Manuale d’uso (non autorizzato) MechGest

Introduzione In questi ultimi anni si fa un gran parlare di programmi gestionali per autofficina. Un po' tutti i fornitori o i network si affrettano a concedere gratuitamente le licenze, per l'uso di questi prodotti, in una inutile, a mio parere, rincorsa nel copiarsi l'un l'altro. A ben vedere anche i contenuti degli stessi programmi sono molto simili, c'è' qualcuno più efficiente e qualcuno meno, anche se poi la vera differenza è, a mio avviso, nell'adattabilità dello stesso programma alle specifiche esigenze dell'autofficina. Ed iniziano da questo punto in poi i veri limiti di questi programmi, che sono tutti o quasi con limiti strutturali, ovvero prevedono poche o nessuna possibilità di adattamento del software alle esigenze specifiche dell'autofficina, e quindi è sempre l'autofficina che dovrà adeguarsi al programma. Infine, per concludere la breve analisi circa le varie differenze dei gestionali, ci sono le banche dati collegate per l'interrogazione dei ricambi. In questa sezione troviamo le differenze sostanziali, tra chi ce l'ha e chi non ce l'ha, tra quelle complete e quelle largamente insufficienti. Avere collegato al gestionale una banca dati piuttosto completa, a volte anche dei tempari, e soprattutto on line, e‘ sicuramente l'aspetto che differenzia un gestionale dall'altro. Abbiamo fin'ora analizzato velocemente le sostanziali differenze tra i vari gestionali, ma a mio avviso la vera ed unica differenza, e' data dall'utilizzo dello strumento di gestione dell'autofficina; ovvero: lo si vuol usare ed essere un autofficina al passo con i tempi che tiene sotto controllo la gestione dell'attività? O si vuol continuare come hanno fatto i nostri padri e prima ancora i nostri nonni con carta e penna? Solo dopo aver fatto una stretta e approfondita analisi circa la necessità dell'uso del programma si potranno affrontare i passi preparativi all'uso dello strumento del programma gestionale

Le 6 fasi dell’intervento in Autofficina TEORIA 1. LA PRENOTAZIONE E' la fase nella quale il Cliente fa conoscere le proprie esigenze al personale dell'officina (eliminazione anomalie o manutenzione ordinaria) e richiede l'intervento. I Clienti  hanno a disposizione contatto telefonico o visita in officina: 2. L'ACCETTAZIONE  E’ la fase di ingresso del veicolo in officina, prenotato nello step precedente. In questo momento il Cliente conferma o aggiorna le proprie esigenze (eliminazione anomalie, manutenzioni) dichiarate in prenotazione. Il personale di accettazione effettua la pre-diagnosi, conferma o aggiorna l’intervento da effettuare e consiglia al Cliente eventuali ulteriori interventi assistenziali svolgendo se necessario una prova su strada con il Cliente; Emette un preventivo di spesa che discute e concorda con il cliente che accetta e sottoscrive. Concorda la data di riconsegna del veicolo Compila la Scheda Lavoro che consegna all’operatore incaricato dell’intervento

Le 6 fasi dell’intervento in Autofficina TEORIA 3. LA RIPARAZIONE analisi della Scheda Lavoro stabilita con il Cliente in fase di accettazione Consultazione della documentazione tecnica, delle news del produttore e delle note relative alle campagne di richiamo Identificazione del tipo di intervento (manutenzione ordinaria, campagne di richiamo, riparazione) Posizionare il veicolo nella postazione di lavoro, Esecuzione dell'intervento, Verifica qualitativa del ricambio da installare, Conservazione del ricambio sostituito per mostrarlo eventualmente al Cliente in fase di riconsegna Annotazione e segnalazione al capo officina di eventuali interventi aggiuntivi (viene avvisato il Cliente e chiesta l'autorizzazione esplicita ad integrare l'intervento) Verifica della conformità dell'intervento rispetto alle procedure previste.

