Proposal submission and evaluation Irene Bonetti, DG Research 29/03/2017 I passi per presentare una proposta: le novità, le regole, la modulistica e i criteri di valutazione Irene Bonetti, DG Research NCP presentation

PROCEDURA PER LA SELEZIONE DELLE PROPOSTE BANDO DI GARA Verifica di Eligibilità: Commission VALUTAZIONE: Peer review principles/ esperti indipendenti Gazzetta Ufficiale CORDIS NCPs INFORMAZIONE Comitato di Programma Graduatoria delle proposte Panel (optional) NEGOZIAZIONE SCENARIO(I) di finanziamento Commissione FIRMA DEL CONTRATTO

Presentazione della proposta Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Presentazione della proposta Due parti A e B Parte A: formulari amministrativi diverso a seconda degli strumenti Parte B: Programma di lavoro e descrizione dei partner del consorzio Vecchi moduli B + C No anonimato What has been done for the submission of proposals: a set of simpler administrive forms has been designed the work and consortium description has been combined to one part, so there will be no anonymity in the evaluation anymore. The proposal will be evaluated as one block. However we do have still the possibility to ask for anonymity but that has to be mentioned in the WP There is a new electronic submission system which is developed in the meantime. It is expected that the offline par is available mid-January 2003 and the web-based online tool mid-February. The main part is a free text prepared in word or excel, that can be done without any tool, just download the necessary files. Online tool: full online creation of proposal supported Offline: download fill in forms, attach free text, write CD or discette or print on paper, If online available, send via online 1 ½ month before the deadline NCP presentation

Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Bando di gara Pre registrazione Pre verifica Una fase Due fasi Ricevimento proposta Proposta completa Valutazione della proposta Ethical review Rifiuto delle proposte Negoziazione del contratto Firma del contratto NCP presentation

Proposta sintetica completa Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Proposta sintetica completa Una sola fase di presentazione della proposta Proposta completa con dettagli Criteri definiti nel programma di lavoro Due fasi di presentazione della proposta (optional) Prima fase breve proposta ( 10-15 pagine) le proposte valutate positivamente saranno invitate a presentare una proposta completa Seconda fase presentazione completa del programma di lavoro Molti primi bandi in una sola fase di presentazione There will be two submission possibilities in FP6 one stage and two stage submission. One-stage submission is what all of you know from the last FPs: Submission of a full proposal going into detail in all parts of the proposal. It will be evaluated against a set of criteria as defined in the WP, covering all the aspect which are important. Optional there is a two-stage submission with a first stage - short proposal, as an outline proposal, evaluated against a defined limited set of criteria The minimum eligibility criteria must be respected where the successful proposers are invited to complete the proposals second stage - full proposal like one-stage proposals evaluated against a set of criteria All criterias relevant to the different stages have to be defined in the WP Momentarily we assume that most likely one-stage submission will be used in the first call. NCP presentation

Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Bando di gara Pre registrazione Pre verifica Due fasi Una fase Pre proposta Proposta completa Valutazione della pre proposta Proposta completa Rifiuto delle (pre) proposte Valutazione della proposta Ethical review Contract negotiation Firma del contratto NCP presentation

Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Modulo A A1 - Informazioni generali sulla proposta A2 - Informazioni sul coordinatore e sui partners Un modulo per partner A3 - Costi Una pagina per tutto il consorzio As said in the beginning the administrative forms have been simplified there are only 3 forms covering the administrative information necessary: A1: General info on the proposal A2: Info on the co-ordinator and partners A3: Cost breakdown one sheet for the whole consortium Let us have a short glimpse on these forms: There will be one set of administrative forms for each instrument. The following ones are valid for most of, except Marie Curie, Infrastructures, HRM, which have specific forms. Take the ones relevant to the instrument you have chosen!! NCP presentation

Modulo A1: Informazioni generali sulla proposta Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Modulo A1: Informazioni generali sulla proposta Titolo, abstract, keywords etc. Form A1 covers the global info of the project, title abstract keywords NCP presentation

