Area Amministrativa Tesoreria

Le funzioni che appartengono a questo modulo consentono di controllare le scadenze ed eseguire tutte le operazioni legate alla movimentazione del denaro, siano esse materiali (movimenti di cassa, o liquidi) o immateriali (movimenti bancari). Tra le funzioni di controllo vengono utilizzati gli scadenziari(lista delle entrate e delle uscite previste in base alle relative scadenze), mentre tra le funzioni operative si distinguono le seguenti: mandati di pagamento ai fornitori, gli avvisi di scadenza, le lettere di sollecito ai clienti, l’emissione di ricevute bancarie al SBF o al ‘dopo incasso ‘ , la gestione degli insoluti , il calcolo degli eventuali interessi di mora , la movimentazione delle cambiali.

La Tesoreria pertanto si basa principalmente su : SCADENZIARI : con gli stessi metodi di elaborazione utilizzati dagli E/C , gli scadenziari evidenziano in tempo reale sia le scadenze non rispettate (scaduto) sia le scadenze future, fornendo una previsione delle entrate e delle uscite (impegni di incasso e pagamento) in ordine di data. DISPOSIZIONI : si possono effettuare tutte le operazioni relative ad incassi e pagamenti: emettere mandati di pagamento ai fornitori, inviare avvisi di scadenza o lettere di sollecito ai clienti, emettere ricevute bancarie al SBF o ‘dopo incasso ‘, gestire gli insoluti e calcolare gli eventuali interessi di mora. EFFETTI : la gestione degli effetti permette l’emissione automatica delle Ricevute Bancarie e la distribuzioni automatica su più banche , la registrazione automatica in prima nota dei relativi movimenti contabili e la preparazione di dischetti o distinte per le presentazioni nelle varie banche. RICONCILIAZIONE : l’inserimento delle condizioni applicate ai diversi istituti di credito permette il calcolo degli interessi e delle competenze per il controllo degli E/C bancari.

Partita Contabile Il Saldo contabile di una fattura (cliente o fornitore) viene in genere effettuato con un movimento finanziario di incasso o pagamento. Il legame contabile tra movimento IVA originario(fattura) e il movimento finanziario si realizza con la semplice annotazione all’interno di quest’ultimo della PARTITA, codice o numero che identifica il documento originario. La partita rappresenta la chiave che lega insieme movimenti finanziari ai relativi documenti al fine di poter controllare il relativo saldo .

Scadenziari In base alle registrazioni contabili delle Fatture Clienti/Fornitori , che contengono le condizioni di pagamento, le scadenze e l’eventuale banca di appoggio , e controllando la chiusura delle partite o il saldo parziale generato da pagamenti o note di credito, lo SCADENZIARIO e’ in grado di evidenziare le scadenze di pagamento, sia quelle future sia quelle passate non rispettate . Scadenza in Prima Nota

Scadenziari All’ attivazione della funzionalità di Scadenziario si abilita una form per le impostazioni dei criteri di elaborazione : Clienti / Fornitori / Entrambi Calcolo Scaduto Al …. Ordinamenti /Filtri

Scadenziari Sono elaborate le scadenze aperte le cui Date Partite ricadono nell’ intervallo specificato Saldo Totale Scadenziario Scaduto Totale alla data di Calcolo Scaduto

Scadenziari Nell’ ambito dello Scadenziario sono presenti tasti funzione che permettono : AGGANCIO PRIMA NOTA PER APERTURA/MODIFICA REGISTRAZIONE CONTABILE COLLEGATA ALLA SCADENZA NOTE DI REGISTRAZIONE DI PRIMA NOTA NOTE DI PARTITA NOTE DI SCADENZA TOTALIZZAZIONE PER MESE

Disposizioni – Mandati di Pagamento Fornitori I Mandati di Pagamento Fornitori è una funzione che permette di conferire ordine formale alla banca di effettuare bonifici ai fornitori a saldo delle rate delle fatture in scadenza. Filtro di pre-elaborazione

Disposizioni – Mandati di Pagamento Fornitori Scadenze selezionate Si selezionano le rate delle Fatture in Scadenza per le quali eseguire i mandati di pagamento e tramite le funzionalità di Modifica Singola o Multipla si imposta il Conto Banca/Cassa e la Data di valuta Beneficiario

Disposizioni – Mandati di Pagamento Fornitori Funzione veloce alternativa al Saldaconto Attraverso la funzionalità di Genera Registrazione CoGe sono automaticamente generate le Registrazioni Contabili di Pagamento Fornitori.

