Strumenti di Presentazione di M. PowerPoint Questo modulo si occupa dell’uso di strumenti per creare, formattare e modificare presentazioni per i diversi tipi di pubblico e situazioni, nonché dell’inserimento di testo, grafici e immagini; aggiungere effetti speciali, copiare e spostare questi elementi all'interno di una presentazione e tra presentazioni diverse.

Contenuto di una slide PowerPoint consente di realizzare presentazioni composte da “slide" che contengono testo, grafici, fotografie, immagini ClipArt e suoni. Per ogni oggetto inserito si possono impostare effetti di animazione per proiettare la presentazione su schermo. Un documento realizzato con PowerPoint, ha l'estensione .ppt, è definito presentazione, ed è costituito da una o più diapositive (in inglese slide).

Tipi di presentazione Una presentazione può essere dinamica o statica, da scegliere in base alle esigenze. Con l'utilizzo di una lavagna luminosa o invio per fax, sarà statica. Se è disponibile un proiettore oppure si vuole pubblicarla su Internet, sarà dinamica con animazioni, effetti speciali e dati multimediali (come audio o video).

Aprire una presentazione Per aprire un documento .ppt, è necessario scegliere l'unità e la cartella che lo contiene: si agisce sul menu a discesa associato alla voce Cerca in e si seleziona il file dalla lista che appare. In PowerPoint 2002, a sinistra, nella finestra Apri, sono presenti una serie di pulsanti: facendo clic su ciascuno di essi è possibile accedere al contenuto della cartella corrispondente.

File usati di recente Nella parte inferiore del menu File è mostrata la lista dei file utilizzati di recente. Facendo clic su una delle voci, viene aperto il file relativo. Nella scheda Generale della finestra che si apre selezionando la voce Opzioni dal menu Strumenti, è possibile impostare il numero di file memorizzabili, di default sono quattro, modificando il valore nella casella File usati di recente.

Chiudi – Salva – Salva con nome Si agisce come con le altre applicazioni di Microsoft Office

Formati L'estensione di default è .ppt. Per salvare con un‘altra estensione si deve fare clic sul menu a discesa Tipo file: .pps = per presentazioni avviate direttamente all'apertura del file .htm o .html = per pagine web .ppa = per componenti aggiuntivi .pot = per modelli di presentazione .tif o .tiff,.gif, .jpg o. jpeg, .bmp o .png = per file di immagini .wmf = Metafile di Windows ed Enhanced Windows Metafile .rtf = per strutture RTF.

Menu finestra Come negli altri programmi di Office, permette di aprire contemporaneamente più presentazioni. É possibile scegliere dal menu Finestra, quale presentazione aperta visualizzare

Visualizzazione normale Visualizzazione normale è quella usata per lavorare sulla presentazione: a sinistra, la scheda Struttura, della presentazione a destra il Riquadro diapositive, area di lavoro della diapositiva corrente; nella parte inferiore, il Riquadro note.

Visualizzazione sequenza diapositive Visualizza le diapositive sotto forma di anteprime e ne consente una visione globale, permettendo di riordinarle, aggiungerne o eliminarne, nonché di visualizzare in anteprima gli effetti di transizione e animazione.

Visualizzazione presentazione In questa visualizzazione la presentazione viene mostrata a schermo intero come apparirà al pubblico. In questo modo è possibile verificare il risultato finale: oggetti grafici, intervalli, filmati, elementi animati ed effetti di transizione. La Visualizzazione Presentazione è immediatamente raggiungibile via tastiera con il tasto F5.

Visualizzazione struttura A sinistra la struttura della presentazione e a destra: in alto un’anteprima della diapositiva selezionata e, sotto la stessa, il riquadro per le note

Visualizzazione diapositive In questa visualizzazione la diapositiva occupa la maggior parte della finestra.

Pagina note Dal menu Visualizza la visualizzazione, Pagina note, è utile per inserire più comodamente le note per il relatore, utilizzate nella versione cartacea della presentazione.

