Ecdl – modulo 5 Microsoft access 2007 Ricerche • Filtri • Relazioni • Indici •

Access: L'ORDINAMENTO DEI RECORD In Access, la visualizzazione di una tabella in modalità Foglio dati presenta i record ordinati per chiave primaria. I record possono essere ordinati in modo crescente o decrescente. Un ordinamento può essere rimosso con il comando Rimuovi filtro/ordina del menu Record.

Access: ricerca DEI RECORD In Access, la funzione Trova consente di identificare velocemente i record. Si possono trovare record che contengono un valore prestabilito in un campo o trovare tutti i record che hanno un valore comune in un campo. Access scorre il campo selezionato, iniziando dal record corrente e trova il primo record che soddisfa le condizioni di ricerca. Utilizzando ripetutamente il pulsante Trova successivo, si recuperano i record addizionali che soddisfano le condizioni di ricerca. Nella finestra di dialogo Trova e sostituisci è possibile impostare il contenuto delle caselle a discesa “Cerca in” e “Confronta” per personalizzare la modalità di ricerca. La casella “Cerca in” consente di selezionare una colonna specifica. In caso di dubbi selezionare l'intera tabella (nome tabella : Tabella). L'elenco della casella “Confronta” consente di definire l'ambito della ricerca: parte del campo, campo intero o inizio campo. La funzione “Trova” di Access è reperibile nel menù “Modifica” oppure nella barra Multifunzione attraverso il pulsante . , che si trova nella scheda Home, gruppo Trova.

Access: ricerca DEI RECORD Qui bisogna inserire ciò che si vuole cercare. La finestra di ricerca Qui si specifica il campo all’interno del quale effettuare la ricerca. Qui è possibile specificare il verso in cui effettuare la ricerca. La voce “Confronta” ha 3 opzioni: Campo intero: cerca nel campo un valore identico a quello digitato senza compromessi. Parte del campo: cerca un valore che contenga il testo digitato Inizio campo: cerca un valore che cominci con il testo digitato Rende la ricerca “Case sensitive” cioè si da importanza a come viene digitato il testo (se cerchiamo “Via” con questa opzione attivata non troveremo “via” né “VIA”). Considera nel confronto il formato di visualizzazione oltre al valore.

Access: ricerca DEI RECORD Una volta impostati tutte le opzioni possiamo avviare la ricerca con “Trova successivo”. Access selezionerà i valori trovati. Per continuare nella ricerca basta premere ancora “Trova successivo”, fino a che non si sono esaurite le occorrenze. Una volta esaurite le occorrenze, comparirà un messaggio che ci comunicherà che è terminata la ricerca.

Access: caratteri jolly per la ricerca * identifica un gruppo di caratteri qualsiasi Ad esempio: cercare “can*” può produrre come risultati “cane”, “canino”, “cantante”, “canzone” (cioè tutte le parole che iniziano per “can”). ? identifica un carattere qualsiasi Ad esempio: cercare “can?” può produrre come risultati “cane”, “cani” (cioè tutte le parole che iniziano per “can” e dopo hanno una lettera qualsiasi). # rappresenta una cifra qualsiasi Ad esempio: cercare “1980#” può produrre come risultati “19801”, “19802”, “19803”, eccetera… [ ] serve per definire un insieme di lettere Ad esempio: cercare “b[ai]t” può produrre come risultati “bat” e “bit”, ma non “bet” e “but”. ! è un operatore che serve per escludere un carattere Ad esempio: cercare “b[!ai]t” può ppodurre come risultati “bet” e “but”, ma non “bat” e “bit” - utilizzato per definire li intervalli (ad es. a-z) Ad esempio: cercare “b[u-w]” può produrre come risultati “but”, “bvt”, e “bwt”.

Access: caratteri jolly per la ricerca La ricerca “B[ir]*” sul campo Cognome all’interno della tabella Clienti, avrà come risultati i cognomi: Bianchi, Billi, Branca e Brandani.

Access: sostituzione dei dati La finestra “Trova e sostituisci” offre anche funzionalità per la sostituzione dei dati. L’utilizzo della finestra di sostituzione è molto simile a quella di ricerca, solamente che qui è necessario specificare i dati che dovranno andare a sostituire quelli trovati dalla ricerca.

