Il flusso delle delibere degli Organi Collegiali TITULUS ORGANI Caterina Rea

Efficacia ed efficienza del documento: narratio: motivi giuridici per l’adozione del provvedimento (vista la legge….) arenga: motivi ideali, di indirizzo che inducono ad emanare il provvedimento (considerato opportuno….)

dispositio: il vero e proprio dispositivo (delibera che…..) repertoriazione: numero sequenziale di registrazione all’interno di un anno solare pubblicazione: assoggettazione alle forme di pubblicità previste dalla normativa

L’attività amministrativa a supporto della funzione deliberativa degli Organi Collegiali può essere suddivisa in due fasi: antecedente alla seduta successiva alla seduta

FASE ANTECEDENTE è finalizzata a garantire ai membri dell’organo: - presupposti giuridici e di fatto del provvedimento - un quadro il più possibile completo e preciso dell’argomento da trattare

FASE SUCCESSIVA è tesa a dare efficacia ai risultati della seduta: - certezza alle determinazioni adottate attraverso la verbalizzazione - pubblicità delle decisioni prese attraverso comunicazione agli uffici e pubblicazione in rete

FASI DELL’ATTIVITA’ ANTECEDENTE ALLA DELIBERAZIONE 1) Istruttoria l’iniziativa del procedimento spetta all’ufficio di competenza dell’Amministrazione centrale che predispone una proposta di delibera

La redazione della proposta deve avvenire quando sono state concluse tutte le operazioni preliminari, sono chiari e definiti i punti da riportare nel preambolo (cioè la descrizione degli elementi di fatto e di diritto utilizzando le formule di stile più idonee) e nella motivazione, nonché l’ordine con il quale collocare i suddetti aspetti nel dispositivo della proposta di delibera

Tale proposta dovrà descrivere i contenuti più significativi emersi nell’iter procedimentale: Fatti: situazioni, circostanze, comportamenti; Atti: atti e documenti prodotti o acquisiti; Accertamenti: risultanze emerse da controlli, ispezioni, accertamenti tecnici, etc. Norme giuridiche: norme primarie e secondarie, giurisprudenza etc., applicabili all’atto amministrativo

La parte contenutistica relativa agli elementi di fatto può essere indicata in due modi: Ordine logico oppure ordine cronologico (o misto) La parte contenutistica relativa agli elementi di diritto deve essere indicata solo in: Ordine cronologico

+ UOR Contabile e Bilancio Organi Rettore e DA Senato e CdA Proposta di delibera RTF + allegati

2) Visto di regolarità contabile da parte del servizio contabilità che verificherà gli oneri indotti o edotti da parte del servizio bilancio nel caso in cui la proposta di delibera comporti degli impegni di spesa

La proposta di delibera deve specificare con chiarezza se siano previsti impegni di spesa o oneri di vario titolo a carico del Bilancio Universitario Se non comporta oneri o spese a carico del bilancio, questo deve essere specificamente indicato

La proposta di delibera deve riportare con chiarezza l’importo della spesa a carico del bilancio, specificandone l’eventuale ricaduta su più esercizi (spese pluriennali), e distinguendo l’eventuale compartecipazione finanziaria di altri enti o soggetti esterni Deve essere inoltre indicato con esattezza il conto finanziario sul quale dovrà gravare la spesa

+ UOR Contabile e Bilancio Organi Rettore e DA Senato e CdA Verifica regolarità Proposta di delibera RTF + allegati No Sì No Modifica della delibera Verifica contabile No Sì

4) Esame della proposta di delibera vi è un primo esame formale e sostanziale da parte dell’ufficio Organi Collegiali viene poi vagliata dal punto di vista di governo e amministrativo da parte del Rettore e del Direttore Amministrativo A questo punto si possono avere quattro tipi di soluzione:

a) la proposta viene accettata così come è stata presentata b) la proposta viene accettata con delle modifiche c) la proposta viene tenuta in sospeso d) la proposta viene bocciata

+ UOR Contabile e Bilancio Organi Rettore e DA Senato e CdA Sì Sì Verifica bilancio Verifica regolarità Esame proposte Convocazione e OdG Proposta di delibera RTF + allegati Sì No Sì Formazione OdG No Modifica della delibera Verifica contabile No Sì OdG No Modifica Bocciatura OdG

5) Elaborazione ordine del giorno le proposte di delibera vengono inserite all’ordine del giorno secondo una precisa classificazione 6) Consultazione pratiche i membri degli organi hanno la facoltà di visionare le pratiche, e i relativi allegati, iscritte all’ordine del giorno prima della seduta

DECISIONE DELL’ORGANO a questo punto la proposta di delibera diventa delibera vera e propria

FASI DELL’ATTIVITA’ POSTERIORE ALLA DELIBERAZIONE 1) Risultati viene inserito in rete l’esito delle varie proposte Si possono avere quindi una delle seguenti voci:

approvata approvata con modifica rinviata (motivazioni) ancora da esaminare non accolta

2) Delibera vengono poi prodotte le singole delibere che devono contenere ciascuna: l’indicazione dei componenti dell’organo indicazione dei presenti/assenti a quella deliberazione indicazione della votazione

3) Verbale si passa alla redazione del verbale contenente la dichiarazione della regolarità della seduta e l’insieme dei provvedimenti esaminati e deliberati In generale un verbale deve contenere i seguenti elementi:

indicazione dell’organo tipo di adunanza datazione topica e cronica ordine del giorno i nomi dei componenti presenti, assenti e l’indicazione per questi ultimi se giustificati o meno chi presiede e la sua qualifica

indicazione di chi svolge le funzioni di segretario la proposta di delibera la deliberazione con il numero dei votanti e il tipo di voto La firma del presidente e del segretario

5) Comunicazione agli uffici la delibera deve poi essere inviata all’ufficio competente che provvederà ad inserirla nel relativo fascicolo 6) Pubblicazione il verbale (o parte di esso) viene messo in rete

+ UOR Contabile e Bilancio Organi Rettore e DA Senato e CdA Sì Sì Verifica bilancio Verifica regolarità Esame proposte Convocazione e OdG Proposta di delibera RTF + allegati Sì No Delibera Sì Formazione OdG No Modifica della delibera Verifica contabile No Sì OdG Brogliaccio Risultati Brogliaccio Delibera No Modifica Consultazione e ricerca www Bocciatura OdG Comunicazioni Risultati Delibera Avvio – Prosecuzione Chiusura del procedimento Risultati Delibera Firma delibera e verbale Verbale

7) Archiviazione i repertori delle delibere degli organi collegiali antecedenti agli ultimi cinque anni vanno archiviati presso l’Archivio generale di Ateneo, gli altri sono conservati presso l’ufficio Organi Collegiali