Migliorare l’organizzazione del Punto Vendita di Arredamenti Attraverso un Software Gestionale Specifico Davide Rostagno Soft++ - Software and Consulting Workshop Federmobili Rimini, 31 maggio 2008

Indice 1. I PROCESSI CRITICI Vendite Progettazione Acquisti Logistica Amministrazione 2. REQUISITI DEL SISTEMA INFORMATIVO Requisiti generali Requisiti specifici 3. SOLUZIONI POSSIBILI Software gestionale Software di progettazione grafica 4. LE DIFFICOLTA’ ALL’AVVIAMENENTO 5. IL RITORNO DELL’INVESTIMENTO

1. I Processi critici – Schema a blocchi AZIONI DI MARKETING Richiesta Vendite Listini / Materiali di Vendita Preventivo Commissione Progettaz. Cliente Finale Acquisti Ordine di Acquisto Produttore Conferma d’ordine CONSEGNE E SERVIZI Logistica CONSEGNE Fatture / Scontrini Amministraz. PAGAMENTI INCASSI

1.1 Il processo delle vendite - Criticità CRITICITA’ EFFETTI SOLUZIONI Carenze e imprecisioni nel preventivo o nella copia commissione Errori, ritardi, costi extra, cliente insoddisfatto Formalizzare in modo preciso e univoco il preventivo ed il contratto con il cliente Visite clienti concentrate nel tempo Tempo ridotto per la trattativa Aumentare le professionalità e l’efficienza della forza vendita Considerare alternative alla vendita tradizionale Sveltire la vendita di prodotti semplici, es. oggettistica, lampade ecc. Esposizioni costose e limitate rispetto alla possibile offerta Rischio di perdere opportunità Considerare alternative alle esposizioni tradizionali Elevata concorrenza / Grande distribuzione Riduzione dei margini Aumentare l’efficienza Differenziare e qualificare il servizio Agire attivamente per trovare nuovi clienti e potenziare le vendite

1.1 Il processo delle vendite - Opportunità Sfruttare nuove tecnologie per acquisire nuovi clienti Approcci tradizionali La pubblicità tradizionale è sempre meno efficace a causa della eccessiva quantità di messaggi pubblicitari poco mirati presenti su tutti i media che ci interrompono continuamente (interrupction marketing). Approcci innovativi One-to-One Marketing Ogni Cliente è diverso e va trattato in modo diverso Permission Marketing Conquistare gradualmente il consenso del cliente fino a fidelizzarlo

1.1 Il processo delle vendite - Opportunità Strumenti utili Internet Sito istituzionale, Vetrina Elettronica OK Commercio Elettronico ? Liste Nozze ? Sistemi CRM “low cost” che consentano di Conoscere “la storia” di tutti i nostri clienti Acquisire liste “mirate” di clienti potenziali Analizzare e segmentare clienti esistenti e potenziali Assegnare i clienti alla forza vendita Assegnare gli obiettivi alla forza vendita Pianificare e gestire azioni commerciali mirate Confrontare risultati, previsioni, obiettivi Monitorare i Preventivi fino alla chiusura Progettare assieme al Cliente con strumenti di Virtual Design Monitorare il livello di “Customer Satisfation”

1.2 Il processo della progettazione - Criticità CRITICITA’ EFFETTI SOLUZIONI Tempi elevati per progettare le soluzioni Costi non riconosciuti dal cliente e conseguente riduzione dei margini Aumentare l’efficienza Riutilizzare i progetti Necessità di personale specializzato Costi maggiori Utilizzare strumenti semplici da usare e veloci da apprendere

1.3 Il processo degli acquisti - Criticità ORGANIZZAZIONE PRO CONTRO Ogni Venditore emette direttamente gli Ordini ai Fornitori Il venditore sa esattamente cosa ordinare. Minore rischio errori Minore potere contrattuale verso l’azienda L’Ufficio Acquisti riceve le Copie Commissione ed emette gli Ordini di Acquisto per tutti L’ufficio acquisti ha maggiore potere contrattuale verso l’azienda Maggiore rischio errori

1.3 Il processo degli acquisti - Opportunità Gestire in modo più accurato le condizioni di acquisto il rispetto dei budget i premi di fine anno. Monitorare il margine effettivo per fornitore in modo da privilegiare i fornitori più redditizi Inviare automaticamente ordine e disegni per e-mail

1.4 Il processo della logistica - Criticità CRITICITA’ EFFETTI SOLUZIONI Esposizioni e Magazzini a livelli elevati e basso indice di rotazione Costi elevati, rischio di veloce obsolescenza dei prodotti Monitorare i livelli dei magazzini Favorire la vendita di oggetti disponibili anzichè ordinarne di nuovi Problemi nella consegna e montaggio Costi extra, cliente insoddisfatto Formalizzare in modo preciso e univoco il preventivo ed il contratto con il cliente Ridurre gli errori negli ordini di acquisto Gestire i problemi e i completamenti fino alla chiusura Ritardi nella consegna e montaggio Cliente insoddisfatto Pianificare le consegne e l’intero ciclo in anticipo Monitorare il rispetto dei tempi di avanzamento della commessa Passare da una logica “PUSH” a una logica “PULL”

