1. Sommario Presentazione A cosa serve IDAP? Possibili applicazioni Concetti base Definizione iter Inserimento di un atto Ricerca, stampa e modifica degli atti Automatismi Sicurezza e accessi Help Architettura dellapplicazione WEB

2. A cosa serve IDAP? Gli obiettivi del programma sono: Agevolare il lavoro dei vari uffici nella gestione del flusso di documenti e informazioni relative alliter degli atti/pratiche, mettendo a disposizione uno strumento in grado di guidare e mantenere una precisa traccia degli eventi significativi e dei movimenti dei documenti Gestire le entità accessorie alla storia di un atto: le materie, le persone, gli organi e i gruppi di persone in genere Gestire la composizione storica degli organi e dei gruppi Registrare la storia degli atti allo scopo di future consultazioni Rendere disponibile in qualsiasi momento una visione aggiornata della storia e dello stato di un particolare atto La parte più interessante del programma sta nella libertà e facilità con le quali è possibile trovare qualsiasi informazione nella storia di un atto

3. Possibili applicazioni Gestione pratiche Gestione iter di atti politici (mozioni, ordini del giorno, interrogazioni, etc.) Gestione protocollo E possibile personalizzare ampliamente sia le schermate dellapplicazione a partire dal nome stesso che compare in alto nella barra della finestra, sia la struttura dei dati. In questo modo la stessa applicazione può essere utilizzata sia per la gestione pratiche che atti politici

4. Concetti base Il problema fondamentale che si affronta quando si ha a che fare con atti, iter e pratiche, è il loro costante cambiamento, che implica la necessità di cambiare continuamente la struttura dei dati. La soluzione a tale problema sta nel non utilizzare una struttura rigida per memorizzare le informazioni di un atto, ma una struttura che scomponga le informazioni in informazioni elementari. La storia di un atto viene vista come una sequenza di eventi. Levento è un qualcosa che accade allatto: come ad esempio passare ad un determinato ufficio, ricevere un certo visto, ricevere nella propria cartella determinate informazioni. Ogni evento può portare con sé una singola informazione relativa a un documento o ad una persona, una data e così via. Spesso viene usato come sinonimo di informazione. Lo stato di un atto è una particolare condizione in cui si trova latto (ad es. Presso la commissione competente, Pronto per trattazione, …). Uno stato può indicare una posizione fisica (presso un certo ufficio), ma anche una posizione logica (pronto per procedere)

5. Definizione iter (automa) Definizione delliter Ogni evento può avere associato una data ( data dellevento) Ad ogni evento si può decidere di associare un dato di un certo tipo: Tipi base: stringhe, numeri, date Entità più complesse: persone, organi, altri atti, materie (esistono form di gestione specifici per ogni entità prevista per inserimento/modifica) documenti (memorizzati nel database, non modificabili) Vediamo un esempio di iter... Essenziale è ovviamente riuscire a definire esattamente i vari passi delliter mediante gli stati e gli eventi La definizione precisa deve coinvolgere le persone che abitualmente gestiscono liter Concetti chiave per la definizione delliter

6. Esempio di iter A titolo di esempio viene riportato un diagramma relativo ad un ipotetico atto interrogazione INT Ogni freccia rappresenta un evento Ogni rettangolo rappresenta uno stato Presentazione da parte del promotore del testo. Presentata: Assegnazione del numero di protocollo, numero di interrogazione e dei firmatari. Esame ammissibilità. Dichiarata ammissibile: inserimento del testo dellinterrogazione e degli organi interessati. Pronta per trattazione:catalogazione a seconda della data della risposta e quindi archiviazione

7.1 Inserimento di un atto Per linserimento di un nuovo atto si utilizza il form riportato qui sotto, in cui si deve impostare il tipo di atto e la data di inserimento/creazione. Nel nostro caso si tratta di uninterrogazione, inserita il 16 Gennaio

7.2 Inserimento di un atto Creato latto, si passa in modifica. In basso vengono riportate gli eventi inseribili in questa fase delliter

7.3 Inserimento di un atto Per inserire un nuovo evento, occorre selezionarlo dallelenco in basso e premere Inserisci. Se levento ha un dato associato (in questo caso un numero), compare il form per linserimento di tale dato

7.4 Inserimento di un atto Levento/informazione risulta ora inserito ed è cambiato lelenco degli eventi successivi da inserire. Inseriamo levento numero interrogazione e proseguiamo

7.5 Inserimento di un atto Levento successivo è primo firmatario, che è stato definito in modo che abbia associato una persona. Quindi, ci verrà chiesto di selezionare la persona fra quelle da inserire nellanagrafica

7.6 Inserimento di un atto Per selezionare la persona si può impostare qualunque criterio sui campi. Premendo Conferma selezione, la persona selezionata viene inserita nelliter

7.7 Inserimento di un atto Automaticamente viene inserito anche levento carica del firmatario. Lelenco degli eventi inseribili è nuovamente cambiato