Chi può partecipare? New chiunque contribuisca al progetto (inclusi i Project managers) New Paesi Associati candidati = Stati Membri New Organizzazioni Internazionali di Interesse European = Stati Membri New 3 da SM o SA, con 2 da SM o Paesi Ass. Cand. Per tutti gli strumenti Numero minimo 1 (SM o SA o Paese Terzo o Organizzazione Internazionale) possibile per borse di studio ed azioni specifiche di supporto Flessibiltà : numero minimo che può essere incrementato dai programmi di lavoro

Modulo A2: Informazioni sul coordinatore e sui partners Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Modulo A2: Informazioni sul coordinatore e sui partners Here are the necessary info of the coordinator requested: organisation name, address legal status activity type SME yes/no etc. tipo di attività, PMI, indipendenza dei partner NCP presentation

Finanziamento Sovvenzione Sovvenzione Contributo all ’integrazione al bilancio Contributo fisso Reti di eccellenza  Progetti integrati  Progetti mirati di ricerca specifici  Progetti specifici per PMI  Iniziative per le infrastrutture  Azioni per promuovere le risorse umane e la mobilità   Azioni di coordinamento  Azioni di sotegno specifico  

-FINANZIAMENTO SOVVENZIONE FISSA ALL’INTEGRAZIONE(I)- Sovvenzione fissa all’integrazione come incentivo alla rimozione delle barriere, calcolato sulla base di: il grado dell’integrazione numero di ricercatori (Dottorato o 4 anni di esperienza) bonus per i dottorandi in base al settore della ricerca sul programma comune di attività distribuzione autonoma all’interno nel network, nel rispetto della mutua responsabilità una dipendenza finanziaria): diversi milioni di Euro

- FINANZIAMENTO SOVVENZIONE FISSA ALL’INTEGRAZIONE(II)- Proposal submission and evaluation 29/03/2017 L’ammontare annuale della sovvenzione alla rete è calcolato in base al numero di ricercatori: Una rete di 200 ricercatori supportata per 5 anni riceverà una sovvenzione fissa di €17.5 milioni (più bonus studenti del dottorato) NCP presentation

Modulo A3: Informazioni sui costi per le reti di eccellenza Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Modulo A3: Informazioni sui costi per le reti di eccellenza numero di ricercatori da integrare, dottorandi, divisi per sesso, Here are the necessary info of the coordinator requested: organisation name, address legal status activity type SME yes/no etc. NCP presentation

FINANZIAMENTO -Sovvenzione al budget(I)- Sovvenzione al budget calcolato come una percentuale del budget del programma di lavoro in base al tipo di attività svolta e al partner (modalità di costo) MODELLI DI COSTI (FC) costi totali diretti e indiretti (effettivi, economici, sostenuti, necessari, registrati) (FCF) costi totali diretti +20% di questi costi (esclusi i subcontraenti) per la copertura dei costi indiretti (ACF) 100 % costi diretti addizionali +20% di questi costi (esclusi i subcontratti) per la copertura dei costi indiretti

-FINANZIAMENTO Modelli di costo- New no categorie di costi eligibili, ma elenco di costi ineligibili New Rispetto dei regolamenti contabili dei partecipanti New Certificazione periodica dei costi attraverso auditor finanziari esterni New Rendicontazione periodica (annuale per IP e NoE, da definirsi contrattualmente per gli altri strumenti) New Pre definizione dei rapporti tra i partecipanti (il finanziamento comunitario è unitario per il consorzio)

-FINANZIAMENTO Tipo di attività - per ricerca 50% (100% AC) per dimostrazione 35% (100% AC) per formazione 100% (100% AC) management del consorzio (rimborso fino al 100% dei costi, fino ad un massimo del 7% del contributo comunitario totale)

criticità e vantaggi base di costo ACF Modalità probabilmente conveniente per enti pubblici ed università ATTENZIONE all’eventuale presenza di altri finanziamenti pubblici nazionali o internazionali (detratti dal computo delle spese eleggibili) Utilizzando questa base di costo il contraente deve identificare tutti i costi supplementari eleggibili sostenuti contributo CE corrisposto fino al 100% dei costi eleggibili indipendentemente dal tipo di attività spese generali forfettarie (20% dei costi eleggibili)