Access: filtraggio dei dati In Access è possibile filtrare i dati. Filtrare i dati significa visualizzare solo i record con i quali si desidera lavorare, nascondendo tutti gli altri. Per esempio, in una tabella clienti si possono filtrare i dati visualizzando solo i record dei clienti residenti nella regione selezionata. In Access esistono diversi tipi di filtro: Filtro in base a selezione Filtro ad esclusione selezione Filtro per… Filtro in base a maschera

Access: filtro in base a selezione Il Filtro in base a selezione può essere attivato selezionando: Barra Multifunzione -> Scheda Home -> Gruppo Ordina e Filtra -> Selezione. Oppure clic col pulsante destro del mouse nel Foglio dati e selezionando il comando del Filtro in base a selezione disponibile nel menu a scelta rapida.

Access: ordinamento/filtro avanzato E’ presente nella Barra Multifunzione -> Scheda Home -> Gruppo Ordina e filtra -> Avanzate -> Ordinamento/filtro avanzato… Permette di personalizzare il filtro, attraverso un’interfaccia a finestra.

Access: filtro in base a maschera Può essere attivato attraverso il menu: “Barra Multifunzione -> Scheda Home -> Gruppo Ordina e filtra -> Avanzate -> Filtro in base a Maschera”

Access: stampa di tabelle e record Il comando per la stampa è raggiungibile tramite il menu “Pulsante di Office -> Stampa” Stampante predefinita. Impostazioni di pagina (vedi slide successiva) Intervallo di stampa: Si può scegliere se stampare tutti i record, oppure solamente alcune pagine, oppure solamente i record selezionati.

Access: impostazioni di pagina Le impostazioni di pagina consentono di personalizzare la stampa di un oggetto del database, come ad esempio una tabella. È possibile modificare i margini della pagina e cambiarne l’orientamento per ottimizzare la quantità d'informazioni da stampare rispetto alla dimensione fisica della pagina di stampa. La finestra di dialogo Imposta pagina contiene una scheda: Nella scheda Margini è possibile modificare i margini standard con margini personalizzati e scegliere se stampare con o senza le intestazioni di colonna.

Access: impostazioni di pagina Per modificare le Impostazioni di Pagina Avanzate, come l’orientamento, dobbiamo fare click sul Pulsante di Office -> Freccia accanto al pulsante Stampa -> Anteprima di Stampa, in modo tale da aprire la modalità Anteprima di Stampa. Nella Barra Multifunzione avremo così modo di cambiare tutte le impostazioni relative alla pagina, come margini, orientamento e dimensione. Cliccando su Imposta pagina del gruppo Layout di Pagina si aprirà la finestra Imposta Pagina vista nella slide precedente, alla quale verrà aggiunta la scheda Pagina. Nella scheda Pagina è possibile cambiare l'orientamento della pagina di stampa da verticale ad orizzontale e viceversa. Si può definire, inoltre, il formato carta e la modalità d'alimentazione dei fogli, e selezionare una stampante diversa

Le Relazioni: introduzione Come accennato in Access le tabelle di un database si possono relazionare tra di loro. Esempio: in un database di una azienda c’è una tabella clienti ed una tabella con gli ordini. I clienti effettuano gli ordini quindi chiaramente ogni ordine sarà associato ad un cliente. In un database come questo è conveniente creare una relazione tra le due tabelle. Nelle relazioni i campi legati tra loro devono essere dello stesso tipo, altrimenti c’è incompatibilità e la relazione non è valida. Access include due tipi di relazioni: 1-a-1 (uno a uno) 1-a-N (uno a molti) La relazione uno a molti si ha quando un record della tabella primaria ha corrispondenza con molti record della tabella correlata, come nel caso di un record cliente con i rispettivi record ordini. La relazione uno a uno si ha quando un record della tabella primaria corrisponde ad un solo record della tabella correlata. Quando si crea una relazione, Access ne determina automaticamente il tipo.

