Outsourcing di Funzioni Operative Calcolo NAV e Tenuta della Contabilità

SOMMARIO L’ Outsourcing per il risparmio gestito è una scelta in crescita inarrestabile. Infatti: L’attuale scenario di mercato obbliga le imprese a continue evoluzioni e di fronte alla sfida del cambiamento continuo, l’outsourcing, ovvero l’esternalizzazione dei servizi d’impresa, è una soluzione strategica per la competitività dell’impresa stessa.

SOMMARIO Affidare attività all’esterno permette all’azienda di concentrarsi sul “core business”, di aumentare la dinamicità operativa sia in termini economici che occupazionali, determinando un risparmio di tempo, di risorse e di costi.

Caratteristiche dell’outsourcer Affidabilità Compagine azionaria Esperienza Indipendenza

L’impresa che intende esternalizzare i servizi riceve da Unione Fiduciaria: Affidabilità, flessibilità e competenza Personale altamente qualificato a livello operativo e direttivo capace di integrarsi e collaborare con le risorse del cliente Completa assistenza nello start-up e nell’organizzazione dei flussi

Infrastruttura tecnologica Infrastruttura TLC Gestione dei dati applicativi del cliente Gestione e mantenimento del sw di sistema Gestione e mantenimento dei sw applicativi Hardware Mantenimento di adeguata potenza elaborativa

Continuità e sicurezza del servizio Definizione di Livelli di servizio Disaster recovery Sicurezza fisica Sicurezza logica Analisi dei rischi relativi ai dati

Piano di disaster Recovery Definizione ruoli e responsabilità Comitato di crisi Attivazione delle procedure di DR Risorse tecnologiche (CED, linee) Aggiornamento del piano di DR

attrezzature antincendio/allagamento salvataggio e ripristino dei dati Sicurezza fisica L’obiettivo è che l’accesso fisico alle risorse hardware ed alla documentazione sia concesso solo a personale appropriatamente autorizzato. Questo si realizza tramite: presidio locali attrezzature antincendio/allagamento salvataggio e ripristino dei dati gruppi di continuità gruppi elettrogeni

firewall e Intrusion Detected System profili e password Sicurezza logica L’obiettivo è che l’accesso logico ai programmi e ai dati sia concesso solo a personale appropriatamente autorizzato. Questo si realizza tramite: firewall e Intrusion Detected System profili e password

Analisi dei rischi connessi ai dati rischi sulla perdita fisica dei dati, rischi sull’integrità dei dati, rischi sulla riservatezza dei dati, rischi sulla disponibilità dei dati,

Specifiche del software utilizzato Software Maintenance Integrazione Controlli Automatismi

Software Maintenance Gestione delle implementazioni Gestione delle anomalie

Gestione delle anomalie Le richieste di modifica e l’assegnazione delle anomalie ai vari referenti devono essere gestite e documentate tramite un sistema di ticketing. Prima del rilascio in produzione di una modifica deve essere richiesta l’approvazione da parte degli utenti Gli ambienti di sviluppo, test, produzione devono essere separati.

Software: integrazione Front Office – middle/back office Back office - provider Contabilità fondi-Contabilità SGR Analisi del rischio di portafoglio Performance attribution

Il Sistema integrato Archimede di Unione Fiduciaria

La Filosofia operativa Una gestione integrata dei flussi operativi tra le funzioni di Front e di Back Office

Back Office

Software: controlli controlli ex ante – front office controlli ex post – back office controlli interni alla SGR (EDP auditing)

Controlli ex ante ricalcolo del NAV con ultimi prezzi disponibili calcolo impegni di copertura flessibilità per il controllo sui regolamento dei fondi

Controlli ex post controllo sui limiti normativi controllo sui limiti dei regolamenti controlli sulla contabilità

Order Management Archivio degli ordini Dati dell’ordine Dati dell’eseguito Immodificabilità dei dati

Software : middle office Valorizzazione portafogli Possibilità di scelta tra più providers Controllo scostamento tra i diversi providers Creazione/agg. nuove anagrafiche da provider Corporate actions Dividendi, rimborso titoli

Contabilità del fondo La gestione completa dei principali prodotti derivati sia su titoli che su indici e tassi (futures, opzioni, equity swap,contract for difference, credit default swap, cap floor e irs, opzioni su futures). La gestione completa dei principali prodotti di copertura dal rischio cambio (forward, opzioni su divise, futures su divise) Il prestito titoli La determinazione giornaliera o periodica del NAV La produzione di composizioni patrimoniali e cash-flow aggiornati per il gestore L’elaborazione delle chiusure e aperture d’esercizio e la  produzione dei rendiconti dei fondi La riconciliazione dei conti correnti, conti valutari e deposito titoli con Banca Depositaria. La gestione completa dell’operatività su strumenti finanziari)

