Le nuove frontiere dellarchiviazione passano da: Via R. Leoncavallo, 2 – Sesto Fiorentino (FI)

Dematerializzare la carta in azienda?

La normativa italiana oggi lo consente?

Nata inizialmente per la Pubblica Amministrazione e successivamente estesa ad Aziende e Professionisti, la normativa italiana è oggi una delle più avanzate legislazioni europee in materia di dematerializzazione degli archivi, consentendo in massima parte, di ricorrere alla cosiddetta Conservazione Sostitutiva. Il Governo Italiano è fortemente impegnato per la diffusione a tutti i livelli della digitalizzazione dei processi. La Conservazione Sostitutiva La conservazione sostitutiva è una particolare applicazione informatica, che tramite firma digitale e marca temporale, rende i file archiviati immodificabili, validandoli e certificandoli fiscalmente. E del tutto evidente come praticando la conservazione sostitutiva tutti i soggetti interessati possano, non solo rendere più snelli ed efficienti i processi aziendali, ma possano soprattutto risparmiare cifre molto consistenti sui tipici costi di gestione legati allarchiviazione dei documenti.

E allora, perché non iniziamo subito a dematerializzare la carta?

Il genere umano viene da millenni di utilizzo della carta, un elemento così familiare ed insito nel DNA delle nostre comunicazioni, che è oggettivamen- te difficile concepire di soppiantarlo con lelettronica. Noi tutti stentiamo molto a concentrarci sulla lettura di un documento a video, preferendo solitamente riprodurlo su carta. In ufficio stampiamo di tutto e di più, perché riteniamo sia molto più semplice ritrovare un foglio, che un file elettronico, e ciò è suffragato dal fatto che non esiste un modo univoco di archiviare file su computer. Larchiviazione elettronica basata su indici, ha risolto perfettamente questa problematica. La normativa, pur essendo effettivamente avanzata, è ancora nella sua fase evolutiva, rendendo lapproccio informatico più difficoltoso. Non siamo sufficientemente sensibilizzati verso il risparmio effettivo che sarebbe possibile ottenere. Temiamo molto di non essere in grado di controllare un processo che appare delicato e richiede oltretutto una grande responsabilità giuridica.

S&NT e la Conservazione Sostitutiva Col nostro approccio consulenziale, siamo già oggi in grado di guidare i clienti nellapproccio più corretto verso la dematerializzazione degli archivi cartacei fiscalmente rilevanti, ritenendo che il Paperless Office, sia la meta perfetta a cui dobbiamo tendere. Tuttavia ci rendiamo conto che per la maggior parte delle organizzazioni, un ufficio senza carta, rappresenterebbe nellimmediato un cambiamento così radicale, che potrebbe impattare sulle attività produttive. Proponiamo per questo motivo un approccio soft, inquadrando il processo di implementazione in almeno due fasi distinte e complementari: Fase 1 - Soluzione di gestione documentale Fase 2 – Conservazione Sostitutiva La Fase 1 attuata per un periodo adeguato, servirà ad educare lutente verso il trattamento elettronico degli archivi, preparandolo ad affrontare al meglio la delicata Fase 2 di dematerializzazione conservativa.

S&NT e la Conservazione Sostitutiva Ricordiamo che adottando una soluzione di gestione elettronica dei documenti, anche senza applicare inizialmente la conservazione sostitutiva, oltre che incrementare grandemente lefficienza degli utenti, si potranno ottenere subito consistenti risparmi, evitando ad esempio di stampare o fotocopiare tutta quella documentazione non fiscale, quantificabile come minimo nel 30%, che abbonda sulle nostre scrivanie.

Negli ultimi anni S&NT ha effettuato una selezione delle migliori soluzioni documentali presenti sul mercato La soluzione per noi ideale, doveva rispondere a prerequisiti tecnico-commerciali ben precisi, che per altro riteniamo siano quelli maggiormente richiesti dalla nostra clientela… iDoc di Runtime è stata la soluzione prescelta perché: Basata su standard industriali consolidati Compatibile con i principali database Facilmente integrabile in qualsiasi ambiente Modulare ed espandibile a piacimento Facile da aggiornare e manutenere Semplice da utilizzare Interfaccia utente molto intuitiva Sicura ed affidabile Aderente alle normative vigenti Di prezzo contenuto Oggi S&NT dispone di un team di esperti in gestione documentale, pronto a rispondere alle esigenze più evolute nel settore.

iDoc è una soluzione evoluta di gestione documentale: quel genere di applicazione più spesso nota come archiviazione elettronica dei documenti. iDoc è una soluzione facilmente espandibile da 1 a n utenti in versioni client/server, continuando a mantenere la sua perfetta compatibilità e non vanificando quindi gli investimenti sostenuti nel tempo. iDoc in versione base non fa la conservazione sostitutiva, ovvero quella speciale procedura che permette di dematerializzare gli archivi cartacei fiscalmente rilevanti. Questa funzione è però implementabile opzionalmente mediante un modulo addizionale. iDoc può trattare file di qualunque tipo: nativamente elettronici, come office, , immagini, pdf, ecc, o anche documenti cartacei acquisiti mediante un qualsiasi scanner o multifunzione.

