Gestione ciclo passivo

Acquisizione Processo ottimizzato con l’uso dell’immagine

All’uffico posta arrivano i documenti cartacei imbustati. UFFICIO POSTA Ricezione buste Apertura e despillatura Applicazione barcode All’uffico posta arrivano i documenti cartacei imbustati. L’addetto apre le buste e distingue i documenti fatture da tutto il resto. Per ogni fattura procede nel seguente modo: > sbusta; > spinza; > applica etichetta barcode sulla prima pagina. NB. L’etichetta barcode è prestampata riportando un progressivo univoco su base annua. Il plico delle fatture viene spostato all’ufficio copie dove è presente lo scanner. Fino a questo punto l’operatore non ha usato alcuno strumento, nè PC né altro ed al suo lavoro quotidiano è stata aggiunta solo l’apposizione di una etichetta!

visibile a chi è abilitato). UFFICIO COPIE Scansione fatture in archidoc Archiviazione cartaceo All’uffico copie arrivano i documenti cartacei despillati e con il Barcode applicato sulla prima pagina. L’addetto alla scansione ripone il plico di fatture sull’alimentatore automatico dello scanner. Tramite la scansione batch di Archidoc le fatture vengono acquisite in formato immagine e separate automaticamente. Una volta riconosciuto il barcode, apposto sulla prima pagina, vengono quindi messe nella coda di smistamento (casella temporanea visibile a chi è abilitato). Il cartaceo trattato viene riposto in scatoloni. I documenti cartacei non devono essere né classificati né ordinati, ma semplicemente riposti in ordine di scansione. Ogni scatola verrà contrassegnata, riportando data e progressivo Archidoc del primo documento e progressivo Archidoc dell’ultimo documento.

automaticamente il carico di lavoro). AMMINISTRAZIONE Registrazione fatture Archidoc ERP Spedizione per controllo Archidoc MAIL L’operatore apre Archidoc e l’ERP simultaneamente, posizionando le finestre una affianco all’altra. Entra nella funzione smistamento di Archidoc e gli viene proposta la prima fattura acquisita e non processata (nel caso di più utenti, Archidoc si occupa di distribuire automaticamente il carico di lavoro). Entra nella schermta di registrazione dll’ ERP e leggendo i dati dall’immagine proposta da Archidoc procede alla scrittura dei dati contabili. Con la sola pressione di un tasto i dati vengono ricopiati dall’ERP ad Archidoc. Tramite la casella di posta di Archidoc il documento elettronico viene inviato ai responsabili della benestariazione. Le attività dell’amministrazione sono rimaste invariate. È stato aggiunto semplicemente un clic a fine Registrazione, per passare i dati dall’ERP ad Archidoc. I dati NON sono stati ridigitati!

L’operatore Verdi Giuseppe registra la fattura e tramite il pulsante rosso Smistamento nella barra Host Link, associa gli indici del documento in Archidoc e passa alla successiva fattura da registrare.

Utenti ADDETTI ALL’APPROVAZIONE Visualizzazione della posta da Archidoc Gestione annotazioni Spedizione ad altri utenti

Utenti ADDETTI ALL’APPROVAZIONE Gestione annotazioni Visualizzazione della posta da Archidoc Spedizione ad altri utenti

Utenti ADDETTI ALL’APPROVAZIONE Spedizione ad altri utenti Visualizzazione della posta da Archidoc Gestione annotazioni

Acquisizione Processo usando il cartaceo per la registrazione

All’uffico posta arrivano i documenti cartacei imbustati. UFFICIO POSTA Ricezione buste Apertura e despillatura Applicazione barcode All’uffico posta arrivano i documenti cartacei imbustati. L’addetto apre le buste e distingue i documenti fatture da tutto il resto. Per ogni fattura procede nel seguente modo: > sbusta; > spinza; > applica etichetta barcode sulla prima pagina. NB. L’etichetta barcode è prestampata riportando un progressivo univoco su base annua. Il plico delle fatture viene spostato all’ufficio copie dove è presente lo scanner. Fino a questo punto l’operatore non ha usato alcuno strumento, nè PC né altro ed al suo lavoro quotidiano è stata aggiunta solo l’apposizione di una etichetta!

visibile a chi è abilitato). UFFICIO COPIE Scansione fatture in Archidoc Invio plico fatture all’amministazione All’uffico copie arrivano i documenti cartacei despillati e con il barcode apposto sulla prima pagina. L’addetto aalla scansione ripone il plico di fatture sull’alimentatore automatico dello scanner. Tramite la scansione batch di Archidoc le fatture vengono acquisite in formato Immagine e separate automaticamente. Una volta riconosciuto il barcode, apposto sulla prima pagina, vengono quindi messe nella coda di smistamento (casella temporanea visibile a chi è abilitato). Il plico del cartaceo trattato viene inviato all’amministazione.

