Associazione utenti Italiani aleph EDI e non solo Associazione utenti Italiani aleph EDI e non solo http://www.itale.it Seminario “EDI e non solo: gli standard per il commercio elettronico di libri e riviste” EDI all’Università di Milano Bicocca Maria Grazia Pistelli - Università degli Studi Milano Bicocca mariagrazia.pistelli@unimib.it 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

EDI all'Università di Milano Bicocca EDI e non solo Agenda EDI e non solo 1. Configurazione Servizi EDI supportati Configurazione fornitore e biblioteca Tracciato di un record 2. EDI e non solo La nostra esperienza Procedure e personalizzazioni Progetti 1.6.2004 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca EDI all'Università di Milano Bicocca

EDI all'Università di Milano Bicocca 1. Configurazione La ver. 14.1 di Aleph 500 supporta l’invio degli ordini in modalità EDI Lo standard per la codifica dei dati è EDItEUR, subset di UN/EDIFACT (D96.A) EANCOM 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

Configurazione della Biblioteca tab35 dell’ADM (util G/4/35) !====================================== !Tab35 Location numbers and other information for EDI orders Col. 1 (5): codice sottobiblioteca Col. 2 (20): codice Aleph del fornitore Col. 3 (20): codice EDI (EAN) della biblioteca Col. 4 (3): tipo di codice EDI <!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!! BIBU2 STARK012 5090870924734 014 BIBU2 STARK013 5090870924567 014 BIBU6 CASALINI 5090667092453 014 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

EDI all'Università di Milano Bicocca XXX50 tab35 Col. 5-6 (20+3): codice e tipo di codice per biblioteche che condividono il codice EDI (possono comunque inviare gli ordini separatamente) Col. 7 (30): partita IVA della biblioteca Col. 8 (30): e-mail per rapporti di errore !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!> 12621570154 bibsci@unimib.it 12621570154 bibcen@unimib.it 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

Configurazione del fornitore 1 GUI - Info fornitore 1. Info generali: necessario inserire il codice EDI e la tipologia di codice 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

Configurazione del fornitore 2 GUI - Info fornitore 2. Conto: Consegna ordine: ED Formato lettera: 00 Modalità EDI (metodo di invio): FTP=ASCII FTPBI=binario sulla base delle indicazioni del fornitore 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

Indirizzo EDI del fornitore GUI - Recapiti fornitore 5. Indirizzo EDI Linea 1: IP o alias Linea 2: User name Linea 3: Password N.B.: con flag 53 in tab10 settato a N 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

Inserimento degli ordini EDI GUI - Modulo d’ordine Tipo di invio: ED 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

Invio degli ordini da GUI Inviando l’ordine dalla GUI, apparirà un messaggio di notifica Lo status dell’ordine verrà aggiornato da NEW a RSV 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

Invio degli ordini da web staff Gli ordini EDI devono essere inviati con il processo batch “Invia ordini EDI (p_acq_13)” E’ necessario selezionare dal menu a discesa fornitore e sottobiblioteca Questi ultimi parametri possono essere editati attraverso il file alephe/www_b_ita/b_acq_13 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

EDI all'Università di Milano Bicocca p_acq_13 Gli ordini inviati con la p_acq_13 cambiano automaticamente il loro status in SV I messaggi inviati sono archiviati nella directory data_print dell’ADM Se non è stato immesso un nome alternativo, il nome assegnato di default al file di output sarà simile a: BIBU2_edi_order_STARK013.58 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

Tracciato di un messaggio 1 Esempio di messaggio EDI UNA:+.? 'UNB+UNOC:3+5030670121199:14+5033075052347:14+040519:1337+58'UNH+58+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'BGM+220+58++9'DTM+137:20040519:102'NAD+BY+5030670121199::14'RFF+VA:12621570 154'NAD+SU+5033075052347::14'CUX+2:EUR:9'LIN+1'PIA+5+0521782856:IB'IMD+F+BAU+:::20040519d2003----|||y0itay50------b:a'IMD+F+BTI+:::Electronic structure'IMD+F+BST+:::648 p.'IM D+F+BPU+:::Cambridge?: Cambridge university pre:ss'IMD+F+BPD+:::2003'QTY+21:1'PRI+AAB:59.36'RFF+LI:27671'RFF+LFN:U2CHI-2334,,59.36'TDT+20++101'LIN+2'PIA+5+0121060519:IB'IMD+F +BAU+:::20040519d2004----|||y0itay50------b:a'IMD+F+BTI+:::Introduction to quantum mechanics'IMD+F+BST+:::300 p.'IMD+F+BPU+:::Amsterdam?: Elsevier'IMD+F+BPD+:::c2004'QTY+21:1 'PRI+AAB:44.44'RFF+LI:27673'RFF+LFN:U2CHI-2334,,44.44'TDT+20++101'UNS+S'CNT+1:2'CNT+2:2'UNT+35+58'UNZ+1+58' 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

