DOCUMATIC Il Software per l’Archiviazione Elettronica e il Protocollo Informatico dei documenti © 1996-2010 SoftWorks2000

Cos’è DOCUMATIC? E’ un software per la gestione documentale basato su un database centralizzato in grado di gestire qualsiasi tipo di documento (originariamente cartaceo o già in formato elettronico). Il sistema è stato studiato per rispondere alle esigenze di: Pubblica Amministrazione Piccola e grande Impresa Studio professionale Centro servizi

Perché conviene utilizzare DOCUMATIC? Eliminazione della carta Le recenti normative in materia di documento informatico hanno reso possibile la sostituzione del documento cartaceo con il più pratico documento elettronico. Notevole riduzione degli spazi dedicati all'archivio dei documenti Migliaia di documenti possono essere riversati in un disco fisso o su supporto ottico, senza alcuna perdita di informazioni, liberando spazio utile su scaffali o persino stanze e magazzini. Costi di gestione ridotti al minimo Un semplice computer e un addetto non specializzato possono essere sufficienti per gestire notevoli quantità di documenti.

Perché conviene utilizzare DOCUMATIC? Reperibilità immediata dei documenti Basta digitare una parola chiave per trovare e quindi consultare il documento cercato. Inalterabilità dei documenti Il documento digitalizzato rimane nel tempo uguale all'originale e non può essere smarrito accidentalmente. Riservatezza e sicurezza degli archivi I documenti ed i dati ad essi associati non sono alla portata di tutti, ma sono accessibili solo alle persone autorizzate.

Perché conviene utilizzare DOCUMATIC? Condivisione degli archivi Lo stesso documento può essere consultato da più persone collegate in rete (locale o Internet) senza passaggio di carte da una scrivania all'altra. Tutela dell'ambiente Diamo una mano alla salvaguardia dell'ambiente consumando meno carta. Campi di applicazione illimitati È possibile archiviare ogni tipo di documento.

Come DOCUMATIC acquisisce i documenti? L’acquisizione dei documenti, semplice e flessibile, utilizza database standard e i più diffusi formati immagine

Come DOCUMATIC acquisisce i documenti? Digitalizzazione dei documenti cartacei attraverso uno scanner o un altro dispositivo compatibile con gli standard TWAIN e ISIS Caricamento di immagini o documenti creati da altre applicazioni (Microsoft Office, e-mail, pagine HTML …) Cattura dell'output di una stampante virtuale che trasforma un qualsiasi documento inviato alla stampa in un file immagine in formato PDF, TIFF o JPEG

Come DOCUMATIC acquisisce i documenti? Avvio di programmi esterni per la digitalizzazione o la creazione di immagini o di documenti Acquisizione di file tramite Drag&Drop (Clicca&Trascina) Acquisizione di immagini contenute negli Appunti di Microsoft Windows (clipboard) E' inoltre possibile inserire un documento senza doverne acquisire necessariamente l'immagine, mantenendo comunque la possibilità di acquisirla successivamente.

Come DOCUMATIC classifica i documenti? La classificazione dei documenti permette il loro rapido reperimento e utilizzo

Come DOCUMATIC classifica i documenti? I documenti, composti da una o più pagine, sono memorizzati negli archivi e identificati in modo univoco da un certo numero di campi chiave. E' possibile gestire un numero illimitato di archivi e, in ognuno di essi, é possibile creare un numero infinito di destinazioni per il documento. Le destinazioni (o voci di Titolario) sono aree virtuali nelle quali sono inseriti i documenti acquisiti. Le destinazioni hanno una struttura ad albero che può essere estesa fino a quanto si desidera. É possibile definire un gruppo di destinazioni diverso per ogni archivio di DOCUMATIC.

Come DOCUMATIC classifica i documenti? Al documento può essere associata una scheda dati completamente personalizzabile. Nella scheda dati è possibile inserire: Testi di lunghezza fissa o illimitata, numeri, date, ore e dati di tipo logico (Si/No, Vero/Falso) Campi associati a tabella con o senza multiselezione (es. rubrica clienti e fornitori, ...) Campi associati a struttura con o senza multiselezione (es. lista di distribuzione, tipo di documento strutturato, ...) Campi progressivi sia automatici che non automatici Campi con valore predefinito Campi obbligatori, a sola lettura o protetti da password

Come DOCUMATIC classifica i documenti? I dati possono essere inseriti: Prima dell'acquisizione del documento nel caso, per esempio, di acquisizione di un documento alla volta Dopo l'acquisizione del documento nel caso, per esempio, di acquisizione massiva di documenti (più documenti alla volta) Dopo l'acquisizione del documento da una postazione di indicizzazione che può essere diversa da quella di acquisizione

Come DOCUMATIC classifica i documenti? Per ciascun archivio si può definire un criterio diverso di classificazione dei documenti. Ecco alcuni esempi: CARTELLE CLINICHE: Nominativo, Data nascita, Data ingresso, Data dimissione, Medico curante, Diagnosi, ... DOCUMENTI FISCALI: Ragione sociale, Numero e data documento fiscale, Imponibile, Imposta, ... PROTOCOLLO DOCUMENTI: Mittente / Destinatario, Oggetto, Data ricezione / invio, Numero e data protocollo, Mezzo ricezione / invio ... RASSEGNA STAMPA: Nome giornale, Titolo articolo, Argomento articolo, Pagina giornale, Sintesi articolo, ...