Modelli di costo Le indicazioni inserite nello schema sotto riportato sono ancora in fase di definizione da parte della CE NB. Il modello di costo prescelto dovrà essere utilizzato per l’intero VI° PQ

Modulo A3: Costi per attività e per partner Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Modulo A3: Costi per attività e per partner Here is an example for the cost breakdown of an Integrated Project: for each partner in one line has to be listed the cost model cost and requested grant to the budget for research and innovation related activities demonstration activities training activities consortium management (max 7% of the total grant ) and the totals (cost and grant) Every partner uses his own accounting systems We are not defining all sorts of cost categories anymore, like travel, consumables, etc. However there are still costs which are not allowed You have to specify the cost spend on the main activities, because of the different funding regimes. tipo di attività: ricerca, innovazione, dimostrazione, formazione, management (una riga per partner, una sola pagina per il consorzio) NCP presentation

Partecipazione comunitaria per tipo di strumento ATTENZIONE per NoE costo sostenuto deve essere superiore al contributo

Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Parte B Descrizione del progetto delle attività, chiaramente definite dei partner: competenze, ruoli, eventuali cambiamenti indicazione dei tempi, indicazione per fasi tipologia dei risultati attesi e modalità di diffusione delle conoscenze As said in the beginning the administrative forms have been simplified there are only 3 forms covering the administrative information necessary: A1: General info on the proposal A2: Info on the co-ordinator and partners A3: Cost breakdown one sheet for the whole consortium Let us have a short glimpse on these forms: There will be one set of administrative forms for each instrument. The following ones are valid for most of, except Marie Curie, Infrastructures, HRM, which have specific forms. Take the ones relevant to the instrument you have chosen!! NCP presentation

Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Lista delle attività per partner (IP) Here are the necessary info of the coordinator requested: organisation name, address legal status activity type SME yes/no etc. Attività di ricerca, dimostrazione, formazione e management NCP presentation

Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Lista delle attività per partner (NoE) Here are the necessary info of the coordinator requested: organisation name, address legal status activity type SME yes/no etc. Attività di integrazione, programma di ricerca comune, diffusione dell’eccellenza, management NCP presentation

Informazioni sui workpackage Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Informazioni sui workpackage (titolo, partner di riferimento, mese di inizio e di fine, risultati) Here are the necessary info of the coordinator requested: organisation name, address legal status activity type SME yes/no etc. NCP presentation

Informazioni dettagliate sulle attività dei primi 18 mesi Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Informazioni dettagliate sulle attività dei primi 18 mesi (1 pagina x attività) obiettivi, descrizione del lavoro, risultati, milestones Here are the necessary info of the coordinator requested: organisation name, address legal status activity type SME yes/no etc. NCP presentation

Risultati dei primi 18 mesi Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Risultati dei primi 18 mesi Tipo di risultati (report, prototipo..), e diffusione prevista (pubblico, riservato..) Here are the necessary info of the coordinator requested: organisation name, address legal status activity type SME yes/no etc. NCP presentation

Il consortium agreement uno strumento di garanzia i partecipanti hanno l’obbligo di stipulare un accordo di consorzio, salvo non diversamente precisato nella call gli orientamenti della CE sull’accordo di consorzio non sono vincolanti per i partecipanti ATTENZIONE..in particolare alla disciplina dei rapporti partner/coordinatore (impegno all’accesso) alle modalità di erogazione dei pagamenti alla responsabilità finanziaria collettiva alla proprietà intellettuale

