Programma per la gestione associativa Versione 5.x

Sviluppato nel 2004, in collaborazione con le AVIS che si sono prestate a fungere da beta test, è stato distribuito a partire dal 2005, è ormai un sistema stabile e funzionale che nella sua ultima modifica (ver.5.2.x) gestisce tutte le funzionalità di controllo e criptazione atte a sostenere le necessità del D.L. 196/03 sulla privacy e sicurezza dei dati. L'ASSOAVIS 5.x è stato sviluppato completamente come nuovo per cui non è un aggiornamento della versione precedente ma un nuovo programma. La nuova piattaforma usata per il database è Microsoft MSDE che viene installata con l'ASSOAVIS stesso. E' una versione ridotta di Microsoft SQL Server e di fatto permette una gestione di massimo 5 utenti con archivi che non possono superare i 2 GB. Le caratteristiche complete si possono reperire nel sito della Microsoft ma sono più che sufficienti per le necessità delle AVIS. Per necessità maggiori è comunque possibile installare ASSOAVIS utilizzando un database Microsoft SQL Server con l'acquisto però da parte dell'AVIS delle licenze del programma Microsoft. Si è cercato di modificare il meno possibile l'interfaccia utente per semplificare la migrazione agli utilizzatori dell'ASSOAVIS 4.x. Ciò nonostante sono state modificare e riscritte, grazie all'esperienza acquisita e alle richieste dell'AVIS Nazionale, tutte le funzionalità base. Tutto nuovo anche l'approccio alle stampe e all'estrazione dei dati. Il nuovo ASSOAVIS ha le stesse stampe predefinite (non personalizzabili) della vecchia versione. Tutte le stampe personalizzabili e la gestione delle etichette viene gestita esternamente. In pratica ASSOAVIS produce file di esportazione con formati personalizzabili che poi verranno utilizzati da altri software per la gestione delle stampe e delle etichette (per l'integrazione con sistemi OFFICE esterni). Con l'installazione di ASSOAVIS sono previsti una serie di modelli di prova da utilizzarsi con gli applicativi WORD ed Excel della Microsoft per la stampe dei modelli personalizzati e delle etichette. Ovviamente è possibile trasferire i dati dalla vecchia versione di ASSOAVIS alla nuova versione con delle apposite procedure allegate al CD di installazione. Nuova anche la tecnica di distribuzione del prodotto. Il CD di installazione costerà di più della vecchia versione ma comprenderà un mese di assistenza per l'avvio del prodotto (installazione ed eventuale trasferimento dati dalla vecchia versione) maggiori note sono presenti nel documento relative all'assistenza. L'assistenza avrà lo stesso costo della precedente. Chi fosse già in assistenza con il vecchio ASSOAVIS 4.x e desidera passare al nuovo programma avrà uno sconto sul CD di installazione e manterrà il contratto di HOT-Line per il nuovo programma. Le funzionalità aggiunte nel 2005 sono: l'adattamente alle disposizioni associative in merito alle premiazioni definite dall'AVIS Nazionale e l'adattamento alle disposizioni di legge DL 196/03 (password obbligatoria, scadenza password, utente non eliminabile, dati sanitari criptati).   ATTENZIONE!! la vecchia versione di ASSOAVIS continuerà comunque ad essere supportata dalla MeSIS s.r.l. a tempo indefinito. FONTE: www.mesis.it

