Buongiorno, benvenuti alla postazione dimostrativa degli Acquisti di SAP Business One. In pochi minuti vi illustreremo le caratteristiche generali della soluzione che SAP ha sviluppato appositamente per le piccole imprese. In particolare ci soffermeremo sulle funzionalità dedicate agli acquisti e potrete assistere a un esempio di processo di gestione degli acquisti che prevede il passaggio di un ordine cliente ad un ordine fornitore Infine potrete assistere a una testimonianza video di uno dei primi utilizzatori di SAP Business One.

Specifico per le piccole imprese SAP Business One è una soluzione: Semplice Efficace Specifica per le piccole e medie imprese Economicamente vantaggiosa Dotata di funzionalità molteplici Facile da gestire Facile da utilizzare Nel settore delle piccole e medie imprese, la capacità di prendere la decisione giusta al momento giusto è proprio quella che fa la differenza tra il successo e la semplice sopravvivenza. La scelta di una soluzione gestionale in grado di promuovere e supportare la crescita dell’azienda è quindi uno degli aspetti più cruciali dal punto di vista decisionale. Nessuna soluzione gestionale e nessun software pronto all’uso aveva finora mai considerato con la dovuta attenzione le esigenze delle piccole imprese: Almeno fino all’arrivo di SAP Business One.

Migliore controllo dei costi Aumento della produttività del personale Miglioramento della comunicazione con i fornitori Incremento generalizzato dell’efficienza operativa L’interfaccia utente semplice e intuitiva consente a personale di qualsiasi livello di operare con modalità rapide ed efficienti. Accedendo rapidamente a tutte le informazioni strategiche per l’azienda, i manager sono in grado di prendere la miglior decisione possibile nel rispettivo ambito funzionale. L’aumento della produttività del personale, il miglioramento della comunicazione con i fornitori e un incremento generalizzato dell’efficienza operativa contribuiscono a migliorare in modo determinante il controllo dei costi.

Maggiori profitti La possibilità di accedere rapidamente alle informazioni più aggiornate consente di: identificare nuove opportunità commerciali, ridurre il time-to-market dei prodotti fornire un miglior servizio di supporto e assistenza ai clienti. La soluzione offre gli strumenti essenziali richiesti dalle aziende per gestire efficacemente le opportunità commerciali. La possibilità di accedere rapidamente alle informazioni più aggiornate consente di identificare nuove opportunità commerciali, ridurre il time-to-market dei prodotti e fornire un miglior servizio di supporto e assistenza ai clienti.

Semplicità e costi contenuti di implementazione Costi e tempi certi Semplicità e costi contenuti di implementazione Tempi estremamente brevi d’implementazione Nessuna sorpresa se si vogliono implementare nuove applicazioni. Una rete di channel partner altamente qualificati che comprende e conosce le sfide che le piccole e medie imprese devono affrontare ogni giorno, garantisce servizi e assistenza di alto livello. SAP Business One è stato progettato per consentire una rapida implementazione e una facile configurazione, il che consente di rendere SAP Business One operativo nella tua azienda in pochi giorni.

Orientato al futuro e al mercato internazionale Con SAP Business One, disporrete di un software in grado di crescere con la vostra azienda. Internazionalizzazione A fronte di un’espansione internazionale del business, la soluzione gestionale deve essere in grado di supportare tale strategia. Con SAP Business One, disporrete di un software in grado di crescere con la vostra azienda. A fronte di un’espansione internazionale del business, la soluzione gestionale deve essere in grado di supportare tale strategia. A questo scopo SAP Business One consente agli utenti di eseguire le transazioni di business e il relativo reporting in diverse valute

