A G E N D A Gestione Anagrafica clienti Gestione appuntamenti Gestione delle risorse umane e pianificazione delle attività E Messaggistica e reportistica (SMS – mail) Gestione fattura con parametrizzazione personalizzata N Archiviazione elettronica dei documenti Stampe PDF D Gestione granulare degli accessi A Interscambio dati con l’archivio di altre procedure Anagrafiche collegate

Questa procedura nasce per le gestione efficace degli appuntamenti e il coordinamento delle risorse umane. Risulta essere la soluzione perfetta per pianificare comunicazioni, relazioni ed erogazione dei servizi, ottenendo il miglior grado di produttività della risorsa lavoro e la massima fidelizzazione della clientela. Inutile sottolineare i vantaggi di minor dispendio di tempo, eludendo lunghe e improduttive liste d’attesa. Versatile, multifunzionale e flessibile è dotata di un alto grado di personalizzazione, con diverse possibilità di impiego. Punto nodale è il fatto di presentarsi con un’interfaccia grafica facile ed intuitiva, tant’è vero che può essere utilizzata agevolmente anche da coloro che non hanno alcuna familiarità con gli altri applicativi della linea Prosystem.it.

La gestione per l’installazione di questa procedura è altamente flessibile. Può essere installata presso ciascun ufficio per gestire gli appuntamenti a livello locale, oppure, presso la sola sede principale che gestisce gli appuntamenti anche per gli uffici periferici (centro prenotazioni). In alternativa, è possibile coordinare entrambi i modi, installando il software solo presso la sede principale, ma con la possibilità di utilizzo on line anche dalle sedi periferiche. Il punto di forza di questa procedura è la semplicità, la precisione e la vastissima gamma di funzioni predispote, che consentono un eccellente e costruttivo governo dell’organizzazione nel suo complesso, secondo la logica, propria della Prosystem.it, che vede la soddisfazione del cliente al centro di tutto il sistema. All’interno di ogni anagrafica è inclusa una vera e propria funzione di Customer care, la quale gestisce eventuali suggerimenti o reclami da parte dei clienti. Sarà possibile indicare questi con un numero di protocollo, affinché vengano archiviati, documentati e venga creato il contestuale file Pdf per la stampa. Allo stesso modo è possibile registrare eventuali iniziative particolari rivolte ai clienti, specificandone l’esito ed il grado di soddisfazione.

Direttamente collegata alle anagrafiche degli altri software di produzione Prosystem.it, risulta di ottimo supporto per la gestione dei servizi fiscali, divenendo una vera e propria Anagrafica di riferimento. A questo proposito, in qualsiasi altra procedura, è prevista la funzione di allineamento a questa appena citata Anagrafica, tant’è vero che, qualsivoglia variazione o modifica apportata a quest’ultima, può essere automaticamente riportata in tutte la altre anagrafiche degli altri archivi. Si mantengono uniformate, in questo modo, le anagrafiche di tutte le procedure, con la possibilità di allineare i dati nell’archivio dei dichiarativi, con la modifica cronologicamente più recente. Ciò significa che, volendo modificare l’indirizzo di un utente, basta farlo direttamente attraverso Agenda e per tutti gli altri pacchetti richiamarlo, semplicemente, tramite il tasto Allinea. Sarà riprodotto, così, il nuovo indirizzo, senza il bisogno di doverlo riscrivere. Di nuova costituzione è la gestione delle anagrafiche collegate. Ciò significa che, richiamata un’anagrafica, sarà possibile collegarsi a tutte quelle dei familiari corrispondenti. In questo modo, si potranno richiedere immediatamente, oltre al proprio, ulteriori appuntamenti relativi ai familiari o semplicemente, aggiungere altre prestazioni, in capo allo stesso soggetto.

