Le tappe preliminari nel processo di cambiamento del sistema informativo aziendale

Introduzione Il processo di software selection che precede il cambio del sistema informativo aziendale è fondamentale e complesso Esso richiede alcune regole, semplici e non banali, al fine di arrivare in maniera corretta alla selezione finale del partner e del software che meglio rispondono alle proprie esigenze Abbiamo delineato un percorso a tappe che possa aiutare a condurre una corretta software selection, ottimizzando l’impiego di tutte le risorse disponibili Tale percorso si articola in due parti: Una prima fase da condurre all’interno dell’azienda Una seconda parte in cui ci si confronta con gli interlocutori esterni

Le tappe della Software Selection Tappe interne: Fase 1: Analisi delle motivazioni Fase 2: Definizione delle risorse economiche e umane Fase 3: Definizione degli obiettivi Fase 4: Definizione di altri requisiti da soddisfare Tappe esterne: Fase 5: Definizione della numerosità e degli elementi della rosa di selezione Fase 6: Definizione delle modalità di selezione finale (strategia) Fase 7: Definizione dei contenuti dell’offerta Fase 8: Definizione del percorso di selezione finale

Fase 1: Analisi delle motivazioni Le motivazioni che portano a un cambio del sistema informativo devono essere oggettive e circostanziate, non frutto di semplici percezioni Esempi possono essere: il cambio del modello organizzativo, l’apertura a mercati esteri, una piattaforma obsoleta che non dispone più di assistenza adeguata, ecc. Una oggettiva definizione delle motivazioni sarà di supporto alla definizione degli obiettivi primari che intendono raggiungere con un nuovo sistema informativo

Fase 2: Definizione delle risorse economiche e umane definire il budget disponibile in maniera puntuale Definizione delle risorse umane coinvolte formare un team di lavoro bilanciando l’esperienza e la disonibilità effettiva dei singoli membri definire i ruoli chiave: un project leader; che presidia e controlla l’intero processo e risolve eventuali conflitti un responsabile strategico che prende le decisioni un supporto operativo al responsabile strategico la dimensione del team dipenderà dalle caratteristiche del progetto e dalla dimensione dell’azienda

Fase 3: Definizione degli obiettivi La definizione degli obiettivi deriva direttamente dalle motivazioni oggettive individuate (inefficenze dell’attuale sistema) Fondamentale in questa fase sono due aspetti la definizione dei processi da coprire, attraverso un’analisi organizzativa con i responsabili delle varie funzioni che individui i reali bisogni. Tale fase può anche diventare l’occasione per rivedere e migliorare alcuni processi interni l’individuazione di ulteriori efficientamenti che possiamo introdurre nell’organizzazione processi che oggi non sono gestiti con il sistema informativo che potrebbero essere integrati nuovi processi da introdurre ex-novo in azienda (es: gestione documentale)

Fase 4: Definizione di altri requisiti da soddisfare L’analisi della realtà aziendale e delle sue esigenze non può prescindere da alcuni altri aspetti che avranno un forte impatto sulla scelta sia del partner che del software: necessità di internazionalizzazione specificità del proprio business e/o modello organizzativo orientamento al tipo di servizio richiesto (gestione interna o outsourcing del sistema informativo) Integrazione con altri sistemi

Fase 5: Definizione della numerosità e degli elementi della rosa di selezione Consigliamo di non iniziare il confronto diretto con troppi interlocutori (spesso otto), ma di ridurlo a tre La selezione preliminare è possibile grazie alle informazioni di dominio pubblico (siti web, brochure, conoscenze, ecc.) Tale selezione deve tenere conto di due elementi congiunti: Il software proposto Il partner Il software proposto deve avere requisiti che rispondono alle nostre specifiche esigenze, eventuale strategia di internazionalizzazione, scelta di esternalizzazione della gestione del sistema, livello e ampiezza di copertura dei processi e delle funzioni aziendali, anche in ottica prospettica, capacità di integrazione con altri sistemi esistenti. Il partner dovrà essere in grado di soddisfare le esigenze sopra evidenziate per il software. Importante è anche comprendere la sua capacità di investimento sul software (aggiornamenti, ecc.). In tal senso, una scelta che soddisfi le nostre esigenze di prossimità e affidabilità del partner può ricadere su una società fisicamente vicina che si appoggia a un grande produttore.

Fase 6: Definizione dei contenuti dell’offerta finale La richiesta di offerte preventive deve essere specificata in maniera puntuale e completa per poter garantire la compatibilità delle stesse. Agli interlocutori devono essere richieste le seguenti informazioni finanziarie dettagliate sul progetto: dettaglio licenze eventuale hardware richiesto elaborazione del progetto in termini di fasi e tempi per fase attività comprese ed escluse dall’offerta costi orari e spese accessorie definizione del gruppo di lavoro e rispettivi ruoli tempistica (calendarizzazione dettagliata del progetto)

Fase 7: Definizione della modalità di selezione finale Definire chi prenderà la decisione finale. Se: direttamente il gruppo di selezione il responsabile strategico del team qualcuno opportunamente relazionato dal gruppo di selezione (es.: amministratore delegato, titolare) ! Questo aspetto è fondamentale per impostare correttamente il lavoro del team e definire ex-ante i corretti flussi informativi nei confronti dei vari interlocutori interni all’azienda.

Fase 8: Definizione del percorso di selezione Per incontrare i tre partner selezionati, occorre definire: Numero di persone coinvolte e ruoli negli incontri di presentazione. Si raccomanda di avere una risorsa per funzione, in grado di comprendere le caratteristiche del software in relazione alla sua specifica area, e una risorsa che sarà presente a tutti gli incontri. Organizzazione degli incontri. Raccomandiamo pochi incontri ben preparati ( due, massimo tre): un incontro con tutte le risorse interne ed esterne di presentazione generale del partner e del software; un incontro che presenti un prototipo da noi richiesto (evidenzia la capacità di comprensione del partner riguardo la nostra realtà aziendale); un eventuale incontro di approfondimento su aspetti critici del business. Dopo questi tre incontri, saremo pronti a richiedere un’offerta preventiva, con le specifiche già illustrate nella fase 6 e scegliere il partner con il quale intraprendere il progetto di cambio del sistema informativo

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