RCS Pubblicità Milano 1 dicembre 2011 Bibliografia time management RCS Pubblicità Milano 1 dicembre 2011 dott. Pierluigi Del Pinto 1

Allora non sprecate il tempo, Amate la vita ? Allora non sprecate il tempo, perché è la stoffa di cui è fatta la vita Benjamin Franklin 2

Cos’è il tempo? E’ una risorsa limitata Bibliografia Cos’è il tempo? E’ una risorsa limitata Non può essere sostituita da nessun’altra risorsa Non è accumulabile E’ deperibile: non è possibile immagazzinarlo E’ misurabile in modo oggettivo Ma ciascuno ne ha una percezione soggettiva Ogni giorno ne abbiamo tutti a disposizione la medesima quantità. 3 dott. Pierluigi Del Pinto 3

Dimmi: Quando ho un po’ di tempo … Bibliografia Dimmi: Quando ho un po’ di tempo … Mi piace andare a tempo di … (musicale) Non ho mai tempo di … Il tempo che verrà è tempo di … Un’ora sola ti vorrei … (dedicato a …) Se fossi una stagione, sarei … Se potessi rinascere, vorrei vivere nel … Mi chiamo … Vengo da … 4 dott. Pierluigi Del Pinto 4

Gestione del tempo Il tempo è una risorsa, dobbiamo imparare a gestirlo. Per gestire il tempo occorrono: obiettivi chiari motivazione a raggiungerli strumenti di programmazione 5

Un obiettivo è … uno stato desiderato raggiunto Immaginiamolo come fosse il fotogramma di una scena di un film in cui si riconosce che il risultato della nostra attività è stato pienamente raggiunto. 6

Un obiettivo ci serve per sapere dove andare; definire in che direzione indirizzare i nostri sforzi. “Nessun vento è favorevole al marinaio che non sa dove andare” Seneca 7

Un obiettivo, quindi … deve essere: immaginato come stato raggiunto; ben formulato; possibilmente per iscritto; dettagliato in sotto-obiettivi; definito come risultato di un piano di azione. 8

Un obiettivo ben formulato Ha queste caratteristiche: S specifico. Che cosa esattamente voglio fare? M misurabile. Come valuterò il suo raggiungimento? A attraente. Perché sto facendo questo sforzo? R raggiungibile. Posso credere di raggiungerlo? T tempificato. Entro quando lo raggiungerò? Con quali tappe? 9

L’Obiettivo ed il Tempo Ogni obiettivo ha: una scadenza; una durata dell’azione che porta al suo raggiungimento. Ogni azione: ha delle priorità; prevede attività che vengono prima delle altre. Il piano di azione per raggiungere un obiettivo definisce: le priorità la sequenza delle attività le tappe intermedie di verifica. 10

La matrice di Eisenhower + Importanti ed Urgenti Importanti ma non Urgenti I M P O R T A N Z Poco Importanti e poco Urgenti Urgenti ma poco Importanti - - + U R G E N Z A 11

La matrice di Eisenhower + Programmo tutto il tempo necessario Uso tutto il tempo necessario da subito I M P O R T A N Z Programmo spazi marginali e scadenze elastiche Uso il tempo che serve appena possibile - - + U R G E N Z A 12

Programmare Significa: distribuire le attività da svolgere con un ordine di priorità in un arco di tempo definito in base alle durate previste o necessarie per il conseguimento di un risultato atteso alla scadenza prefissata. 13

Il tempo per il successo Quale che sia il nostro obiettivo (preparare un piatto di spaghetti o costruire una diga) il primo passo è: identificare le attività ed i compiti stimare questi ultimi in termini di durata esaminare le relazioni tra i compiti creare una programmazione con la sequenza delle attività/compiti 14

Un esempio di programmazione Il mio obiettivo: mangerò un piatto di spaghetti al pomodoro davanti alla televisione guardando la partita . 15

