitale e di individuare i requisiti di ordine organizzativo, normativo, archivistico e tecnologico necessari a garantirne la realizzazione.

Lo scenario Lo scenario entro al quale ci si muove è principalmente quello di un polo di conservazione che garantisca il servizio di long time preservation ad una molteplicità di soggetti produttori Il modello proposto può applicarsi anche alle esigenze di un singolo soggetto che conservi “in proprio” il suo archivio informatico, sia pure con tutti i limiti di sostenibilità che ciò comporta

Fase di applicazione Non ci preoccupa degli aspetti di accesso alla documentazione nella fase corrente e delle problematiche di indubbia complessità che anche quella fase porta con sé ma della fase che potremmo definire genericamente conservativa, indipendentemente dal contesto specifico e dagli agenti della conservazione. Si prende in esame il problema dell’accesso a partire dal momento in cui il produttore trasferisce i propri archivi al sistema di conservazione

Un modello di ciclo vitale in ambiente digitale Fase attiva (presso il soggetto produttore) “Concezione” Produzione Gestione corrente Fase conservativa (presso il soggetto conservatore) Deposito Storico

Gli attori La progettazione e la realizzazione dei sistemi di conservazione e dei relativi strumenti di accesso è incentrata sugli utenti siano essi “interni” che “esterni” Esistono diverse tipologie di utenti, distinte sulla base del loro profilo giuridico e dei loro interessi/diritti alla consultazione dei documenti.

Etica dell’accesso all’informazione Il diritto di accesso all’informazione rappresenta uno dei temi portanti della mission delle discipline documentarie La bozza dei Principles of access to archives (fonte ICA) Pro Acceso

La regolamentazione dell’accesso L’accesso pone rilevanti problemi di ordine giuridico: livelli di consultabilità della documentazione conservata definizione dei diritti di accesso dei singoli utenti Nella progettazione delle funzionalità di accesso ha un ruolo centrale la valutazione di principi generali, leggi, regole tecniche, codici di deontologia e buona condotta che definiscono la natura e le finalità e le modalità dell’accesso alla documentazione amministrativa e le regole per la protezione dei dati (tra accesso e “diritto all’oblio”) La normativa in materia di accesso, consultabiltà e tutela della privacy è cospicua e complessa Le problematiche risultano accentuate nel contesto digitale Diacronicità della funzione di accesso

Verso un nuovo modello conservativo Le esigenze e le complessità della conservazione digitale impongono di rivedere l’intero modello conservativo, sia in termini di organizzazione complessiva che di procedure e responsabilità. Crisi “della gestione decentralizzata nella continuità del policentrismo” anche per effetto della perdita di “fisicità” degli archivi e del processo di delocalizzazione La soluzione ritenuta più efficace è quella di affidare a soggetti terzi (fermi restando i diritti e le responsabilità dei produttori) la conservazione degli archivi digitali Nella normativa vigente solo di recente e in maniera non del tutto chiara ed esaustiva si è preso atto di ciò

Polo di conservazione digitale Il “conservatore” secondo il CAD è un soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di conservazione al quale sia stato riconosciuto, da DigitPA, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza.

Il sistema di conservazione (art. 3 bozze regole tecniche CAD) 1. In attuazione di quanto previsto dall’articolo 44, comma 1, del Codice, il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico dal produttore di cui all’articolo 6 fino all’eventuale scarto, la conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità: a. i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati di cui all’allegato 5 al presente decreto; b. i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad essi associati di cui all’allegato 5 al presente decreto, contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che appartengono al fascicolo o all’ aggregazione documentale. 2. Le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano il trattamento dell’intero ciclo di gestione dell’oggetto conservato nell’ambito del processo di conservazione. 3. Il sistema di conservazione garantisce l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.

Modelli organizzativi della conservazione (art Modelli organizzativi della conservazione (art.5 bozze regole tecniche) 1. Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente. 2. Ai sensi dell'articolo 44 del Codice, la conservazione può essere svolta: a. all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare; b. affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso DigitPA. 3. Le pubbliche amministrazioni realizzano i propri processi di conservazione all’interno della struttura organizzativa che produce il documento informatico o affidando tali processi a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all’articolo 44-bis, comma 1, del Codice, fatte salve le competenze del Ministero per i beni e le attività culturali ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n 42, e successive modificazioni.