Altra funzione particolare è quella di generazione automatica degli appuntamenti, con la creazione automatizzata di appuntamenti ad uno o più servizi, con parallela postalizzazione diretta all’indirizzo di residenza, o a quello mail o, ancora, mediante l’invio di un messaggio su telefono mobile. Agenda consente di attuare una vera e propria cura delle relazioni con i clienti realizzando attività di marketing e promozione attraverso gli strumenti di messaggistica e reportistica più innovativi e flessibili. In questo modo, l’intera organizzazione del lavoro risulta controllabile, massimizzando la rapidità e l’efficacia dei servizi e minimizzando i costi, l’inadeguatezza delle prestazioni e l’insoddisfazione della clientela, che spesso dipendono dalla carenza di gestione e organizzazione. Per inviare il promemoria di un appuntamento è sufficiente cliccare sull’apposito tasto SMS e/o Mail, e automaticamente il messaggio verrà inviato rispettivamente all’indirizzo e-mail o al numero di cellulare presenti nell’anagrafica del cliente selezionato. Il testo del messaggio e/o della mail, riporterà tutte le informazioni relative all’appuntamento di riferimento (giorno, data, ora, prestazione, ufficio ed eventuale postazione).

Allo stesso modo, sarà possibile scegliendo il tasto Modelli SMS inviare ai clienti qualsiasi tipo di messaggio con contenuti standard definiti nell’apposita Tabella SMS. Se invece si vuole gestire la funzione di invio di SMS in maniera massiva e non solo per un singolo utente, è possibile utilizzare la funzione Messaggistica, che consente di inviare il promemoria degli appuntamenti a tutti gli utenti presenti nell’archivio, via SMS e/o mail, o filtrarli per range di data, ufficio, od altri parametri

E’ completa di stampe distinte, per periodo, scaglionando ognuno il proprio calendario; stampe per ogni singolo operatore, gestendo, addirittura, i periodi di assenza dal lavoro di ognuno di essi. Inoltre, stampe per ogni tipologia di servizio, esplicitamente previsto dall’amministratore di sistema. L’appuntamento nasce, proprio, sulle esigenze del cliente, in relazione alla disponibilità del personale, e la caratteristica di questa procedura è proprio la capacità di confronto immediato di entrambi, il tutto con estrema facilità. Il cliente sceglie il giorno e l’ora preferiti, quante e quali prestazioni di cui ha bisogno e il sistema, in automatico, verifica ed evidenzia gli operatori disponibili per quella data e per quei servizi richiesti. Contestualmente, viene creata una stampa personalizzata in formato PDF, che funge da memorandum per il cliente, con possibilità di abbinare, ad ogni prestazione, ulteriori dettagli, commenti, integrazioni o specifiche. Interessante, a proposito, risultano le stampe giornaliere e/o settimanali degli appuntamenti, che offrono agli operatori uno strumento valido per l’organizzazione del lavoro. Stampe che prevedono le ore impiegate e quelle libere per gestire, se del caso, nuovi ed eventuali appuntamenti.

Agenda consente anche di gestire la fatturazione, definendo impostazioni e parametri personalizzati. La numerazione delle fatture è automatica e le fatture vengono create e archiviate in formato PDF. Sono previste inoltre le funzioni di Stampa riassuntiva fatture, Creazione sequenziale fatture, Sostituzione di fattura già stampata. Es. Definizione del listino prestazioni: ******************************************* ********** I calcoli avvengono in automatico gestendo Prestazioni, eventuali contributi, IVA, ritenuta di acconto e importi esenti, secondo le norme di legge. La definizione dei vari parametri è implementabile e/o modificabile in qualsiasi momento. ************************************************************************ ************************************************************************ Es. Definizione di altri elementi utili ai calcoli come percentuali di rivalsa, aliquote IVA, aliquote di RA, importi esenti: ******************************************* ******

Tutte confluiscono in un -archivio fatture- che darà la possibilità di richiamare le stesse, ristamparle e modificarne l’importo. Sarà sempre possibile, infatti, effettuare stampe riassuntive di tutte o filtrare per numero, data, per cognome del soggetto, per sede di lavoro o per operatore che ha effettuato l’operazione. L’ulteriore peculiarità è la creazione di un sequenziale fatture. In questo modo sarà possibile scaricare le stesse per contabilizzarle o comunque salvarle su supporti interni o esterni per fare l’uso a propria discrezione.