7.8 Inserimento di un atto Inseriamo ora un evento con associato un documento: testo interrogazione

7.9 Inserimento di un atto Mi viene chiesto di specificare un numero di protocollo (facoltativo), di selezionare il file che contiene il documento (premendo il bottone Sfoglia), e di associare lapplicazione che verrà utilizzata per visualizzare il documento

7.10 Inserimento di un atto Otteniamo questo risultato. Diamo quindi conferma. Diamo quindi conferma degli eventi inseriti fino a questo punto ( bottone Conferma). In questo modo si esce dalla Modifica

7.11 Inserimento di un atto Per le entità associate agli eventi, che possono essere persone, organi, materie, sono previsti dei form specifici per la loro gestione, come quello presentato di seguito. Gestione tabelle delle entità associate agli eventi

8. Ricerca atti Sono possibili due tipi di ricerche: Ricerca semplice Ricerca avanzata Ricerca in base alle caratteristiche essenziali degli atti Ricerca in base a qualsiasi evento inserito nella storia degli atti Possibilità di utilizzare operatori booleani Possibilità di memorizzare su file limpostazione della ricerca Possibilità di memorizzare nel database limpostazione della ricerca (per mettere a disposizione ricerche predefinite)

9. Ricerca semplice Ricerca in base alle caratteristiche essenziali degli atti quali numero, oggetto/titolo o data di presentazione

10. Ricerca avanzata Possibilità di impostare la ricerca in base ad un qualsiasi evento della storia e/o ad un suo dato associato

11.1 Ricerca di un atto Utilizzando la Ricerca Semplice vogliamo recuperare latto che abbiamo inserito precedentemente, l interrogazione n° 853: impostiamo il tipo ed il numero

11.2 Ricerca di un atto Per visualizzare i dati associati agli eventi basta fare doppio click sullevento desiderato: verrà visualizzato il form relativo al dato associato

11.3 Ricerca di un atto Nel caso di un documento associato, oltre che alle informazioni del documento …

11.4 Ricerca di un atto … verrà lanciato anche il programma che permette di visualizzarlo (Microsoft Word in questo caso):

12. Modifica di un atto Ricercato un certo atto, si può passare alla modifica

13. Modifica di un atto Eventi inseribili: Concetto di indice (ciclo) di un iter: quando liter viene ripercorso in tutto o in parte Accessi legati al login: si può decidere quali utenti possono inserire gli eventi Condizioni per la visualizzazione degli eventi inseribili: forti o deboli (per facilitare linserimento) Permette di distinguere gli eventi nel caso si abbiano ad esempio più passaggi dellatto da uno stesso ufficio

14. Stampe Stampe eseguibili allinterno dellapplicazione: Lavorano su elenchi di atti ricercati (sia tramite ricerca semplice che avanzata) Definiscono un layout per i dati trovati Sono definibili esternamente dallapplicativo Sono totalmente personalizzabili Le stampe tipicamente realizzate, sono stampe RTF con esecuzione di un visualizzatore RTF (ad es. Microsoft Word) Utilizzato un linguaggio di reporting (documentato) Stampe eseguibili esternamente (via interfaccia WEB): Implementano il concetto classico di report: ricerca e stampa Creano sempre un file in formato RTF che può essere salvato o stampato

15. Stampe Esempi tipici di stampe eseguibili internamente: Informazioni relative agli insiemi di atti trovati (sia tramite ricerca semplice che avanzata) la storia degli atti le anagrafiche delle tabelle delle entità: persone, organi, materie, etc Esempi tipici di stampe eseguibili esternamente: Qualsiasi ricerca / stampa: viene utilizzato un linguaggio completo (Vbscript) sia per la ricerca che per la stampa

16. Automatismi IDAP prevede diversi tipi di automatismi: Automatismi legati allinserimento di un evento: Automatismi per generare dei moduli standard con le informazioni specifiche del particolare atto/pratica Automatismi per facilitare linserimento di eventi (numero di una pratica proposto in automatico in base a certe regole) Oggetto/titolo corrente Testo/documento corrente Creazione di un nuovo atto (ad esempio una proposta di mozione genera una mozione) Gestione di atti unificati

17. Sicurezza/accessi Validazione login a livello di database o del sistema operativo (Windows NT/2000) Possibilità di definire permessi di accesso (esecuzione, modifica, visualizzazione, inserimento, cancellazione) ai vari form dellapplicazione Possibilità di definire permessi di accesso (inserimento, visibilità) agli eventi degli iter Per la quanto riguarda la sicurezza IDAP prevede:

18. Help Help contestuale Glossario Help delle singole voci di menù IDAP è dotato di diverse funzioni daiuto/guida:

19. Architettura applicazione Server: Oracle 7.3 o superiori Client: Applicazione Windows 32 bit (unico eseguibile senza DLL o runtime) ODBC Oracle per il collegamento al database Trasporto di rete: Oracle SQL*Net Larchitettura dellapplicazione è la seguente:

20. WEB Per il Consiglio provinciale di Trento, la banca dati degli atti politici, gestita da IDAP, è già stata pubblicata su WEB

21. WEB