La progettazione micro: processi e posizioni organizzative Progetto FIXO: Ricerca e Innovazione per la competitività Prof. Luca Iandoli La progettazione micro: processi e posizioni organizzative Prof. Luca Iandoli DIEG, Università di Napoli Federico II

Agenda Introduzione: la gestione per processi Una metodologia step by step per l’analisi di processo esercitazione: un esempio di analisi

Progettare l’organizzazione: cosa? Per chi e in quale contesto? Cosa facciamo? Obiettivi Con quali intenzioni? Ambiente Strategia Struttura Formalizzazione Specializzazione Gerarchia Centralizzazione Ruoli Tecnologia Cultura In che modo? Con quali strumenti? Guidati da quali valori? Processi

Progettare l’organizzazione Uno schema generale per l’analisi e la progettazione organizzativa Check-up Mappatura Processi e posizioni Diagnosi

Progettare l’organizzazione Temi: ambiente, obiettivi, strategia, cultura Strumenti: 7S, Porter,Balanced scorecard Check-up organizzativo 1.Analisi del contesto 2.Posizionamento dell’azienda 3.Analisi gestionale- organizzativa

Progettare l’organizzazione Temi: struttura, processi, tecnologia Strumenti: analisi dei processi, matrici attività responsabilità Mappatura dei processi e delle posizioni Interviste 4.Rilevazione delle posizioni 5.Mappatura e scomposizione dei processi in attività elementari 6.Matrici Posizione/Attività

Progettare l’organizzazione Temi: ambiente, obiettivi, strategia, cultura Strumenti: Job description, Job evaluation, mappatura delle competenze Diagnosi e revisione delle posizioni nei processi 7.Valutazione del contributo della singola posizione al processo 8.Revisione delle posizioni 9.Valutazione competenze necessarie

La gestione per processi Definizione di processo Insieme di attività tra loro interrelate, finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodotto o servizio), che contribuisce al raggiungimento della missione dell’organizzazione e che trasferisce valore al fruitore del servizio (il cliente).

La gestione per processi Trasversalità dei processi focalizzazione sul prodotto/cliente responsabilità (process ownership) visione locale VS visione per processi miglioramenti tendenzialmente radicali obiettivi: snellimento, riduzione inefficienze, qualità, responsabilizzazione … ma anche motivazione!

La gestione per processi I 4 principi del Business Process Re-engineering (BPR) Pervasività e trasversalità dell’analisi Tecnologia ICT come fattore abilitante Ri-progettazione radicale Miglioramento (dis)continuo

La gestione per processi in 10 step Definizione campo d’azione Identificare ambito e livello di intervento delineare contesto strategico fissare gli obiettivi Diagnosi criticità e priorità Ricostruire la mappa dei processi reali (as is) definire le metriche misurare i gap tra valori attesi e attuali Riprogettazione Disegnare alternative progettare sistema di controllo preparare la gestione del cambiamento sperimentare e correggere Output Output Output

La gestione per processi Definizione campo d’azione Identificare ambito e livello di intervento: confini, attori, livelli di dettaglio delineare contesto strategico: driver del cambiamento (innovazione tecnologica, innovazione di servizio, ecc.), vincoli esistenti (rimovibili, irremovibili) fissare gli obiettivi: coerenza con la strategia, criteri generali di prestazione Output: documento strategico che individua le ragioni e definisce i confini dell’intervento di re-ingegnerizzazione. Indica obiettivi strategici non ambigui.

La gestione per processi Definizione campo d’azione: una classificazione dei processi 1. processi direzionali finalizzati a pianificare, guidare, coordinare e valutare la gestione aziendale; 2. processi di business, distinti a loro volta in: a. processi di marketing, che mirano a sviluppare e promuovere i prodotti aziendali; b. processi diretti principali, che creano direttamente valore per il cliente; c. processi diretti di supporto, che hanno un impatto diretto sul business, affiancando i processi principali; d. processi indiretti di supporto, che partecipano soltanto indirettamente al conseguimento degli obiettivi operativi aziendali; 3. processi di supporto generale, volti a garantire l’operatività degli altri processi.

