Business Process Reenginering BPR Business Process Reenginering Ing. Silvia Torrani AA 2006-07

Scenario di mercato L’economia cresce lentamente Il mercato è sempre più competitivo Le aziende vendono con margini ridotti Le aziende sono poco flessibili ai cambiamenti del mercato La tecnologia è sempre più competitiva

Come reagisce l’organizzazione ? Che fare ? Si deve adeguare l’organizzazione alle esigenze del mercato Come ? Con l’aiuto della tecnologia, vista come il fattore abilitante di un cambiamento complessivo Come reagisce l’organizzazione ? Si devono ridisegnare i processi

Integrarsi con il sistema attuale La metodologia deve: Integrarsi con il sistema attuale Essere utilizzabile sia per un cambiamento radicale che per interventi minori di solo miglioramento dei processi esistenti Portare al recupero dell’efficienza Migliorare la qualità dei servizi/prodotti erogati Consentire l’interoperabilità dei servizi Condividere le basi informative Realizzare applicazioni cooperative tra amministrazioni diverse Essere scalabile Essere orientata al risultato

Ogni processo ha il suo proprietario (owner) Per attuare la reingegnerizzazione si devono individuare i processi primari di una organizzazione che: Variano da un’organizzazione all’altra Sono legati al “core business” Sono in numero limitato Ogni processo ha il suo proprietario (owner) La tecnologia è strumentale al disegno del business e dell’organizzazione

Esempi Pubblica Amministrazione Azienda di servizi a valore aggiunto

Perché la P.A. italiana deve cambiare ? Perché sono cresciute le esigenze degli utenti Gli utenti richiedono servizi sempre più efficienti Perché sono state introdotte tecnologie abilitanti Le amministrazioni centrali sono collegate tra loro con la Rete Unificata Pubblica Amministrazione (RUPA) Però a differenza del settore privato nel settore pubblico non ci può essere il completo cambiamento dei prodotti/servizi, perché ci sono vincoli e normative da rispettare

Esempio della P.A. Obiettivo: Definire Avviare Realizzare Progetti di informatizzazione Capaci di ottenere risultati evidenti e tangibili dei servizi forniti ai cittadini e al paese – Come?

Come ? Esempio della P.A. (segue) Avvalendosi, per esempio, della possibilità offerte dalla R.U.P.A. Dotando gli uffici periferici delle stesse infrastrutture tecnologiche degli uffici centrali Aumentando la cultura dei dipendenti e dei cittadini

E un’azienda privata ? Valgono gli stessi concetti di base, ma ci sono meno vincoli al cambiamento Per esempio, un’azienda privata che opera nel settore dei servizi a valore aggiunto, per attuare il BPR: cambia il modello organizzativo adegua i processi si riposiziona sul mercato aumenta l’efficienza produce più profitto

Attraverso: Focalizzazione su aree di business Ristrutturazione in Business Unit con autonomia di budget e incentivate sul risultato Concentrazione dello sviluppo sw in una unica sw farm Concentrazione in un’unica struttura delle aree destinate all’erogazione dei servizi Creazione di una forza commerciale dedicata e specializzata per categorie di servizi Realizzazione di spin-off di rami di azienda per aumentare la specializzazione e concentrare gli skill Unificazione a livello di gruppo dei servizi generali (acquisti, personale, legale, amministrazione, logistica, sistemi informativi interni)

Come è arrivata a questo l’azienda? Analizzando le richieste del mercato Costruendo il processo di cambiamento Attuando e monitorando il cambiamento Analizzando le performance Non fermandosi mai Le aziende devono continuare a crescere e a confrontarsi con il mercato Il re-engineering è continuo

Ognuno di noi è abituato ormai ad essere utente del reengineering degli ultimi 10 anni Portali Call center Teleconferenze Videoconferenze Video on-demand ------------

Con i nuovi strumenti di gestione aziendale e-business e-commerce e-strategy e-

L’obiettivo del BPR si è spostato verso i processi: Interaziendali e infragruppo Di interazione con il cliente Di gestione dei fornitori Di gestione della relazione con i clienti Di gestione della supply chain (logistica integrata) Gestione integrata dei flussi logistici all’interno dell’azienda ed all’esterno nella filiera produttiva (sia a monte che a valle)