Le Relazioni: introduzione La tabella dove si trova il campo che deve essere riferito è chiamata primaria. Il campo della tabella primaria, deve essere chiave primaria di modo che non ci siano duplicati. L’altra tabella è chiamata secondaria. La relazione fa sì che gli elementi delle due tabelle siano legate tra loro, in base ai campi scelti per la relazione. ID Ditta Indirizzo Telefono 384792 Elettronica2 Viale Marconi 2 0577-965372 384793 Rossi Informatica Piazza Cavour 13 0577-456789 ID_ORDINE ID_CLIENTE DATA IMPORTO 567689 384792 24/01/08 3.000€ 567690 07/02/08 5.000€ 567691 384793 7.000€

Access: creare relazioni tra tabelle Le relazioni tra tabelle si possono creare nella finestra di dialogo “Relazioni”. La finestra di dialogo “Relazioni” mostra una rappresentazione grafica delle relazioni esistenti nel database. La finestra di dialogo Relazioni può essere aperta selezionando il pulsante Relazioni che si trova nel gruppo Mostra/Nascondi della Scheda Strumenti Database:

Access: creare relazioni tra tabelle In automatico dovrebbe apparire la finestra di dialogo “Mostra tabella”, altrimenti premere il bottone Mostra Tabella , nella scheda Struttura, gruppo Relazioni. Attraverso la finestra di dialogo “Mostra tabella” è possibile selezionare le tabelle sulle quali si vuole creare la relazione. Una volta aggiunte le tabelle su cui creare la relazione chiudere la finestra. Per creare la relazione tra due campi delle tabelle si dovrà cliccare sul campo della prima tabella su cui volete creare la relazione e trascinare fino a coprire il campo corrispondente nell’altra tabella.

Access: creare relazioni tra tabelle Abbiamo 4 tabelle: CLIENTI( ID, COGNOME, NOME, DATA DI NASCITA, INDIRIZZO, CAP , TELEFONO ) VENDITORI ( ID, NOME DITTA, INDIRIZZO, PIVA ) PRODOTTI ( ID, TIPO, DESCRIZIONE ) ORDINI ( ID, ID_CLIENTE, ID_PRODOTTO, ID_VENDITORE, DATA, QUANTITA’, IMPORTO ) Un cliente può effettuare 1 o più ordini Un venditore può essere coinvolto in 1 o più ordini Un prodotto può essere oggetto di 1 o più ordini

Access: integrità referenziale La finestra di dialogo che compare quando si stabilisce una relazione fra due tabelle consente di applicare l’integrità referenziale. L’integrità referenziale serve a garantire che: Non sia possibile inserire informazioni nel campo collegato, se queste non sono disponibili nel campo correlato della tabella primaria Non sia possibile cancellare un record della tabella primaria se è in relazione con altri della tabella correlata Non sia possibile modificare valori della chiave primaria nella tabella primaria se il record corrispondente è in relazione con record nella tabella correlata.

Access: integrità referenziale L'integrità referenziale è un insieme predefinito di regole che Access utilizza per accertarsi che la relazione sia valida e prevenire modifiche o cancellazioni accidentali dei dati. Per poter applicare l'integrità referenziale si devono soddisfare le seguenti condizioni: il campo correlato nella tabella primaria è chiave primaria i campi correlati delle due tabelle hanno lo stesso tipo dati ed entrambe le tabelle appartengono allo stesso database Nella finestra “Modifica relazioni” è possibile applicare l’integrità referenziale ed inoltre si rendono disponibili due opzioni che nel caso vengano attivate hanno lo scopo di mantenere l’integrità referenziale nel caso occorra una delle tre situazioni viste prima. Aggiorna campi correlati a catena: aggiorna la chiave primaria del record della tabella primaria e per tutte le occorrenze nel campo correlato nella tabella secondaria Elimina record correlati a catena: cancella l’occorrenza del record nella tabella primaria e tutte le corrispondenti nella tabella secondaria

Access: integrità referenziale Per mezzo dell'integrità referenziale Access impedisce la cancellazione dei record che risultano essere collegati ad altre tabelle e che se venissero cancellati creerebbero delle inconsistenze nei dati.