Completezza funzionale Contabilità Gestisce tutte le vostre transazioni finanziarie tra cui la contabilità generale, la definizione e l’aggiornamento del piano dei conti, gli inserimenti nel libro giornale, gli adeguamenti della divisa estera e i budget. Vendite Consente di creare quotazioni, inserire ordini cliente, definire consegne, aggiornare i livelli di magazzino e gestire tutte le fatture come pure la contabilità clienti Acquisti Gestisce e aggiorna i contratti con i fornitori e le relative transazioni quali l’emissione di ordini d’acquisto, l’aggiornamento del magazzino, il calcolo del valore degli articoli importati, la gestione dei resi e dei crediti e l’elaborazione dei pagamenti Business Partner Controlla tutte le informazioni relative a clienti, rivenditori e fornitori, tra cui profili, storico contatti, saldi dei conti, analisi della pipeline delle vendite Transazioni bancarie Gestisce tutte le vostre transazioni finanziarie, quali entrate di cassa, emissione di assegni, depositi, acconti, pagamenti con carta di credito e riconciliazioni bancarie Gestione Magazzino Gestisce i livelli dello stock, la gestione degli articoli, i listini prezzi, gli accordi di prezzi speciali, i trasferimenti tra magazzini e tutte le transazioni correlate al magazzino Assemblaggio finale Fornisce strumenti di produzione che definiscono le distinte base multilivello; crea ordini di lavoro consentendo di verificare e analizzare la disponibilità del prodotto e del materiale Controlling Consente di definire centri di profitto e fattori di imputazione dei costi generali come pure generare report di profitti e perdite per ogni singolo centro Reporting Crea report estremamente efficaci per qualsiasi aspetto della vostra azienda, tra cui debiti di clienti e fornitori, vendite, flusso di cassa, storici dei contatti cliente, contabilità, stock di magazzino, stato patrimoniale e conto economico, pricing, attività clienti ed altro (tramite report predefiniti o interrogazioni personalizzate). Service Management Ottimizza il potenziale dei vostri reparti di servizio e assistenza, offrendo un valido supporto per tutte le attività correlate a questa area, come la gestione dei contratti di servizio, la pianificazione del servizio, la tracciatura delle attività di interazione con i clienti, il supporto cliente e la gestione delle opportunità di vendita. Profili dei dipendenti Offre funzioni di gestione del personale, tra cui informazioni dettagliate sui dipendenti, informazioni sui contatti e report sulle presenze.

Amministrazione Gestisce tutte le transazioni finanziarie tra cui la contabilità generale, la definizione e l’aggiornamento del piano dei conti, gli inserimenti nel libro giornale, gli adeguamenti della divisa estera e i budget. SAP Business One gestisce tutte le transazioni finanziarie tra cui la contabilità generale, la definizione e l’aggiornamento del piano dei conti, gli inserimenti nel libro giornale, gli adeguamenti della divisa estera e i budget.

Contabilità Contabilità. SAP Business One offre un modello di piano dei conti per ogni paese. Il piano dei conti può essere adeguato alle specifiche esigenze di business dell’azienda, la quale può inoltre definire specifici piani dei conti multilivello, qualora le esigenze di reporting lo richiedano. Registrazioni nel libro giornale. La soluzione consente di eseguire nuove registrazioni nel libro giornale e di cercare quelle esistenti (attenzione: la maggior parte delle registrazioni nel libro giornale vengono eseguite automaticamente dalle Vendite, dagli Acquisti e dalle aree di Banking). Ogni singola transazione può essere inoltre attribuita automaticamente ad un progetto o ad un profit center. Preacquisizione documento. Le registrazioni manuali nel libro giornale possono essere preacquisite per lo stacking o l’elaborazione preliminare. Questo consente di verificare e di correggere le registrazioni prima di inserirle nella Contabilità generale. Modelli di contabilizzazione. Questa funzionalità permette di definire modelli di contabilizzazione consentendo quindi di risparmiare tempo e di evitare errori in fase di registrazione manuale nel libro giornale. Storno delle registrazioni. La soluzione consente di stornare automaticamente le registrazioni dei ratei/risconti eseguiti a fine mese. Di default, lo storno delle registrazioni specificate verrà eseguito il primo giorno del mese di calendario successivo. Tuttavia, se necessario, è possibile specificare una data di storno diversa per ogni registrazione. Registrazioni ricorrenti. È possibile definire che le registrazioni dell’azienda vengano eseguite in Contabilità in modo regolare specificando inoltre la frequenza di ogni registrazione ricorrente (in questo caso, la soluzione invia automaticamente un sollecito all’utente relativo alla necessità di eseguire di queste registrazioni). Giornale contabile. Questo report raggruppa tutte le registrazioni del libro giornale. Differenze dei tassi di cambio. SAP Business One consente di valutare periodicamente le partite aperte in divise estere, di identificare le possibili differenze e di scegliere la correzione adeguata. In queste slide sono elencate le principali funzionalità amministrative di SAP Business One. La gestione della contabilità prevede la movimentazione dei conti in maniera del tutto integrata con la logistica.