Disposizioni – Avvisi di Scadenza Per i pagamenti che non prevedono l’emissione di una Ricevuta Bancarie si possono stampare, oppure inviare in automatico via fax, gli avvisi di scadenza con i quali si ricordano ai clienti le scadenze imminenti. Filtro di pre-elaborazione

Disposizioni – Avvisi di Scadenza Si selezionano le scadenze prossime a fronte delle quali inoltrare ai rispettivi clienti l’avviso di scadenza

Disposizioni – Lettere di Sollecito Per i pagamenti scaduti si possono stampare o inviare in automatico via fax alcuni tipi di lettere standard (con testo personalizzabile e con livelli crescenti di ‘sollecito’ ) Scaduto Filtro di pre-elaborazione

Disposizioni – Lettere di Sollecito Si selezionano le rate di fatture di vendite scadute per le quali inoltrare le lettere di sollecito ai rispettivi clienti Si introduce il Testo del sollecito

Disposizioni – Lettere di Sollecito Si incrementa il Nr. Sollecito

Disposizioni – Calcolo Interessi di Mora La funzionalità di Solleciti di Pagamento Clienti , oltre a predisporre la stampa o l’invio delle Lettere di Sollecito pagamento per le rate fatture scadute e non ancora incassate , permette di elaborare a fronte di quest’ultime anche il calcolo dei Giorni di Ritardo Pagamento con l’importo degli Interessi di Mora . Quest’ultimi calcolati in funzione della % Interessi di Mora stabilita nella specifica Opzione.

Disposizioni – Generazione automatica di Registrazioni Prima Nota Inoltre è possibile utilizzare la funzionalità per generare automaticamente le registrazioni di incasso per le rate di fatture di vendita ancora aperte. Si selezionano le rate fatture in incasso

Disposizioni – Generazione automatica di Registrazioni Prima Nota Attraverso la funzionalità di Modifica singola o Multipla si impostano il conto Banca/Cassa ed eventuali note : Funzione veloce alternativa al Saldaconto Attraverso la funzionalità di Genera Registrazione CoGe sono automaticamente generate le Registrazioni Contabili di Incasso Cliente.

Effetti La Gestione degli Effetti , sempre collegata direttamente alla prima nota di contabilità generale , prevede diverse possibilità operative: Gestione Automatica Ricevute Bancarie secondo due distinte metodologie : SBF o ‘Accredito al Dopo Incasso’ Possibilità di distribuzione ricevute bancarie su diverse banche Proposta automatica dati banca appoggio secondo quanto memorizzato in Anagrafica Clienti Registrazione automatica in prima nota movimenti contabili relativi all’ emissione R.B. Distinte presentazione Effetti La stessa modalità operativa è utilizzata anche per le scadenze fatture con Tipo Pagamento Tratta o RID.

Effetti : Metodologie Prima di tutto sono possibili due Metologie di Gesitone Effetti : al ‘ Salvo Buon Fine ‘, dove l’emissione dell’ effetto genera un giro conto di Banca c/c ordinario e conto di Banca SBF, lasciando quindi contabilmente aperto il credito nei confronti del cliente. La successiva maturazione genera il movimento di chiusura del credito cliente a favore del conto Banca SBF. con ‘Accredito al Dopo Incasso ’, dove l’emissione dell’ effetto genera un movimento di chiusura del credito cliente a favore del conto Banca SBF. La successiva maturazione genera il giro conto tra il conto Banca SBF ed il conto Banca c/c ordinario. Attenzione ! La terminologia utilizzata dalle banche nei rapporti con le imprese è molto differente, se non addirittura, in alcuni casi , invertita come significato dei termini !

Effetti Ai fini di procedere con la Gestione Effetti è necessario: Creare le causali contabili da utilizzasi in Emissione , Maturazione ed Insoluto Definire le Banche di Salvo Buon Fine Creare le Condizioni Bancarie che collegano le Banche SBF con le Banche di C/C Specificare le apposite Opzioni

Effetti: Causali Contabili Emissione Maturazione Insoluto

Effetti: Banche di Salvo Buon Fine Creazione di un PDC associato alla Banca e specificato Tipo Banca=‘Salvo Buon Fine’

Effetti: Condizioni Bancarie Legame tra Conto PDC di Banca c/c e Conto PDC di Banca SBF Legame tra Conto di Banca SBF e Cotno PDC di Banca c/c

Effetti: Opzioni Specificare nelle Opzioni di Contabilità Generale al ramo Ricevute Bancarie quali sono le Causali Contabili utilizzate per l’emissione, maturazione ed insoluto effetti rispettivamente per la metodologia ‘Al Dopo Incasso ‘ e ‘Salvo Buon Fine’ .

