La gestione informatica dei documenti Vantaggi organizzativi Quadro normativo

E’ importante gestire in modo efficiente i documenti aziendali E’ importante gestire in modo efficiente i documenti aziendali? “Se HP sapesse quello che HP sa, i nostri profitti si triplicherebbero” Lew Patt La facilità di comunicazione fa aumentare ogni anno in modo esponenziale il numero dei documenti ricevuti ed inviati. Le imprese spendono tra il 5 e il 15% delle entrate per la produzione e la gestione dei documenti* Le statistiche indicano nel 10% il tempo di un reparto amministrativo dedicato alle ricerche mentre si arriva al 45% per l’intera gestione documenti* In media il 19% delle informazioni stampate non viene utilizzato.* *indagine su 1000 aziende europee pubblicata su PRIMA COPIA di febbraio 2004

I benefici monetizzabili Diminuzione delle duplicazioni Eliminazione delle classificazioni multiple Maggior velocità nell’accedere ai documenti (da min. a sec.) Accesso di più utenti allo stesso documento senza duplicarlo Ricerche sofisticate con filtri e ricerche a tutto testo Riduzione del consumo d’accessori di cartoleria e di carta Riduzione del consumo stampanti Riduzione delle spese postali Riduzione degli spazi destinati all’archiviazione PBP mediamente di 6-8 mesi Il Pay Back Period di un investimento in sistemi di archiviazione elettronica è valutato dagli analisti in meno di 12 mesi (sulla base dei benefici monetizzabili).

Analisi costi-benefici Produttività del lavoro Produttività materiali/servizi MONETIZZABILI V A L O R E BENEFICI Flessibilità organizzativa Qualità interna Livello dei servizi QUANTIFICABILI INTANGIBILI Clima-identità Competenza Supporto decisionale TECNOLOGICI COSTI ORGANIZZATIVI

Verso una gestione informatica dei documenti MONETIZZABILI DIRETTI B E N F I C QUANTIFICABILI INTANGIBILI ATTUALI I benefici infrastrutturali riguardano il funzionamento del sistema nel suo complesso, l’aumento della sicurezza, riduzione dei costi di segreteria, semplificazione amministrativa in campo tributario e societario I benefici potenziali rappresentano l’opzione strategica che si manifesterà in futuro con l’evoluzione del sistema INFRASTRUTTURALI POTENZIALI Il legislatore favorisce la diffusione della gestione informatica dei documenti

2004: la conservazione sostitutiva al via Dai primi anni ’90 inizia il processo legislativo in materia di archivi e documenti elettronici. Col Testo Unico in materia di documentazione amministrativa n.445 del 2000 si prevede la possibilità di sostituire i documenti degli archivi cartacei e le scritture contabili con la loro riproduzione su supporti ottici o informatici. Ne 2004 quattro provvedimenti normativi stabiliscono le modalità per la conservazione sostitutiva dei documenti che hanno valenza fiscale.

Quadro normativo di riferimento DPR 445/2000 Testo Unico in materia di documentazione Dlgs 10/2002 Firme elettroniche DM 23 gennaio 2004 Validità fiscale dei documenti informatici Delibera Cnipa 19/2/04 Regole tecniche di conservazione dei documenti DLgs 52/2004 Fattura elettronica

Efficacia probatoria del documento informatico Art. 10 DPR 445/2000: il documento informatico sottoscritto soddisfa il requisito legale di forma scritta e ha efficacia probatoria Art. 6 DLgs: 10/2002 il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata* fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritto *Firma elettronica avanzata è ottenuta mediante una procedura informatica che: Garantisce la connessione unica al firmatario È creata con mezzi su cui il firmatario può conservare un controllo esclusivo È collegata ai dati in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati

Documento informatico ai fini tributari art.3 DM 23 gennaio 2004 Ha la forma di documento statico non modificabile È emesso con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica È esibito su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture, in caso di verifiche, controlli o ispezioni È memorizzato su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, a condizione che sia assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta Devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome e nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi

La fattura elettronica DLgs 20/02/2004 n.52 La recente normativa consente: la dematerializzazione della fattura la trasmissione via elettronica della fattura previo accordo del destinatario L’emissione della fattura in outsourcing

Conservazione dei documenti informatici Delib. CNIPA n.11 19/2/04 e DM 23/01/04 Conservazione sostitutiva documenti informatici: Il responsabile della conservazione appone sull’insieme dei documenti o su una loro evidenza informatica il riferimento temporale e la firma digitale e trasmette alle competenti Agenzie fiscali l’impronta dell’archivio informatico.* Conservazione sostitutiva documenti analogici: A fini tributari si conclude con l’ulteriore intervento del pubblico ufficiale e con la comunicazione alla Agenzia fiscale dell’impronta dell’archivio informatico.* * Per le modalità operative si è in attesa di provvedimento delle Agenzie Fiscali

Il responsabile della conservazione ART.5 del DM 23 gennaio 2004 Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione dei documenti Verifica la corretta funzionalità del sistema Adotta le misure di sicurezza Archivia e rende disponibili le informazioni sul sistema