Servizio di protocollo informatico in modalità “ASP” Informativa sull’aggiudicazione Centro di competenza sul protocollo informatico 19/12/2003 Presidenza del consiglio dei ministri Centro tecnico

Agenda Presentazione RTI Tariffe dei Servizi Case Study di un Piano dei Fabbisogni Amministrazioni partecipanti all’attività Tempistica di avvio

Il Raggruppamento Electronic Data Systems Italia S.p.A A.T. Kearney S.p.A., DeltaDAtor S.p.A., Elea S.p.A., Elsag S.p.A., Elsag STI S.p.A., InfoCamere S.c.p.A EDS è a livello mondiale un’impresa leader nella System Integration di sistemi complessi e nella gestione ed erogazione di servizi di Outsourcing di grandi dimensioni. In Italia si caratterizza come un’azienda che è stata in grado di giocare un ruolo determinante nell’erogazione di servizi per la Pubblica Amministrazione A.T. Kearney una delle più importanti organizzazioni mondiali nel fornire consulenza strategica Deltadator direttamente e attraverso la società controllata Agorà, ha una rilevante esperienza nel fornire soluzioni di protocollo alla Pubblica Amministrazione centrale e locale. Elea società che occupa il primo posto in Italia nella formazione in Information & Communications Technology Elsag ha una lunga esperienza e detiene strutture per Servizi gestionali continuativi (outsourcing di processi) per conto di terze Società e per Servizi di gestione ottica documentale ed archiviazione fisica; Elsag STI specializzata nella gestione delle attività di acquisizione immagini, data entry, organizzazione e gestione dell’archiviazione fisica dei documenti, ivi compresi tutti gli aspetti della logistica inerenti la raccolta e lo smistamento dai/ai centri e sedi di competenza InfoCamere gestisce e archivia elettronicamente, per conto delle CCIAA, tutta la documentazione prodotta nel contesto del Registro delle Imprese, oltre a fornire servizi di protocollo in modalità ASP alle CCIAA stesse e consulenza sulle relative problematiche organizzative;

Organizzazione del Progetto Amm.ne contraente C.N.I.P.A. Fornitore

Struttura Organizzativa del progetto Responsabile Del Contratto Supervisore C.N.I.P.A. Amministrazione Contraente Comitato strategico Comitato operativo Il Comitato Strategico, composto dal Responsabile della fornitura del Raggruppamento e dal Responsabile del contratto del Centro Tecnico, possiede una chiara visione dello scenario ed una profonda conoscenza del “mercato” nel quale opera l’Amministrazione, è l’organismo che svolge le funzioni di indirizzo della soluzione nella sua interezza. Si riunisce ogni quadrimestre o su specifica richiesta di una delle parti (Raggruppamento o CT) per verificare l’andamento generale dei servizi e gli altri aspetti previsti al punto 6.9 del Capitolato Tecnico. Il Comitato Operativo, uno per ogni AC, composto dal Gestore del servizio responsabile del Raggruppamento per la fornitura alla specifica AC e dal Supervisore dell’AC, svolge le funzioni operative, trasformando in direttive esecutive i fabbisogni delle AC a partire dagli indirizzi forniti dal Comitato Strategico. Il Comitato Operativo si riunisce su specifica richiesta di una delle parti (Raggruppamento o AC) o mensilmente ed è chiamato a pronunciarsi su problematiche di tipo operativo. Responsabile della Fornitura Gestore del servizio Raggruppamento

Struttura RTI Erogazione del Servizio Il Responsabile viene direttamente supportato nell’attività gestionale e di controllo da cinque funzioni di staff che opereranno in modo trasversale su tutti i servizi erogati: Program Office, Gestione Qualità, Gestione Sicurezza, Consulenza e dall’Unità di crisi (quando attivata), così come evidenziato nella figura di seguito riportata. La struttura è stata pensata tenendo in considerazione le esigenze manifestate nel capitolato: Le attività all’interno dei servizi sono state raggruppate in modo da consentire l’ottimizzazione delle risorse professionali impiegate ottenendo un pool che consente di fare fronte ad esigenze improvvise e carichi di lavoro elevati L’importanza della pianificazione integrata (effettuata dal Program Office) per soddisfare i requisiti temporali dell’Amministrazione La Gestione della sicurezza separata dalla Unità di crisi per consentire una più rapida ed efficiente gestione dei rischi L’importanza della consulenza in staff per favorire il miglioramento continuo nell’erogazione dei servizi richiesti e a supporto dell’attività di gestione dell’applicazione. Il Responsabile della Fornitura rappresenta il massimo livello di responsabilità all’interno dell’Organizzazione del Raggruppamento ed è l’unico punto di riferimento per tutte quelle decisioni ed azioni necessarie a migliorare le modalità di conduzione del contratto, che non siano gestibili a livello operativo. Inoltre, Il Responsabile della Fornitura ha la responsabilità diretta delle funzioni di gestione della comunicazione, del rischio, della pianificazione, delle risorse, della qualità e degli aspetti finanziari.

