PEC, e-mail istituzionale e comunicazioni pubbliche Profili giuridici e organizzativi della trasmissione elettronica di documenti e dati Macerata, 14 ottobre 2010 Avv. Fabio Trojani – fabio@studiotrojani.it

Agenda intervento La gestione delle comunicazione in ambito pubblico tra PEC e e- mail istituzionale Quadro normativo in materia di trasmissione elettronica dei documenti Utilizzo della PEC Esame delle disposizione del DL185/2008 Progetto PEC per tutti avv. Fabio Trojani - riproduzione riservata

Documento informatico e posta elettronica Cosa intendiamo per documento ? Cos’è un documento informatico ? Quale efficacia giuridica è riconosciuta ad un doc informatico ? Che cos’è la posta elettronica ? avv. Fabio Trojani - riproduzione riservata

Documento elettronico e documento informatico Documento elettronico – art. 3 d. lgs. 39/1993 Documento informatico – d. lgs. 82/2005 Sottoscrizione autografa Sottoscrizione elettronica – art. 3 d. lgs. 39/1993 Firma elettronica – d. lgs. 82/2005 avv. Fabio Trojani - riproduzione riservata

Posta elettronica e posta elettronica certificata (PEC) – DPR 68/2005 messaggio di posta elettronica certificata, un documento informatico composto dal testo del messaggio, dai dati di certificazione e dagli eventuali documenti informatici allegati posta elettronica certificata, ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici posta elettronica, un sistema elettronico di trasmissione di documenti informatici avv. Fabio Trojani - riproduzione riservata

Utilizzo della posta elettronica certificata – art. 4 DPR 68/2005 Principio di autodeterminazione Per i privati che intendono utilizzare il servizio di posta elettronica certificata, il solo indirizzo valido, ad ogni effetto giuridico, è quello espressamente dichiarato ai fini di ciascun procedimento con le pubbliche amministrazioni o di ogni singolo rapporto intrattenuto tra privati o tra questi e le pubbliche amministrazioni. Tale dichiarazione obbliga solo il dichiarante e può essere revocata nella stessa forma. La volontà espressa non può comunque dedursi dalla mera indicazione dell'indirizzo di posta certificata nella corrispondenza o in altre comunicazioni o pubblicazioni del soggetto. avv. Fabio Trojani - riproduzione riservata

Utilizzo della PEC da parte delle imprese – art. 4 DPR 68/2005 Le imprese, nei rapporti tra loro intercorrenti, possono dichiarare la esplicita volontà di accettare l'invio di posta elettronica certificata mediante indicazione nell'atto di iscrizione al registro delle imprese. Tale dichiarazione obbliga solo il dichiarante e può essere revocata nella stessa forma. avv. Fabio Trojani - riproduzione riservata

Efficacia trasmissione telematica – PEC = raccomandata A/R Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore. La validità della trasmissione e ricezione del messaggio di posta elettronica certificata è attestata rispettivamente dalla ricevuta di accettazione e dalla ricevuta di avvenuta consegna. avv. Fabio Trojani - riproduzione riservata

Disposizioni per le pubbliche amministrazioni – art. 16 DPR 68/2005 Le pubbliche amministrazioni possono svolgere autonomamente l'attività di gestione del servizio di posta elettronica certificata, oppure avvalersi dei servizi offerti da altri gestori pubblici o privati, rispettando le regole tecniche e di sicurezza previste dal presente regolamento. L'utilizzo di caselle di posta elettronica certificata rilasciate a privati da pubbliche amministrazioni incluse nell'elenco di cui all'articolo 14, comma 2, costituisce invio valido ai sensi del presente decreto limitatamente ai rapporti intrattenuti tra le amministrazioni medesime ed i privati cui sono rilasciate le caselle di posta elettronica certificata. Le pubbliche amministrazioni garantiscono ai terzi la libera scelta del gestore di posta elettronica certificata. avv. Fabio Trojani - riproduzione riservata

Utilizzo della PEC in ambito pubblico – art. 6 D. Lgs. 82/2005 (CAD) Le pubbliche amministrazioni centrali utilizzano la posta elettronica certificata, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Le disposizioni di cui al comma 1 si applicano anche alle pubbliche amministrazioni regionali e locali salvo che non sia diversamente stabilito. Le pubbliche amministrazioni regionali e locali hanno facoltà di assegnare ai cittadini residenti caselle di posta elettronica certificata atte alla trasmissione di documentazione ufficiale. avv. Fabio Trojani - riproduzione riservata

Requisito della forma scritta per le trasmissioni – art. 45 d. lgs Principio idoneità dell’accertamento della provenienza Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se: a) sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata; b) ovvero sono dotate di protocollo informatizzato; c) ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all'articolo 71; d) ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68. avv. Fabio Trojani - riproduzione riservata

Posta elettronica certificata – PEC – art. 48 CAD La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68. Principio equivalenza La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata mediante la posta elettronica certificata, equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta. Data certa e opponibilità ai terzi La data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche. avv. Fabio Trojani - riproduzione riservata

