Premessa Il progetto “CICLO PASSIVO” nasce come risultato di una iniziativa di razionalizzazione del processo di “Acquisto e Gestione di beni e servizi della Ragioneria Generale dello Stato” in cui la criticità maggiormente percepita era rappresentata dall’assenza di strumenti di supporto che consentissero di gestire l’intero ciclo passivo Ottimizzazione del processo di Acquisto e Gestione di beni e servizi della Ragioneria Generale dello Stato e realizzazione di un sistema informativo che copra integralmente tutte le fasi del processo integrando i sistemi esistenti già in uso dall’Amministrazione

Linee guida La nuova applicazione deve soddisfare i seguenti obiettivi Certezza dell’acquisto: ottimizzare la spesa riducendo gli sprechi e acquistando i prodotti secondo la quantità e la qualità effettivamente necessaria all’operatività Monitoraggio e analisi delle attività di acquisto: fornire strumenti idonei ad effettuare l’analisi della spesa, nel raggiungere la capacità di monitorare il fabbisogno espresso dagli utenti e la loro soddisfazione in termini qualitativi e temporali Tempi medi di attraversamento e impegno di risorse conformi al principio di efficienza: riportare i tempi e l’impegno attualmente necessari alla gestione dell’intero ciclo passivo entro un valore che soddisfi gli utenti e gli attori coinvolti Chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità del processo: l’obiettivo consiste nell’assicurare la massima trasparenza dell’intero ciclo passivo attraverso una chiara definizione dei ruoli e responsabilità degli attori coinvolti

La procedura automatizzata L’applicazione prevede l’automazione delle seguenti fasi: Programmazione Determinazione del fabbisogno   Formulazione previsione di acquisto Gestione richieste Predisposizione richiesta Accettazione richiesta Selezione fornitore/emissione ordine Definizione e stipula contratto Registrazione impegno Fatturazione e pagamento Distribuzione del bene Registrazione fattura Pagamento Monitoraggio Rilevazione della Customer satisfaction Analisi e valutazione dei dati E’ prevista l’integrazione con: il SICOGE nella fase di impegno e di liquidazione GECO nella fase determinazione del fabbisogno, e nella gestione delle richieste

La procedura automatizzata Le funzionalità rese disponibili consentono di: programmare la spesa per ogni singolo ufficio sulla base dei beni e delle quantità necessarie ad ognuno seguire tutto il processo e controllarne l’esito, garantendo la trasparenza, la comunicazione, l’integrazione e il coordinamento delle diverse fasi registrare tutti gli eventi contabili derivanti dall’acquisto in modo da ricostruire tutto l’iter dalla stipula del contratto fino al relativo pagamento attraverso l’integrazione dei sistemi esistenti gestire le informazioni necessarie a rappresentare l’utilizzo delle risorse in senso economico rilevare la soddisfazione degli utenti sulla qualità della fornitura

Risultati disponibilità di uno strumento che, nel rispetto delle risorse finanziarie disponibili e sulla base del monitoraggio dei consumi storici, consenta di determinare il fabbisogno dei beni da parte dei singoli uffici possibilità di rendere coerenti le acquisizioni dei beni alla esigenze operative degli Uffici della Ragioneria generale dello Stato ausilio ai responsabili degli acquisti nella fase di gestione e di monitoraggio della spesa garantendo una migliore allocazione delle risorse e favorendo il contenimento della spesa gestione della rilevazione analitica delle informazioni anche ai fini dell'alimentazione della contabilità economico analitica reportistica su due livelli, strategico – direzionale e operativo – gestionale