1. Sommario Presentazione A cosa serve IDAP? Possibili applicazioni Concetti base Definizione iter Inserimento di una pratica Ricerca, stampa e modifica delle pratiche Automatismi Sicurezza e accessi Help Architettura dellapplicazione WEB
2. A cosa serve IDAP? Gli obiettivi del programma sono: Agevolare il lavoro dei vari uffici nella gestione del flusso di documenti e informazioni relative alliter degli atti/pratiche, mettendo a disposizione uno strumento in grado di guidare e mantenere una precisa traccia degli eventi significativi e dei movimenti dei documenti Gestire le entità accessorie alla storia di una pratica: le materie, le persone, gli organi e i gruppi di persone in genere Gestire la composizione storica degli organi e dei gruppi Registrare la storia delle pratiche allo scopo di future consultazioni Rendere disponibile in qualsiasi momento una visione aggiornata della storia e dello stato di una particolare pratica La parte più interessante del programma sta nella libertà e facilità con le quali è possibile trovare qualsiasi informazione nella storia di una pratica
3. Possibili applicazioni Gestione pratiche Gestione iter di atti politici (mozioni, ordini del giorno, interrogazioni, etc.) Gestione protocollo E possibile personalizzare ampliamente sia le schermate dellapplicazione a partire dal nome stesso che compare in alto nella barra della finestra, sia la struttura dei dati. In questo modo la stessa applicazione può essere utilizzata sia per la gestione pratiche che atti politici
4. Concetti base Il problema fondamentale che si affronta quando si ha a che fare con atti, iter e pratiche, è il loro costante cambiamento, che implica la necessità di cambiare continuamente la struttura dei dati. La soluzione a tale problema sta nel non utilizzare una struttura rigida per memorizzare le informazioni di un atto, ma una struttura che scomponga le informazioni in informazioni elementari. La storia di un atto viene vista come una sequenza di eventi. Levento è un qualcosa che accade alla pratica: come ad esempio passare ad un determinato ufficio, ricevere un certo visto, ricevere nella propria cartella determinate informazioni. Ogni evento può portare con sé una singola informazione relativa a un documento o ad una persona, una data e così via. Spesso viene usato come sinonimo di informazione. Lo stato di una pratica è una particolare condizione in cui si trova la pratica (ad es. Presso amministrazione, Pronta per trattazione, …). Uno stato può indicare una posizione fisica (presso un certo ufficio), ma anche una posizione logica (pronto per procedere)
5. Definizione iter (automa) Definizione delliter Ogni evento può avere associato una data ( data dellevento) Ad ogni evento si può decidere di associare un dato di un certo tipo: Tipi base: stringhe, numeri, date Entità più complesse: persone, organi, altri atti, materie (esistono form di gestione specifici per ogni entità prevista per inserimento/modifica) documenti (memorizzati nel database, non modificabili) Vediamo un esempio di pratica... Essenziale è ovviamente riuscire a definire esattamente i vari passi delliter mediante gli stati e gli eventi La definizione precisa deve coinvolgere le persone che abitualmente gestiscono liter Concetti chiave per la definizione delliter
6. Esempio di iter A titolo di esempio viene riportato un diagramma relativo ad un ipotetica pratica: Ogni freccia rappresenta un evento Ogni rettangolo rappresenta uno stato Apertura della pratica. In segreteria: classificazione per numero e descrizione. Assegnazione di eventuali allegati e firma del responsabile prima della trattazione in amministrazione. Presso Amministrazione: analisi della pratica per essere approvata o meno. Se respinta viene direttamente archiviata. Pratica Approvata: assegnazione della data di approvazione e eventuali informazioni allinteressato. Assegnazione della data finale prima dellarchiviazione finale
7.1 Inserimento di una pratica Per linserimento di una nuova pratica si utilizza il form riportato qui sotto, in cui si deve impostare il tipo di pratica e la data di inserimento/creazione. Nel nostro caso si tratta di una pratica, inserita il 16 Gennaio
7.2 Inserimento di una pratica Creata la pratica, si passa in modifica. In basso vengono riportati gli eventi inseribili in questa fase delliter
7.3 Inserimento di una pratica Per inserire un nuovo evento, occorre selezionarlo dallelenco in basso e premere Inserisci. Se levento ha un dato associato (in questo caso un numero), compare il form per linserimento di tale dato
7.4 Inserimento di una pratica Levento/informazione risulta ora inserito ed è cambiato lelenco degli eventi successivi da inserire. Inseriamo levento descrizione pratica e proseguiamo
7.5 Inserimento di una pratica Levento successivo è firmata da responsabile, che è stato definito in modo che abbia associato una persona. Quindi, ci verrà chiesto di selezionare la persona fra quelle da inserire nellanagrafica
7.6 Inserimento di una pratica Per selezionare la persona si può impostare qualunque criterio sui campi. Premendo Conferma selezione, la persona selezionata viene inserita nelliter