Contabilità (cont.) Report test del bilancio. Questo report viene utilizzato per visualizzare e stampare i saldi dei conti e le transazioni. È possibile visualizzare qualsiasi report finanziario in qualsiasi divisa definita e a ogni possibile livello di dettaglio. Per ogni report finanziario sono disponibili diverse viste: risultati trimestrali o mensili per profit center, per progetto, ecc. Conto economico. Questo report identifica costi e ricavi in base ai requisiti giuridico/fiscali del paese selezionato. Può essere utilizzato, così come accade per qualsiasi altro report finanziario, per confrontare i dati finanziari di diversi periodi contabili. Bilancio. Questo report identifica l’attivo e il passivo in relazione ai requisiti giuridico/fiscali del paese. Report comparativi. Tutti i report menzionati in precedenza possono essere eseguiti anche come confronti (mesi, trimestri, anni o qualsiasi altro periodo). Budget. Questi report vengono utilizzati per definire e gestire i budget. È possibile configurare metodi di assegnazione del budget, creare budget in qualsiasi divisa (locale, estera ecc.) e visualizzare un report riepilogativo che confronta gli importi attuali con quelli pianificati. È inoltre possibile definire un allarme online che consente di avvisare l’utente qualora una transazione superi il limite di budget annuale o mensile. Modelli di report finanziario. È possibile creare in modo semplice e rapido un numero illimitato di modelli di report finanziario. Questo modulo consente di creare modelli per qualsiasi scopo (come, ad esempio, conti economici supplementari). Ad esempio a fronte dell’inserimento di una fattura Business One automaticamente genera l’inserimento di prima nota relativo.

Transazioni bancarie Incassi. Questa funzione fornisce un supporto per la registrazione di tutti gli incassi (assegni, pagamenti con carte di credito, pagamenti in contanti e bonifici bancari). È possibile anche assegnare i pagamenti alle fatture aperte allo scopo di semplificare il processo di incasso. Nel momento in cui si crea un pagamento, la contabilità generale viene aggiornata automaticamente. Pagamenti. Questa funzione consente di definire i pagamenti verso i fornitori. È possibile assegnare i pagamenti alle fatture fornitori aperte, nonché avviare l’emissione automatica degli assegni ai fornitori. Esecuzione dei pagamenti. Questa funzionalità consente di risparmiare tempo in quanto permette di indicare un’intera gamma di fornitori che devono essere pagati contemporaneamente in base ad una serie di criteri definiti dall’utente, come ad esempio la data di scadenza della fattura, la data di scadenza dello sconto, la gamma di fornitori, ecc. Dopo aver completato la lista, per tutti i record fornitore selezionati i pagamenti verranno creati automaticamente in modo corretto. Annullamento assegni. Questa funzionalità consente di stornare completamente un’intera registrazione di pagamento e di riavviare l’elaborazione con le informazioni corrette. Questa funzione risulta particolarmente utile quando un’esecuzione del pagamento incontra circostanze impreviste (come ad esempio un blocco della stampante) che determina una differenza tra i dati registrati rispetto alle informazioni effettivamente stampate sugli assegni. Versamenti. Questa funzione consente di registrare i pagamenti in contanti, quelli con carte di credito e quelle effettuate con assegni. Per i versamenti viene visualizzato un elenco di tutti gli assegni da cui si selezionano quelli che si intende presentare all’incasso. I pagamenti con carta di credito possono essere versati automaticamente in base all’accordo stipulato con le relative società. Gestione degli assegni. È possibile gestire facilmente tutti i dati relativi agli assegni, nonché girare o annullare i singoli assegni. Gestione delle carte di credito. Così come per gli assegni, è possibile gestire facilmente tutti i dati relativi alle carte di credito nonché approvare o annullare un documento relativo alla carta di credito. Estratti conto e riconciliazione. La soluzione supporta un efficace modulo di riconciliazione che consente di eseguire la riconciliazione stessa in modo completamente automatico. È possibile riconciliare tra di loro le transazioni a debito e a credito; in questo modo è possibile riconciliare qualsiasi conto di contabilità generale oppure confrontare i dati del libro cassa dell’azienda con i dati della banca. Wizard di riconciliazione. Questo wizard di SAP Business One consente di far risparmiare agli addetti alla Contabilità ore o persino intere giornate di lavoro. Dopo aver definito i parametri di riconciliazione, la soluzione utilizza un sofisticato algoritmo per calcolare in modo automatico la riconciliazione corretta. SAP Business One gestisce i pagamenti attraverso tutti i canali possibili quali, ricevute bancarie, assegni, carte di credito, etc.