Effetti: Emissione Il filtro di elaborazione estrae tutte le scadenze fatture con Tipo Pagamento Ricevuta Bancaria a fronte delle quali non ancora gestiti gli effetti e che soddisfano i criteri impostati . Tipo Operazione Tipo Effetto Documento dalla data … alla data Scadenze dalla data …alla data RICEVUTE BANCARIE

Effetti: Emissione Le scadenze fatture sono esposte in griglia e si procede con la selezione manuale o automatica delle scadenze per le quali emettere gli Effetti Attraverso la funzionalità di Scarico in Prima Nota si procede alla generazione degli effetti e movimentazione di Prima Nota. Attraverso la funzionalità di Scarico su Dischetto si procede alla generazione file RIBA per la Banca Assuntrice redatto secondo i traccati ABI/CBI.

Effetti: Emissione A fronte delle Scadenze Fatture selezionate compare ora lo Stato ‘E’ = Effetto Emesso e sono presenti i relativi Movimenti di Prima Nota. Al Dopo Incasso

Effetti: Maturazione Il filtro di elaborazione estrae tutte le scadenze fatture con Tipo Pagamento Ricevuta Bancaria a fronte delle quali emessi gli effetti e che soddisfano i criteri impostati . Tipo Operazione Tipo Effetto Flag Emesse Documento dalla data … alla data Scadenze dalla data …alla data RICEVUTE BANCARIE

Effetti: Maturazione Le scadenze fatture ‘Emesse’ sono esposte in griglia e si procede con la selezione manuale o automatica delle scadenze per le quali eseguire la Maturazione Attraverso la funzionalità di Scarico in Prima Nota si procede alla maturazione degli effetti e movimentazione di Prima Nota.

Effetti: Maturazione A fronte delle Scadenze Fatture selezionate compare ora lo Stato ‘M’ = Effetto Maturato e sono presenti i relativi Movimenti di Prima Nota. Al Dopo Incasso

Effetti: Insoluti Il filtro di elaborazione estrae tutte le scadenze fatture con Tipo Pagamento Ricevuta Bancaria a fronte delle quali maturati gli effetti e che soddisfano i criteri impostati . Tipo Operazione Tipo Effetto Flag Maturate Documento dalla data … alla data Scadenze dalla data …alla data RICEVUTE BANCARIE

Effetti: Insoluti Le scadenze fatture ‘Maturate ’ sono esposte in griglia e si procede con la selezione manuale o automatica delle scadenze per le quali eseguire la registrazione di Insoluto Attraverso la funzionalità di Scarico in Prima Nota si procede alla generazioni degli Insoluti e movimentazione di Prima Nota.

Effetti: Insoluti & Scadenziario La registrazione di Insoluto ‘riapre ’ la partita del cliente , per cui la rata della fattura a fronte della quale registrato l’insoluto è esposta in Scadenziario ed evidenziata tramite un’apposita etichetta.

Effetti: Insoluti A fronte delle Scadenze Fatture selezionate compare ora lo Stato ‘I’ = Effetto Insoluto e sono presenti i relativi Movimenti di Prima Nota che riportano l’eventuale addebito in C/C delle Spese Insoluto Al Dopo Incasso

Gli anticipi su fatture In alternativa alle Ricevute Bancarie si può utilizzare un altro metodo di anticipo di disponibilità da parte degli istituti creditizi: la banca, a seguito di specifica accettazione, può accreditare in anticipo sul C/C ordinario (nei limiti del fido consentito) gli importi relativi a fatture di vendita già emesse e di cui si prevede l’incasso mediante bonifico bancario (o rimessa diretta). Per gestire in automatico questa metodologia di finanziamento è necessario: creare un conto PDC definito di Castelletto C/Anticipi ed indicarne la percentuale di anticipo associato alla Banca creare la condizione bancaria per il conto di Castelletto c/Anticipi dove si indicano il numero dei gg di ritardo ammessi dalla banca rispetto alla data di scadenza della rata fattura creare le Causali Contabili per gestire l’Emissione , la Maturazione e specificarle nelle Opzioni

Gli anticipi su fatture : Impostazioni Conto PDC Castelletto C/Anticipi Conto PDC associato a Banca e con il parametro Tipo Banca impostato ad ‘Anticipo’ .