Layout diapositiva Quando s’inserisce una nuova diapositiva, PowerPoint mostra il Riquadro attività per la scelta di un layout diverso da quello automaticamente proposto, il layout Titolo e testo. Il Riquadro Applica layout diapositiva, serve anche quando si vuole modificare il layout di una slide esistente.

Layout diapositiva I layout disponibili sono: Diapositiva titolo: con due caselle di testo: titolo e sottotitolo. Titolo e testo: titolo e un elenco puntato. Titolo e testo su due colonne: titolo e due caselle per elenchi puntati. Vuota: per la gestione manuale degli oggetti. Titolo e tabella: titolo e una tabella. Titolo e grafico: titolo, un elenco puntato e un grafico. Organigramma: titolo e un organigramma; Testo e contenuti (secondo varie disposizioni): contiene una o più caselle in cui inserire oggetti come immagini, ClipArt, video, grafici, tabelle ecc.

Sfondo Dal menu formato | sfondo Scelto il colore o l'effetto desiderato, fare clic sul pulsante Applica o Applica a tutte per applicarlo a tutte le slide della presentazione. È possibile selezionare le anteprime delle slide alle quali si intende cambiare il colore di sfondo dalla scheda Diapositive in Visualizzazione normale, tenendo premuto il tasto CTRL per effettuare la selezione multipla. Una volta completata la scelta delle slide, si effettua l'operazione vista in precedenza cliccando sul pulsante Applica.

Modelli Un modello di struttura coincide con lo stile di una presentazione e comprende tutte le caratteristiche preimpostate. Si può scegliere un modello alla creazione di una nuova presentazione, scegliendone uno dalla voce Nuova presentazione presente nel Riquadro attività.

Cambiare struttura Per cambiare modello di struttura alla presentazione, l'operazione da effettuare è la usata per applicare un modello di struttura. Si sceglie il menu Formato | Struttura diapositiva oppure clic sul pulsate struttura. Dal riquadro attività selezionare il modello scelto che verrà applicato alla presentazione sostituendo il precedente

Schema diapositiva dal menu formato | schema Se si vuole inserire un oggetto che appaia in tutte le diapositive si utilizza lo Schema Diapositiva. Lo schema memorizza tutte le impostazioni sullo stile della presentazione.

Intestazione e piè di pagina Per inserire: un testo ricorrente, si può usare il piè di pagina presentazione, anzichè inserirlo manualmente in ogni slide. Dal menu Visualizza | Intestazione e piè di pagina, si apre una finestra di dialogo che contiene la voce Piè di pagina; se attivata, consente l'inserimento di un testo nella casella sottostante, come appare nell’area Anteprima. Con Applica, il piè di pagina verrà inserito solo nelle diapositive selezionate mentre, Applica a tutte, sarà inserito in tutte le diapositive. Si possono modificare soltanto andando ad agire sull'area Piè di pagina dello schema diapositiva.

Numerazione diapositive Nella finestra del piè di pagina, si può impostare anche la numerazione automatica delle slide e inserire la data e l'ora. Per inserire la numerazione automatica, si attiva la voce Numero diapositiva: così in ogni slide, a destra del piè di pagina, verrà inserito il numero secondo l’ordine della presentazione. Esso verrà aggiornato automaticamente anche se si dovesse modificare l'ordine delle diapositive.

Data e ora Dalla finestra intestazione e piè di pagina si può attivare la visualizzazione di una data selezionando l'opzione Data e ora; si può scegliere fra Aggiorna automaticamente o Fisse. La prima si aggiorna con quella del sistema, la seconda permette di inserirne una a piacere che non subirà alcuna modifica automatica. Come per il piè di pagina, si può scegliere un opzione fra Applica e Applica a tutte.

Inserimento testo Le alternative per l'inserimento del testo sono essenzialmente due: Nelle diapositive con il layout predefinito basta cliccare all’interno della casella di testo In quelle vuote bisogna prima fare clic sul pulsante casella di testo (barra disegno) o da menu e quindi tracciare la casella, nella larghezza voluta, trascinando il puntatore del mouse.