Come DOCUMATIC permette di trovare i documenti? La ricerca dei documenti avviene nel modo più intuitivo ed efficiente

Come DOCUMATIC permette di trovare i documenti? Ricerca per chiave singola o multipla Con questo sistema si può trovare un documento o un gruppo di documenti utilizzando una delle chiavi con cui sono stati classificati. Ad esempio, in un ARCHIVIO DOCUMENTI FISCALI si potrebbe trovare una fattura impostando un criterio sul campo Numero fattura oppure sul campo Ragione sociale. In un ARCHIVIO PROTOCOLLO si potrebbe trovare una lettera impostando un criterio sul campo Numero protocollo oppure sul campo Responsabile del procedimento. I criteri di ricerca possono essere registrati per essere riutilizzati in qualsiasi momento.

Come DOCUMATIC permette di trovare i documenti? Ricerca libera Con questo sistema si può trovare un documento o un gruppo di documenti cercando una parola indipendentemente dal campo nel quale potrebbe essere stata inserita. Ricerca sulla lista o visuale Naturalmente è possibile scorrere l'elenco dei documenti sia orizzontalmente sia verticalmente fino a trovare il documento desiderato che può essere immediatamente visualizzato o stampato. E' anche possibile scorrere visivamente le pagine del documento fino a trovare quello desiderato.

Come i nostri clienti utilizzano DOCUMATIC? AZIENDA

Come i nostri clienti utilizzano DOCUMATIC? Protocollazione dei documenti e distribuzione al destinatario o ai destinatari (segreteria di direzione o persona) in base all'organigramma aziendale (client o client web) o, in alternativa, mediante posta elettronica. Acquisizione, archiviazione e distribuzione dei fax ricevuti dalla macchina digitale multifunzione con opzione fax (DOCUMATIC SAVER). Lo stesso modulo software è utilizzato per la distribuzione delle scansioni. Creazione guidata dei documenti aziendali in uscita in base a modelli predefiniti e loro salvataggio automatico nel server di rete con nome univoco (DOCUMATIC ACTIVE DOCUMENTS).

Come i nostri clienti utilizzano DOCUMATIC? Acquisizione ed archiviazione dei documenti di trasporto con lettura e salvataggio automatico del numero documento tramite DOCUMATIC OCR. Acquisizione ed archiviazione dei documenti fiscali (fatture, note di credito, documenti di trasporto) con caricamento delle chiavi di indicizzazione direttamente dal database aziendale (DOCUMATIC DATA LOADER). Acquisizione e distribuzione dei documenti acquisiti attraverso la rete locale o la posta elettronica tramite DOCUMATIC SCAN (postazione di acquisizione con scanner centralizzata). Acquisizione dei documenti e interrogazione degli archivi DOCUMATIC con un software gestionale esterno tramite DOCUMATIC ACQUIRE&VIEW.

Come i nostri clienti utilizzano DOCUMATIC? AZIENDA ENTE PUBBLICO / PRIVATO

Come i nostri clienti utilizzano DOCUMATIC? Protocollazione dei documenti con segnatura di protocollo prima della scansione per mezzo di timbratrice o stampante di etichette controllata direttamente da DOCUMATIC. Acquisizione ed archiviazione della rassegna stampa con consultazione attraverso la rete intranet o Internet.

Come i nostri clienti utilizzano DOCUMATIC? STUDIO PROFESSIONALE

Come i nostri clienti utilizzano DOCUMATIC? Studio avvocato Acquisizione della documentazione, inserimento in fascicolo ed assegnazione del lavoro agli utenti. I documenti, una volta lavorati, sono presi in carico dalla segreteria per la storicizzazione. Studio commercialista Acquisizione e conservazione della documentazione contabile e fiscale dei clienti. Per ogni cliente è stato creato un archivio con una propria struttura dipendente dalla tipologia del cliente.

Come i nostri clienti utilizzano DOCUMATIC? CENTRO SERVIZI

Come i nostri clienti utilizzano DOCUMATIC? Acquisizione massiva tramite scanner per grandi volumi ed indicizzazione dei documenti (attribuzione delle chiavi di ricerca al singolo documento). Tale attribuzione è effettuata anche con l'ausilio dei moduli software DOCUMATIC DATA ENTRY, DOCUMATIC DATA LOADER, DOCUMATIC IMPORTER, DOCUMATIC OCR e DOCUMATIC SPOOL. Distribuzione al cliente finale dell'archivio documentale (esportato integralmente o parzialmente da DOCUMATIC) su supporto ottico. Esportazione dell'archivio documentale in formato XML per importazione di dati e documenti nel proprio gestionale.

Come i nostri clienti utilizzano DOCUMATIC? Consultazione attraverso Internet dell'archivio documentale da parte del cliente finale. Il cliente finale accede solamente al proprio archivio (o ai propri archivi) tramite user ID e password. Il database può trovarsi nel server di rete del centro servizi oppure essere installato presso la sede del cliente finale. Importazione in DOCUMATIC dell'archivio documentale consegnato al cliente finale sotto forma di file di testo o XML e immagini (in formato PDF, TIF o JPG).

DOCUMATIC Il Software per l’Archiviazione Elettronica e il Protocollo Informatico dei documenti Per informazioni su DOCUMATIC: Soft Works 2000 Via Aurelia 641 00165 ROMA Tel. 06.66.41.82.68 - Fax 06.90.28.02.18 www.documatic.it - info@documatic.it