Le 6 fasi dell’intervento in Autofficina TEORIA 4. CONTROLLO QUALITA' La fase di Controllo Qualità rappresenta la verifica finale su tutti i veicoli su cui è stato effettuato un intervento: di Riparazione, di Manutenzione. Lo step consiste in  una serie di verifiche rigorose volte ad accertare l'esecuzione dei lavori come da programma iniziale e ad accertare l'efficacia della riparazione Analizzare la rispondenza tra la commessa iniziale e la lista lavori eseguiti Verificare la risoluzione del problema,in caso di controllo qualità negativo, ripercorrere la fase di riparazione ed informare l'accettazione dell'officina per eventuali variazioni nelle tempistiche della consegna (l'obiettivo è quello di informare prontamente il Cliente), In caso di Controllo Qualità Positivo, posizionare il veicolo in area di riconsegna al Cliente e compilare la Scheda Lavoro che certifica il controllo della qualità del lavoro svolto.

Le 6 fasi dell’intervento in Autofficina TEORIA 5. RICONSEGNA E’ la fase in cui il veicolo a seguito dell’esito positivo del Controllo Qualità, viene riconsegnato al Cliente dopo aver spiegato nel dettaglio tutte le operazioni effettuate e i documenti rilasciati. Informare il Cliente attraverso telefonata / sms / e-mail che il veicolo è pronto Descrivere al cliente con chiarezza ed in dettaglio i lavori eseguiti Dare disponibilità, su richiesta del Cliente, a visionare il veicolo e i componenti sostituiti Se necessario, previa disponibilità del cliente, effettuare un test su strada per verificare l’avvenuta riparazione, Fornire tutte le informazioni sulla garanzia della riparazione e sui ricambi, Spiegare al cliente nel dettaglio il documento che attesta l’avvenuto controllo qualità Accompagnare il Cliente alla cassa per il pagamento Togliere le protezioni in presenza del Cliente Consegnare le chiavi al Cliente Congedare il Cliente.

Le 6 fasi dell’intervento in Autofficina TEORIA 6. RICONTATTO Il ricontatto è la fase in cui, entro tre giorni dalla riconsegna del veicolo dopo la riparazione, il Cliente viene richiamato per  individuare il suo livello di soddisfazione sul servizio ricevuto, sull'efficacia della riparazione, su eventuali motivi di insoddisfazione. Questa fase può portare ad azioni correttive in caso di insoddisfazione cliente. Il feed-back del cliente dopo una prolungata prova veicolo è ritenuto un elemento fondamentale; ecco il motivo per cui con la riconsegna del veicolo al Cliente non termina l'intervento in officina, ma è seguito da un ricontatto telefonico.

QUANTI PASSAGGI SALTIAMO? LA PRENOTAZIONE L’ACCETTAZIONE LA RIPARAZIONE CONTROLLO QUALITA’ RICONSEGNA 6. RICONTATTO QUANTI NE FACCIAMO PARZIALMENTE? e perché? RISULTATO: su 6 passaggi 2 Passaggi parziali 3 passaggi saltati

Come ci aiuta il GESTIONALE Ci viene chiesto di inserire una targa, se è una NUOVA targa clicchiamo su nuovo altrimenti su APRI Autofficina Se introduciamo una NUOVA targa ci troveremo con questa maschera

Perché introdurre i dati: Prima di andare avanti nel manuale d’uso, dobbiamo necessariamente trovare le giuste motivazioni, affinché il duro e noioso lavoro di introduzione dati abbia un senso. Perché avrò una lista completa dei miei clienti e delle loro autovetture Potrò consultare tutti i dati velocemente ogni volta che mi occorrono Potrò controllare velocemente chi e quanto deve ancora pagare Potrò controllare quanto ho fatturato in un determinato periodo Potrò controllare quanti ricambi ho montato Potrò controllare quanta manodopera ho fatturato Potrò controllare quanta IVA devo versare Potrò controllare chi deve effettuare la revisione, e quando la deve effettuare Potrò controllare chi e quando deve effettuare tagliandi annuali o interventi programmati Sei interessato?