Il mio obiettivo è ben formulato? S specifico: mangio gli spaghetti guardando la partita M misurabile: a tavola in tempo per l’inizio della partita a mangiare un buon piatto di spaghetti A attraente: non me la voglio perdere ma ho fame R raggiungibile: inizia tra una mezzoretta e ce la posso fare T tempificato: alle 21 devo essere a tavola a mangiare. 16

Scomposizione delle attività Attività principali Compiti Durata a Organizzare 1 Prendere gli ingredienti 1 min 2 Preparare l’attrezzatura per cucinare 2 min 3 Apparecchiare b Preparare la pasta 4 Far bollire l’acqua 8 min 5 Versare la pasta nella pentola 6 Salare, assaggiare e girare la pasta durante la cottura 10 min 7 Scolare la pasta c Preparare il condimento 8 Sminuzzare la cipolla 9 Mettere l’olio nella padella e soffriggere la cipolla 5 min 10 Aggiungere i pelati al soffritto di cipolle 11 Salare, assaggiare e girare il sugo 12 Grattare il parmigiano d Andare a tavola 13 Impiattare 14 Condire 30 sec 15 Sistemarmi a tavola 17

Il diagramma del Tempo (Gantt) ATTIVITA’ a Organizzare b Preparare la pasta c Preparare il condimento d Andare a tavola COMPITI 1 Prendere gli ingredienti 2 Preparare l’attrezzatura per cucinare 3 Apparecchiare 4 Far bollire l’acqua 5 Versare la pasta nella pentola 6 Salare, assaggiare e girare la pasta durante la cottura 7 Scolare la pasta 8 Sminuzzare la cipolla 9 Mettere l’olio nella padella e soffriggere la cipolla 10 Aggiungere i pelati al soffritto di cipolle 11 Salare, assaggiare e girare il sugo 12 Grattare il parmigiano 13 Impiattare 14 Condire 15 Sistemarmi a tavola 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 a. Organizzare 1 2 3 b. Preparare la pasta 4 5 6 7 c. Preparare il condimento 8 9 10 11 12 d. Andare a tavola 13 14 15 18

Il diagramma di Gantt Porta il nome dell'ingegnere che introdusse questo metodo agli inizi del ‘900. Il diagramma si realizza facilmente: una linea orizzontale in alto è suddivisa nell’unità di misura del tempo sotto, partendo dall’alto a sinistra, si riportano le attività o i compiti come segmenti della lunghezza equivalente alla loro durata. In questo modo si può avere una visione immediata dell’intero piano di azione distribuito nel tempo; della fine di ogni attività o compito di quali attività o compiti possono essere svolti in contemporanea. 19

Pertt del progetto 1 2 8 1 10 1 1 2 4 5 6 7 13 15 2 1 0,5 2 5 1 10 8 9 10 11 14 3 12 2 2 COMPITI 1 Prendere gli ingredienti 9 Mettere l’olio nella padella e soffriggere la cipolla 2 Preparare l’attrezzatura per cucinare 10 Aggiungere i pelati al soffritto di cipolle 3 Apparecchiare 11 Salare, assaggiare e girare il sugo 4 Far bollire l’acqua 12 Grattare il parmigiano 5 Versare la pasta nella pentola 13 Impiattare 6 Salare, assaggiare e girare la pasta durante la cottura 14 Condire 7 Scolare la pasta 15 Sistemarmi a tavola 8 Sminuzzare la cipolla … = compito/evento durata compiti collegati compiti non collegati n. 20

Il PERT Sta per Program Evaluation and Review Tecnique ed è un diagramma: in cui le attività sono rappresentate con cerchi collegati tra loro attraverso frecce, in modo da visualizzare l'interdipendenza delle attività; sulle singole frecce è scritto il tempo di rilascio dell’attività; quando un'attività non è interdipendente con altre, il cerchio si collega con l'evento finale con una linea tratteggiata. 21