Protezione dei dati personali: Soggetti, compiti e responsabilità 15° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni Formazione UCC Prefettura di Vibo Valentia Settembre 2011 Sede Territoriale Istat per la Calabria

Testo Riferimenti normativi Quadro normativo e definizioni

Testo Norme comunitarie  Il 15° Censimento della Popolazione e delle Abitazioni è disciplinato da fonti normative comunitarie: REGOLAMENTO (CE) N. 763/2008 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 9 luglio 2008 relativo ai censimenti della popolazione e delle abitazioni REGOLAMENTO (CE) N. 1201/2009 DELLA COMMISSIONE del 30 novembre 2009 recante attuazione del Regolamento (CE) N. 763/2008 del Parlamento Europeo e del Consiglio per quanto riguarda le specifiche tecniche delle variabili e delle loro classificazioni.

Testo Norme nazionali e da fonti normative nazionali: art. 15, comma 1, lett. b) del DECRETO LEGISLATIVO 6 settembre 1989, n. 322, istitutivo del Sistema statistico nazionale art. 50 del DECRETO LEGGE 31 maggio 2010 N.78 convertito con modificazioni in LEGGE 30 LUGLIO 2010, n. 122 (Legge di indizione e finanziamento)

Testo Atti e documenti tecnico-organizzativi Completano il quadro delle “regole”censuarie: il PROTOCOLLO DI INTESA Istat – Regioni e Province Autonome per la realizzazione del 15° censimento generale della popolazione e delle abitazioni (16 dicembre 2010) il PIANO GENERALE DI CENSIMENTO (PGC) adottato con delibera del Presidente dell’Istat (Deliberazione n. 6/Pres. del )

Testo Disciplina del trattamento dei dati censuari Il trattamento dei dati personali Sistan effettuato nell’ambito del 15° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni – come tutti i trattamenti di dati personali a scopi statistici dei soggetti del Sistan – è disciplinato da: DECRETO LEGISLATIVO 6 settembre 1989, n. 322, istitutivo del Sistan (in particolare artt. 6-bis e 9) DECRETO LEGISLATIVO 30 giugno 2003, n. 196 – Codice in materia di protezione dei dati personali CODICE DI DEONTOLOGIA E DI BUONA CONDOTTA per i trattamenti di dati personali a scopi statistici e di ricerca scientifica effettuati nell’ambito del Sistema statistico nazionale (all. A. 3 al Codice in materia di protezione dei dati personali)

Testo Definizioni essenziali Quadro normativo e definizioni

Testo Definizione di Trattamento Trattamento Trattamento (art. 4, comma 1, lett. a), d.lgs. n. 196/2003) Qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati nell’ambito del 15° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni ogni operazione (raccolta, registrazione, controllo, correzione, spedizione, elaborazione, validazione, conservazione, comunicazione, diffusione, ecc.) riguardante dati personali svolta dall’Istat, dagli organi di censimento e dagli altri soggetti coinvolti nel censimento

Testo Definizione di Dato personale Dato personale Dato personale (art. 4, comma 1, lett. b), d.lgs. n. 196/2003) Qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale* nell’ambito del 15° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni qualunque informazione riferita agli individui che sono oggetto di rilevazione nell’ambito del Censimento, oppure a singoli operatori coinvolti nelle attività censuarie (i cui dati personali sono trattati per le esigenze organizzative del censimento) * In ambito statistico l’identificabilità dell’interessato è definita in base al principio di ragionevolezza (art. 3, comma 1, lett. a) e b) del Codice di deontologia)

Testo Dati identificativi Dati identificativi (art. 4, comma 1, lett. c), d.lgs. n. 196/2003) I dati personali che permettono l'identificazione diretta dell'interessato Dati anonimi Dati anonimi (art. 4, comma 1, lett. n), d.lgs. n. 196/2003) I dati che in origine, o a seguito di trattamento, non possono essere associati ad un interessato identificato o identificabile* * In applicazione del principio di ragionevolezza introdotto dal Codice di deontologia e di buona condotta si tratta di dati che “ragionevolmente” preservano la non identificabilità del soggetto cui si riferiscono Dati identificativi e Dati anonimi