Conservatori accreditati (art 44.bis CAD) 1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l’accreditamento presso DigitPA. 3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in società di capitali con capitale sociale non inferiore a euro 200.000.

Natura e organizzazione dei poli di conservazione Un polo di conservazione è una struttura complessa costituita da un insieme di risorse organizzative infrastrutture fisiche risorse tecnologiche (infrastrutture di rete, hw, sw, supporti figure professionali altamente specializzate (archivisti, informatici) procedure rigorose e condivise e standard adeguati In questo senso occorre valutare con attenzione i costi complessivi e individuare tempestivamente le risorse da destinare al processo/sistema di conservazione

L’entità di accesso

Diritto di accesso Diritto che i soggetti interessati hanno di accedere ed eventualmente ottenere copia della documentazione su cui hanno interesse (legge 241/90 e legge 12/2005) Garanzia essenziale di trasparenza amministrativa Si esercita su documenti che in sostanza sono conservati negli archivi correnti e di deposito

Consultabilità Consultabilità: diritto di prendere visione dei documenti conservati in un archivio, con particolare riferimento agli archivi storici. La consultabilità è subordinata ad un’ampia gamma di indicazioni normative che consentono/non consentono a diverse tipologie di utenti di usufruire dei contenuti informativi

Entità di accesso: una definizione e le sue conseguenze Secondo il modello proposto da OAIS l'entità di accesso “fornisce i servizi e le funzioni che supportano gli utilizzatori nel determinare l’esistenza, la descrizione, la collocazione e la disponibilità di informazioni conservate nel sistema, e che consentono agli utilizzatori di richiedere e ricevere informazioni”.

L’oggetto dell’accesso L'accesso è una entità che agisce su un Open Archival Information System (OAIS): “An archive, consisting of an organization of people and systems, that has accepted the responsibility to preserve information and make it available for a Designated Community.

Il concetto di archivio in OAIS = sistema archivio Parlare di “consisting of an organization of people and systems” significa prendere atto che l’archivio non è solo documenti ma un insieme di persone, funzioni e attività. L’archivio e il sistema archivio inteso come entità complessa da valutare in ogni sua dimensione

Una accezione complessa dell’accesso Così come si passa dall’archivio al sistema archivio si deve passare dall’esigenza di accesso/consultazione al sistema di accesso che coerentemente a OAIS deve essere recepito non come un’attività a valle ma come un complesso di persone funzioni e procedure che si sviluppano nel tempo e il cui esito ultimo è quello di garantire l’esibizione dei contenuti informativi nel tempo

Le complessità dell’accesso al sistema archivio Le funzionalità dell’accesso non si limitano al semplice recupero di determinate informazioni Includono anche le procedure di comunicazione con le diverse tipologie di utenti in modo da consentire agli utenti stessi di ricevere richieste, applicare controlli sui limiti d’accesso delle informazioni protette e gestire le richieste d’accesso fino alla loro evasione, con la generazione della risposta e la sua restituzione al richiedente nei termini e nei limiti previsti dalla richiesta

Le componenti Parlare di entità di accesso significa quindi progettare e realizzare un sistema che consenta di descrivere, organizzare, individuare e distinguere all'interno di un polo di conservazione: gli oggetti (fondi, serie, fascicoli, singoli documenti) gli attori (categorie di utenti interessati all'accesso) le modalità (accesso pubblico o con restrizioni sulla base dei privilegi degli specifici utenti, accesso diretto o mediato), le procedure gli strumenti (profili, metadati, strumenti di ricerca archivistici) e la restituzione (modalità e procedura di restituzione delle informazioni e loro esibizione all'utente)

Nuove prospettive Le strategie di accesso e consultazione appaiono profondamente trasformate in ambiente digitale, per quanto esse abbiano sempre rappresentato un terreno assai infido, con il quale l’archivistica si è sempre dovuta confrontare sia dal punto di vista della elaborazione degli strumenti che da quello dell’applicazione di norme puntuali. Al tempo stesso la disponibilità di archivi informatici rende possibile il superamento di limiti “classici” della descrizione e della ricerca archivistica.