Controllo Creazione di centri di profitto. Questa funzione consente di definire i diversi centri di profitto/reparti presenti in azienda. I corrispondenti costi e ricavi possono essere attribuiti ad un centro di profitto predefinito nel piano dei conti. Creazione dei criteri di attribuzione. In base ai costi definiti e all’esperienza maturata, è possibile creare diversi criteri di attribuzione che caratterizzano le attività di business dell’azienda. Alla corrispondente regola di attribuzione viene quindi attribuito un conto di costi o ricavi. Tabella per centri di profitto e criteri di attribuzione. Questa funzione consente di visualizzare i centri profitto e le relativi criteri di attribuzione sotto forma di tabella. Tutti gli importi vengono visualizzati in modo chiaro e, se necessario, possono essere modificati. In questa finestra è possibile creare anche centri profitto e criteri di attribuzione supplementari. Non appena tutti i fattori di costo sono stati definiti, il sistema li attribuisce automaticamente ai singoli centro di costo di ogni transazione fornendo quindi un rapido accesso alle informazioni dettagliate relative ai costi. Report centri di profitto. Si tratta del conto economico per la gestione aziendale che può essere eseguito per qualsiasi centro di profitto. Si basa sui costi e sui ricavi, sia di tipo diretto sia di tipo indiretto, così come definito nelle regole di attribuzione. È possibile scegliere tra il formato di visualizzazione mensile ed annuale e confrontare i risultati con gli importi dell’anno precedente. E’ possibile sempre in modalità integrata gestire la contabilità analitica e la relativa repostica

Reporting Partite aperte. Tali report consentono al management di ottenere rapidamente un riepilogo di tutte le partite aperte nelle rispettive aree, tra cui fatture non pagate, offerte aperte e ordini in sospeso. L’integrazione con Microsoft Word consente di creare lettere da inviare ai clienti. Contabilità clienti e fornitori in base alla data di scadenza. È possibile utilizzare questi report per visualizzare i crediti dei clienti e i debiti dei fornitori classificati per intervalli specifici. Cliccando su una riga relativa al cliente, viene visualizzato un report dettagliato per il cliente in questione. Con un semplice clic del mouse potrete visualizzare i saldi del conto del cliente. Analisi delle vendite. Tale funzione consente di eseguire un’analisi delle vendite da tre prospettive: per cliente, per prodotto e per addetto alle vendite. È possibile combinare tra loro le diverse prospettive e ottenere ulteriori dettagli (ad esempio articoli venduti da un determinato addetto vendite, articoli acquistati da un cliente, ecc.). Il report crea automaticamente grafici che visualizzano i dati con maggiore chiarezza. Le informazioni possono essere visualizzate in molteplici livelli di dettaglio, dal più generico (come ad esempio le vendite in base al gruppo di clienti) al più specifico (una fattura relativa a un cliente specifico). Flusso di cassa. Questo report analizza il flusso di cassa tra ricavi e spese nonché controlli, pagamenti tramite carte di credito, transazioni ricorrenti, crediti cliente, ecc. È possibile effettuare la selezione da vari livelli di dettaglio. Interfaccia di interrogazione. Questo strumento si basa su un linguaggio semplice per la creazione di interrogazione al database e la definizione di report. È possibile creare un report dettagliato o riepilogativo utilizzando i dati di qualsiasi campo. Una volta definita una interrogazione, è possibile salvarla nella libreria delle query per essere eventualmente utilizzata in un momento successivo oppure utilizzare l’editor del report per affinare e modificare le interrogazioni esistenti. Riepilogo contatti. Questo report consente di classificare tutti i contatti aperti in base alla data e con riferimento alla data del giorno o la settimana in corso. È possibile completare le attività correnti e i contatti e concludere le attività e i contatti già completati. Il modulo di reporting costituisce uno tra i più importanti moduli presenti in SAP Business One, poiché consente di eseguire tutti i tipi di report per poi adottare immediatamente le misure correttive richieste. È possibile esportare i report in Microsoft Excel con un semplice clic del mouse.