Testo Dati sensibili Dati sensibili Dati sensibili (art. 4, comma 1, lett. d), d.lgs. n. 196/2003) I dati personali idonei a rivelare origine razziale ed etnica, convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, opinioni politiche, adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare stato di salute e vita sessuale nell’ambito del 15° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni Dati sensibili sono quelli rilevati attraverso i quesiti da 8.1 a 8.4 della Sez. II “Difficoltà nelle attività della vita quotidiana” del Foglio di famiglia in versione completa (Mod. Istat CP.1) Per i dati sensibili non sussiste obbligo di risposta

Testo Dati giudiziari Dati giudiziari Dati giudiziari (art. 4, comma 1, lett. e), d.lgs. n. 196/2003) I dati personali idonei a rivelare provvedimenti iscritti nel casellario giudiziario e nell’anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato (art. 3 DPR n. 313/2002), o la qualità di imputato o di indagato (artt. 60 e 61 c.p.p.) Per i dati giudiziari non sussiste obbligo di risposta nell’ambito del 15° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni Non sono trattati dati giudiziari

Testo Titolare: definizione Titolare del trattamento Titolare del trattamento (art. 4, comma 1, lett. f), d.lgs. n. 196/2003) La persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza nell’ambito del 15° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni il titolare è l’ISTAT

Testo Responsabile: definizione Responsabile del trattamento Responsabile del trattamento (art. 4, comma 1, lett. g), e art. 29 d.lgs. n. 196/2003) La persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali nell’ambito del 15° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni sono responsabili, per le attività di rispettiva competenza: - il direttore ISTAT della Direzione centrale dei censimenti generali - i Responsabili degli Uffici Regionali di Censimento, degli Uffici Provinciali di Censimento, degli Uffici Comunali di Censimento (Paragrafo 5 Piano Generale di Censimento)

Testo Incaricato: definizione Incaricato del trattamento Incaricato del trattamento (art. 4,comma 1, lett. h), e art. 30 d.lgs. n. 196/2003) La persona fisica autorizzata a compiere operazioni di trattamento dal titolare o dal responsabile nell’ambito del 15° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni sono incaricati tutti i soggetti, diversi dal titolare e dai responsabili, che partecipano alle operazioni censuarie

Testo Interessato Interessato (art. 4, comma 1, lett. i),d.lgs. n. 196/2003) La persona fisica, la persona giuridica, l’ente o l’associazione cui si riferiscono i dati personali nell’ambito del 15° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni sono interessati tutti gli individui che sono oggetto di rilevazione nell’ambito del Censimento e gli operatori coinvolti nelle attività censuarie (i cui dati personali sono trattati per esigenze organizzative) Interessato: definizione

Testo Soggetti coinvolti: Soggetti coinvolti: compiti e responsabilità La protezione dei dati personali

Testo Titolare del trattamento → ISTAT Responsabili del trattamento → Direttore ISTATDirezione Centrale Censimenti Generali → Direttore ISTAT Direzione Centrale Censimenti Generali → Responsabili degli Uffici di censimento → Responsabili degli Uffici di censimento Incaricati del trattamento →Personale degli Uffici di censimento →Coordinatori comunali →Rilevatori →Ogni altro operatore coinvolto nelle attività censuarie attività censuarie Soggetti coinvolti

Testo Il Titolare del trattamento titolare del trattamento Il titolare del trattamento è il soggetto che ha potere decisionale in ordine alle finalità e alle modalità di svolgimento del trattamento dei dati personali Con riferimento al 15° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni titolare del trattamento dei dati personali è l’ISTAT

Testo In fase di progettazione del 6° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni l’Istat ha già provveduto a: creare i presupposti giuridici per il trattamento dei dati personali (Programma Statistico Nazionale, Legge di indizione del Censimento, Piano Generale di Censimento) creare i presupposti giuridici per l’obbligo di risposta e la sanzionabilità della sua violazione (inserimento nel Programma statistico nazionale e negli elenchi collegati) definire l’ambito dei dati personali da raccogliere, nel rispetto dei principi di necessità, pertinenza e non eccedenza, tenuto conto delle finalità censuarie e dei vincoli imposti dalla normativa comunitaria Misure di protezione adottate dal Titolare

Testo L’Istat è inoltre impegnato a: definire misure organizzative (sicurezza, sistema di monitoraggio, piano di diffusione, modalità di esercizio dei diritti dell’interessato, ecc.) idonee a garantire che il Censimento si svolga in conformità alle disposizioni del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 impartire istruzioni in materia di riservatezza e sicurezza del trattamento di dati personali nell’ambito di circolari e manuali assicurare la formazione di responsabili e incaricati Misure di protezione adottate dal Titolare