Schema indicativo di Consortium agreement Preambolo Oggetto dell’accordo Disposizioni tecniche Contributo tecnico di ogni partecipante Risorse tecniche disponibili (conoscenze pregresse disponibili) Schema dell’impegno di ogni partecipante Procedure per il monitoraggio, etc. Disposizioni Commerciali Confidenzialità Proprietà dei risultati Misure di protezione dei risultati Sfruttamento commerciale Licenze, obbligazioni commerciali, Pre-existing know-how escluso dal contratto Disposizioni organizzative Disposizioni Finanziarie Modalità di gestione della responsabilità collettiva Piano finanziario, etc. Disposizioni Legali Legge, limiti di responsabilità, inadempimenti, nel rispetto del contratto CE degli interessi dei partecipanti al progetto delle regole di concorrenza

Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Invio della proposta Nuovo sistema elettronico di invio Sistema offline a disposizione da metà Gennaio 2003 Sul Web da metà Febbraio 2003 What has been done for the submission of proposals: a set of simpler administrive forms has been designed the work and consortium description has been combined to one part, so there will be no anonymity in the evaluation anymore. The proposal will be evaluated as one block. However we do have still the possibility to ask for anonymity but that has to be mentioned in the WP There is a new electronic submission system which is developed in the meantime. It is expected that the offline par is available mid-January 2003 and the web-based online tool mid-February. The main part is a free text prepared in word or excel, that can be done without any tool, just download the necessary files. Online tool: full online creation of proposal supported Offline: download fill in forms, attach free text, write CD or discette or print on paper, If online available, send via online 1 ½ month before the deadline NCP presentation

Il processo di valutazione Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Il processo di valutazione Presentazione della proposta Lettura Individuale Consensus Panel con audizioni opzionali Follow-up Commissione Proposta sintetica completa Graduatoria finale Valutatori Valutatori Valutatori Criteri Criteri Criteri Lista dei progetti non selezionati Eligibilità Try to give an overview of the whole evaluation process Submission what is necessary about a proposal (forms, structure, ways of submission Before going into detail on Individual reading, consensus and the Panel there will be an overview of the common factors, evaluators and criteria before wrapping up the whole in tips for success there will be an outlook on the Commission Follow-up Proposte in ordine di priorità Chiavi di successo NCP presentation

PROCEDURA PER LA SELEZIONE DELLE PROPOSTE BANDO DI GARA Verifica di Eligibilità: Commission VALUTAZIONE: Peer review principles/ esperti indipendenti Gazzetta Ufficiale CORDIS NCPs INFORMAZIONE Comitato di Programma Graduatoria delle proposte Panel (optional) NEGOZIAZIONE SCENARIO(I) di finanziamento Commissione FIRMA DEL CONTRATTO

Verifica di eligibilità Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Panel with optional Hearings Submission Consensus Individual reading Commission Follow-up Verifica di eligibilità Rispetto della data di ricevimento della proposta Rispetto al numero minimo di partecipanti previsti dal bando, come partners indipendenti Completezza della proposta Altre specifiche del bando se presenti Eligibility checks will run for deadline strictly applied They are really firm, ordinary things like strike, fog at the airport, etc are not force majeur, you have to allow for it. The only time we have applied force majeur was in the aftermath-follow up of September 11 minimum of eligible independent partners completeness of proposal of requirements defined in the call text Just be careful there are very specific requirements NCP presentation

Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Panel with optional Hearings Submission Consensus Individual reading Commission Follow-up Valutatori (1) Modifica dell’attuale sistema attraverso un nuovo database basato su: Adesione di singoli valutatori ad una chiamata Richiesta di segnalazioni alle istituzioni scientifiche di CV Possibilità di chiamata diretta da parte della Commissione anche su segnalazione dei governi http://www.cordis.lu/experts/fp6_candidature.htm The high quality of the evaluators is the core or the heart of the evaluation system Therefore it is foreseen that we have the possibility to invite evaluators on a much wider source as in FP5 there will be again a call for applications from individuals in addition there will be a call addressed to institution, who might suggest lists of suitable independent experts and the EC may select individuals with appropriate skills from outside these lists We always need the agreement of the single evaluator Calls published after adoption of the rules of participation which we expect in early November a website will be opened. Persons having registered in FP5 will no automatically be transferred to FP6, they have to update their data and give their agreement that they want to participate in FP6. They will be informed with an email, after the website has been opened. NCP presentation

Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Panel with optional Hearings Submission Consensus Individual reading Commission Follow-up Valutatori (2) Qualifiche Alto livello di esperienze professionali nel settore pubblico o privato nelle aree del PQ Alcuni saranno chiamati a partecipare agli incontri (audizioni) con il consorzio (IP e NoE) Firma di una dichiarazione di confidenzialità e di rispetto dei conflitti di interessi Nomi pubblicati dopo la valutazione We want to attract experts with high level of professional experience Evaluators invited to panels for Ips and NoEs will participate in hearings with the consortia In which case they do not remain anonomynous Experts have to sign a confidentiality and conflict of interest declaration names of experts who participated in an evaluation will be published (global list, official webpage) not the assignment to specific proposals but probably by a whole thematic priority NCP presentation

I criteri di valutazione Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Panel with optional Hearings Submission Consensus Individual reading Commission Follow-up I criteri di valutazione I criteri variano a seconda dello strumento possono variare anche a seconda delle aree sono indicati nel programma di lavoro Attenzione agli aspetti etici Principi delle pari opportunità inseriti nei criteria di valutazione delle proposte Diversi pesi e soglie applicati ai criteri Rapporto scienza e società inserito nella valutazione The major change to FP5 is that the criteria are adapted to each instrument and may vary within the different areas. THIS will be specifies in the work programme and has to be made aware to the proposers . When ethical questions are touched by the proposal and extra ethical questionnaire has to be applied and an ethical panel may be called. So every proposal which contravenes fundamental ethical principals may be excluded Certain research subjects, like stem cells, always trigger an ethical review Evaluators can always call for an ethical review when the situation is doubtful. Gender issues are fully integrated into the criteria for all proposals (like are gender issues associated with the subject of the proposal, if so, have they been taken adequately into account Weights and thresholds may be applied (differently) within the different areas Science and society: communication, exploring wider societal implications also over the project time NCP presentation

Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Panel with optional Hearings Submission Consensus Individual reading Commission Follow-up Esempi di criteri (1) Progetti Integrati Stato dell’arte e obiettivi scientifici e tecnologici del progetto Impatto potenziale del progetto Eccellenza Scientifica e tecnologica Qualità del consorzio Qualità del management Risorse mobilitate Rispetto delle pari opportunità Just as a reflection of the global presentation of IP and NoE here as an example the blocks of criteria for these instruments. As major difference you see here for an IP the focal point on the quality of the consortium and quality of the management NCP presentation

Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Panel with optional Hearings Submission Consensus Individual reading Commission Follow-up Esempi di criteri (2) Reti di Eccellenza Obiettivi della rete Rilevanza degli obiettivi della priorità programma Impatto potenziale del progetto Grado di integrazione del Programma Comune di Attività Eccellenza dei partecipanti Qualità dell’integrazione Organizzazione e management Rispetto delle pari opportunità While for the NoE the focal points are more on the excellence of the participants and the Quality of the integration NCP presentation

Il contratto tipo il contratto tipo (model contract) comprende 1. Il testo del contratto vero e proprio, che definisce i partecipanti, l’oggetto, la durata, la legge, la lingua, il costo totale, il contributo della Commissione, ecc. 2. L'annesso I che descrive il progetto, gli obiettivi, i prodotti, il programma di lavoro, il ruolo di ogni partner 3. L'annesso II nel quale sono indicate le condizioni generali: le norme per la realizzazione, le condizioni finanziarie, gli obblighi dei contraenti, le verifiche previste, le penali, la proprietà intellettuale, ecc. 4. L'annesso III con eventuali condizioni specifiche + Form A (accesso partner), Form B (richiesta accesso nuovi partner), Form C (dichiarazione finanziaria)