I VANTAGGI DI ASSOAVIS 5

Pur non essendo presenti internamente (come nella versione precedente) gli editor che si possono usare sono molteplici e tutti in italiano, anche con la possibilità di utilizzare programmi opensource: Word per la stampa delle etichette attraverso la stampa unione, Excell per la stampa dei report, Linguaggio SQL per le query prodotte in modo diretto e non attraverso le maschere di ricerca, Access per l’elaborazione esterna ad assoavis, Al posto degli applicativi Microsoft, si possono usare programmi gratuiti come OPENOFFICE. Oltre che la possibilità di generare e-mail oggi esiste anche quella di generare SMS da spedire attraverso il server Mesis a costi e modalità consultabili sul sito: www.mesis.it. Il manuale operativo di Assoavis5, scritto da Mesis, è continuamente implementato relativamente agli aggiornamenti del programma: è un’ottima fonte di informazioni, per cui la sua lettura è da considerarsi obbligatoria Gli aggiornamenti del software avvengono in maniera molto semplice attraverso un percorso guidato. E’ OBBLIGATORIO e non consigliato L’AGGIORNAMENTO DI ASSOAVIS ATTRAVERSO LE PATCH PRODOTTE DA MESIS Oltre a www.mesis.it (dove possiamo trovare tutto quello che ci serve per l’implementazione del gestionale) al momento in rete sono presenti un forum, alcune pagine contenenti il tracciato per la produzione di report ed etichette ed un e-mail di supporto all’indirizzo www.avis.it/toscana linkando “Assoavis”. E’ migliorata la gestione dei files criptati generati dal server della ASL di riferimento. Si consiglia di utilizzare “Firefox Mozilla” per il download del files. Anche se Assoavis riesce a girare su Sistemi Operativi come Windows 98 e Windows Millenium Edition, SI CONSIGLIA VIVAMENTE L’UTILIZZO DI WINDOWS XP PER L’INSTALLAZIONE DEL PROGRAMMA

E' possibile utilizzare i dati di AssoAVIS 5 E' possibile utilizzare i dati di AssoAVIS 5 ... senza utilizzare AssoAVIS 5. Puoi cioè eseguire ricerche di dati e poi stampare liste, etichette e lettere utilizzando gli strumenti di cui già disponi. Se hai padronanza di programmi quali: OPEN OFFICE MICROSOFT EXCEL MICROSOFT WORD MICROSOFT ACCESS ed altri ancora, potrai gestire la Sede Avis ... “a modo tuo”. Vediamo alcuni esempi.

Per poter fare questo però bisogna prima di tutto creare nuova “Sorgente Dati”: gli ODBC Per accedere ai dati di AssoAVIS 5 attraverso diversi sistemi di database (e cioè, per poter utilizzare i dati della nostra sezione anche facendo uso di programmi quali Open Office, Microsoft Access, Microsoft Excel ed altri) dobbiamo impostare una origine dati ODBC, denominata “AssoAVIS 5”

Vediamo come questa “origine dati ODBC” può essere creata. Prima di iniziare, se necessiti di informazioni, consulta la guida in linea di Windows ricercando il termine ODBC. Avviamo AssoAVIS 5 e scegliamo CONFIGURAZIONI dal menù FILE: clicchiamo poi sul Tab UTENTI. Nella parte bassa della finestra troviamo due pulsanti: il primo serve per poter leggere la password che è stata automaticamente creata dal programma per utenze in sola lettura; il secondo serve invece a cambiare, se lo si desidera, tale password (vedasi manuale AssoAVIS 5 il capitolo Configurazione Utenti) Assegnamo una password più facilmente ricordabile; ad esempio “ 1assoavis1 ” (si tenga presente che ha rilevanza l'uso delle maiuscole).

Clicchiamo “ DSN utente “ quindi su “ Aggiungi “. Chiudiamo AssoAVIS 5 ed apriamo il “Pannello di Controllo” di Windows: facciamo doppio clic su “Strumenti di Amministrazione” e scegliamo “Origine Dati (ODBC)” Clicchiamo “ DSN utente “ quindi su “ Aggiungi “. Nella finestra “Crea Nuova Origine Dati” selezioniamo il Driver “ SQL Server”, e poi premiamo “ Fine “.

Assegnamo il nome alla nuova Origine Dati: “AssoAVIS 5” (ma potrebbe essere anche “Renato”). Nell'ipotesi che AssoAVIS sia installato su un solo PC, nella casella “Server” si indichi “ (local) ”.