Gli anticipi su fatture : Impostazioni Condizione Bancaria Legame tra Conto PDC di Banca C/C e Conto PDC di Banca Castelletto Anticipo e definizione % di Anticipo ammesso Legame tra Conto PDC di Banca Castelletto Anticipo e Conto PDC di Banca C/C

Gli anticipi su fatture : Impostazioni Causali Contabili Anticipo Bancario Scadenza Anticipo

Gli anticipi su fatture : Procedura Con la procedura ‘Anticipi su Fatture’ si eseguono due operazioni : operazione di anticipo bancario, che evidenzia tutte le fatture emesse che hanno i codici pagamento Bonifico o Rimessa Diretta e permette di selezionare tra queste i documenti , o le singole scadenze , che si vogliono presentare alla banca . Al momento delle presentazione delle fatture sono generati i relativi movimenti contabili di presentazione , simili a quelli di ‘emissione ‘ di un effetto al SBF operazione di scadenza anticipo, con cui sono generati i movimenti contabili relativi al giro conto inverso, anch’essi simili a quelli di maturazione di un effetto SBF con data operazione = data di scadenze rata fattura + nr. GG. Ritardo ammessi .

Anticipi su Fatture : Emissione Il filtro di elaborazione estrae tutte le scadenze fatture con Tipo Pagamento Bonifico Bancario/Rimessa Diretta a fronte delle quali non ancora gestiti degli anticipi e che soddisfano i criteri impostati . Tipo Operazione Documento dalla data … alla data Tipo Pagamento

Anticipi su Fatture : Emissione Le scadenze fatture sono esposte in griglia e si procede con la selezione manuale o automatica delle scadenze per le quali emettere gli Anticipi Importo Anticipo calcolato automaticamente in funzione % Anticipo Attraverso la funzionalità di Scarico in Prima Nota si procede alla generazione degli Anticipi Fatture e Movimenti di Prima Nota.

Anticipi su Fatture : Emissione A fronte delle Scadenze Fatture selezionate compare ora lo Stato ‘E’ = Anticipo Emesso e sono presenti i relativi Movimenti di Prima Nota.

Anticipi su Fatture : Scadenza Anticipo Il filtro di elaborazione estrae tutte le scadenze fatture con Tipo Pagamento Bonifico Bancario/Rimessa Diretta a fronte delle quali gestiti degli anticipi e che soddisfano i criteri impostati . Tipo Operazione Flag Emessi Tipo Pagamento

Anticipi su Fatture : Scadenza Anticipo Le scadenze fatture sono esposte in griglia e si procede con la selezione manuale o automatica delle scadenze per le quali emesse gli Anticipi Attraverso la funzionalità di Scarico in Prima Nota si procede alla generazione dei Movimenti di Prima Nota

Anticipi su Fatture : Scadenze Anticipi A fronte delle Scadenze Fatture selezionate compare ora lo Stato ‘M’ = Anticipo Maturato e sono presenti i relativi Movimenti di Prima Nota.

Anticipi su Fatture : Anticipi & Scadenziario Lo scadenziario, fino a quando non viene fatto l’incasso , evidenzia ovviamente la partita tra le scadenze ancora aperte e la distingue con una particolare etichetta (Anticipo Emesso o Anticipo Maturato) .

Riconciliazione Il controllo delle banche presuppone la memorizzazione delle condizioni bancarie concordate con ogni istituto di credito e il successivo aggiornamento delle condizioni stesse con le variazioni che intervengono in corso anno. Sulla base di questi dati è infatti possibile eseguire successivamente il calcolo interessi e competenze di C/C, e questo permette di controllar tutti gli addebiti o accrediti effettuati dalle banche non solo per le operazioni eseguite , ma anche per gli interessi maturati sui totali numero creditori e debitori . I calcoli relativi ai costi delle operazioni bancarie sono eseguiti considerando tutte le registrazioni contabili la cui causale definita ‘Operazione Bancaria’ . Il risultato è un prospetto molto simile al rendiconto delle banche e che contiene quindi il riassunto scalare con i numeri creditori e debitori, l’indicazione del saldo e degli eventuali sconfinamenti fuori fido ed altri elementi per il conteggio delle competenze.

Riconciliazione: Calcolo Interessi e Competenze Secondo i parametri di pre-elaborazione specificati sono elaborate tutte le registrazioni di prima nota dove movimentato il conto PDC Banca ed ordinati per Data Valuta: Riassunto Scalare

Riconciliazione: Calcolo Interessi e Competenze Conteggio Competenze Riepilogo Competenze

Area Amministrativa Tesoreria fine