La gestione per processi Definire e comunicare i principi strategici e di direzione Definire e comunicare i principi organizzativi interni direzione Pianificare e controllare i risultati economici e finanziari complessivi PROCESSI DIREZIONALI Definizione campo d’azione: una classificazione dei processi gerarchia: livello strategico, organizzativo, operativo Processi di relazione e sviluppo PROCESSI DI MARKETING PROCESSI INDIRETTI SUPPORTO Approvvigionamento materie prime liquide Approvvigionamento materiale per il packaging PROCESSI DIRETTI PRINCIPALI Produzione PROCESSI DIRETTI DI SUPPORTO Evadere gli ordini ai clienti Gestione amministrativa Gestire l’ICT SGQ PROCESSI DI SUPPORTO GENERALE

La gestione per processi Definizione campo d’azione Identificare ambito e livello di intervento delineare contesto strategico fissare gli obiettivi Diagnosi criticità e priorità Ricostruire la mappa dei processi reali (as is) definire le metriche misurare i gap tra valori attesi e attuali Riprogettazione Disegnare alternative progettare sistema di controllo preparare la gestione del cambiamento sperimentare e correggere

La gestione per processi Diagnosi criticità e priorità Ricostruire la mappa dei processi reali (as is): attività svolte, input utilizzati, output, attori, regole e vincoli, tempi e metodi Scelta requisiti MP Controllo documentale NO Richiesta documentazione mancante Selezione Fornitore OK Determinazione del fabbisogno MP Scarico/Stoccaggio MP Contrattazione Analisi chimica interna Stipulazione contratto Registrazione dati chimici Determinazione del timing di approvvigionamento Corrispondenza con contratto? NO Disponibilità silos NO Richiesta nota credito SI SI Contatto fornitore per invio MP Accettazione fattura Pagamento fornitori

La gestione per processi Diagnosi criticità e priorità definire le metriche: efficienza, efficacia, qualità tenendo conto di misurabilità, costo della misura, tempi di rilevazione, affidabilità esempi: tempi di lavorazione, scarti, tempi di smaltimento delle code, produttività oraria, difettosità, indicatori specifici di customer satisfaction

La gestione per processi Diagnosi criticità e priorità misurare i gap tra valori attesi e attuali attraverso tecniche di analisi causale (statistiche, modelli matematici, costruzione di indicatori)

La gestione per processi Definizione campo d’azione Diagnosi criticità e priorità Ricostruire la mappa dei processi reali (as is) definire le metriche misurare i gap tra valori attesi e attuali Output: Mappe dei processi, lista delle criticità, valutazione dei gap Esempi di criticità: processi a scarso valore aggiunto, processi ridondanti, processi troppo complessi, prestazioni insufficienti, interfacce

La gestione per processi Definizione campo d’azione Identificare ambito e livello di intervento delineare contesto strategico fissare gli obiettivi Diagnosi criticità e priorità Ricostruire la mappa dei processi reali (as is) definire le metriche misurare i gap tra valori attesi e attuali Riprogettazione Disegnare alternative progettare sistema di controllo preparare la gestione del cambiamento sperimentare e correggere

La gestione per processi Riprogettazione Disegnare alternative: possibili soluzioni mettere in parallelo attività svolte in sequenza eliminare attività che non danno valore ricomporre attività frammentate semplificare flussi complessi eliminare sovraccarichi e colli di bottiglia sostituire attività batch con attività on-line condividere basi informative

La gestione per processi Riprogettazione preparare la gestione del cambiamento: combinare riprogettazione tecnologica e operativa con quella organizzativa tenendo conto della inevitabile inerzia al cambiamento posizioni struttura organizzativa (responsabilità) Livelli di intervento Logistica e condizioni di lavoro)

Esercitazione Analizzare un esempio di analsi di processi attraverso la seguente check-list: il caso del fast-food 1) Definizione campo d’azione 1.1 Qual è il livello di intervento: strategico, organizzativo, operativo? 1.2 I confini dell’ambito di intervento sono chiaramente definiti? 1.3 Gli attori coinvolti sono chiaramente individuati? 1.4 Contesto strategico: in coerenza con quali obiettivi strategici la reingegnerizzazione deve essere effettuata? 1.5 In coerenza con tali obiettivi, quali obiettivi operativi sono accettabili? Riuscite ad individuare degli indicatori di prestazione? 2) Diagnosi criticità e priorità 2.1 Le mappe sono chiare e sufficientemente dettagliate (in termini di attività svolte, input utilizzati, output, attori, regole e vincoli, tempi e metodi)? 2.2 Siete in grado di individuare delle semplici metriche in termini di efficienza ed efficacia in coerenza con i punti 1.4 e 1.5? 2.3 Riuscite a stabilire dei valori obiettivo in base ai quali misurare il gap e individuare eventuali cause? 3) Riprogettazione: sulla base dell’analisi riuscite a immaginare degli interventi migliorativi?