Nella successiva maschera selezioniamo “ Autenticazione SQL Server Nella successiva maschera selezioniamo “ Autenticazione SQL Server...” e “ Collegarsi a un server SQL... ” : digitiamo quindi Nome Utente e Password dell'utente in sola lettura di AssoAVIS

Avanzando, nella successiva maschera selezioniamo il database da usare quale predefinito. Premuto “ Avanti “ arriviamo all'ultimo passaggio: clicchiamo su Fine per terminare

E’ stato così configurato il parametro per l’accesso esterno al database di Assoavis5 (origine dati ODBC). Di seguito verrà mostrato l’utilizzo avanzato degli strumenti di amministrazione esterna del database. Si ricorda comunque che già internamente Assoavis 5 ha degli ottimi strumenti di elaborazione dati.

MICROSOFT EXCEL Importiamo in un foglio di lavoro vuoto di Microsoft Excel , la lista dei Soci: limitiamoci alle colonne “Numero di Tessera” e “Cognome e Nome”. Dal menu “DATI” scegliamo “Importa Dati Esterni”. Eseguiamo quindi una ricerca sul contenuto degli archivi di Assoavis selezionando la voce “Nuova query su database” Si aprirà la maschera “Scegli origine dati”. In questa, selezioniamo la voce “AssoAVIS 5” e premiamo “OK”.

Microsoft Excel avvierà il programma “Microsoft Query” che si connetterà direttamente agli archivi presenti in AssoAVIS 5. Poiché tali archivi sono protetti da password, la si dovrà digitare nella sottostante finestra.

Le due colonne saranno introdotte nella griglia in basso (3). 2 1 4 3 Quando Microsft Query si apre, mostra l'elenco degli archivi presenti nel database AssoAVIS. Nella finestra “Aggiungi Tabelle” selezioniamo l'archivio “Donatore” e premiamo “Aggiungi” (1). Dopo aver chiuso la finestra “Aggiungi Tabelle”, selezioniamo dall'elenco dei campi dell'archivio Donatore i campi “Tessera” e “Cognomeenome” facendo doppio clic sulle rispettive voci (2). Le due colonne saranno introdotte nella griglia in basso (3). Per far si che i Soci restituiti nell'elenco siano i soli Soci Donatori, impostiamo un criterio relativo lo “stato associativo”: chiediamo che siano considerati i soli Donatori che nel campo “Statoassociat” abbiano il valore 4 (che in Assoavis contraddistingue appunto i Soci Donatori) (4). Una volta eseguita la Query, dal menu “File” di Microsoft Query scegliamo “Restituisci i dati a Microsoft Excel”.

Per far si che i Soci restituiti nell'elenco siano i soli Soci Donatori, impostiamo un criterio relativo lo “stato associativo”: chiediamo che siano considerati i soli Donatori che nel campo “Statoassociat” abbiano il valore 4 (che in Assoavis contraddistingue appunto i Soci Donatori) (4). Una volta eseguita la Query, dal menu “File” di Microsoft Query scegliamo “Restituisci i dati a Microsoft Excel”. Ritornati al foglio di lavoro di Microsoft Excel specifichiamo che i dati devono essere inseriti nella prima cella (5): premiamo “OK” per ottenere il risultato cercato (6). 5

Se Microsft Query non è ancora stato installato sul tuo PC consulta la guida in linea ricercando “Installazione o rimozione di componenti individuali in Microsoft Office”. Se vi sono problemi con la connessione alla “Origine Dati” AssoAVIS descritta nella prima pagina del presente documento, consulta la “Appendice D” del Manuale di Assoavis 5 ( capitolo “Amministrazione Standard – Configura connessione al database”).