Reporting (cont.) Report contabili. Questa voce di menu comprende tutti i più importanti report contabili, tra cui • Saldi del conto • Estratti conto (raggruppa tutte le registrazioni in base al business partner o al conto) • Report fiscale (obblighi fiscali in conformità ai requisiti di legge vigenti a livello locale) • Lista vendite UE (raggruppa tutte le vendite verso clienti UE in conformità ai requisiti legali vigenti a livello locale) • Giornale bollato • Giornale contabile • Verifica della numerazione dei documenti (consente di verificare la sequenza dei numeri dei documenti)  Report aziendali. Questa voce di menu comprende tutti i più importanti report finanziari: • Bilancio • Report di test del bilancio • Conto economico • Report per centri di profitto Report di magazzino. Tutti i più importanti report di magazzino sono già predefiniti. Comprendono: • Lista posizioni • Lista delle registrazioni di inventario • Stato dell’inventario (visualizza lo stock di magazzino in base a posizione in magazzino, quantità ordinata e quantità disponibile) • Report saldo magazzino (visualizza tutti gli stock di articoli in base al magazzino e al saldo totale di ciascuna posizione) • Valorizzazione inventario (valorizza lo stock di magazzino adottando i seguenti metodi tradizionali: costo standard o prezzo a media mobile; include un algoritmo speciale che garantisce la corretta interpretazione degli stock negativi) • Distinta base dei prodotti (visualizza un riepilogo di tutte le distinte base dei prodotti al livello richiesto e con vari livelli di dettaglio) Report supplementari. Questa voce di menu comprende tutti gli altri report, quali: • Prezzi recenti (visualizza una lista degli ultimi prezzi offerti a un cliente specifico) • Clienti non attivi (visualizza un riepilogo dei clienti non attivi in un determinato periodo) • Posizioni non attive (visualizza un riepilogo delle posizioni non attive in un determinato periodo al fine di ridurre le spese di immagazzinamento) Su SAP Business One è possibile creare in pratica qualsiasi tipo di report grazie ad uno strumento di interrogazione estremamente semplice e flessibile. Adesso vedremo come a partire da un ordine viene generata una fattura, la sua contabilizzazione, l’allocazione di questa fattura a un centro di profitto e il pagamento della fattura stessa

Acquisti Gestisce e aggiorna i contratti con i fornitori e le relative transazioni quali l’emissione di ordini d’acquisto, l’aggiornamento del magazzino, il calcolo del valore degli articoli importati, la gestione dei resi e dei crediti e l’elaborazione dei pagamenti SAP Business One gestisce e aggiorna i contratti con i fornitori e le relative transazioni quali l’emissione di ordini d’acquisto, l’aggiornamento del magazzino, il calcolo del valore degli articoli importati, la gestione dei resi e dei crediti e l’elaborazione dei pagamenti

Acquisti Ordine d’acquisto. SAP Business One consente di ordinare materiali e servizi dai fornitori. Questi ordini aggiornano la quantità disponibile di posizioni ordinate e informano il responsabile del magazzino in relazione alla data di consegna prevista. Consegna dell’ordine d’acquisto. Questa funzione risulta essere particolarmente utile quando si riceve una consegna in magazzino ed è necessario modificare la quantità attuale a stock. Non modifica il saldo del fornitore. Suddivisione dell’ordine d’acquisto. Un singolo ordine d’acquisto può essere suddiviso nel caso in cui, ad esempio, le posizioni debbano essere spedite a magazzini differenti. La suddivisione o le revisioni sono necessarie allo scopo di creare diverse distinte e bolle di consegna per ogni spedizione. Diversi indirizzi di spedizione. Ogni posizione all’interno di un ordine di acquisto o di partita della contabilità fornitori può essere inviata ad un diverso magazzino/o può essere inviata/specificata come residente in un magazzino diverso. Resi. In quest’area si inseriscono i resi ai fornitori. Fatture fornitori. Quando si elaborano le fatture fornitori, viene creata contemporaneamente una registrazione nel libro giornale. Queste informazioni possono essere utilizzate per elaborare i pagamenti al fornitore. Nota di credito. Questa funzione consente di emettere una nota di credito al fornitore per le merci rese. I dati richiesti possono essere importati in modo semplice dalla fattura originale, così come è possibile fare per qualsiasi altro ordine di acquisto e di vendita. E’ possibile gestire gli acquisti su Business One in maniera assolutamente flessibile, dinamica e controllata. In questa slide sono riportate le principali funzionalità.

Acquisti (cont.) Dati di importazione. SAP Business One consente di calcolare il prezzo di acquisto della merce importata. Le diverse voci di costo e di ricavo (nolo, assicurazione, imposte doganali, ecc.) possono essere assegnate ai costi FOB di ogni posizione determinando un aggiornamento del suo effettivo valore di magazzino. Giornale contabile. Si tratta dell’area in cui vengono visualizzate tutte le registrazioni nel libro giornale. Tali registrazioni possono essere classificate in base ai diversi periodi. Stampa. Questa funzione consente di stampare tutti i documenti di vendita e d’acquisto. È possibile operare una selezione per periodo, numero di documento o tipo di documento. Ora simuleremo un processo di gestione degli acquisti che prevede il passaggio di un ordine cliente ad un ordine fornitore.