Modifica testo La modifica del testo nelle caselle avviene come con le altre applicazioni di M. Office. cliccando all’interno della casella e apportando le modifiche anche solo a porzioni di testo; cliccando sul bordo della casella invece verrà preso in considerazione tutto il contenuto della stessa

Note del relatore La presentazione su schermo può essere accompagnata da una versione stampata su carta, nella quale a ogni diapositiva è possibile associare delle note per lo spettatore o anche solo per il relatore. Le note vengono inserite durante la creazione, di solito in Visualizzazione normale, usando l’apposito riquadro

Ombreggiatura testo Dalla barra standard Per applicare l'ombreggiatura a un testo, dopo aver selezionato la casella che lo contiene, si deve fare clic sul pulsante Ombreggiato. 

Formato - interlinea Dal menu Formato | Interlinea Nella stessa finestra di dialogo interlinea, oltre all’interlinea, sono presenti le voci Prima del paragrafo e Dopo il paragrafo, che si riferiscono alla spaziatura fra i paragrafi del testo.

ClipArt L’inserimento delle ClipArt avviene come con le altre applicazioni di Office.

Inserisci grafico Se la slide non contiene già il relativo segnaposto si seleziona da Inserisci | Grafico oppure clic sul pulsante della Barra degli strumenti. Verrà inserito un grafico standard e il foglio dati; ogni modifica fatta ai dati in tabella si ripercuote sul grafico cui è collegata.

Modifica grafico Anche con PowerPoint si possono apportare tutte le modifiche come con le altre applicazioni di Office.

Inserire un organigramma Dal menu Inserisci oppure dal pulsante della barra disegno, se non è già presente il segnaposto nel layout. Gli elementi di un organigramma sono rappresentati dalle caselle, mentre le relazioni gerarchiche tra essi sono rappresentate da linee di congiunzione

Stili organigramma Quando un organigramma è selezionato, appare la Barra degli strumenti Organigramma che contiene tre pulsanti associati con menu a tendina per personalizzare la struttura. Per gli stili grafici fare un clic sul pulsante Formattazione automatica, sarà è possibile selezionare lo stile desiderato e confermare con Applica. Ogni elemento formattabile se selezionato preventivamente. Si può modificare il colore di sfondo di una casella dopo averla selezionata facendo clic sul pulsante Riempimento | Colore . Per il colore, lo stile della linea o lo stile del tratteggio, si usa la Barra degli strumenti Disegno.

Oggetti della barra disegno L’utilizzo degli oggetti della barra disegno in M. PowerPoint è il medesimo delle altre applicazioni di Office

Animazioni personalizzate Dal menu Presentazione | Animazione personalizzata oppure dal menu di scelta rapida. Gli effetti di animazione disponibili nel programma sono numerosi e includono effetti visivi e sonori: ad esempio, è possibile far comparire dalla direzione voluta un testo, una parola alla volta, oppure far sì che venga riprodotto un suono quando compare un'immagine. In PowerPoint 2002, per applicare una combinazione preimpostata è necessario attivare il Riquadro attività Struttura diapositiva e scegliere l'opzione Combinazioni animazioni.

Effetti Selezionare l’oggetto e fare clic sul pulsante Aggiungi effetto, appare un menu con le opzioni. Con PowerPoint 2002, dopo una prima scelta, è possibile continuare ad attribuire effetti allo stesso oggetto : si può impostare, per uno stesso oggetto, un effetto di Entrata, uno di Enfasi e uno di Uscita.

Transizione Dal menu Presentazione | Transizione diapositiva è possibile impostare degli effetti di transizione tra una slide e la successiva. Per modificare un effetto di transizione applicato ad una o più slide, è sufficiente ripetere la procedura applicata all'effetto di transizione : le nuove scelte andranno a modificare automaticamente le impostazioni precedenti. 

Impostare dimensioni Dalla finestra Imposta pagina del menu File è possibile impostare le dimensioni dalle caselle Larghezza: e Altezza:. Nella sezione Orientamento è possibile scegliere fra orizzontale o verticale. La scelta vale anche per l’eventuale versione cartacea della presentazione dalla sezione Diapositive e Note, stampati e struttura.