Testo Durante le operazioni censuarie, l’Istat dovrà inoltre:  fornire adeguata informativa ai rispondenti prima dell’avvio della raccolta dei dati  sovrintendere alla protezione dei dati personali durante ogni fase di esecuzione del censimento*  se necessario, impartire nuove istruzioni * Il Garante per la protezione dei dati personali può in ogni momento disporre ispezioni e controlli volti a verificare il puntuale rispetto delle norme da parte di tutti i soggetti coinvolti nelle operazioni censuarie. Misure di protezione adottate dal Titolare

Testo I Responsabili I Responsabili sono i soggetti preposti dal titolare al trattamento dei dati personali (o a fasi di esso) attribuendo loro specifici ambiti di autonomia decisionale Con riferimento al 15° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni Responsabili del trattamento dei dati personali sono il Direttore ISTAT della Direzione centrale dei censimenti generali e i Responsabili degli Uffici di Censimento Regionali, Provinciali e Comunali (Paragrafo 5 PGC)

Testo Ciascun responsabile del trattamento, per le attività censuarie di propria competenza, è tenuto in particolare ad assicurare che le operazioni di raccolta dei dati si svolgano nel rispetto di quanto disposto dall’art. 10 del Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali a scopi statistici e di ricerca scientifica effettuati nell’ambito del Sistema Statistico nazionale, ed in particolare a:  designare gli incaricati del trattamento dei dati personali  impartire istruzioni per garantire la protezione dei dati personali e vigilare sul loro rispetto  adottare le misure di sicurezza  garantire l’esercizio dei diritti dell’interessato Compiti dei Responsabili

Testo Ogni soggetto che collabora alle attività censuarie deve essere designato incaricato del trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 30 del decreto legislativo n. 196/2003 La designazione deve avvenire con atto scritto prima che abbia inizio il trattamento dei dati Designazione degli incaricati del trattamento

Testo Modalità La designazione degli incaricati può avvenire: a) con atto individuale b) per gruppi omogenei (es: Coordinatori, rilevatori, addetti alla registrazione, ecc.) L’atto di designazione deve, in ogni caso:  individuare in modo puntuale i compiti affidati all’incaricato e l’ambito di autorizzazione al trattamento dei dati personali  contenere istruzioni volte a garantire che il trattamento dei dati avvenga nel rispetto della normativa vigente Designazione degli incaricati del trattamento

Testo L’atto di designazione deve ribadire il divieto di a)utilizzare i dati personali per finalità od operazioni diverse da quelle autorizzate b)diffondere i dati o consentirne l’accesso a soggetti non autorizzati E richiamare l’attenzione sulla responsabilità civile, amministrativa e penale derivante dalla violazione delle norme in materia di protezione dei dati personali e delle istruzioni ricevute (artt. 15 e da 161 a 172 d.lgs n. 196/2003) Designazione degli incaricati del trattamento

Testo Nel caso dei coordinatori comunali e dei rilevatori nell’atto di designazione è consigliabile inserire un richiamo al loro ruolo di incaricati di pubblico servizio e al conseguente obbligo di osservanza del segreto d’ufficio (art. 326 del codice penale) Designazione degli incaricati del trattamento

Testo E’ compito del responsabile del trattamento provvedere ad istruire gli incaricati sui comportamenti e sulle misure da adottare in concreto per assicurare l’effettiva protezione dei dati personali, tenuto conto dello specifico contesto in cui sono svolte le attività e delle caratteristiche dei compiti assolti Istruzioni agli incaricati del trattamento

Testo Il responsabile del trattamento ha, inoltre, il compito di vigilare sul comportamento degli incaricati e di intervenire sulle situazioni da cui possano derivare rischi di violazione della riservatezza o di distruzione o perdita - anche accidentale - dei dati Istruzioni agli incaricati del trattamento

Testo Il responsabile predispone idonee e preventive misure di sicurezza atte ad evitare:  l’accesso ai dati a soggetti non autorizzati  trattamenti dei dati non consentiti o non conformi alle finalità del censimento  la perdita o la distruzione, anche accidentale, dei dati Adozione delle misure di sicurezza