Inserimento dati clienti e vetture Clicca su gestione, Si aprirà una Pagina nella quale ti Viene chiesto di Inserire i dati del Cliente. Clicca sulla lente NON IMMETTERE MANUALMENTE I DATI DELLA VETTURA Immettere i dati della vettura con il libretto di circolazione

SUGGERIMENTI VERIFICA NON SUPERATA…. Questo messaggio compare quando non si mettono alcuni dati, (es. partita iva, codice fiscale). Il consiglio è quello di immettere più dati possibili, e comunque più precisi possibile, ove non fosse possibile, o per semplici motivi di velocità: DAL MENU’ PRINCIPALE, OPZIONI, SALTA CONTROLLI VALIDAZIONE. Consiglio di mettere sempre o la partita iva o il codice fiscale del cliente, in maniera tale che al momento dell’emissione del documento fiscale non dobbiamo ritornare sull’anagrafica del cliente. Mettere sempre il telefono del cliente e possibilmente l’ e-mail vale sempre la regola che più informazioni abbiamo meglio è, in ogni caso in un secondo tempo è sempre possibile aggiungere o modificare.

AUTOFFICINA Filosofia: questo programma gestionale “consiglia” un cammino da seguire : PREVENTIVO SCHEDA LAVORO RICHIESTA RICAMBI EMISSIONE FATTURA O RICEVUTA È però possibile saltare o invertire qualsiasi passaggio, farne solo uno o nessuno emettendo direttamente fattura o ricevuta.

MechGest TEORIA LA PRENOTAZIONE L’ACCETTAZIONE LA RIPARAZIONE CLIENTE Accettazione Riconsegna Pagamento LA PRENOTAZIONE L’ACCETTAZIONE LA RIPARAZIONE CONTROLLO QUALITA’ RICONSEGNA 6. RICONTATTO PREVENTIVO 2. SCHEDA LAVORO 3. RICHIESTA RICAMBI 4. EMISSIONE FATTURA O RICEVUTA Scheda lavoro: QUESTA SCONOSCIUTA!!! AUTOFFICINA Accettazione Riparazione Controllo qualità Riconsegna Numero di telefono E mail Scheda anagrafica clienti

IL PREVENTIVO SE IL CLIENTE ESISTE IN ANAGRAFICA SE VOGLIAMO ENTRARE NEL DATA BASE RICAMBI SE VOGLIAMO INIZIARE INSERENDO L’AUTO SE CONOSCIAMO LA TARGA MA NON RICORDIAMO IL NOME DEL CLIENTE SE DOBBIAMO INSERIRE UN CLIENTE NUOVO SE DOBBIAMO INSERIRE UN ARTICOLO CARICATO NEL NOSTRO MAGAZZINO

DATA BASE RICAMBI SELEZIONARE: MARCA MODELLO VERSIONE

DATA BASE RICAMBI RICAMBI DISTINTE TEMPARI MENU’ A TENDINA: RICERCA CODICE OE RICERCA DESCRIZIONE RICERCA LISTINI TASTI SCELTA RAPIDA TASTO PER PASSAGGIO A VISUALIZZAZIONE GRAFICA RICAMBI DISTINTE TEMPARI CODICE ARTICOLO E PREZZO ORIGINALE MARCA – CODICE – DESCRIZIONE – PREZZO AFTERMARKET

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PREVENTIVO Abbiamo creato un preventivo, POSSIAMO MODIFICARLO, cliccando due volte sulla riga. Se il cliente accetta Il PREVENTIVO: 1 – SCHEDA LAVORO 2 – RICHIESTA RICAMBI

SCHEDA LAVORO SONO PRESENTI LE STESSE VOCI DEL REVENTIVO INSERIRE RICHIESTE CLIENTE INSERIRE LAVORI RACCOMANDATI SONO PRESENTI LE STESSE VOCI DEL REVENTIVO ANNULLARE SCHEDA INVIARE RICHIESTA RICAMBI