Riorganizzare la presentazione Tutte le diapositive possono essere spostate o copiate da un punto a un altro di una presentazione o tra presentazioni aperte. Per copiare o spostare un'intera diapositiva, l'operazione dovrà essere fatta in Visualizzazione Sequenza diapositive o utilizzando il riquadro Sequenza diapositive.

Eliminare slide In sequenza diapositive è possibile eliminare anche più slide contemporaneamente se sono state precedentemente selezionate. La selezione multipla delle diapositive avviene facendo clic su ognuna, tenendo premuto il tasto CTRL. Per selezionare velocemente un intervallo di slide, si dovrà fare clic sulla prima di detto intervallo e, tenendo premuto SHIFT, fare clic sull'ultima diapositiva da selezionare.

Anteprima di stampa Con questa funzione è possibile apportare delle modifiche immediatamente osservabili in anteprima, per ottenere un documento cartaceo aderente alle proprie esigenze. L'Anteprima di stampa è attivabile dal menu File | Anteprima di stampa o dall'omonimo pulsante contenuto nella Barra degli strumenti Standard.

Stampa Nella sezione Intervallo di stampa è possibile scegliere le diapositive da stampare. Le diverse alternative sono: Tutto: scegliendo tale opzione verranno stampate tutte le diapositive della presentazione; Diapositiva corrente: per stampare solo la diapositiva visualizzata; Selezione: attiva soltanto nel caso in cui siano state selezionate una o più slide, permette di stampare solo la selezione effettuata; Presentazione personalizzata: attiva solo nel caso in cui siano state create delle presentazioni personalizzate, permette di stamparne una a scelta.

Copie da stampare Nella sezione Copie è possibile impostare il parametro relativo al numero di copie da effettuare. Scegliendo di stampare più copie, si può usufruire della funzione di fascicolazione che, se attivata, effettuerà la stampa nell'ordine di rilegatura corretto: in questo modo verrà terminata la stampa di un'intera copia prima di stampare la prima slide della seconda copia.

Stampa | colori e gradazioni Dal menu a discesa Colori/gradazioni di grigio: è possibile selezionare, fra le seguenti alternative, quella che maggiormente si adatta alla presentazione e alla stampante: Colore: per stampare la presentazione a colori; Gradazione di grigio: per stampare la presentazione convertendo automaticamente i colori in sfumature di grigio; Solo bianco e nero: per realizzare una stampa convertendo tutti i colori in bianco e nero, utile nel caso si vogliano stampare delle bozze molto leggibili

Stampa di: In stampa si può scegliere quale delle componenti della presentazione dovranno essere stampate. Tale scelta si effettua attraverso il menu a discesa Stampa di:, nel quale è presente l'opzione Diapositive, per stampare in ogni foglio una diapositiva della presentazione e ….

Stampa di: Nel menu a discesa Stampa di:, sono presenti le alternative: Stampati: per stampare in ogni foglio un certo numero di slide. Tale numero e l'ordine da usare nel foglio è impostabile dalla sezione Stampati, conseguentemente attiva. Pagina note: per stampare, in ogni foglio, nella parte superiore la diapositiva e in quella inferiore le relative note per il relatore. Visualizzazione struttura: per stampare la struttura della presentazione, così come visualizzata nel riquadro Struttura.

Altre opzioni di stampa Opzioni supplementari: Adatta alla pagina: se attivata, comporta la riduzione o l'ingrandimento delle diapositive per coprire l'intera area disponibile nel foglio. Cornice diapositive: se attivata, come di default, inserisce un bordo sottile attorno a ogni slide. Includi pagine di commento: se attivata, realizza la stampa di ulteriori pagine contenenti i commenti inseriti nella presentazione

Mostra o nascondi diapositiva Per nascondere una slide: cliccare sul pulsante dalla barra degli strumenti standard in visualizzazione sequenza diapositive con PowerPoint 2002 oppure dal menu Presentazione scegliere l’opzione. Per mostrare una slide precedentemente nascosta, si effettuerà nuovamente la stessa operazione effettuata per nasconderla: l'opzione Nascondi diapositiva. all’inizio