Testo Misure minime:  l’adozione di un sistema di autenticazione e autorizzazione (nomi utente e password già predisposto dall’ISTAT per il sistema SGR)  la protezione degli strumenti elettronici e dei dati contro rischi di intrusione (es. antivirus)  l’adozione di procedure per la protezione dei dati contro rischi di distruzione e perdita (copia di back-up)  l’adozione del documento programmatico sulla sicurezza Trattamento con strumenti elettronici: misure minime di sicurezza

Testo Misure minime:  la definizione di procedure per la custodia e la conservazione dei dati. Ad esempio:  istruzioni scritte;  predisposizione di archivi ad accesso controllato;  ….. Trattamento senza strumenti elettronici: misure minime di sicurezza

Testo La mancata adozione delle misure di sicurezza comporta responsabilità sul piano civile e penale Adozione delle misure di sicurezza

Testo Il responsabile predispone le misure organizzative necessarie a garantire agli interessati l’esercizio dei propri diritti secondo quanto previsto dal Codice di deontologia e di buona condotta Misure organizzative

Testo Gli Incaricati del trattamento Gli Incaricati del trattamento sono i soggetti che effettivamente svolgono le operazioni di trattamento dei dati personali Con riferimento al 15° Censimento generale della popolazione e delle abitazioni sono incaricati del trattamento dei dati personali: -i coordinatori comunali -i rilevatori -il personale degli Uffici di censimento -i componenti delle Commissioni Tecniche Regionali -tutti gli altri soggetti coinvolti nelle attività censuarie

Testo Compiti e responsabilità Gli incaricati del trattamento operano in conformità all’atto di designazione e nel rispetto della normativa vigente e delle istruzioni ricevute dal titolare e dal responsabile del trattamento

Testo Compiti e responsabilità In particolare gli incaricati:  adottano le misure di sicurezza predisposte dal titolare e dal responsabile (es. segretezza credenziali di autenticazione al sistema SGR, custodia dei dati in modo da garantirne la riservatezza e impedirne la distruzione o perdita anche accidentale)  adottano comportamenti conformi alle istruzioni del responsabile  non utilizzano i dati per finalità o operazioni diverse da quelle autorizzate dal responsabile  assicurano la riservatezza dei dati anche al termine del censimento

Testo I rilevatori I rilevatori, nella fase di raccolta dei dati, sono tenuti a:  Rendere nota la propria identità, la propria funzione e le finalità della raccolta dei dati;  Fornire tutti i chiarimenti che consentano all’interessato di rispondere in modo consapevole e adeguato evitando comportamenti che possano configurarsi come artifici ed indebite pressioni e provvedere tempestivamente alla correzione degli errori;  Assicurare che i rispondenti ricevano un’adeguata informativa sulle finalità del censimento e sulle caratteristiche del trattamento dei dati richiesti con particolare riguardo a: eventuali quesiti relativi a dati sensibili; vincoli di riservatezza imposti dalla disciplina in materia di segreto statistico; modalità di accesso e rettifica delle informazioni;  In caso di rifiuto: informare il rispondente dell’obbligo di risposta, e della possibilità di sanzioni in caso di sua violazione; riferire al Responsabile UCC della mancata/erronea risposta al fine dell’avvio del procedimento sanzionatorio.

Testo I rilevatori, nella fase di raccolta dei dati, sono tenuti a:  attenersi alle istruzioni ricevute, in modo da condurre le interviste evitando effetti di distorsione che potrebbero invalidare le informazioni raccolte, assicurando una particolare diligenza nella raccolta dei dati personali sensibili;  non utilizzare questionari, modelli e stampati diversi da quelli forniti dall’Istat e non raccogliere informazioni non previste nei questionari o comunque eccedenti l’oggetto dell’indagine non svolgere nei confronti dei rispondenti attività diverse da quelle proprie del censimento;  custodire i questionari in modo da evitare il loro smarrimento o distruzione - anche accidentale - ed impedire che soggetti non autorizzati (colleghi, familiari, conoscenti, estranei, ecc.) abbiano accesso ad essi. I rilevatori

Testo I Rilevatori e i Coordinatori I rilevatori e i coordinatori, in quanto incaricati di un pubblico servizio, sono tenuti all’osservanza del segreto d’ufficio ai sensi dell’art. 326 del codice penale

Testo Grazie per l’attenzione!