Entità di accesso: costruire a monte un’esigenza che si manifesta a valle L’entità’ di accesso è un elemento inevitabilmente connesso al resto del sistema di gestione documentale ma dotato al tempo stesso di forte specificità La formula alla luce della quale valutarla è in ultima analisi quella del rapporto tra input e output, cioè delle aspettative e delle modalità di individuazione e restituzione dei documenti e delle descrizioni immessi nel sistema nel momento di formazione dell’archivio Ciò significa che anche le funzionalità di accesso in termini di standard di descrizione, metadati, strumenti e finalità devono essere attentamente valutate al momento della progettazione complessiva, in modo da armonizzarle con l’insieme del sistema di produzione e conservazione

Input /output Input: “costruzione” dell’archivio (produzione, organizzazione e utilizzazione dei documenti, generazione dei metadati) Output: accesso e consultazione (definizione degli strumenti, individuazione delle funzionalità di ricerca, modelli di restituzione, tipologie di esibizione)

La costruzione di un archivio Fatte salve le considerazioni sviluppate in precedenza sulla spiccata granularità della produzione archivistica digitale e sulla forte articolazione che caratterizza i soggetti produttori il modello di sedimentazione su cui l’archivio si forma non sembra potere sfuggire a quello “canonico”, strutturato, multilivellare e fondato sulla classificazione e sul titolario

Accedere e consultare Le modalità secondo le quali si interroga un archivio digitale sono complesse e dinamiche e possono/devono essere svincolate da rigidi modelli gerarchici Gli strumenti di accesso possono/devono rispondere agli utenti e non alla struttura archivistica Non “come cerco” ma “cosa trovo” (contestualizzazione delle risposte alle interrogazioni) L’esigenza di prevedere le esigenze delle diverse tipologie di utenti (user test)

Ridefinizione degli strumenti Da un punto di vista concettuale la prima conseguenza forte è quella della trasformazione profonda che investe (o investirà) quelli che definiamo strumenti di ricerca archivistici.

La scomparsa degli inventari? Alla luce di un’elaborazione concettuale secolare disponiamo di un ampio e consolidato numero di strumenti di ricerca Tali strumenti nel contesto degli archivi informatici tenderanno a scomparire o, quanto meno, a modificarsi sostanzialmente rispetto alle forme che conosciamo. La sperimentazione e la valutazione degli strumenti di ricerca in chiave storico culturale nell’ambito degli archivi informatici è però ancora in una fase embrionale

Elementi di progettazione

Scenari di riferimento Premessa ineludibile all'attività di progettazione è la constatazione che un Polo, anche e soprattutto per quello che riguarda l'accesso, dovrà confrontarsi con una realtà pregressa fortemente articolata non potendo e non dovendo imporre ai singoli soggetti le proprie scelte ma piuttosto garantendo l'elasticità necessaria a rispondere alle molteplici esigenze che potranno manifestarsi.

La prima attività: analisi del pregresso Nella progettazione complessiva dell'intero sistema e in quella dell'entità di acceso in particolare ci si dovrà quindi attentamente confrontare con un'accurata analisi preliminare delle caratteristiche complessive del contesto all'interno del quale si dovrà calare il sistema stesso

Elementi generali Si ritiene opportuno che in fase di progettazione e realizzazione ci si confronti attentamente con una serie di elementi di natura generale e particolare che influenzano in maniera decisiva l’architettura e le funzionalità dell’entità di accesso. Si elencano di seguito i temi da considerarsi centrali al riguardo.

a) Dimensione organizzativa Complessità del modello organizzativo Il polo nel suo complesso - e l'entità di accesso di conseguenza - devono rispondere in prospettiva ad una forte complessità organizzativa che coinvolge una molteplicità di soggetti e di modalità gestionali dei rispettivi archivi. Il sistema deve essere in grado fin dalla sua progettazione di rispondere a tale complessità.   Pluralità di soggetti aderenti e relative esigenze e peculiarità Il polo nel suo complesso e il modulo di accesso in particolare devono garantire l'elasticità necessaria a rispondere alle esigenze di una pluralità di soggetti che manifestano sistemi di produzione, uso e conservazione di archivi di natura diversa Rilevanza quantitativa A regime il polo d conservazione sarà chiamato a gestire volumi di dati strutturati di particolare rilevanza quantitativa. Nella progettazione e nella scelta delle soluzioni tecnologiche quindi questo elemento dovrà essere tenuto nella dovuta considerazione.