Gestione Magazzino Gestisce i livelli dello stock, la gestione degli articoli, i listini prezzi, gli accordi di prezzi speciali, i trasferimenti tra magazzini e tutte le transazioni correlate al magazzino Questo modulo consente di gestire tutti i dati relativi alle posizioni e al magazzino da una postazione centrale. È possibile inserire informazioni come il nome e il numero della posizione, il codice a barre, il marchio, le dimensioni, i prezzi e persino le immagini. È possibile anche controllare gli stock della singola posizione, le quantità dell’ordine e le analisi relative alle vendite.

Gestione magazzino Definizioni. È possibile definire i nomi dei gruppi di posizioni, nonché i nomi degli attributi delle posizioni stesse. È possibile definire anche combinazioni di questi gruppi nei corrispondenti report. Inoltre possono essere definiti magazzini, marchi, dimensioni, tipi di consegna, ed altro ancora, compresi i numeri di catalogo specifici del cliente/fornitore per le singole posizioni. Questo consente all’utente di gestire lo stesso oggetto da diversi fornitori, anche se presenta numeri di catalogo fornitore diversi. Query . Utilizzando questa funzione è possibile recuperare rapidamente i dati dettagliati relativi ad una posizione. Spedizione diretta. A volte un cliente richiede che un prodotto venga spedito immediatamente, ma questa non è presente a magazzino. Questa funzionalità consente di spedire direttamente l’articolo dal fornitore al cliente mediante uno speciale magazzino di “spedizione diretta” che consente di controllare le registrazioni all’interno del sistema. Listino prezzi. È possibile definire un numero illimitato di listini prezzi e collegarli ai clienti o ai fornitori. Inoltre, è possibile creare semplici collegamenti dinamici di rapido utilizzo tra i listini prezzi ed aggiornare automaticamente i collegamenti ogni qualvolta il listino prezzi principale viene modificato. Prezzi speciali. È possibile definire prezzi speciali per i singoli clienti o fornitori. È inoltre possibile definire prezzi specifici per quantità in base al volume dell’ordine e definire un periodo di validità per ogni listino prezzi, che viene aggiornato automaticamente ogni qualvolta si modificano i dati. È possibile definire sconti in base alle diverse condizioni di pagamento. Prodotti sostitutivi. Questa funzionalità consente di creare un elenco di prodotti che possono essere suggeriti al cliente come alternativa se il prodotto richiesto non è disponibile. I prodotti sostitutivi possono essere classificate in base ad una somiglianza in termini di tipologia, prezzo o quantità. Su Business One è possibile gestire ogni tipo di anagrafica prodotto. I prodotti possono essere legati a fornitori abituali, listini prezzi, sconti e possono risiedere su più magazzini.

Gestione magazzino (cont.) Entrata/uscita merci. Queste due funzioni consentono di registrare le entrate e le uscite merci che non sono direttamente collegate ad un ordine d’acquisto o di vendita. Trasferimento stock. Se sono stati definiti più magazzini, è possibile utilizzare questa funzione per tutti i trasferimenti. Sistema di notazione di inventario. Nei magazzini di grandi dimensioni, il conteggio dello stock è spesso un processo costante. Questa funzione semplifica tale processo identificando il momento in cui ogni posizione nello stock deve essere conteggiata. I messagi di allarme e i report creati aiutano a garantire che le posizioni con livelli di importanza diversi vengano conteggiate alla frequenza richiesta. Registrazione stock. Nell’ambito della soluzione questa funzione si occupa di eseguire due attività fondamentali: • inserire i saldi iniziali per le posizioni • aggiornare i dati del magazzino nel sistema. Metodi di valutazione del magazzino. È possibile scegliere di utilizzare nel sistema il metodo di valutazione dello stock basato sul costo medio o quello basato sul costo standard e SAP Business One si occuperà immediatamente di tutti i calcoli e di tutte le registrazioni da eseguire. Lotti. È possibile attribuire le partite ai prodotti e classificarle in base alla data di scadenza o qualsiasi altro attributo definibile a discrezione dell’utente. Negli ordini cliente, nelle bolle di consegna e nei movimenti di stock vengono quindi definite le partite per questi prodotti. Per il monitoraggio delle partite è disponibile uno specifico report. Numeri di serie. È possibile attribuire i numeri di serie ai prodotti e quindi definirli negli ordini cliente, nelle bolle di consegna e nei movimenti di stock. Classificazione dei prodotti. Le classi della posizione consentono di raggruppare i magazzini con caratteristiche simili a scopo di reporting. Adesso vedremo come vengono movimentati i magazzini attraverso un esempio di gestione dei lotti.