- Esempi di nuovi processi che oggi sono realtà per la maggior parte delle aziende Telelavoro CRM Portale intranet E-learning VoIP Aste on-line

“Telelavoro” È una nuova opportunità per una: Richiede: organizzazione flessibile del lavoro nuova cultura per la gestione delle risorse umane Richiede: il ridisegno dei processi aziendali investimenti in tecnologie moderne (collegamenti veloci, sw specialistici, apparati hw adeguati) investimenti nella formazione dei lavoratori

“Telelavoro” Vantaggi: Permette di conciliare la vita familiare e professionale dei lavoratori Migliora la qualità delle prestazioni lavorative, non più basate sul “tempo”, ma su obiettivi Consente ai dipendenti con disabilità psicofisiche di far parte di una organizzazione Si ottengono risultati evidenti apprezzabili da subito Si riducono i costi

CRM Adottare soluzioni di Customer Relationship Manager consente all’azienda di: Orientare il focus aziendale sul cliente Capire le esigenze del cliente Studiare e analizzare le caratteristiche del cliente Raccogliere e catalogare le informazioni che riguardano il cliente Comunicare periodicamente con il cliente Assistere il cliente, fidelizzandolo all’azienda Esempio: i call center

La maggior parte delle aziende ha un Portale Intranet che: Consente di aggregare il patrimonio informativo aziendale in una “libreria centrale” cui possono accedere tutti gli utenti autorizzati L’informazione raggiunge tutti allo stesso modo Le regole sono scritte e chiare Evita la circolazione di carta E’ di facile aggiornamento e manutenzione Ogni funzione aziendale pubblica le informazioni che la riguardano E’ un punto unico dove reperire i dati aziendali Rappresenta uno standard per tutti

È un nuovo modo per istruire le persone E-Learning È un nuovo modo per istruire le persone I corsi si svolgono in “classi virtuali” Si possono pianificare i percorsi di crescita personalizzandoli sullo studente Si ottimizzano le risorse professionali Incrementa la crescita professionale Lo strumento supporta l’attività di ricerca, selezione e sviluppo delle risorse umane Inizialmente ha un forte impatto sull’infrastruttura Diminuisce i costi aziendali del processo formativo Si può fruire in outsourcing del servizio Utilizzato nelle pubbliche amministrazioni, per esempio, per la crescita professionale di cittadini italiani residenti all’estero o per raggiungere sedi “disagiate” e senza una massa critica

VoIP Con l’utilizzo della tecnologia Voice over Internet Protocol Le reti sono più economiche da gestire Si riducono i costi per la trasmissione della voce Sempre più usato dalle multinazionali e da aziende con più filiali sul territorio

ASTE ON-LINE Il processo delle Aste on-line è oggi usato dagli uffici acquisti più evoluti Si simula una vera e propria asta Si devono acquistare categorie omogenee Le specifiche della merce da acquistare devono essere chiare Il genere è il prezzo l’elemento determinante Si rilancia on-line Si accorciano i tempi di aggiudicazione La tecnologia è tale che non è richiesta una elevata conoscenza informatica da parte dell’ufficio acquisti Il processo degli acquisti è chiaro e documentato Si deve spesso cambiare la mentalità di chi acquista Possono più facilmente entrare nuovi fornitori consentendo a chi compra di avere le migliori condizioni economiche

E il “CAPITALE UMANO”? Re-engineering attraverso: Coinvolgimento delle persone ai vari livelli aziendali nei progetti di cambiamento Interventi sui processi basati solo “sulla conoscenza” Crescita professionale delle persone interne Aumento del valore dell’azienda e non solo riduzione dei costi Presidio e sviluppo delle competenze Individuazione delle risorse adeguate per far fronte alle novità che si introdurranno Aumento della delega decisionale Realizzazione di un’organizzazione snella

Il vero processo di BPR deve partire da noi Ognuno sarà artefice del cambiamento per quanto di propria competenza Non bisogna fermarsi mai, ma crescere sempre