Suddivisione attività all’interno del RTI EDS: coordinamento della fornitura, responsabile del cliente (gestore del servizio), gestione degli impianti, erogazione del servizio RePro/Gedoc, consulenza AT/KEARNEY: consulenza strategica INFOCAMERE: consulenza organizzativa ELEA: formazione ELSAG: gestione piattaforma documentale ELSAG STI: servizio di archiviazione sostitutiva DELTADATOR: gestione del prodotto SiGed

Amministrazioni firmatarie Protocollo di adesione Corpo Forestale dello Stato ISTAT INCA IIMS ENPALS Istituto Agronomico per Oltremare 3 Comuni: Secinaro, Fabbriche di Vallico, Telti

Amministrazioni che hanno manifestato interesse Affari Esteri Agenzia Albo Segretari Comunali Agenzia Spaziale Italiana ARPAM CNR Comunicazioni CRI Difesa ENAM ENIT ICE Infrastrutture Interno IPOST ISPESL PCM

Costi dei servizi per l’Amministrazione Canoni mensili per Servizi RePro e GeDoc Costi a consumo per servizi Store e altri servizi, in funzione e quantità correlate all’uso dei servizi RePro e GeDoc Costi correlati alla dimensione dell’Amministrazione e ai volumi di documenti trattati Revisione periodica dei costi Fatturazione mensile con monitoraggio online dei consumi effettuati

Revisione dei costi Automatica sulla base dei volumi Repro: se utenti > o = 8000  -2% Ogni 1000 utenti ulteriore – 2% fino al 50% GeDoc: se utenti > o = 7000  -2% Ogni 900 utenti ulteriore – 2% fino al 50%

Costi RePro Caratteristiche corrispondenti alle funzionalità minime previste dal DPR 445/2000 , segnatura del documento e gestione registro di protocollo RePro canone mensile Per utente € 0,50 RePro costo Per documento protocollato € 0,072

Costi GeDoc Gestione dei documenti in modalità avanzata e attivazione delle funzionalità di gestione elettronica dei documenti GeDoc canone mensile Per utente € 2,75 GeDoc costo Per documento archiviato € 0,066

Costi Servizio Store Servizi per la conservazione dei documenti, scansione elettronica dei documenti e conservazione ottica Store Acquisizione documento € 0,4567 Conservazione sostitutiva € 0,1240 Distruzione documenti cartacei € 1,00 a Kg

Fascia Convenzionale per Figure Professionali Costi altri Servizi Fascia Convenzionale per Figure Professionali Euro/giorno A - Consulente organizzativo senior 580,00 B - Capo Progetto 320,00 C - Analista Funzionale 170,00 D - Analista Programmatore 130,00 E - Programmatore 80,00 Alimentazione dati da altri sistemi caricamento iniziale basi dati di RePro Formazione erogata attraverso il riuso di prodotti CBT sviluppati da AIPA e MEF per i diversi servizi Consulenza ausilio alla introduzione dei servizi e degli strumenti correlati (titolario, manuale di gestione ecc.) Business process reengineering supporto all’analisi organizzativa dei progetti propedeutici all’uso del servizio GeDoc Rilevazione della user/customer satisfaction servizi per la misura della soddisfazione degli utenti dei servizi di protocollo e gestione documentale

Case Study di alcuni Piani dei Fabbisogni Amministrazione Grande Utenti: 5.286 Documenti protocollati l’anno: 4.050.000 Costo annuo RePro: € 323.316 (a canone € 31.716, a volume € 291.600) Costo annuo GeDoc: € 441.738 (a canone € 174.438, a volume € 267.300)

Case Study di alcuni Piani dei Fabbisogni Amministrazione Media Utenti: 1.300 Documenti protocollati l’anno: 600.000 Costo annuo RePro: € 51.000 (a canone € 7.800, a volume € 43.200) Costo annuo GeDoc: €82.500 (a canone € 42.900, a volume € 39.600)

Case Study di alcuni Piani dei Fabbisogni Amministrazione Piccola Utenti: 50 Documenti protocollati l’anno: 50.000 Costo annuo RePro: € 3.900 (a canone € 300, a volume € 3.600) Costo annuo GeDoc: € 4.950 (a canone € 1.650, a volume € 3.300)

Passi di attuazione Protocollo di Adesione delle Amministrazioni Contratto quadro tra Cnipa e RTI Piano dei Fabbisogni delle Amministrazioni Piano di intervento Ordinativi di fornitura delle Amministrazioni

Ordinativi di fornitura Il contratto quadro sottoscritto dal Cnipa verrà reso operativo solo con il primo ordine da parte di una Amministrazione L’Amministrazione si obbligherà con il Fornitore soltanto attraverso l’emissione di ordinativi di fornitura

Ipotesi di scadenzario Fase 0 Firma contratto quadro Firma protocolli di adesione Fase 1 Piano dei Fabbisogni Amministrazione aderente Piano d’intervento Amministrazione aderente Sottoscrizione Ordinativo di Fornitura Amministrazione aderente Fase 2 Erogazione Consulenza Erogazione Formazione Fase 3 Erogazione servizio RePro