7.7 Inserimento di una pratica Automaticamente viene inserito anche levento incarico. Lelenco degli eventi inseribili è nuovamente cambiato
7.8 Inserimento di una pratica Inseriamo ora un evento con associato un documento: allegato pratica
7.9 Inserimento di una pratica Mi viene chiesto di specificare un numero di protocollo (facoltativo), di selezionare il file che contiene il documento (premendo il bottone Sfoglia), e di associare lapplicazione che verrà utilizzata per visualizzare il documento
7.10 Inserimento di una pratica Otteniamo questo risultato. Diamo quindi conferma degli eventi inseriti fino a questo punto ( bottone Conferma). In questo modo si esce dalla Modifica
7.11 Inserimento di una pratica Per le entità associate agli eventi, che possono essere persone, organi, materie, sono previsti dei form specifici per la loro gestione, come quello presentato di seguito. Gestione tabelle delle entità associate agli eventi
8. Ricerca pratiche Sono possibili due tipi di ricerche: Ricerca semplice Ricerca avanzata Ricerca in base alle caratteristiche essenziali delle pratiche Ricerca in base a qualsiasi evento inserito nella storia delle pratiche Possibilità di utilizzare operatori booleani Possibilità di memorizzare su file limpostazione della ricerca Possibilità di memorizzare nel database limpostazione della ricerca (per mettere a disposizione ricerche predefinite)
9. Ricerca semplice Ricerca in base alle caratteristiche essenziali delle pratiche quali numero, oggetto/titolo o data di presentazione
10. Ricerca avanzata Possibilità di impostare la ricerca in base ad un qualsiasi evento della storia e/o ad un suo dato associato
11.1 Ricerca di una pratica Utilizzando la Ricerca Semplice vogliamo recuperare la pratica che abbiamo inserito precedentemente, la pratica n° 123: impostiamo il tipo ed il numero
11.2 Ricerca di una pratica Per visualizzare i dati associati agli eventi basta fare doppio click sullevento desiderato: verrà visualizzato il form relativo al dato associato
11.3 Ricerca di una pratica Nel caso di un documento associato, oltre che alle informazioni del documento …
11.4 Ricerca di una pratica … verrà lanciato anche il programma che permette di visualizzarlo (Microsoft Word in questo caso):
12. Modifica di una pratica Ricercato una certa pratica, si può passare alla modifica
13. Modifica di una pratica Eventi inseribili: Concetto di indice (ciclo) di un iter: quando liter viene ripercorso in tutto o in parte Accessi legati al login: si può decidere quali utenti possono inserire gli eventi Condizioni per la visualizzazione degli eventi inseribili: forti o deboli (per facilitare linserimento) Permette di distinguere gli eventi nel caso si abbiano ad esempio più passaggi della pratica da uno stesso ufficio
14. Stampe Stampe eseguibili allinterno dellapplicazione: Lavorano su elenchi di atti ricercati (sia tramite ricerca semplice che avanzata) Definiscono un layout per i dati trovati Sono definibili esternamente dallapplicativo Sono totalmente personalizzabili Le stampe tipicamente realizzate, sono stampe RTF con esecuzione di un visualizzatore RTF (ad es. Microsoft Word) Utilizzato un linguaggio di reporting (documentato) Stampe eseguibili esternamente (via interfaccia WEB): Implementano il concetto classico di report: ricerca e stampa Creano sempre un file in formato RTF che può essere salvato o stampato
15. Stampe Esempi tipici di stampe eseguibili internamente: Informazioni relative agli insiemi di atti trovati (sia tramite ricerca semplice che avanzata) la storia degli atti le anagrafiche delle tabelle delle entità: persone, organi, materie, etc Esempi tipici di stampe eseguibili esternamente: Qualsiasi ricerca / stampa: viene utilizzato un linguaggio completo (Vbscript) sia per la ricerca che per la stampa
16. Automatismi IDAP prevede diversi tipi di automatismi: Automatismi legati allinserimento di un evento: Automatismi per generare dei moduli standard con le informazioni specifiche della particolare pratica Automatismi per facilitare linserimento di eventi (numero di una pratica proposto in automatico in base a certe regole) Oggetto/titolo corrente Testo/documento corrente Creazione di una nuova pratica (ad esempio una proposta di mozione genera una mozione) Gestione di pratiche unificate
17. Sicurezza/accessi Validazione login a livello di database o del sistema operativo (Windows NT/2000) Possibilità di definire permessi di accesso (esecuzione, modifica, visualizzazione, inserimento, cancellazione) ai vari form dellapplicazione Possibilità di definire permessi di accesso (inserimento, visibilità) agli eventi degli iter Per la quanto riguarda la sicurezza IDAP prevede:
18. Help Help contestuale Glossario Help delle singole voci di menù IDAP è dotato di diverse funzioni daiuto/guida:
19. Architettura applicazione Server: Oracle 7.3 o superiori Client: Applicazione Windows 32 bit (unico eseguibile senza DLL o runtime) ODBC Oracle per il collegamento al database Trasporto di rete: Oracle SQL*Net Larchitettura dellapplicazione è la seguente:
20. WEB Per il Consiglio provinciale di Trento, la banca dati degli atti politici, gestita da IDAP, è già stata pubblicata su WEB
21. WEB