Vendite Consente di creare quotazioni, inserire ordini cliente, definire consegne, aggiornare i livelli di magazzino e gestire tutte le fatture come pure la contabilità clienti. SAP Business One consente di creare quotazioni, inserire ordini cliente, definire consegne, aggiornare i livelli di magazzino e gestire tutte le fatture come pure la contabilità clienti.

Vendite Offerta. SAP Business One semplifica il processo di creazione di un’offerta per il cliente. È molto semplice determinare l’utile lordo per un’offerta, per lo stock (complessivo o per magazzino) e per lo specifico saldo cliente oppure si visualizzare gli ultimi prezzi offerti ad uno specifico cliente per una posizione (articolo) in una specifica gamma di prezzo. Dopo aver creato un’offerta, è possibile esportarla in Microsoft Word con un semplice clic del mouse, come si farebbe con qualsiasi altro documento. Ordine. SAP Business One, tra le altre cose, snellisce il processo di acquisizione degli ordini e consente di determinare se le posizioni ordinate possono essere inserite in ordini precedenti oppure se è consentita la consegna parziale di un ordine. Per ogni ordine è possibile specificare diverse date: per la richiesta, la consegna e l’annullamento. Prelievo/Imballaggio. Ogni ordine è soggetto ad un particolare processo all’interno del magazzino. Dopo la conferma, l’ordine passa attraverso le fasi di “in-picking,”( fase di prelievo) “picked,” (prelevato) e “packed” (imballato). Questo consente agli utenti di sapere, in qualsiasi momento, dove si trova un singolo ordine all’interno del sistema. Consegna. Questa funzione consente di trasferire le merci acquistate al cliente. La fatturazione non rientra in questa funzione ma le quantità a magazzino vengono invece aggiornate automaticamente. Collegare ordini cliente a ordini d’acquisto. Con SAP Business One, è possibile creare un ordine di acquisto nel momento in cui si redige un ordine cliente, garantendo in questo modo che, in magazzino, alla data di spedizione richiesta, esista il livello di merci adeguato. Resi. I resi del cliente possono essere inseriti come entrate merci. Fatture. La fattura rappresenta il più importante documento di vendita. Tale documento crea automaticamente una registrazione corrispondente nel libro giornale. Di conseguenza, è possibile ottenere una ricevuta automatica nel caso il cliente paghi immediatamente parte della fattura. Business One gestisce ogni tipo di documento dell’area vendite sia dal punto di vista logistico che contabile

Vendite (cont.) Imposta sul valore aggiunto. È importante che ai clienti venga applicata l’aliquota di imposta adeguata al paese in cui questi operano. È possibile creare diversi codici di imposta costituiti dalle diverse aliquote utilizzate a livello nazionale e locale da applicare ad ogni posizione in una fattura di vendita. Nel sistema contabile, le imposte sono monitorate a livello di singola giurisdizione, consentendo in questo modo di eseguire la corretta registrazione e il corretto reporting delle imposte dovute ad ogni giurisdizione stessa. Fattura e pagamento. SAP Business One consente di creare una fattura e una ricevuta in un unico passaggio, utilizzando lo stesso documento. Nota di credito. Quando si crea una nota di credito per il cliente, ad esempio per merce resa, è possibile importare facilmente i dati richiesti dalla fattura originale, così come è possibile per ogni altro documento di vendita e d’acquisto. Fattura pro forma. Questo tipo di fattura può essere utilizzato se è necessario emettere il documento senza modificare il saldo di magazzino. Stampe. Questa funzione viene utilizzata per stampare qualsiasi documento di vendita e d’acquisto. È possibile operare una selezione per periodo, numero di documento o tipo di documento. Riepilogo documento. Questo user-friendly wizard consente di raggruppare in un’unica fattura tutti i documenti di vendita esistenti per un dato cliente. Il wizard risulta particolarmente utile per coloro che eseguono l’output di diversi tipi di ordine e bolle di consegna nell’arco di un mese, ma che, alla fine del mese, necessitano di una fattura riepilogativa per ogni cliente. Lista dei documenti preacquisiti. Questa funzionalità consente di stampare, elaborare e gestire tutti i documenti salvati come bozze. Grazie ai legami tra i documenti, i clienti e le attività di vendita, l’utente è in grado di avere una visione unica della storia del cliente.

