Il servizio di prenotazione anagrafica Città di Torino DIVISIONE SERVIZI CIVICI Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di Torino Il servizio di prenotazione anagrafica per gli Avvocati DCS Software e Servizi S.r.l.

L’idea Migliorare l’efficienza degli studi legali e decongestionare gli uffici pubblici. Dalla congiunzione di queste due esigenze nasce l’idea.

I numeri L’Ordine ha inviato un questionario a 150 studi per rilevare la situazione attuale, in termini di accessi agli uffici anagrafici e numero di certificazioni richieste, con i seguenti risultati: Proiettando i dati sui circa 1000 studi legali torinesi possiamo ipotizzare i seguenti volumi in un anno di servizio:

Le limitazioni normative Agli archivi anagrafici non è permesso l’accesso diretto dallo studio dell’Avvocato per ragioni di privacy. Non è possibile la stampa in remoto dei certificati in quanto devono essere firmati da un funzionario dell’anagrafe e, nei casi previsti, soggetti al pagamento dell'imposta di bollo.

I vantaggi PER L’ANAGRAFE PER GLI ISCRITTI ALL’ORDINE Minore afflusso, diretto, agli sportelli Razionalizzazione delle richieste Standardizzazione della procedura Maggiore efficienza del servizio PER GLI ISCRITTI ALL’ORDINE Velocizzazione delle procedure Contenimento dei costi Ottimizzazione dei tempi e delle energie

I soggetti coinvolti CERTILEX è un servizio per la prenotazione di certificazioni demografiche da parte degli iscritti all’ordine degli avvocati, da attuarsi tramite un’applicazione web residente sul sito Internet dell’Ordine. SERVER DCS www.ordineavvocatitorino.it L’ISCRITTO ALL’ORDINE - prenota il certificato - controlla lo stato della prenotazione - riceve il documento cartaceo all’Ordine o presso lo studio L’ORDINE DEGLI AVVOCATI - controlla le richieste degli iscritti - verifica lo stato della prenotazione - ritira i documenti pronti - consegna i certificati agli iscritti L’ANAGRAFE - effettua il monitoraggio delle prenotazioni - produce i certificati - segnala le richieste non evadibili - consegna i documenti pronti all’Ordine

Il flusso L’Ordine controlla la validità della richiesta e la invia all’Anagrafe L’Iscritto invia la prenotazione all’Ordine Segnala all’Ordine i documenti pronti L’Anagrafe controlla le richieste e produce i certificati L’Ordine consegna il certificato all’iscritto L’Ordine ritira i certificati dall’Anagrafe

Il servizio in dettaglio Prenotazione Trasmissione telematica delle richieste da Ordine ad Anagrafe Elaborazione richieste Produzione certificazioni Ritiro e Recapito certificati

I documenti prenotabili STATO CIVILE CERTIFICATI ANAGRAFICI Nascita estratto copia integrale estratto per riassunto atto certificato estratto atto con paternità e maternità Matrimonio estratto copia integrale certificato Morte estratto copia integrale Stato di famiglia Stato di famiglia storico Residenza Residenza storico Cittadinanza italiana Esistenza in vita Stato libero Rilascio entro 2 giorni lavorativi Rilascio entro 5 giorni lavorativi

Prenotazione LA PRENOTAZIONE PUÒ AVVENIRE: 1) dallo studio In questo caso lo studio ha preventivamente compilato un modulo di adesione al servizio dichiarando quali avvocati saranno abilitati al servizio e quali indirizzi e-mail verranno utilizzati; in questo modo l’Ordine può garantire che la richiesta venga fatta solo ed esclusivamente da soggetti abilitati. In sostanza l’Ordine “certifica” il messaggio e-mail dell’iscritto nei confronti dell’anagrafe. Concretamente l’iscritto accede, tramite l’area riservata del sito dell’ordine, al modulo di prenotazione certificati, (l’accesso è regolato da password nominativa), compila il modulo di richiesta.

Prenotazione 2) da un terminale presso l’Ordine degli Avvocati l’iscritto, previa digitazione di un codice di accesso personale (pin), compila il modulo di richiesta, lo stampa, lo firma e lo consegna alla segreteria; contestualmente il corrispondente modulo elettronico viene accodato per l’invio telematico n.b.: la stampa del modulo cartaceo si rende necessaria perché l’iscritto non ha un proprio indirizzo e-mail, certificato dall’ordine, che attesti la provenienza della prenotazione.

Trasmissione Telematica delle richieste da Ordine ad Anagrafe Tutte le prenotazioni effettuate dagli studi legali sono accodate in un unico file residente sul sito Internet del Consiglio dell’Ordine degli Avvocati; fatte le opportune verifiche le prenotazioni conformi al regolamento di servizio verranno rese disponibili per gli uffici anagrafici attraverso l’apposita pagina dell’applicativo Internet. Elaborazione richieste Tutte le operazioni saranno effettuate attraverso il sito Internet.

Produzione certificazioni Entro 48 ore dalla richiesta l’anagrafe produce le certificazioni richieste. Per le prenotazioni evadibili, prodotto il certificato richiesto l’anagrafe lo renderà disponibile per il ritiro da parte dell’Ordine degli Avvocati. L’avviso di documento pronto verrà trasmesso all’Ordine mediante l’applicativo Internet. Per tutte le richieste non evadibili sarà segnalata la motivazione che non ha permesso la stampa del certificato, sempre tramite il sito dell’Ordine.

Ritiro e recapito certificati L’Ordine attraverso un proprio incaricato ritira giornalmente i certificati pronti dall’Anagrafe, pagando l’importo dovuto. I certificati saranno resi disponibili presso la segreteria dell’Ordine o in alternativa inviati direttamente allo studio a seconda della scelta effettuata dal professionista al momento della prenotazione del documento.

DCS Software e Servizi S.r.l. L'applicativo Web CERTILEX è stato realizzato dalla Società DCS Software e Servizi S.r.l. La società nasce dall'esperienza della “Di Clemente Software” che opera da oltre 10 anni con uno specifico software dedicato alla gestione degli Ordini Forensi. L'esperienza maturata, la completezza e la qualità del prodotto hanno consentito una diffusione che tocca oltre 85 Ordini Forensi che rappresentano circa il 50% degli Enti, con una popolazione di circa 73.000 iscritti che si avvicina al 60% degli avvocati attivi su base nazionale. Proprio nell'ottica di uno sviluppo costante dei prodotti e dei servizi offerti e nel recepimento puntuale delle più recenti tecnologie, è nato questo nuovo ed innovativo servizio. DCS SOFTWARE E SERVIZI S.R.L - VIA BOUCHERON, 3 – 10122 TORINO TEL 011.440.75.89 – FAX 011.561.76.76 - WWW.IRNERIO.IT