Chi sottoscrive il contratto? novità .. il nuovo modello di contratto è firmato tra la Commissione ed il coordinatore che agisce in qualità di coordinatore del consorzio NB. si potranno avere anche contratti con consorzio a contraente unico (contratti mono partner) E’ il coordinatore ad assicurarsi che gli altri contraenti completino le procedure di accesso al contratto: entro 30/45/60 giorni invio FORM A

Responsabilità finanziaria collettiva ATTENZIONE in caso di violazione contrattuale la CE può, in ultimo, considerare i contraenti responsabili le organizzazioni int.li e gli enti pubblici saranno responsabili esclusivamente della propria quota ogni partecipante è responsabile dell’utilizzo complessivo del contributo finanziario della CE in rapporto alla propria quota di partecipazione al progetto e comunque entro il massimo del totale dei pagamenti ricevuti dal contraente o trasferiti al consorzio per suo conto

La tutela della CE: sospensione dei pagamenti e risarcimento la Commissione si tutela, mediante sospensione dei pagamenti nel caso in cui: i rendiconti di spesa non siano conformi ai requisiti contrattuali, non vengano rispettate le norme contrattuali si rilevino ostacoli a procedure di audit e controllo

Rimborsi alla CE il contraente dovrà restituire alla CE ogni somma indebitamente ricevuta in caso di mancato rimborso il contraente dovrà versare alla CE gli interessi legali L’ordine di riscossione comunicato al un contraente costituisce titolo esecutivo (art. 256 del trattato CE) ATTENZIONE La CE può recuperare la somma dovuta su qualsiasi importo destinato al contraente (altro contratto, obbligazioni o responsabilità collettiva)

Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Modalità di pagamento VANTAGGI : ampia discrezionalità del consorzio flessibilità nella distribuzione fondi ATTENZIONE a questi aspetti nella stesura dell’accordo di consorzio Versamenti al coordinatore per conto di tutti i contraenti Allocazione tra i contraenti secondo indicazioni del consorzio Anticipo pari all’85% del contributo entro 60 giorni dall’entrata in vigore saldo entro 60 giorni da approvazione relazioni da parte della CE NCP presentation

Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Tips for success Chiavi di successo (1) leggere e capire i documenti http://europa.eu.int/comm/research/fp6/index_en.html Bando di gara Programma di lavoro Guida alla presentazione della proposta Guida per i valutatori http://www.cordis.lu/fp6/ (EoI, partner, projects, NCP) Make yourself aware of all the documentation which is available, READ/EAT and DIGEST it carefully. The major documentation you need will be the WP the Guides for proposers and evaluators (as background the FP6 and Specific programme) the most important links to the documents (when available) you will find via the FP6 and Cordis/FP6 website Two pieces of advice:r ead an reread the WP NCP presentation

Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Tips for success Chiavi di successo (2) La proposta: E’ completa? La partnership è giusta? Possiamo lavorare insieme? Ruoli e responsabilità (consortium agreement), etc. Risponde agli obiettivi del programma di lavoro? (verificare il bando di gara!) Gli obiettivi sono chiari? Il calendario del piano di esecuzione del progetto è realistico ? Tappe di attuazione e risultati previsti For your proposal you should set up a checklist (partially depending on instrument and area) which could include following questions: You may think It is stupid, but you may be surprised, how many fall these Is it complete? Is the partnership right? can we all work together? clear roles responsibilities, critical mass, etc. Don’t add partner for making numbers, the evaluators will spot it Does it address all the questions? (see guide for proposers) Does it address the work programme? (check with the call!) It is not sufficient to find some words and repeat them in the proposal. You have to understand the background and the context of the area you want to submit in. In particular now, where the WP is much more focussed Are the objectives clear? Can a non-specialist understand the proposal, check with your wife or partner  the evaluator mostly do not work in their mother tongue Is it clear how the project will be managed? Make a picture, it’s worth a thousand words NCP presentation

Proposal submission and evaluation 29/03/2017 Grazie per l’attenzione! Irene.bonetti@cec.eu.int tel: 0032.2.2996534 For any further question please contact: NCP presentation