MICROSOFT ACCESS Con Microsoft Access, oltre a realizzare maschere e report professionali, potremo creare macro che possono costituire, entro certi limiti, un'alternativa alle “Procedure Esterne” presenti in Assoavis.

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Avviamo Microsoft Access e creiamo un nuovo database vuoto; assegniamogli ad esempio, il nome “Mio_Assoavis.mdb”. Nella finestra del database facciamo clic destro su “Tabelle”; dal menu che si apre scegliamo “Collega Tabelle” (7). Si aprirà la finestra “Collega”: nella casella “Cerca in” selezioniamo la cartella “Origini dati utente” (sottocartella di “Documenti”) (8). Come “Tipo File” impostiamo “ODBC Databases ( )” (9). Nella finestra”Seleziona Origine Dati” attiviamo il Tab “Origine Dati Comput er” quindi facciamo doppio clic su “AssoAVIS 5” (10). 10 11 11 Per conneterci al database dovremo inserire la password nella finestra sopra riportata (11).

12 All'apertura di “Collega Tabelle” premiamo “Seleziona Tutto” (12) e confermiamo con “OK”. Ecco fatto: nel nuovo database di Microsoft Access sono stati creati i collegamenti alle tabelle contenute in AssoAVIS 5. Da Access non potremo inserire, cancellare o modificare i dati di Assoavis. Li potremo però utilizzare per ricerche, report e per tutti gli altri usi consentiti da Microsoft Access .. nei limiti della nostra creatività.

Infine vediamo come sia possibile lavorare sui dati di AssoAVIS 5 utilizzando il potente Open Office. Apriamo un nuovo foglio elettronico vuoto: dal menu “Strumenti” scegliamo “Sorgente Dati”. 13 Clicchiamo su “Nuova Sorgente Dati” (13) per creare un collegamento tra gli archivi di AssoAVIS 5 ed Open Office: memorizziamolo col seguente nome “Dati da AssoAVIS 5” (14).

14 15 16 Open Office offre la possibilità di connettersi a diversi tipi di database: specifichiamo la voce “ODBC” (15) e clicchiamo sulla casella sopra indicata (16) per aprire l'elenco delle connessioni ODBC presenti nel nostro PC: selezioniamo “AssoAVIS 5” con un doppio clic (17). 17

18 Avremo completato il Tab “Generale” come da figura sopra: clicchiamo ora su “ODBC” (18) per attivare tale Tab. Indichiamo “assoutente” quale ID utente per la connessione ed imponiamo che sia necessaria una password (19). 19

Attivando il Tab “Tabelle” (20), dopo aver digitato la password necessaria per accedere, avremo conferma che tutte le tabelle di AssoAvis5 sono state collegate. 20 Passando al Tab “Ricerche” potremo ora iniziare a fare le nostre Query. Sarà possibile attivare la comoda “Vista Disegno” (vedi esempio nella successiva pagina) oppure, per i più esperti, digitare direttamente linguaggio SQL. Tutto grazie a questo potente e gratuito strumento che può essere scaricato liberamente da Internet.

Lettura approfondita dei manuali e loro implementazione; L’utilizzo di Assoavis con gli strumenti standard risulta essere abbastanza semplice, anche se si deve tenere conto di una serie di accorgimenti: Download dal sito Mesis di tutto il materiale presente nella cartella relativa ad Assoavis 5; Lettura approfondita dei manuali e loro implementazione; Aggiornamento continuo del software mediante collegamento al sito della Mesis (risulta utile la registrazione alla mailing list); Se necessaria la sottoscrizione dell’abbonamento con Mesis per l’Hot line e l’eventuale ”help desk on line”. Su internet si trovano, oltre al sito della Mesis, anche altri siti e forum che si occupano di Assoavis Avis Toscana ha messo a disposizione la casella e-mail servizi.toscana@avis.it per eventuali chiarimenti relativi al gestionale. Realizzato in collaborazione con: www.pari.cr.it/serviziavis/ serviziavis@inwind.it