b) Dimensione archivistica Gestione di archivi ibridi Nella realizzazione del sistema dovrà essere tenuta nella dovuta considerazione la constatazione che a regime gli archivi con cui ci si dovrà confrontare sono caratterizzati da una forte ibridazione e dalla convivenza di documenti analogici e digitali. Ogni procedura dovrà quindi garantire la possibilità di rispettare questa realtà della conservazione. Impatto sul ciclo vitale Dal punto di vista della tempistica secondo la quale nel contesto digitale si esplicitano le funzioni archivistiche occorre tener presente che si registrano modificazioni nel tempo e nello spazio, con particolare riferimento alla ridefinizione del ciclo vitale del documento. Ciò impatta anche sulle funzionalità del modello di accesso che dovranno essere realizzate tenendo presente questo elemento.   Impatto sugli strumenti e sulle modalità di descrizione Le finalità dell'accesso agli archivi conservati dal polo si diversificano sia rispetto ai soggetti interessati che ai tempi di conservazione. Gli strumenti di accesso e ancora prima le descrizioni degli oggetti dovranno perciò tenere conto di questa molteplicità di finalità

c) Dimensione giuridica Appare evidente l'esigenza di valutare la progettazione e la realizzazione dell'entità di accesso nel quadro della sua rispondenza ad una mole complessa di norme vincolanti e di diversificate finalità di natura “operativa”

Normativa L'entità di accesso pone rilevanti problemi di ordine giuridico in termini di valutazione dei diritti di accesso dei singoli utenti e dei livelli di consultabilità della documentazione conservata. La progettazione della funzionalità di accesso deve confrontarsi con tutte le indicazioni normative, le regole tecniche e i codici di deontologia e buona condotta che normano l’accesso alla documentazione amministrativa e la protezione dei dati. La normativa in materia di accesso, consultabiltà e tutela della privacy è cospicua e complessa. L'analisi preliminare di tale corpus normativo è da considerarsi assolutamente rilevante ai fini della definizione puntuale dei diversi livelli di accesso e consultabilità della documentazione conservata dal polo al fine di associare i diversi livelli ai profili degli utenti. Nella progettazione dell'entità si dovrà quindi dare conto in maniera puntuale del quadro normativo di riferimento, sia di ordine generale che particolare

FINALITA' DELL'ACCESSO In via preliminare alla progettazione occorre individuare ed esplicitare le diverse tipologie di accesso sulla base delle finalità degli utenti, in maniera da generare i presupposti per una efficace categorizzazione degli utenti stessi, finalizzata alla generazione di adeguati profili di accesso.

Principali tipologie di accesso Accesso a fini gestionali e monitoraggio dei sistema E’ prerogativa, nel rispetto dei relativi profili di tutti i soggetti che hanno a diversi livelli interesse e responsabilità nella manutenzione e nella gestione e aggiornamento delle componenti tecnologiche del Polo   Accesso interno o esterno a fini di ricerca giuridica e amministrativa Categoria da considerarsi allo stato attuale di prevalente importanza che coincide in linea generale con la ricerca effettuata nell'archivio di deposito. Questa tipologia di accesso è finalizzata all’individuazione e alla consultazione delle informazioni che supportano l'attività istituzionale dei soggetti produttori e a far fronte al diritto di accesso esercitato da soggetti terzi (di diversa natura e profilo istituzionale e giuridico) che godano dei relativi privilegi. Accesso a fini storico culturali Ha come prevalente finalità la consultazione di documenti a fini di ricerca storica. I tempi e le funzionalità di questa tipologia di accesso, che ha come finalità prevalente la consultazione di documenti e informazioni che hanno maturato il loro carattere storico e non sono in linea generale sottoposti a nessuna limitazione di consultabilità, dovranno essere attentamente valutati.