1.5 Il processo dell’amministrazione - Opportunità Creare “il cruscotto” dell’amministratore, ovvero un set di informazioni disponibili in tempo reale, in grado di monitorare l’andamento dell’azienda per eventualmente applicare dei correttivi con tempestività. Creare “il sistema informativo dell’amministratore”, ovvero un set di report in grado di analizzare i risultati e di supportare le decisioni strategiche Esempi Calcolo dei margini per singola commessa per fornitore per tipologia di cliente per categoria di prodotto per periodo temporale per divisione commerciale per punto vendita per venditore ... Confronti venduto e acquistato anno su anno / mese su mese Confronto obiettivi / consuntivi

2 Requisiti del Sistema Informativo Requisiti generali Semplicità, facilità d’uso e velocità di apprendimento Integrazione tra dati grafici e gestionali Gestire gli aspetti specifici del settore, come ad es. Prodotto molto diversificato: es. oggettistica, cucine, illuminazione, ufficio, esterno, bagno... Numero di prodotti molto alto e poco ripetitivo Prodotti componibili e configurabili secondo le scelte del Cliente, come nel caso delle cucine e degli armadi Condizioni di acquisto dei Fornitori molto articolate

2 Requisiti del Sistema Informativo Requisiti specifici Supportare le azioni di marketing Gestione le relazioni con i clienti Non richiedere necessariamente la codifica di tutti i prodotti e componenti Facilitare la gestione dei listini dei fornitori Preparare velocemente preventivi chiari e accurati Permettere la gestione di documenti e disegni allegati Duplicare velocemente i preventivi Generare automaticamente la copia commissione dall’ordine Generare automaticamente gli ordini di acquisto dalla copia commissione Generare automaticamente i documenti contabili (Fatture, DDT, Scontrini) dalla copia commissione Facilitare il controllo tra ordini di acquisto e fatture di acquisto Gestire tutti i movimenti di magazzino Gestire le vendite dirette e altre operazioni tramite lettore ottico e codici a barre Permettere l’integrazione con i registratori di cassa Gestione incassi e pagamenti e movimenti di prima nota Offrire strumenti semplici per il controllo delle operazioni Offrire strumenti di controllo e analisi dell’andamento dell’azienda

3 Soluzioni Possibili – Software Gestionale SOLUZIONE PRO CONTRO Sviluppo ad “hoc” “Cucita su misura” per i processi Costi e tempi di sviluppo e manutenzione elevatissimi Software gestionali “general purpose” di fascia bassa Costi contenuti, Affidabilità Spesso progettati in funzione dei processi dell'industria non gestiscono gli aspetti specifici del settore e non soddisfano i requisiti Non gestiscono prodotti strutturati e costringono a codificare tutte i componenti Non gestiscono condizioni di acquisto complesse Non prevedono l'integrazione con software di progettazione grafica Sistemi ERP Elevata parametrizzazione Standard internazionale Costi e tempi di implementazione elevatissimi per rispondere ai requisiti indicati Software gestionali specifici Costi contenuti, rispondono ai requisiti indicati Spesso la contabilità non è integrata

3 Soluzioni Possibili – Progettazione grafica SOLUZIONE PRO CONTRO Disegni a mano libera o al tecnigrafo Effetto “artistico” Tempi lunghi Occorre “saper disegnare” Non riusabili Sistemi CAD General Purpose (es. AutoCAD, 3D Studio) Programmi standard molto diffusi Facile reperibilità di progettisti Lunghi tempi di apprendimento Difficilmente integrabili con il software gestionale Mancanza di librerie di oggetti Sistemi 3D forniti dai produttori Listino e libreria del produttore già caricati Necessità di apprendere programmi diversi Impossibilità di inserire oggetti di altre aziende Sistemi 3D Multiazienda Possibilità di inserire oggetti di aziende diverse Possibile integrazione con il software gestionale Libreria di oggetti generici non sempre corrispondenti agli oggetti reali

3 Le difficoltà all’avviamento SITUAZIONE PREESISTENTE DIFFICOLTA’ SI inesistente o rudimentale (Excel, Word...) Il nuovo software introduce qualche rigidità e nei primi tempi sembra “richiedere più tempo per fare le stesse cose” Diffidenza della proprietà che teme di perdere il controllo Software gestionale “general purpose” Migrare i dati da un sistema all’altro Estendere l’uso del gestionale a nuovi reparti es. commerciale

4 Il ritorno dell’investimento Riduzione degli errori e rispetto dei tempi Miglior servizio al cliente Controllo redditività e margini Possibilità di determinare lo sconto massimo, maggiore competitività Più informazioni Possibilità di decidere le strategie aziendali EFFICIENZA, QUALITA’, CONTROLLO VANTAGGIO COMPETITIVO