Dalla procedura all’efficacia Scopi e finalità della Revisione

Scopi delle procedure aziendali Le procedure nascono dalla necessità di contabilizzare e classificare efficacemente tutti gli “avvenimenti” aziendali in modo da poterne mantenere il controllo (controllo della spesa), semplificare le procedure (il tempo!) e monitorare l’andamento in più periodi (raffronto anno su anno)

Scopi della vigilanza e controllo Verificare l’amministrazione sotto il profilo economico e finanziario-patrimoniale dell’attività Controlli propedeutici all’efficienza, alla produttività e economicità gestionale Verifica ed impulso della creazione di modelli e sistemi di analisi e controllo interno … in definitiva migliorare insieme!

Azienda Ospedaliera di Perugia Quello che segue è lo schema utilizzato dalle procedure a supporto amministrativo della Farmacia dell’Azienda Ospedaliera di Perugia (potete vederlo in internet al link /UfficiAmministrativi/FarmaciaSupporto Amm.asp)

ATTIVITA’: budget 1. Controllo Budget e predisposizione report mensili; 2. Controllo stato ordini e predisposizione report trimestrali per verifiche del corretto utilizzo delle risorse a disposizione; 3. Predisposizione reports vari per le esigenze della Direzione; 4. Estrazione dati, su procedura contabile, per le esigenze di tutte le varie Aree della Direzione (dati statistici sui consumi; tabulati per predisposizione gare; anagrafiche ecc.)

Controlli andamento economico e produttività Verifica del bilancio di previsione e predisposizione report mensili; Verifica stato ordini e report trimestrali per analisi del corretto utilizzo delle risorse a disposizione (rilevazione economie per materiali non forniti, solleciti ordini ecc. ecc.) ; Verifica dati estratti da procedura contabile, per le esigenze di tutte le varie Aree amministrative (dati statistici sui consumi)

Gestire il MAGAZZINO Predisposizione ordini acquisto farmaci su piazza e registrazione entrata merci e scarico dei consumi a reparto; Entrata merci materiali di competenza della Farmacia (stupefacenti; dialisi domiciliare; Medicina Nucleare, gas terapeutici, ecc.); Scarico dei Consumi materiali del Magazzino interno Farmacia (prodotti galenici, stupefacenti ecc); Verifica e controllo presso il Magazzino movimenti di entrata merci e relativi scarichi reparti; Stampa Buoni di carico e loro accorpamento con i relativi documenti di entrata merci; Verifica anomalie e sistemazione contabile nella procedura di magazzino (errate entrate merci - resi ecc); Predisposizione report periodici relativi alle giacenze Magazzino; Predisposizione report periodici relativi ai consumi dei vari CdC; Gestione Conti deposito registrazione entrata merci; Predisposizione Inventari annuali di Reparto; Verifica Contabilit à Magazzino; Attività di chiusura annuale Contabilità Magazzino su procedura contabile.

Controllare il MAGAZZINO Verifica della procedura e modalità di predisposizione degli ordini di acquisto dei farmaci, della registrazione dell’entrata dei prodotti e dello scarico dei consumi a reparto; Verifica della procedura e modalità di controllo dell’entrata delle merci e dei materiali di competenza della farmacia suddivisi per tipologia specifica (ad esempio stupefacenti e gas terapeutici); Verifica della procedura e modalità di controllo dello scarico dei consumi dei prodotti del magazzino interno della farmacia (prodotti galenici, stupefacenti ecc); Verifica e controllo presso il Magazzino dei movimenti di entrata delle merci e dei relativi scarichi ai reparti con i rispettivi documenti di movimentazione merci (buoni di scarico ai reparti e bolle di entrata); Verifica delle anomalie e della sistemazione contabile nella procedura di magazzino (errate entrate merci - resi ecc) Analisi di report periodici relativi alle giacenze Magazzino Analisi di report periodici relativi ai consumi dei vari Reparti e/o centri di costo Verifica della procedura gestione dei Conti deposito registrazione entrata merci; Analisi degli Inventari annuali di Reparto; Verifica della Contabilità Magazzino Attività di chiusura annuale della Contabilità di Magazzino su procedura contabile (verifica esatta registrazione delle varie entrate merci, residuo ordini verifica costi non contabilizzati ecc).

La verifica di CASSA Presa d’atto delle procedure di cassa e dei relativi protocolli operativi (tesoreria ed economato) Verifica procedura e modalità di trasmissione all’Ufficio Contabilità fornitori delle fatture “liquidate” e loro corrispondenza con modulo d’ordine, deliberazione di impegno alla spesa e bolla di entrata (o rapporto regolare esecuzione del servizio). Verifica rispetto scadenza contrattuale del pagamento ed emissione del mandato di pagamento Verifica regolarità sottoscrizioni autorizzative e iter di trasmissione e pagamento (telematica) Verifica a campione di reversali e mandati Verifica della procedura di archiviazione dei documenti

Estratto conto del Tesoriere Fondo cassa inizio periodo Reversali incassate Incassi senza reversale Totale riscossioni Mandati pagati Pagamenti senza mandato Totale pagamenti Saldo di cassa a fine periodo

Deve concordare con la CASSA Fondo cassa inizio periodo Reversali trasmesse al tesoriere Incassi senza reversale Totale riscossioni Mandati trasmessi al tesoriere Pagamenti da regolarizzare con mandati Totale pagamenti Saldo di cassa a fine periodo