Utenti La progettazione dovrà individuare puntualmente tutte le categorie di utenti al fine poi di definirne nel dettaglio i relativi profili e privilegi sulla base della normativa in materia di consultabilità e accesso già analizzata. A questo riguardo si dovrà sviluppare un'analisi di dettaglio che individui le singole categorie di utenti, attribuisca loro le rispettive responsabilità e indichi i privilegi di consultabilità, consentendo di governarli a regime mediante la valorizzazione dei metadati relativi.

UTENTI E PROFILI CAD (Regole tecniche) Articolo 6. Ruoli e responsabilità   1. Nel sistema di conservazione si individuano almeno i seguenti ruoli: a. produttore; b. utente; c. responsabile della conservazione. 2. I ruoli di produttore e utente sono svolti indifferentemente da persone fisiche o giuridiche interne o esterne al sistema di conservazione, secondo i modelli organizzativi definiti all’articolo 5.  3. Il produttore, responsabile del contenuto del pacchetto di versamento, trasmette tale pacchetto al sistema di conservazione secondo le modalità operative di versamento definite nel manuale di conservazione.

Amministratore/Responsabile della conservazione Questa categoria di utente corrisponde a quanti a diverso titolo e scopo hanno interesse e responsabilità al monitoraggio e alla manutenzione degli archivi e del polo nel suo complesso, sia dal punto di vista della manutenzione tecnologica che delle responsabilità giuridiche  

Utenti “interni” La categoria è costituita da tutti quei soggetti che hanno interesse e responsabilità per accedere al sistema nel suo complesso o a parte di esso. Se ne riportano alcune tipologie che dovranno essere ulteriormente dettagliate in fase di progettazione, anche alla luce del modello organizzativo che si adotterà a regime   Operatori nel Polo di conservazione Utenti cui competono le attività archivistiche e informatiche necessarie alla manutenzione complessiva del sistema, ad eventuali aggiornamenti e alla soluzione dei problemi contingenti. Presso il soggetto produttore L’ente produttore mantiene il controllo e la responsabilità sui propri complessi documentari ed è chiamato a monitorare, nel suo interesse, le attività che il Polo conduce sui suoi archivi. E’opportuno creare un profilo utente “amministratore Ente produttore” che goda dei privilegi necessari a monitorare e gestire gli accessi interni all’ente sulla propria documentazione. Si dovrà inoltre prevedere l’accesso a fini di consultazione “operativa”da parte di ogni soggetto che opera all’interno dell’ente e che l’ente stesso abiliti all’accesso secondo adeguati livelli di responsabilità. Vigilanza Le Soprintendenze archivistiche hanno tra i propri compiti istituzionali quello di vigilare sulla corretta gestione degli archivi oggetto di conservazione da parte del Polo. Per questa ragione si dovrà prevedere un adeguato profilo che consenta l’accesso a tutti gli archivi ai fini di esercitare la vigilanza. Dipendenti di amministrazioni diverse dal soggetto produttore dell’archivio Dipendenti di un’Amministrazione diversa da quella che ha prodotto l’archivio che manifestano l’esigenza di accedere per scopi esclusivamente istituzionali alla documentazione d’archivio sulla quale quella Amministrazione abbia un coinvolgimento o un interesse. Organi giudiziari e forze dell’ordine Questi soggetti istituzionali possono richiedere l’accesso e/o il sequestro relativamente a nuclei documentari conservati nel sistema e che abbia influenza nello sviluppo di procedimenti giudiziari in corso

Utenti “esterni” A fini amministrativi Questa tipologia di utenti coincide con i singoli cittadini che esercitano il loro diritto di accesso ai documenti amministrativi. Occorre in questo caso definire insieme ai relativi privilegi anche quali siano le procedure di accesso A fini storici Utenti che conducono ricerche sui documenti che hanno maturato i tempi di sedimentazione necessari a farli confluire nell’archivio storico e che non hanno quindi in linea generale restrizioni di sorta.  

Utenti automatici Rientrano in questa categoria le macchine o i sistemi che in regime di interoperabilità sono autorizzati da appositi protocolli e procedure ad accedere al sistema di conservazione o a porzioni di esso in maniera automatica senza interazione umana. Al riguardo occorre definire con estrema puntualità tipologie e funzionalità.