CRM Definizioni. È possibile definire i nomi dei gruppi fornitori o clienti, nonché i loro attributi e quindi utilizzare questi gruppi per combinare i report cliente e fornitore tra di loro. Contatti con i business partner. SAP Business One consente di documentare una conversazione telefonica o qualsiasi altro tipo di incontro o attività con i clienti o i fornitori, nonché di allegare ad un contatto documenti di sistema ed altre ricevute. Il contatto entra quindi a far parte dei dati cliente/fornitore. Saldi iniziali. Questa funzione consente di inserire i saldi iniziali per i clienti e i fornitori. Risulta particolarmente utile per i nuovi utenti che devono eseguire la migrazione dei loro dati da un’altra applicazione contabile. Riepilogo dei contatti. Questo report consente di classificare tutti i contatti aperti in base alla data e con riferimento alla data del giorno o alla settimana in corso. È possibile completare le attività e i contatti in corso, nonché chiudere le attività e i contatti che sono già stati completati. Opportunità. SAP Business One consente di registrare qualsiasi opportunità di vendita, dalla prima telefonata alla chiusura positiva di una transazione. È possibile inserire diversi dettagli relativi all’opportunità, tra cui la fonte, il potenziale di vendita, la data di chiusura, i concorrenti e le attività. Non appena si crea la prima offerta in relazione ad un’opportunità è possibile collegarla all’opportunità stessa al fine di semplificare la tracciabilità e l’analisi che verranno eseguite successivamente. Analisi delle opportunità. È possibile eseguire un’analisi delle opportunità partendo da tre diversi punti di vista: in base al cliente, in base al prodotto e in base all’addetto alle vendite. Tali punti di vista possono essere combinati tra di loro per ottenere un livello di dettaglio ancora superiore (ad esempio uno specifico addetto alle vendite offre un prodotto con potenziale di profitto). Il report crea automaticamente dei diagrammi al fine di fornire un’illustrazione grafica dei risultati. I report possono essere visualizzati a qualsiasi livello di dettaglio – dal più generale (opportunità per un gruppo di clienti, ad esempio) al più specifico (una opportunità per un particolare cliente). Tutte le informazioni rilevanti relative ai clienti e ai fornitori vengono inserite nel modulo del business partner. In tale modulo è possibile definire un numero illimitato di contatti per ogni business partner, nonché i relativi numeri di telefono, indirizzi di posta elettronica oppure altri dati importanti. Possono essere visualizzati anche tutti i dati che hanno una correlazione con quelli sopra indicati (report di vendita del cliente, saldi dettagliati, ecc.).

CRM Pipeline delle opportunità. Questo report consente di generare un riepilogo dinamico delle opportunità relativo a tutti i passi di vendita, dal lead all’ordine, e di rappresentarlo in un diagramma a imbuto. Per visualizzare un report dettagliato per ogni livello è sufficiente cliccare su un qualsiasi elemento. Per illustrare il processo di vendita sono disponibili anche altre funzioni grafiche. Ad esempio, la soluzione può visualizzare le opportunità più importanti complete di tutti i dettagli, dall’inizio alla chiusura. Utilizzando questo report è molto più semplice definire le tendenze e i modelli d’acquisto. Gestire le previsioni di vendita su SAP Business One è davvero semplice: si possono analizzare le probabilità che una trattativa si chiuda positivamente come anche le performance della forza vendita.

Service Management Chiamata di servizio. Questa funzione consente di risolvere le richieste dei clienti e gestire i problemi specifici di un prodotto. Scheda equipment cliente. Questa scheda costituisce il database contenente tutti i prodotti per cui può essere fornito il servizio. Contratto di servizio. In qualità di accordo formale o vincolante dal punto di vista giuridico, il contratto di servizio consente a un cliente di ricevere un servizio per specifici prodotti caratterizzati da un preciso numero di serie durante un determinato periodo di tempo. Contiene informazioni specifiche sul servizio sottoscritto da un determinato cliente. Soluzione di knowledge base. Include soluzioni essenziali per risolvere problemi e situazioni di vario genere. Aiuta a snellire e accelerare la performance degli addetti al servizio clienti. Consente inoltre a fonti esterne di visualizzare quesiti e soluzioni inerenti ai prodotti dell’azienda. Report di servizio. Consentono di visualizzare e analizzare dati relativi a contratti di servizio, apparati del cliente e chiamate di servizio. È possibile verificare le chiamate di servizio effettuate da singoli addetti alle vendite oppure quelle segnalate da determinati clienti. Potrete inoltre utilizzare i report per valutare la vostra efficienza e la vostra performance. Questo modulo ottimizza il potenziale del vostro servizio di assistenza clienti fornendo supporto per le operazioni di servizio, la gestione dei contratti di servizio, la pianificazione dei servizi. Adesso vedremo la generazione di una offerta di vendita ad un cliente e l’invio per email del documento commerciale.

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