Ad ogni file importato o acquisito nel sistema, vengono associate le opportune parole chiave: lautomatismo informatico utilizzato per ricercare ogni documento nellarchivio elettronico. Le parole chiave o indici, vengono apposti manualmente dalloperatore, oppure anche automaticamente, qualora si vogliano attivare procedure di archiviazione massiva per classi documentali omogenee di un certo rilievo numerico. Si possono infatti attivare profili e mappature del documento, dove le informazioni che serve identificare come chiavi di ricerca, vengono rilevate automaticamente su ciascun documento, mediante speciali software di riconoscimento caratteri (OCR) che possono leggere in determinate coordinate opportunamente predisposte. Alternativamente si può ricorrere ai barcode, una modalità di indicizzazione molto pratica ed estremamente affidabile, che mediante etichette apposte preventivamente, consente di avviare a scansione contemporanea un gran numero di documenti diversi, archiviandoli in modo automatico.

Ma iDoc è un sistema globale di gestione documentale, dove larchiviazione è solo una delle fasi del ciclo del documento. Lutente iDoc avrà infatti facoltà di: inviarlo via , questultima sarà automaticamente collegata al documento di origine; riprodurlo opzionalmente su carta (stampa). inviare più documenti con una unica ; effettuare linvio telematico delle fatture attive automaticamente in base allanagrafica- - del destinatario della fattura; senza ulteriori operazioni i documenti sono già disponibili per la consultazione on line - --via browser internet; collegarlo logicamente ad altri documenti; inviarlo via fax; apporre annotazioni digitali (post it ecc.); trasformarlo in un formato file diverso; apporre firma digitale e marca temporale;

iDoc con un apposito modulo, può integrarsi in Word e Outlook per eseguire larchiviazione anche dallinterno degli applicativi Microsoft. iDoc può manipolare i file PDF, creando file multipagina provenienti da applicazioni diverse, trasformare un file PDF in TIF e viceversa, oppure trasformare un file in PDF/A, lo standard che predispone il file alla conservazione sostitutiva, rendendolo immodificabile.

Quando si lancia per la prima volta il programma, viene visualizzata la maschera dei codici di attivazione, che vengono forniti da Runtime dietro comunicazione del codice identificativo del computer prescelto per linstallazione e della configurazione prescelta. Si presuppone come prerequisito, la presenza di una struttura database già installata e/o lindirizzo del server SQL a cui puntare. iDOC - Installazione

iDOC possiede 3 diverse interfacce utente Windows – Web - VRF E la licenza Full di iDoc, che si installa su qualsiasi PC, fornendo le migliori prestazioni dellapplicazione. La licenza Windows consente sia di archiviare, che consultare gli archivi in configurazioni da 1 a n client.

iDOC possiede 3 diverse interfacce utente Windows – Web - VRF Qualunque utente client accreditato, che disponga di un PC o un Mac con browser internet, potrà collegarsi allarchivio elettronico documentale per effettuare una consultazione. Lutente PC ha a disposizione due tipi di licenza web: quella solo consultazione e quella full, con funzionalità di archiviazione del tutto analoghe a quelle disponibili con le licenze Windows.

iDOC possiede 3 diverse interfacce utente Windows – Web - VRF VIRTUAL ROOM FILE E una speciale interfaccia grafica animata in Flash, caratteristica esclusiva di questa soluzione, che riproduce visivamente la struttura dellarchivio documentale. Tale modalità, abbinata ad un video touchscreen, opzione della nostra offerta, permette alloperatore di fare archiviazione semplicemente toccando con un dito la cartella e trascinando i file nei Dox virtuali. Vengono visualizzati solo Dox e cartelle su cuilutente che si collega è autorizzato a lavorare. Possibile utilizzare linterfaccia grafica anche da normali PC mediante lausilio del mouse.

iDOC – Schermata iniziale Barra del titolo Barra dei menu Barra dei pulsanti Elenco documenti Dati documento Immagine documento Flusso operazioni Cliccare sulle voci sopra indicate per approfondire largomento

iDOC – Barra del titolo Indietro Nella barra del titolo compaiono indicazioni sullUtente (azienda) ed Operatore selezionati in fase dapertura del programma.