Access: relazioni 1-A-1 e 1-a-molti Se un elemento della tabella primaria può comparire più volte nella secondaria, può formare molte relazioni (uno a molti). Ad esempio, un cliente può effettuare molti ordini: Se invece ogni elemento della tabella primaria può comparire una sola volta nella secondaria, si potrà formare una sola relazione (uno a uno). Ad esempio un cliente ha un solo indirizzo a cui recapitare la merce: Per eliminare una relazione: Si seleziona la relazione cliccando sulla linea, quindi si preme il tasto [CANC] oppure si procede tramite il menù Modifica → Elimina.

Gli indici: Introduzione Quando un DB cresce di dimensioni diventa sempre più complicato effettuare ricerche e ordinamenti. Un indice è una struttura dati realizzata per migliorare i tempi di ricerca dei dati. Se una tabella non ha indici, ogni ricerca obbliga il sistema a leggere tutti i dati presenti in essa. L'indice consente invece di ridurre l'insieme dei dati da leggere per completare la ricerca. Ad esempio, se si ha un insieme di dati disordinato, è possibile crearne un "indice" in ordine alfabetico, e sfruttare le proprietà dell'ordine alfabetico per arrivare prima al dato o ai dati cercati. Gli indici hanno anche degli effetti negativi in quanto rendono più lente le operazioni di inserimenti e modifica (update), ed aumentano l'uso della memoria di massa. Prima di definire su quali campi creare gli indici occorre valutare quali siano le operazioni di selezione più frequenti. Questo significa che per alleggerire i calcoli occorre indicizzare i campi giusti.

Access: visualizzazione degli indici Per visualizzare gli indici bisogna aprire la tabella in modalità “Visualizzazione Struttura”. A questo punto basta cliccare sul bottone indici nella barra Multifunzione -> Scheda Progettazione -> gruppo Mostra/Nascondi.

Access: proprietà degli indici Primario: con questa opzione si determina se un indice è o meno una chiave primaria, per identificare o meno in modo univoco i record. Necessità che il campo Univoco sia impostato a “Sì”. Univoco: stabilisce se i valori del campo devono essere univoci o meno. Ignora Null: per includere o escludere nell’indice i record con valore nullo (vuoto) nel campo indicizzato. No significa che i valori saranno inclusi.

AccesS: indici a campo singolo Per ottenere buone prestazioni, in una tabella almeno un campo deve essere indicizzato. Aprire la tabella in Visualizzazione Struttura Selezionare il campo desiderato e quindi nelle proprietà in basso selezionare la proprietà “Indicizzato” e scegliere dall’elenco l’opzione adeguata.

AccesS: indici a campo singolo Con duplicati non ammessi Access ci impedirà di inserire valori uguali in quel campo. Per campi “Memo”, “Oggetto OLE” e “Collegamento ipertestuale” non è possibile creare un indice. Per questi tipi di dati non ha senso creare degli indici per la ricerca in quanto i campi che usano questi tipi di dati non saranno soggetti a ricerche frequenti.

AccesS: indici su più campi Gli indici possono essere creati anche su più di un campo (ad esempio l’elenco telefonico è ordinato per città, e in ogni città i nomi sono ordinati alfabeticamente). Cliccare sul bottone indici . Selezionare la prima casella vuota sella colonna “Nome indice” e digitare un nome da assegnargli (a piacimento). Spostarsi sulla colonna “Nome campo” (della stessa riga) e scegliere nell’elenco tra le voci disponibili. Nella colonna accanto selezionare il tipo di ordinamento desiderato (Crescente o Decrescente) Spostarsi nella riga sottostante nel campo “Nome campo” e aggiungere il secondo campo per l’indice. Scegliere il criterio di ordinamento. Chiudere la finestra. Ripetere il passo 5 e 6 per aggiungere più di due campi in un indice.

AccesS: eliminazione degli indici Aprire la Visualizzazione Struttura Cliccare sul pulsante Indici nella barra in alto Premere il selettore della riga al lato sinistro del campo da eliminare Premere CANC oppure dal Tasto Destro scegliere Elimina righe