AMMINISTRAZIONE Smistamento lavoro da parte del capufficio distribuendo il cartaceo agli addetti Registrazione fatture Archidoc ERP Archiviazione cartaceo Spedizione per controllo Il capufficio smista il lavoro consegnando le fatture da registrare ad ogni operatore. L’operatore apre Archidoc e l’ERP simultaneamente, posizionando le finestre una affianco all’altra. Entra nella funzione smistamento di Archidoc e tramite l’uso di una pistola Barcode legge il Barcode della fattura che vuole registrare. Archidoc si posiziona in automatico sull’immagine della fattura che si ha in mano. L’operatore entra nella schermata di registrazione dll’ERP e leggendo i dati dalla copia cartacea procede alla scrittura dei dati contabili. Con la sola pressione di un tasto i dati vengono ricopiati dall’ERP ad Archidoc. Tramite la casella di posta di Archidoc il documento elettronico viene inviato ai responsabili della benestariazione. Il cartaceo trattato viene riposto in scatoloni. Le attività dell’amministrazione sono rimaste invariate. E’ semplicemente stato aggiunto un clic a fine registrazione per passare i dati dall’ERP ad Archidoc. I dati NON sono stati ridigitati! L’utente ha potuto lavorare sul cartaceo per leggere i dati.

L’operatore Verdi Giuseppe registra la fattura e tramite il pulsante rosso Smistamento nella barra Host Link, associa gli indici del documento in Archidoc e passa alla successiva fattura da registrare.

Utenti ADDETTI ALL’APPROVAZIONE Visualizzazione della posta da Archidoc Gestione annotazioni Spedizione ad altri utenti

Utenti ADDETTI ALL’APPROVAZIONE Gestione annotazioni Visualizzazione della posta da Archidoc Spedizione ad altri utenti

Utenti ADDETTI ALL’APPROVAZIONE Spedizione ad altri utenti Visualizzazione della posta da Archidoc Gestione annotazioni

Ricerca

clic del mouse, sulla base degli indici che vengono catturati a video. AMMINISTRAZIONE ERP integrato ad Archidoc Archidoc ERP L’amministrazione può accedere alle immagini dei documenti direttamente dall’ERP. A partire dai dati visualizzati dall’ERP (tramite le normali vie e logiche del gestionale), è possibile effettuare la ricerca del documento tramite Archidoc, attivato con un semplice clic del mouse, sulla base degli indici che vengono catturati a video. Senza effettuare alcuna modifica nell’ERP è stato possibile collegare immagini e dati esistenti.

Consultazione dati fatture da ERP: ci si posiziona su una schermata con le chiavi del documento e tramite un click su Archidoc, via Host Link viene eseguita la ricerca e presentata l’immagine.

UFFICI NON AMMINISTRATIVI DELLA SEDE Ricerca e visualizzazione da Archidoc C/S Tutti gli utenti abilitati ed aventi il diritto di riservatezza sui vari documenti possono ricercare le fatture tramite Archidoc, sfruttando tutti gli indici che automaticamente sono stati creati in fase di registrazione. Non è necessario conoscere l’ERP ne avere licenze dell’ERP per consultare i documenti di propria competenza.

UFFICI NON AMMINISTRATIVI DELLA SEDE Ricerca e visualizzazione da Archidoc C/S

UFFICI NON AMMINISTRATIVI FUORI SEDE Ricerca e visualizzazione da Archidoc WEB Via WEB Tutti gli utenti abilitati ed aventi il diritto di riservatezza sui vari documenti possono ricercare le fatture tramite Archdoc sfruttando tutti gli indici che automaticamente sono stati creati in fase di registrazione. Non è necessario conoscere l’ERP né avere licenze dell’ERP per consultare i documenti di propria competenza.

UFFICI NON AMMINISTRATIVI DELLA SEDE Ricerca e visualizzazione da Archidoc WEB

Gestione ciclo passivo