iDOC – Barra dei menu Indietro SALVA PAGINA COME SALVA DOCUMENTO COME COPIA IN APRI CON CONVERTI FILES STAMPE IMPOSTA PAGINA IMPORT/EXPORT MASTERIZZA FILES E RISORSE CESTINO INSERISCI NOTES LOGON DISPOSITIVO DI FIRMA DETTAGLI FIRMA DIGITALE FIRMA E SALVA ELIMINA FIRMA MARCATURA TEMPORALE ELIMINA MARCATURA TEMPORALE ESCI SELEZIONA UTENTE GESTIONE UTENTI MODIFICA DOCUMENTO SALVA DOCUMENTO COLLEGA DOCUMENTI GESTIONE INSERISCI OCR MAPPATURE BARCODE OCR 3G CLASSIFICAZIONI PERMESSI GRUPPI DI DESTINAZIONE LISTE DI DISTRIBUZIONE PRATICHE STATI DOCUMENTO CAMPI DOCUMENTO OGGETTI MAIL TABELLE PERSONALI MODELLI NOTE SUPPORTI DI ARCHIVIAZIONE PROFILI DOCUMENTI TABELLA ESITI SELEZIONA OPERATORE GESTIONE OPERATORI MESSAGGI MANUALE NOTE SULLA VERSIONE INFORMAZIONI SU SETUP CONFIGURAZIONE VISUALIZZAZIONE DOCUMENTI ESTESA STATISTICHE VERIFICA AGGIORNAMENTI INSTALLAZIONE COMPONENTI OFFICE BACKUP DATABASE MsSQL

iDOC – Barra dei pulsanti 1- Seleziona un utente o un operatore 2- Seleziona un cliente (attivo solo Mod. Fatture) 3- Seleziona un fornitore (attivo solo Mod. Fatture) 4- Seleziona fornitore da dati rilevati sullimmagine (attivo solo Mod. Fatture) 5- Nuovo documento in uscita (modulo documenti) 6- Nuovo documento in entrata (modulo documenti) 7- Dati prima nota clienti (attivo solo per modulo fatture) 8- Dati prima nota fornitori (attivo solo per modulo fatture) 9- Rileva OCR in unarea del documento 10- Esci 11- Tenta di rilevare il fornitore dalla partita IVA sul documento (attivo solo Mod. Fatture) 12- Ricerca veloce (modulo documenti) 13- Avvia la ricerca veloce 14- Avvia la ricerca veloce ed aggiorna la lista ad albero 15- Ricerca OCR Full Text allinterno del documento 16- Desktop 17- Bacheca 18- Dettaglio firma digitale 19- Apre file corrente con un programma predefinito di Windows 20- Inserisci nota da la possibilità di archiviare un documento anche senza immagine 21- Componi una da iDoc Indietro

iDOC – Elenco documenti BROWSE PER IMPORTAZIONE DOCUMENTI ATTIVA LO SCANNER IMPORTA IMMAGINI DAL CESTINO CREA DOCUMENTO MULTIPAGINA TRASFORMA DA PDF A TIF E VICEVERSA CONVERTE IN PDF/A REFRESH ELIMINA DOCUMENTO VISUALIZZA DOCUMENTO Fax Cliccando col tasto destro > Indietro

iDOC – Dati documento Indietro In questa sezione si classifica il tipo di documento e si inseriscono le parole chiave predisposte per un determinato profilo documentale. Oltre allinserimento manuale, le parole chiave possono essere apposte automaticamente, attivando tecniche OCR o Barcode, utili in caso di classi documentali ricorrenti (archiviazione di tipo massivo).

iDOC – Immagine documento La parte centrale della schermata è la sezione dedicata alla visualizzazione dellimmagine documentale selezionata in quel momento. Esistono filtri e strumenti di correzione/ottimiz- zazione dellimmagine, così come la possibilità di modificarne il contenuto o inviarla per fax, o in stampa. Il programma può anche imporre timbri e post-it. Indietro

iDOC – Flusso operazioni Quando si visualizzano documenti già archiviati, la sezione sulla destra dellimmagine visualizza una lista ad albero del flusso documentale. La stessa sezione in fase di archiviazione, visualizza invece profili e mappature del documento che consentono di applicare OCR e Barcode in modo da automatizzare ove richiesto, la fase di indicizzazione.

Per prenotare una consulenza documentale su iDoc, contattare: Andrea Bandini Tel #21 Cell Grazie per la gentile attenzione!