Piano dei conti analiticità facilità di riclassificazione ai fini del: prospetto giornaliero rendiconto e nota integrativa segnalazioni Banca d’Italia interfaccia con contabilità esterne

Calcolo del NAV Regolamento impegni Incasso cedole Incasso dividendi Rimborso titoli Elaborazione e stampa ratei attivi titoli    Elaborazione e stampa ratei passivi da contratto  Elaborazione e stampa plusvalenze/minusvalenze titoli Elaborazione e stampa rateo interesse di c/c bancario   Determinazione utili/perdite da titoli e Conti Valutari Calcolo imposta   Elaborazione e stampa bilancio contabile .   Riclassificazione conti e stampe prospetto giornaliero 

Area partecipanti: caratteristiche gestione contratti con simulazioni e controllo Tabelle di regolamento dei fondi con possibilità di inserire per ogni fondo: Commissioni ingresso, uscita, switch Benefici di accumulo Importi minimi per “versamento unica soluzione” e piani storicizzazione delle variazioni integrazione con contabilità, B.D. , segnalazioni Prisma a B.I., reti di vendita , archivio AUI ecc. Possibilità di gestione di un numero di decimali a scelta Gestione contabile di giroconti, frazionamento quote ecc.

Area partecipanti I movimenti vengono acquisiti secondo tre differenti modalità:  ricezione da flussi inviati da reti collocatrici, inserimento a fronte di supporto cartaceo, generazione automatica a fronte di disposizioni (es: rate successive, Pac , rimborsi programmati); Inserimento operazioni via WEB

Archivio anagrafico sottoscrittori sottoscrittore codificato una volta sola comprensivo dei dati antiriciclaggio memorizzazione variazioni anagrafiche

Diagramma di flusso

Conclusione l’ outsourcing informatico permette: Condivisione di risorse -> economie di scala Condivisione delle scelte procedurali -> visibilità e affidabilità Flessibilità della struttura organizzativa

SERVIZI AMMINISTRATIVI IN OUTSOURCING

Affidare l’ outsourcing amministrativo ad Unione Fiduciaria significa: Qualità del prodotto finito Dinamicità ed Operatività Efficienza Garanzia di sicurezza delle proprie informazioni

Unione Fiduciaria offre alle imprese un’ampia gamma di servizi in outsourcing in grado di rendere i processi aziendali delle aree amministrative più snelli ed efficienti.

La società mette a disposizione la propria professionalità per valutare, insieme al cliente, eventuali servizi di carattere dedicato; puntiamo sulle risorse umane, sul valore del servizio, sulla qualità e sulla professionalità dei nostri collaboratori.

La nostra forza è trovare la soluzione giusta che sia economicamente corretta rispetto al mercato, fornendo in pratica, un servizio chiavi in mano.

Il servizio viene gestito con sistemi informatici innovativi che permettono rapidità nel servizio e massima trasparenza. Il nostro servizio è rivolto a: Società di Gestione del Risparmio SIM Società Finanziarie ex 106/107/113 Fondi Immobiliari Società di Capitale S.p.a., S.r.l.

I SERVIZI SGR: Bilancio IAS e Nota Integrativa Dichiarazione dei Redditi Fondi Immobiliari: Rendiconto Patrimoniale e Reddituale Calcolo del NAV semestrale e annuale Banca d’Italia: Segnalazioni di Vigilanza

Servizi Contabili Alle Imprese e Archiviazione Documentale: Aggiornamento libri sociali e contabili Deposito atti e bilanci Ciclo attivo Ciclo passivo Gestione atti e contratti Archiviazione documentale Adempimenti Fiscali

Archivio Unico Informatico e Anagrafe Rapporti : A) Archivio Unico Informatico Istituzione dell’Archivio Unico Informatico Predisposizione del supporto di cui al Provvedimento di Banca d’Italia vigente  B) Anagrafe rapporti Predisposizione del file da inviare all’Agenzia delle Entrate Trasmissione telematica del file.

Domiciliazione e P.E.C.: Servizio di domiciliazione per società relative alle sedi legali, con gestione della corrispondenza in arrivo Istituzione delle caselle di Posta Elettronica Certificata (PEC) Gestione delle Indagini Finanziarie: verifica delle e-mail, gestione della risposta, predisposizione del file e invio della risposta all’ente richiedente

I Vantaggi Una struttura unica per tutti i Servizi Amministrativi Riduzioni dei costi Una maggiore velocità di esecuzione Ottimizzazione della gestione fiscale

Per maggiori informazioni: Outsourcing informatico: Giuseppe Lombardo tel. 0272422401 glombardo@unionefiduciaria.it Outsourcing amministrativo: Anna Impellizzeri tel 0272422239 aimpellizzeri@unionefiduciaria.it