Tracciato di un messaggio 2 UNA:+.?' UNB+UNOC:3+5030670121199:14+5033075052347:14+040519:1337+58' UNH+58+ORDERS:D:96A:UN:EAN008' BGM+220+58++9'DTM+137:20040519:102' NAD+BY+5030670121199::14' RFF+VA:12621570154' NAD+SU+5033075052347::14' CUX+2:EUR:9‘ LIN+1' PIA+5+0521782856:IB' IMD+F+BAU+:::20040519d2003----|||y0itay50------b:a' IMD+F+BTI+:::Electronic structure' IMD+F+BST+:::648 p.' IMD+F+BPU+:::Cambridge?: Cambridge university pre:ss' IMD+F+BPD+:::2003‘ QTY+21:1‘ PRI+AAB:59.36‘ RFF+LI:27671‘ RFF+LFN:U2CHI-2334,,59.36‘ TDT+20++101' LIN+2' PIA+5+0121060519:IB' IMD+F+BAU+:::20040519d2004----|||y0itay50------b:a' IMD+F+BTI+:::Introduction to quantum mechanics' IMD+F+BST+:::300 p.' IMD+F+BPU+:::Amsterdam?: Elsevier' IMD+F+BPD+:::c2004' QTY+21:1' PRI+AAB:44.44' RFF+LI:27673' RFF+LFN:U2CHI-2334,,44.44' TDT+20++101‘ UNS+S' CNT+1:2' CNT+2:2' UNT+35+58' UNZ+1+58' 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

Problemi nella codifica dei dati Il tracciato non è integralmente conforme a UNIMARC perché sono presenti alcuni tag MARC21. Ad esempio per indicare la responsabilità principale viene riportato il tag 100 (MARC21) anziché il 700 (UNIMARC) Qualora nel record bibliografico non sia presente l’ISBN, il fornitore potrebbe avere problemi nell’identificazione dell’opera 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

EDI all'Università di Milano Bicocca 2. EDI e non solo La Biblioteca di Ateneo da un anno utilizza l’EDI in Aleph per l’invio degli ordini di monografie Questo ha richiesto un investimento di tempo e risorse: per lo studio dello standard per la messa a punto delle procedure 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

EDI all'Università di Milano Bicocca Perché l’EDI Perchè investire nell’implementazione dell’EDI: ottimizzazione delle procedure di acquisizione importanza di adottare soluzioni standard (anche per gli acquisti!) 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

EDI all'Università di Milano Bicocca Vantaggi dell’EDI 1 L’EDI risparmia il tempo del fornitore… perché elimina la necessità di inserimento manuale degli ordini nei sistemi gestionali, con conseguente risparmio di tempo e minore possibilità di errori …e risparmia il tempo dei bibliotecari perché le forniture sono più rapide e più precise 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

EDI all'Università di Milano Bicocca Vantaggi dell’EDI 2 Per noi l’adozione dell’EDI ha avuto un effetto positivo perché facilitando il compito ai nostri fornitori ha migliorato anche il nostro lavoro perché per adottare l’EDI abbiamo rivisto alcune delle nostre procedure e di conseguenza abbiamo ripensato in parte il flusso di lavoro delle acquisizioni 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

EDI all'Università di Milano Bicocca Biblioteca di Ateneo Biblioteca di Ateneo=centro di costo Organizzazione per aree disciplinari Gestione per impegni, con emissione di buoni d’ordine Le aree disciplinari sono unità di spesa autonome; ciascuna gestisce un fondo per l’acquisto di materiale bibliografico 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

Bilancio della Biblioteca di Ateneo Centro di costo “Biblioteca di Ateneo“ Sublibrary Sede di Scienze Fisica Chimica Geologia Biologia Spese di investimento Spese di funzionamento (materiale di consumo e RER) materiale bibliografico (monografie e periodici a stampa, REL) attrezzature Sublibrary Sede di Medicina Sede Centrale 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

Gestione del bilancio in Aleph Esigenze contabili ed amministrative relative alla fatturazione ed alla consegna dei volumi acquistati Le unità di spesa (aree disciplinari) della Biblioteca devono avere gestioni autonome degli ordini in Aleph 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

EDI all'Università di Milano Bicocca Personalizzazioni Duplicazione dei record dei fornitori Codici EAN differenti per ciascuna unità di spesa Gestione in Aleph dei singoli buoni d’ordine come budget Aleph=unico strumento di controllo dei fondi per l’acquisto di materiale bibliografico 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

Modulo web per buoni d’ordine In fase di realizzazione un’interfaccia web che consentirà ai bibliotecari di generare sul server Aleph i budget, di stampare ed archiviare in più formati i relativi buoni d’ordine e di avere il controllo delle somme impegnate 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

EDI all'Università di Milano Bicocca Approval plan Al fine di incrementare il volume degli acquisti di monografie, e snellire le relative procedure contabili, è stato adottato da alcune aree disciplinari l’approval plan, in abbinamento con la fornitura del record bibliografico in formato MARC 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

EDI all'Università di Milano Bicocca Progetti Adozione della nuova versione (16.02) di Aleph 500 Entrata in produzione prevista per i primi di settembre Annunciate funzionalità aggiuntive per l’EDI: cancellazione degli ordini, caricamento delle fatture, solleciti e risposte a ordini e solleciti 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca

EDI all'Università di Milano Bicocca Siamo (tutti) pronti? Biblioteche EDI XML ONIX …? Sistemi di automazione Fornitori 1.6.2004 EDI all'Università di Milano Bicocca