Modalità di presentazione delle istanze alla PA art. 38, c. 1 e 2 DPR 445/2000 consegna diretta allo sportello fax posta ordinaria trasmissione per via telematica (ai sensi dell’art. 65 d. lgs. 82/2005) Efficacia dell’istanza obbligo della sottoscrizione in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscrizione e presentazione unitamente a fotocopia documento identità avv. Fabio Trojani - riproduzione riservata

Efficacia delle istanze e dichiarazioni presentate per via telematica – art. 65 CAD Le istanze sono efficaci se: a) sottoscritte mediante la firma digitale, il cui certificato è rilasciato da un certificatore accreditato; b) ovvero, quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso della carta d'identità elettronica o della carta nazionale dei servizi, nei limiti di quanto stabilito da ciascuna amministrazione ai sensi della normativa vigente; c) ovvero quando l'autore è identificato dal sistema informatico con i diversi strumenti di cui all'articolo 64, comma 2, nei limiti di quanto stabilito da ciascuna amministrazione ai sensi della normativa vigente e fermo restando il disposto dell'articolo 64, comma 3; c-bis) ovvero quando l'autore è identificato dal sistema informatico attraverso le credenziali di accesso relative all'utenza personale di posta elettronica certificata di cui all'articolo 16-bis del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2. Principio equivalenza tra presentazione delle istanze mediante la compilazione diretta su sito o trasmesse per via telematica rispetto alle istanze e dichiarazioni sottoscrizione con firma autografa apposta alla presenza del dipendente addetto. avv. Fabio Trojani - riproduzione riservata

Misure per favorire l’utilizzo della PEC da parte della P. A Misure per favorire l’utilizzo della PEC da parte della P.A. – DL 185/2008 Imprese in forma societaria – obbligo di dichiarazione dell’indirizzo PEC al registro imprese Professionisti – obbligo di comunicazione indirizzo PEC all’ordine nazionale di appartenenza Cittadini – progetto PEC per tutti – facoltà di chiedere assegnazione indirizzo PEC (www.postacertificata.gov.it) avv. Fabio Trojani - riproduzione riservata

Obblighi delle P.A. Istituzione di almeno una casella di posta elettronica certificata e comunicazione al CNIPA (art. 16, c. 8 D.L. 185/2008) Indicazione sul sito delle PA di un indirizzo PEC (art. 54, comma 2-ter CAD) Iscrizione all’indice delle PA – www.indicepa.it (art. 57-bis CAD) Specificazione delle modalità di utilizzo della PEC o della posta elettronica per la presentazione di istanze e dichiarazioni alla PA Richiesta e acquisizione di indirizzi PEC di imprese e professionisti (art. 16, c. 9 D.L. 185/2008) Consultazione e acquisizione indirizzi PEC cittadino (art. 7 DPCM 06/05/2009) avv. Fabio Trojani - riproduzione riservata

Progetto PEC per tutti DPCM 06 maggio 2009 – articolo 4 1. Le pubbliche amministrazioni, di cui all'art. 1, comma 2 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, istituiscono una casella di PEC per ogni registro di protocollo e ne danno comunicazione al CNIPA che provvede alla pubblicazione in rete consultabile per via telematica. 2. Le pubbliche amministrazioni, nell'adempiere a quanto previsto dall'art. 57, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, includono gli estremi di eventuali pagamenti per ogni singolo procedimento. 3. Ai sensi dell'art. 54, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, le pubbliche amministrazioni rendono disponibili sul loro sito istituzionale, per ciascun procedimento, ogni tipo di informazione idonea a consentire l'inoltro di istanze da parte dei cittadini titolari di PEC, inclusi i tempi previsti per l'espletamento della procedura. 4. Le pubbliche amministrazioni accettano le istanze dei cittadini inviate tramite PEC nel rispetto dell'art. 65, comma 1, lettera c), del decreto legislativo n. 82 del 2005. L'invio tramite PEC costituisce sottoscrizione elettronica ai sensi dell'art. 21, comma 1, del decreto legislativo n. 82 del 2005; le pubbliche amministrazioni richiedono la sottoscrizione mediante firma digitale ai sensi dell'art. 65, comma 2, del citato decreto legislativo. avv. Fabio Trojani - riproduzione riservata

Comunicazioni tra PA e dipendenti Art. 9 DPCM 06 maggio 2009 1. I pubblici dipendenti, all'atto dell'assegnazione di una casella di PEC da parte dell'amministrazione di appartenenza, possono optare per l'utilizzo della stessa ai fini di cui all'art. 16-bis, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185. 2. Per adempire alle finalità di cui all'art. 16-bis, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, le pubbliche amministrazioni ovvero altri soggetti pubblici da loro delegati o le loro associazioni rappresentative, mediante convenzione stipulata direttamente con la Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie o con l'affidatario del servizio, definiscono le modalità, nel rispetto della normativa vigente, con le quali viene attribuita la casella di PEC ai propri dipendenti. avv. Fabio Trojani - riproduzione riservata

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